7. Bố cục của đề tài
3.2. Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty cổ phần Dược phẩm
3.2.1. Xác định những nội dung kế toán quản trị nên thực hiện tại Công ty cổ phần
Trên cơ sở lý luận kế tốn quản trị và q trình quan sát đặc điểm hoạt động, kỹ thuật cơng nghệ, quản lý kinh tế tài chính, thực trạng kế tốn tại Cơng ty cổ phần Dược phẩm Bidiphar 1 cũng như thông qua việc phỏng vấn, khảo sát ý kiến giám đốc, kế toán trưởng, các nhân viên kế tốn trong Cơng ty về nhu cầu thơng tin cần thiết cho hoạt động kinh doanh của đơn vị, tác giả đề xuất các nội dung kế toán quản trị và trọng tâm của nội dung kế tốn quản trị cần có của Cơng ty bao gồm:
a. Nội dung kế toán quản trị cần thực hiện trước - Phân loại chi phí theo tính chất ứng xử
Để giúp nhà quản trị quản lý tốt chi phí thì cơng việc đầu tiên của kế tốn quản trị là nhận diện và phân loại chi phí phù hợp với đặc điểm quản lý chi phí của doanh nghiệp. Đối với Cơng ty, tiêu thức phân loại chi phí phù hợp được tác giả sử dụng là dựa vào cách ứng xử của chi phí (theo mối quan hệ với mức độ hoạt động). Sự phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí là cơ sở quan trọng giúp các nhà quản trị ra quyết định. Từ đó các nhà quản trị có thể kiểm sốt chi phí và có những biện pháp quản lý tốt chi phí để nâng cao lợi nhuận và hiệu quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty.
- Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp xác định chi phí trực tiếp
Hiện nay, tại Công ty công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo quan điểm kế tốn tài chính được thực hiện khá tốt. Tuy nhiên, để cho công tác quản lý chi phí phục vụ cho vệc ra các quyết định kinh doanh tốt hơn
thì Cơng ty cần tính giá thành sản phẩm theo phương pháp xác định chi phí trực tiếp. Giá thành theo chi phí trực tiếp cịn cung cấp thơng tin cho nhà quản lý định giá sản phẩm trong những trường hợp đặc biệt.
- Tổ chức hệ thống dự tốn ngân sách
Cơng ty cổ phần Dược phẩm Bidiphar 1 cần vốn lưu động rất lớn và kịp thời nên phải xây dựng kế hoạch chi tiêu cho các quá trình: mua nguyên vật liệu, tổ chức sản xuất,…Dự toán ngân sách được lập cho cả năm và sẽ chia ra cho các quý, tháng trong năm với một mức hợp lý căn cứ vào việc đánh giá tình hình tiêu thụ sản phẩm tại các thời điểm khác nhau trong năm. Xây dựng dự toán ngân sách nhằm giúp cho doanh nghiệp ước lượng hoặc cụ thể hóa thu nhập, chi phí, lợi nhuận của một hoạt động, một phương án kinh doanh để từ đó có sơ sở kiểm sốt, đánh giá thành quả hoạt động. Đây là một nội dung kế toán quản trị đang rất cần cho Công ty trong việc chủ động, kiểm sốt hoạt động, một nội dung thơng tin bổ sung cho việc điều hành thụ động và mất kiểm soát của đơn vị.
- Vận dụng một số kỹ thuật kế tốn quản trị để phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn
Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay, để tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp phải biết tận dụng những lợi thế và nắm bắt cơ hội trong kinh doanh. Xét tình hình kinh doanh hiện tại thì Cơng ty Bidiphar 1 trước hết nên sử dụng các kỹ thuật sau để phân tích thơng tin ra quyết định:
+ Định giá bán linh hoạt theo phương pháp trực tiếp: Nội dung này nhằm
cung cấp thông tin, kỹ thuật định giá bán linh hoạt theo phương pháp trực tiếp để giúp cho doanh nghiệp xác định giá, điều chỉnh giá linh hoạt khi bán sản phẩm.
+ Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP) để ra quyết định kinh doanh: Nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng các chỉ tiêu đánh giá,
phân tích hoạt động kinh doanh và lựa chọn phương án kinh doanh.
- Vận hành bộ máy kế toán quản trị, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách, báo cáo quản trị một cách linh hoạt có thể cung cấp những số liệu kịp thời, chính xác để nhà quản trị đưa ra những quyết định một cách nhanh chóng.
- Tổ chức cơng tác kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty
Kế toán trách nhiệm là hệ thống kế tốn cung cấp thơng tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp. Đó là cơng cụ đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu, chi phí mà bộ phận đó có quyền kiểm sốt và trách nhiệm tương ứng. Vì vậy, trong tổ chức công tác kế tốn quản trị tại Cơng ty cần xây dựng cơng tác kế toán trách nhiệm. Việc xây dựng kế toán trách nhiệm phải phù hợp mơ hình tổ chức cơng ty, phù hợp yêu cầu và trình độ quản lý, phù hợp cơ chế quản lý tài chính của nhà nước, phù hợp quá trình tồn cầu hóa và đảm bảo chi phí hợp lý.
- Vận dụng một số kỹ thuật kế tốn quản trị để phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra các quyết định dài hạn (đầu tư vào việc mua các dây chuyền sản xuất hiện đại, mở rộng quy mô sản xuất,…) như phương pháp hiện giá thuần (NPV), phương pháp tỷ suất sinh lời nôi bộ (IRR),…
3.2.2. Tổ chức thực hiện một số nội dung kế toán quản trị cần thiết tại Công ty cổ phần Dược phẩm Bidiphar 1
3.2.2.1. Phân loại chi phí theo tính chất ứng xử
Đối với Công ty, tiêu thức phân loại chi phí phù hợp mà tác giả sử dụng là dựa vào cách ứng xử của chi phí (theo mối quan hệ với mức độ hoạt động). Sự phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí là cơ sở cho Cơng ty phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận phục vụ cho quá trình mà nhà quản trị ra quyết định. Theo tiêu thức này, chi phí trong kỳ kế tốn bao gồm: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Tùy theo mức độ biến động của các khoản mục chi phí khi mức độ hoạt động của Cơng ty thay đổi để nhận diện các khoản chi phí đó là biến phí hay định phí. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện nay, Công ty Bidiphar 1 có thể phân loại các khoản mục chi phí phát sinh tại đơn vị theo cách ứng xử (phụ lục 3.1). Tuy nhiên, tác giả xin tổng hợp cách phân loại chi phí theo từng khoản mục chi phí để thuận lợi trong công tác hạch tốn theo kế tốn tài chính (phụ lục 3.2).
3.2.2.2. Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp xác định chi phí trực tiếp Đối với từng loại sản phẩm, ngồi việc tính giá thành sản xuất như trong kế Đối với từng loại sản phẩm, ngồi việc tính giá thành sản xuất như trong kế tốn tài chính, việc tính giá thành theo phương pháp xác định chi phí trực tiếp sẽ là
cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất từng loại sản phẩm và ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn. Giá thành sản xuất sản phẩm theo phương pháp xác định chi phí trực tiếp chỉ bao gồm các chi phí sản xuất biến đổi, đó là các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và các chi phí sản xuất chung biến đổi, cịn các chi phí sản xuất cố định được xem như là rủi ro, cần phải tính ngay vào chi phí kinh doanh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh, khơng tính vào giá thành sản xuất của sản phẩm. Nếu tính định phí sản xuất vào giá thành sản phẩm và có hàng tồn kho cuối kỳ coi như ta đã phân bổ rủi ro của kỳ này cho kỳ sau.
Phương pháp chi phí trực tiếp phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động nên lợi nhuận báo cáo theo phương pháp chi phí biến đổi chỉ phụ thuộc vào mức độ tiêu thụ sản phẩm, không phụ thuộc vào mức độ sản xuất sản phẩm hay sự biến động của mức sản phẩm tồn kho. Phương pháp chi phí trực tiếp sẽ có ích hơn trong việc đánh giá hoạt động của nhà quản lý vì lợi nhuận báo cáo theo phương pháp này phản ánh đúng đắn hơn thực chất kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, phương pháp chi phí trực tiếp rất có ích cho các nhà quản lý trong việc phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận do phương pháp này yêu cầu việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời cung cấp thông tin cho nhà quản trị khi định giá bán sản phẩm trong các trường hợp đặc biệt.
3.2.2.3. Vận dụng các kỹ thuật phân tích thơng tin ra quyết định ngắn hạn
Ra quyết định là chức năng quan trọng trong các chức năng quản trị. Những nhà quản trị phải thường xuyên đương đầu với các quyết định về sản xuất sản phẩm nào, giá bán bao nhiêu, lựa chọn phương án kinh doanh nào,.... Ngành sản xuất dược phẩm là ngành thường biến động bởi giá ngun vật liệu do đó thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định càng có ý nghĩa và quan trọng hơn. Trong điều kiện ngày nay, nếu kinh doanh chỉ dựa vào kinh nghiệm và cảm tính thì khơng thể nào mang lại hiệu quả cao. Chính vì thế, nhà quản trị nhất thiết phải tạo lập cho tổ chức một hệ thống xử lý thơng tin có khả năng thu thập kịp thời nhiều loại thông tin phức tạp và đa dạng liên quan tới việc kinh doanh của Cơng ty do kế tốn quản trị cung cấp. Sau đây, tác giả đưa ra các trường hợp cụ thể và phân tích áp dụng những cơng cụ của kế
tốn quản trị trong cơng tác ra quyết định đối với Công ty thông qua một số công cụ, phương pháp kỹ thuật như sau:
a. Định giá bán sản phẩm linh hoạt theo phương pháp trực tiếp
Tại Công ty, khi đưa ra quyết định về giá bán cho bất kỳ sản phẩm nào cũng sử dụng phương pháp chi phí tồn bộ (đầy đủ). Như ta đã biết, phương pháp chi phí tồn bộ khơng phản ánh cách cư xử của chi phí, do đó nhà quản lý khơng thể thấy được mối quan hệ giữa biến động chi phí và biến động sản lượng. Điều này khơng cho phép các nhà quản trị phối hợp việc phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận trong quá trình định giá của các loại sản phẩm.
Trong khi đó, định giá theo chi phí trực tiếp (biến phí) giúp nhà quản trị phối hợp việc phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận với quá trình định giá bán sản phẩm. Thơng qua việc phân tích này, nhà quản trị sẽ xem xét lợi nhuận trong mối quan hệ giữa giá cả và số lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ. Bên cạnh đó, định giá bán theo biến phí sẽ giúp cho nhà quản trị giảm được chi phí cho việc phân bổ định phí. Điều này rất có ý nghĩa đối với cơng ty khi sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm (trên 300 sản phẩm). Và biến phí là thơng tin phù hợp trong những tình huống quyết định đặc biệt như định giá cạnh tranh, đấu thầu, đơn đặt hàng đặc biệt,….Do đó, ở đây tác giả xin trình bày định giá bán theo phương pháp chi phí trực tiếp theo ví dụ minh họa ở phụ lục 3.3.
b. Ứng dụng phân tích mối quan hệ CVP trong doanh nghiệp đa sản phẩm Phân tích mối quan hệ CVP là một cơng cụ tối ưu nhất giúp cho Ban giám đốc của Công ty khai thác có hiệu quả mọi khả năng tiềm tàng về nguồn nhân lực, vật lực hiện có của đơn vị. Đặc biệt là việc phân tích điểm hịa vốn mang ý nghĩa rất lớn đối với nhà quản trị. Phân tích điểm hịa vốn giúp Ban giám đốc Cơng ty xem xét q trình kinh doanh một cách chủ động và tích cực, xác định rõ vào thời gian nào trong kỳ kinh doanh nào hay ở mức độ sản xuất và tiêu thụ hàng hóa bao nhiêu thì Cơng ty đạt hịa vốn. Qua đó thúc đẩy nhà quản trị trong việc lựa chọn những dây truyền sản xuất hợp lý nhất, định giá sản phẩm xác thực nhất và xác định được chiến lược tiêu thụ sản phẩm đúng đắn cho Công ty, nhận những đơn đặt hàng nào mà mang lại lợi nhuận cao nhất cho đơn vị.
Về cơ bản, phương pháp phân tích mối quan hệ CVP trong doanh nghiệp đa sản phẩm cũng tương tự như đối với doanh nghiệp đơn sản phẩm. Tuy nhiên, chúng ta cần lưu ý một số vấn đề sau: (Trần Đình Phụng và cộng sự, 2009).
- Thứ nhất, lợi nhuận và định phí trong mơ hình phân tích được xác định cho phạm vi tồn doanh nghiệp. Vì vậy, đảm phí đơn vị trong mơ hình phân tích cũng phải là đảm phí đơn vị bình qn chung của tất cả các loại sản phẩm.
- Thứ hai, mỗi loại sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ có mức sinh lợi khác nhau. Do đó, đảm phí đơn vị bình qn sẽ thay đổi khi kết cấu sản phẩm thay đổi.
Vì những lý do trên, khi phân tích CVP tại Cơng ty cổ phần Dược phẩm Bidiphar 1 nên thực hiện theo các bước sau: (Phụ lục 3.4)
c. Phân tích ảnh hưởng kết cấu hàng bán đến điểm hòa vốn và lợi nhuận Kết cấu hàng bán là một chỉ tiêu thể hiện tỷ trọng doanh thu từng mặt hàng trong tổng doanh thu bộ phận, doanh nghiệp. Kết cấu mặt hàng cịn có thể được đo lường bằng tỷ trọng số dư đảm phí từng mặt hàng trong tổng số dư đảm phí bộ phận, doanh nghiệp. Kết cấu hàng bán sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến điểm hòa vốn, doanh thu an toàn và lợi nhuận của đơn vị. Sự thay đổi kết cấu mặt hàng sẽ kéo theo sự thay đổi điểm hịa vốn, doanh thu an tồn và lợi nhuận của doanh nghiệp. Cụ thể, khi tăng những mặt hàng có tỷ lệ số dư đảm phí lớn thì tình hình doanh nghiệp sẽ có doanh thu hịa vốn giảm, doanh thu an toàn tăng, tỷ lệ doanh thu an toàn tăng và lợi nhuận tăng. Ngược lại, khi giảm những mặt hàng có tỷ lệ số dư đảm phí lớn thì doanh nghiệp sẽ có doanh thu hịa vốn tăng, doanh thu an toàn giảm, tỷ lệ doanh thu an toàn giảm và lợi nhuận giảm. (Huỳnh Lợi, 2012).
Quan sát điểm hịa vốn, doanh thu an tồn, lợi nhuận của Công ty cổ phần Dược phẩm Bidiphar 1 qua phụ lục 3.5. Từ đó giúp cho nhà quản trị có cái nhìn đúng đắn về các quyết định kinh doanh của mình.
d. Ứng dụng thơng tin thích hợp cho quyết định loại bỏ hay kinh doanh một bộ phận, ngành hàng hay một dây chuyền sản xuất
Để phân tán rủi ro, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất đều đa dạng hóa sản phẩm. Do vậy, trong hoạt động quản trị, nhà quản trị thường phải đương đầu với
việc xem xét nên tiếp tục hay loại bỏ một dây chuyển sản xuất, một bộ phận kinh doanh, một loại sản phẩm đang trong tình trạng thu lỗ. Đây là một trong những vấn đề phức tạp đối với nhà quản trị. Quyết định này chịu sự chi phối của nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, xét về phương diện kinh tế, quyết định cuối cùng của nhà quản trị là sự tồn tại hay hủy bỏ một dây chuyền sản xuất, một bộ phận kinh doanh, sản phẩm,… ảnh hưởng như thế nào đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu một sự hủy bỏ mà tạo nên gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp thì việc hủy bỏ sẽ được chấp nhận. Ngược lại, nếu sự hủy bỏ đem lại cho doanh nghiệp một sự thua lỗ thì thì khơng nên hủy bỏ. (Phụ lục 3.6)
3.2.2.4. Tổ chức hệ thống dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo dự toán và nếu được xây dựng một cách hợp lý, khoa học thì nó cung cấp cho nhà quản lý những thơng tin kế tốn cần thiết. Hệ thống các bảng dự toán ngân sách rất hữu ích trong việc tìm kiếm các nguồn tài trợ cũng như phân phối các nguồn này cho các hoạt động tương lai của doanh nghiệp. Qua đó, kiến nghị các biện pháp sát thực tế nhằm