CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MARKETING
3.2 Tổ chức lại cơ cấu tổ chức
3.2.1 Cơ cấu tổ chức
Hiện tại, QD.Tek tuy đã thành lập phòng Marketing độc lập với phòng bán hàng nhưng phòng Marketing dường như chỉ tập trung vào chức năng quảng cáo và tổ chức các sự kiện là chính mà khuyết thiếu chức năng khảo sát nghiên cứu thị trường, tổ chức các hoạt động Marketing để đạt được các mục tiêu về bán hàng cũng như tăng trưởng thị phần. Ngoài ra, do tồn tại độc lập nên khơng có sự phối hợp đồng bộ giữa hai phòng ban này dẫn đến thiếu sự chia sẻ thông tin về khách hàng cũng như thiếu các chính sách thúc đẩy bán hàng mà chỉ đơn thuần tập trung phục vụ cho khách hàng hiện tại là chính mà chưa có kế hoạch rõ ràng trong việc phát triển và mở rộng đối tượng khách hàng.
Ngoài ra do yếu tố cạnh tranh về chi phí quản lý bán hàng, chi phí cho lực lượng nhân sự với yêu cầu tiếp tục duy trì bộ máy gọn nhẹ chi phí thấp. Từ đó tác giả đề nghị hợp nhất phịng Marketing và phòng bán hàng để thành lập một phòng
mới gọi tên là phòng Marketing và bán hàng. Phịng mới có tổ chức theo mơ hình
đề xuất như hình 3.1 bên dưới.
Phòng Marketing và Bán hàng Bộ phận quảng cáo Bộ phận bán hàng Bộ phận nghiên cứu thị trường Phân khúc thị trường chất lượng cao Phân khúc thị trường chất lượng trung
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Với việc điều chỉnh này, phòng Marketing và bán hàng sẽ phải chủ động hơn trong nghiên cứu thị trường, xây dựng và thực hiện các chiến lược Marketing, dự báo doanh thu và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nghiên cứu thị trường, quảng cáo và bán hàng trong cùng một phòng trong việc quản trị khách hàng và khách hàng tiềm năng.
Trưởng phòng Marketing và bán hàng:
Chủ động xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh với các mục tiêu thống nhất với ban Giám đốc.
Chịu trách nhiệm về các mục tiêu được duyệt bởi ban Giám đốc.
Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh đã xây dựng. Chịu trách nhiệm xây dựng bộ máy, đề xuất tuyển dụng, bổ nhiệm nhân sự với sự quản lý của ban Giám đốc.
Hỗ trợ Kinh doanh mở rộng quan hệ đối tác, tiếp xúc đối tác mới.
Chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống đối tác. Lập kế hoạch phát triển đối tác. Quản lý trực tiếp đối tác chiến lược của ngành hàng, các khách hàng lớn, Gold/Silver Partner, Master Dealer.
Xây dựng và đề xuất chính sách giá cho ngành hàng, kiểm soát tỷ lệ lợi nhuận và giá dự án.
Hỗ trợ dự án.
Bộ phận quảng cáo:
Trên cơ sở kế thừa các hoạt động đã có, bộ phận này cần phải:
- Lập bản kế hoạch truyền thông chi tiết dựa trên kế hoạch Marketing và kế hoạch truyền thông tổng quát của trưởng phòng.
- Đề xuất phát triển các kênh bán và hoạt động bán, đánh giá và đề xuất cải tiến dịch vụ hỗ trợ.
- Cập nhật, tổng hợp thông tin thị trường để hỗ trợ cho việc đánh giá, xây dựng các chiến lược Marketing ngắn, trung và dài hạn.
- Triển khai các chương trình quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại và hoạt động quảng bá của công ty.
- Các nhiệm vụ khác theo chức năng và yêu cầu của trưởng phòng Marketing.
Bộ phận khảo sát thị trường:
Cơng tác nghiên cứu thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, do đó cơng ty cần chú trọng đến cơng tác này. Trong việc phân tích mơi trường Marketing, cơng ty cần nghiên cứu cả môi trường vĩ mô và mơi trường vi mơ để từ đó có thể dự báo tổng nhu cầu của thị trường và có hướng đáp ứng thích hợp.
Thơng qua việc phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận khảo sát thị trường và bộ phận bán hàng để cùng nhau nghiên cứu và phát triển thị trường bao gồm việc phân tích, tổng hợp xử lý thơng tin nhằm đánh giá tình hình thị trường, xu thế phát triển của thị trường để từ đó nắm được những thơng tin về khả năng và nhu cầu của khách hàng cũng như đề ra những mục tiêu hay đưa ra các giải pháp phát triển thị trường.
Bên cạnh đó, cần phải thường xun cập nhật thơng tin biến động giá của các nhà phân phối đối thủ, công ty cần thiết lập kênh thông tin cung cấp về tiến độ, khả năng nguồn hàng của các đối thủ, thông tin về các mức giá cơng bố và tình hình thực bán và dự báo trong những tháng tới, ký tới, chính sách bán hàng, quan điểm cạnh tranh, phương thức bán hàng trả chậm của đối thủ… Để làm được điều này, bộ phận chuyên trách khảo sát thị trường phải có mối quan hệ thường xuyên với khách hàng trên các kênh, dựa vào sự phản hồi thông tin từ khách hàng cũng như dùng một số quan hệ cá nhân khác.
Sau đây là một số yêu cầu cơ bản của bộ phận nghiên cứu thị trường:
- Khảo sát và phân tích tình hình thị trường, giá cả, tình tình của các đối thủ, thái độ, nhu cầu của người tiêu dùng, từ đó đề xuất các chính sách hoạt động cho công ty.
- Lập bảng câu hỏi để khảo sát về chất lượng sản phẩm, giá, chất lượng dịch vụ, hệ thống phân phối (dễ dàng đến nơi mua hàng) và chiêu thị (khách hàng
có dễ nhận biết thương hiệu, loại sản phẩm, cơng dụng, tìm sản phẩm đó có dễ khơng, …).
- Đưa ra kết quả khảo sát và đánh giá lại chất lượng sản phẩm, giá, hệ phân phối và chiêu thị của doanh nghiệp rồi đưa ra kết quả những ưu và nhược điểm hiện tại của doanh nghiệp cũng như là dự báo được tốc độ nhu cầu của người tiêu dùng tăng hay giảm, mức giá sản phẩm phù hợp thị trường, sở thích của khách hàng …
- Báo cáo trực tiếp cho cấp Trưởng phòng về kết quả khảo sát, đưa ra nhận xét và dự báo nhu cầu của thị trường mục tiêu.
- Các nhiệm vụ khác theo chức năng và yêu cầu của trưởng phòng. Bộ phận bán hàng:
- Tiếp tục duy trì cơng việc của phịng bán hàng trước đó.
- Khơng ngừng cải thiện và nâng cao năng lực quản trị, khả năng phục vụ khách hàng khi mà phân khúc sản phẩm cáp của QD.Tek được phân vào 2 khúc của thị trường theo yêu cầu khác nhau đối với chất lượng sản phẩm và giá:
(1) Phân khúc thị trường chất lượng cao là những khách hàng chủ đầu tư, công ty tư vấn thiết kế xây dựng hay các đơn vị thi công. Đội ngũ bán hàng sẽ chào bán sản phẩm cáp ADC Krone cho các đối tượng khách hàng này khi họ có các yêu cầu cao về chất lượng sản phẩm.
(2) Phân khúc thị trường chất lượng trung là những khách hàng là các đại lý nhỏ lẻ, mua số lượng ít và khơng thường xuyên. Đây là các khách hàng có yêu cầu về chất lượng sản phẩm và thương hiệu đã biết, cho nên đội ngũ bán hàng sẽ chào bán sản phẩm cáp AMP cho đối tượng khách hàng này.
Bên cạnh đó, cần phải áp dụng các cách sau để tăng sự phối hợp giữa bộ phận với nhau:
- Thường xuyên tổ chức họp giữa các bộ phận.
- Tạo điều kiện cho nhân viên các bộ phận giao tiếp với nhau thường xuyên.
- Tổ chức những nhiệm vụ phối hợp và luân phiên công việc giữa nhân viên nghiên cứu thị trường, nhân viên bán hàng và nhân viên quảng cáo.
- Phân công một người từ bộ phận quảng cáo, bộ phận nghiên cứu thị trường sang làm việc với lực lượng bán hàng và qua đó giúp các nhân viên này hiểu được những vấn đề của bộ phận bán hàng một cách tốt hơn.
- Đặt ra các chỉ tiêu về phân chia thu nhập và hệ thống khen thưởng. - Xác định một cách cẩn thận các bước trong sơ đồ Marketing / bán hàng. Cải tiến thông tin phản hồi từ lực lượng bán hàng và nghiên cứu thị trường.