5. Bố cục
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần công nghệ phần mềm NUS
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ hoạt động của công ty
Chức năng chủ yếu của công ty cổ phần công nghệ phần mềm NUS là hoạt động sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần mềm quản lý tài chính kế tốn, v.v… Đó là các hoạt động: xây dựng, phát triển, chuyển giao, thiết kế và sửa đổi phần mềm theo những yêu cầu thực tiễn của nhiều đối tượng khách hàng. Điều này được thể hiện rõ nét như sau:
Xây dựng và phát triển các hệ phần mềm quản trị doanh nghiệp, các phần mềm thương mại
Triển khai và phát triển các dự án về công nghệ thông tin với mức độ triển khai lớn.
2.1.2.2. Phương châm hoạt động
Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất về các sản phẩm phần mềm do vậy việc thỏa mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng về phần mềm để phục vụ cho nhu cầu quản lý của họ là điều quan tâm được đặt lên hàng đầu đối với công ty.
Một phần mềm tốt không chỉ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà còn phải là một sản phẩm tuân thủ theo các quy định chung, các chính sách thơng tư của Nhà nước, có khả năng ứng dụng tốt trong thực tiễn, có nhiều tiện ích, giao diện thân thiện với người sử dụng, có thể thao tác dễ dàng, v.v… làm cho khách hàng có cảm giác thoải mái nhất khi sử dụng.
Mỗi nhân viên của NUS phải đứng về phía khách hàng, coi lợi ích của khách hàng chính là lợi ích của cơng ty. Luôn luôn cố gắng cung cấp những sản phẩm phần mềm có chất lượng cao đến tay người tiêu dùng. Hoàn thiện và cải tiến chất lượng song song với việc áp dụng những công nghệ hiện đại tiên tiến vào sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần công nghệ phần mềm NUS
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của công ty cổ phần công nghệ phần mềm NUS Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quyền lực cao nhất được các cổ đông bầu ra thơng qua Đại Hội Đồng cổ đơng có trách nhiệm tập thể trong việc quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty trong phạm vi pháp luật và điều lệ của công ty quy định.
Ban kiểm sốt:
Do các cổ đơng bầu ra thơng qua Đại Hội cổ đơng có trách nhiệm trước cổ đơng và Pháp Luật về việc kiểm tra, giám sát hoạt động của giám đốc, bộ máy tiến hành hoạt động của công ty và việc chấp hành điều lệ của công ty cũng như nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị và Đại Hội đồng cổ đông trong quá trình kinh doanh của cơng ty.
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc cơng ty
Phịng kỹ thuật Phịng triển khai Phòng marketing Phòng tổ chức hành chính Phịng chăm sóc khách hàng
Ban Giám Đốc:
Do hội đồng quản trị quyết định là người trực tiếp tham gia điều hành hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước Pháp Luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phó giám đốc điều hành: Có trách nhiệm giúp giám đốc về các lĩnh vực: kinh doanh, khuếch trương hình ảnh của cơng ty, cung cấp các thông tin về đối tác kinh doanh, phân tích thị trường của cơng ty trong thời gian hiện tại và thị trường trong tương lai, v.v…
Phó giám đốc kỹ thuật: Có nhiệm vụ giúp giám đốc trong các lĩnh vực liên quan đến kỹ thuật như: thiết kế và lập trình phần mềm, tư vấn vể kỹ thuật, nghiên cứu thiết kế phần mềm mới, v.v…
Chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc điều hành và phó giám đốc cịn gọi là Ban Quản Lý với các nhiệm vụ chính:
Xác định chiến lược phát triển dài hạn và ngắn hạn cho công ty và lập kế hoạch.
Điều hành việc thực hiện các chiến lược đề ra. Phát triển kinh doanh.
Xây dựng các quy định, chế độ chính sách chung của công ty về nhân sự, lương, tài chính kế tốn.
Các phịng ban chức năng:
Phòng kỹ thuật: Là phòng quan trọng của công ty với các chức năng:
o Nghiên cứu và lập trình phần mềm mới.
o Tạo phần mềm thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
o Hỗ trợ triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu của khách hàng.
o Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù.
o Bảo hành chương trình sửa đổi.
Phòng triển khai: triển khai là một khâu quan trọng trong quy trình sản xuất
một phần mềm nhằm mục đích cài đặt cho khách hàng, đào tạo, sử dụng, hỗ trợ việc chuyển đổi dữ liệu và đưa vào hoạt động chính thức với các chức năng cơ bản sau:
o Khảo sát yêu cầu của khách hàng. o Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin.
o Phối hợp với phòng kỹ thuật để sửa đổi, kiểm tra và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu của khách hàng.
o Cài đặt chương trình phần mềm cho khách hàng. o Đào tạo người sử dụng.
o Hỗ trợ khách hàng sử dụng trong thời gian đầu. o Hỗ trợ bảo hành khi cần thiết.
Phòng marketing: đây là một phòng quan trọng để xây dựng hình ảnh,
thương hiệu và uy tín của cơng ty trên thị trường có các chức năng sau: o Nghiên cứu dự báo thị trường về nhu cầu thực tế và nhu cầu tiềm năng. o Tìm kiếm khách hàng.
o Có kế hoạch và lập phương án tiếp thị, phát triển quan hệ khách hàng cũ và các khách hàng tiềm năng.
o Tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của cơng ty góp phần định hướng mới nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày một tốt hơn.
Phòng tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm về các cơng tác hành chính,
nhân sự và kế tốn của cơng ty. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau: o Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu
o Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong tồn cơng ty theo quy chế.
o Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột xuất, cấp cứu tai nạn lao động.
o Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ cơng tác văn phịng. o Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động. o Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và
quy chế công ty.
o Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty. o Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác.
o Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho người nhân viên. o Tồ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn ở cơng ty theo quy định
của Pháp lệnh kế toán thống kê, của ngành và hướng dẫn của giám đốc điều hành.
o Triển khai hoạt động hạch toán kế toán. o Thanh toán bù trừ các chứng từ.
o Thanh toán điện tử.
o Thanh toán liên ngân hàng.
o Kiểm soát các chứng từ trước khi thu chi tiền mặt. o Kế toán việc chi tiêu nội bộ công ty.
o Hoạch toán các chứng từ gửi tiết kiệm của các thành phần kinh tế.
o Xây dựng và bảo vệ kế hoạch tài chính, kế hoạch xây dựng cơ bản của công ty.
o Ngồi ra cịn phải thực hiện các nhiệm vụ khác do ban quản lý giao cho. Phòng chăm sóc khách hàng: sau khi cài đặt phần mềm cho khách hàng
cơng ty cịn thực hiện các hoạt động dịch vụ sau: o Lắp đặt phần mềm tại đơn vị tại đơn vị sử dụng. o Hướng dẫn sử dụng phần mềm đã cài đặt.
o Bảo hành cho khách hàng sau khi đã cài đặt.
o Hội nghị khách hàng để thu thập ý kiến của khách hàng về chất lượng của phần mềm, về giao nhận, thanh toán các hợp đồng năm; báo cáo và ký kết các hợp đồng mới.
o Thường xuyên hỏi thăm khách hàng về sản phẩm phần mềm mà khách hàng khách hàng đang sử dụng, v.v…