3.2.1 Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm tại SCPC phải phù hợp với định hướng mơ hình hoạt động Cơng ty Mẹ – Công ty Con phù hợp với định hướng mơ hình hoạt động Cơng ty Mẹ – Cơng ty Con
Mơ hình Cơng ty Mẹ – Công ty Con là mơ hình liên kết kinh doanh tiên tiến trong cơ chế thị trường giữa các doanh nghiệp có cùng ngành nghề trên cơ sở hợp tác thơng qua các tiêu chí về vốn, cơng nghệ, thị trường, thương hiệu, theo đó các doanh nghiệp có thể thực hiện sự liên kết với các doanh nghiệp khác nhằm giảm cạnh tranh, tận dụng các ưu thế cùng phối hợp chia sẻ các nguồn lực, tận dụng các thế mạnh của các cổ đông bằng cách đầu tư lập các Cơng ty Con, bố trí và tái cơ cấu đầu tư vào các lĩnh vực khác nhau theo chiến lược phát triển của Công ty Mẹ thông qua việc mua hay bán cổ phần của mình trong các Cơng ty Con.
Với mơ hình này thay vì phải cấp vốn cho từng doanh nghiệp sản xuất một cách khép kín một loại sản phẩm nào đó, thì mơ hình Cơng ty Mẹ – Cơng ty Con sẽ phát huy được sở trường của từng doanh nghiệp để huy động nguồn vốn, nhân lực để tạo ra những sản phẩm có tính cạnh tranh cao hơn, tuy nhiên việc ghép cơ học các công ty cùng ngành nghề để hình thành Tổng cơng ty như tại Việt Nam cũng như tại SCPC vừa qua chưa phát huy được hiệu quả vì những nguyên nhân sau.
- Giữa các doanh nghiệp có cùng ngành nghề nhưng trình độ quản lý, nhân lực, thiết bị cơng nghệ, tiềm lực tài chính … khơng tương đồng nhau dẫn đến việc xử lý tài chính rất phức tạp và khó khăn.
- Vai trị của người đại diện vốn chưa được quan tâm đúng mức về địa vị pháp lý, quy định trách nhiệm thì nặng nề nhưng quyền lợi thì khơng rõ ràng.
Trên thế giới mơ hình Cơng ty Mẹ – Cơng ty Con gần như là mơ hình duy nhất được sử dụng để xác lập mối quan hệ giữa các công ty trong cùng một nhóm, một tập đồn, ở Việt Nam mơ hình này được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nhà nước ( khu vực doanh nghiệp tư nhân có hình thành nhưng khơng phổ biến ), theo đó nhà nước đã ban hành hàng loạt các thông tư, nghị định nhằm xác lập hướng dẫn các vấn đề về tổ chức, quản lý tổng công ty nhà nước và chuyển đổi tổng công ty nhà nước, công ty nhà nước độc lập. Công ty mẹ là công ty nhà nước hoạt động theo hình thức Cơng ty Mẹ – Cơng ty Con bắt đầu từ Nghị định 111/2007/NĐ- CP ngày 26/6/2007 sau đó tiếp tục chủ trương đổi mới doanh nghiệp nhà nước và cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là giải pháp hữu hiệu để phát triển kinh tế. Tuy nhiên trong lộ trình cổ phần hóa kéo dài do một số trở ngại mang tính khách quan, để đảm bảo hình thành được trọn vẹn nền kinh tế thị trường nhà nước đã ban hành Nghị định 25/2010/NĐ-CP về chuyển đổi tổng công ty nhà nước thành công ty TNHH Một thành viên hoạt động theo luật doanh nghiệp chung với các loại hình doanh nghiệp khác đã tạo được sự bình đẳng về pháp lý giữa các doanh nghiệp với nhau, nhất là các doanh nghiệp thành viên hay liên kết trong mơ hình Cơng ty Mẹ – Công ty Con . Mối quan hệ giữa tổng công ty với các công ty thành viên thông qua đầu tư vốn với tư cách là cổ đông nhà nước, khơng cịn quan hệ theo kiểu mệnh lệnh hành chính.
Do vậy để đảm bảo tính hiệu quả việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm tại SCPC phải được thiết lập phù hợp với mơ hình Tổng cơng ty – Cơng ty TNHH một thành viên hoạt động theo hình thức Cơng ty Mẹ – Công ty Con, cụ thể trên các vấn đề sở hữu vốn, trách nhiệm quản lý và mơ hình tổ chức.
3.2.2. Xây dựng báo cáo kế tốn trách nhiệm cần phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý, đặc điểm hoạt động và năng lực, trình độ quản lý của SCPC
Văn hóa là kết quả của kinh tế, đồng thời là động lực của phát triển kinh tế. SCPC là doanh nghiệp nhà nước với các đơn vị thành viên ( dù là phụ thuộc hay liên kết ) đều là những doanh nghiệp vừa và nhỏ với tài sản, vốn, kỹ thuật cơng nghệ, trình độ năng lực quản lý ở mức trung bình ln hoạt động theo phương châm phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh luôn song hành với các hoạt động phục vụ cộng đồng nên tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp khơng chỉ là các chỉ tiêu tài chính mà còn phải đánh giá đến hiệu quả về mặt xã hội, hoạt động của SCPC góp phần định hướng nhu cầu thưởng thức tư tưởng cho mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội.
Việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại SCPC là một doanh nghiệp hoạt động kinh tế vừa là một đơn vị có mục tiêu hoạt động phục vụ cộng đồng.
Ngồi ra căn cứ vào mơ hình tổ chức quản lý tại SCPC, với các yêu cầu quản lý và trình độ quản lý khác nhau, việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm phải đảm bảo uyển chuyển và phù hợp với yêu cầu quản lý của từng đơn vị thành viên, không thể xây dựng một hệ thống biểu mẫu báo cáo chung mà cần vận dụng linh hoạt các nguyên lý chung của kế toán trách nhiệm để xây dựng hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm phù hợp và đáp ứng được yêu cầu kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện tại các bộ phận, các cấp quản lý (các trung tâm trách nhiệm tại SCPC)
Cuối cùng cũng phải lưu ý đến năng lực quản lý tại các cấp, các bộ phận tại SCPC, các yêu cầu và qui trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại SCPC từ đó xây dựng được hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm phù hợp đảm bảo hiệu quả hoạt động kiểm soát và đánh giá hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm
3.2.3. Xây dựng hệ thống báo cáo kế tốn trách nhiệm phải đáp ứng được tính thống nhất, kịp thời của việc xử lý cung cấp các thông tin kế toán cho quản lý thống nhất, kịp thời của việc xử lý cung cấp các thông tin kế toán cho quản lý các cấp tại SCPC.
Việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm là một công việc quan trọng trong xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm tại SCPC. Yêu cầu đặt ra là hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm phải được xây dựng trên nguyên tắc bảo đảm tính thống nhất với hệ thống báo cáo chung của kế tốn tài chính tại đơn vị, phải dựa trên các chuẩn mực kế toán chung, tuân thủ các qui định được ban hành của nhà nước nhằm xác định và cung cấp xử lý được các thông tin kinh tế cần thiết thông qua các biểu mẫu đơn giản, có nội dung dễ hiểu, dễ thực hiện phục vụ cho nhà quản lý trong điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại SCPC và đánh giá trách nhiệm tại từng bộ phận, các cấp quản lý trong SCPC
3.2.4. Quá trình triển khai , thực hiện kế toán trách nhiệm tại SCPC phải đảm bảo tính hiệu quả, phù hợp với tổng hịa các điều kiện liên quan đến hoạt động bảo tính hiệu quả, phù hợp với tổng hòa các điều kiện liên quan đến hoạt động kế toán tại doanh nghiệp.
Việc thực hiện công tác kế tốn trách nhiệm tại Tổng cơng ty cần thiết phải bảo đảm sự phù hợp với hàng loạt các điều kiện liên quan đến hoạt động kế toán tại doanh nghiệp như trình độ, năng lực của kế toán viên, các trang thiết bị kỹ thuật ( máy móc, phần mềm kế tốn ... ) phục vụ cho việc tổng hợp và cung cấp thông tin kinh tế cho nhà quản trị tại doanh nghiệp.
Yêu cầu đầu tiên là để vận dụng kế toán trách nhiệm thực sự mang lại hiệu quả và thực sự trở thành cơng cụ hữu ích cho các nhà quản trị tại doanh nghiệp là phải bảo đảm sự phù hợp giữa chi phí thực hiện và lợi ích của kế tốn trách nhiệm khi áp dụng trong quá trình điều hành hoạt động tại doanh nghiệp
3.3. Nội dung xây dựng kế tốn trách nhiệm tại Tổng cơng ty
Quá trình thiết kế, xây dựng kế tốn trách nhiệm tại Tổng cơng ty nhằm cung cấp thông tin đánh giá trách nhiệm của từng cấp quản lý thông qua các trung tâm trách nhiệm. Việc phân cấp quản lý là yêu cầu cần thiết để cấp trên quản lý và đánh giá
được kết quả của cấp dưới, tạo ra được phong cách quản lý hiện đại, linh hoạt chủ động trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại SCPC.
Theo đó thiết kế hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm tại SCPC gồm những nội dung sau
- Xây dựng các trung tâm trách nhiệm và chuẩn bị ngân sách cho mỗi trung tâm trách nhiệm
- Đánh giá kết quả thực hiện của trung tâm - Xây dựng báo cáo cho trung tâm trách nhiệm
3.3.1.Xây dựng các trung tâm trách nhiệm
Dựa trên u cầu và mơ hình tổ chức quản lý tại SCPC, trên cơ sở phù hợp với các cấp quản lý thực tế tại doanh nghiệp, các trung tâm trách nhiệm được dự kiến xác định bao gồm :
- Trung tâm Chi phí - Trung tâm Doanh thu - Trung tâm Lợi nhuận - Trung tâm Đầu tư
Theo đó, mơ hình các trung tâm trách nhiệm được tổ chức như sau :
Cấp quản lý Người quản lý Trung tâm trách nhiệm
Tổng công ty Hội đồng thành viên và
Tổng giám đốc
Trung tâm đầu tư
Đơn vị độc lập Giám đốc công ty Trung tâm Đầu tư / Trung
tâm Lợi nhuận
Đơn vị phụ thuộc Giám đốc công ty Trung tâm Lợi nhuận
Phịng ban Tổng cơng ty Trưởng phịng Trung tâm Chi phí
Cấp thứ 1 : Là cấp cao nhất của Tổng công ty, chịu trách nhiệm quản lý chung
về mọi mặt của Tổng công ty là Hội đồng Thành viên và Tổng Giám đốc được xác định là trung tâm đầu tư.
Mục tiêu : Bảo đảm được hiệu quả sử dụng tài sản và vốn trong Tổng công ty trong việc quyết định hợp lý các công tác đầu tư, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Tổng cơng ty Văn hóa Sài gịn.
Nhiệm vụ : Thông qua việc sử dụng các chỉ tiêu đo lường để kịp thời điều chỉnh định hướng hoạt động đầu tư tại Tổng công ty
Cấp thứ 2 : Trung tâm lợi nhuận - là các công ty thành viên dưới sự quản lý và
điều hành của giám đốc các đơn vị theo kế hoạch được giao từ Tổng công ty hoặc theo sự cân đối, tự chủ của đơn vị. Giám đốc có quyền quyết định mọi hoạt động doanh thu và chi phí của mình, khơng chịu ảnh hưởng bởi các trung tâm khác theo các mục tiêu được xác định của trung tâm và theo định hướng chung của Tổng công ty
Mục tiêu : Bảo đảm được lợi nhuận thực hiện ở mức hiệu quả nhất
Nhiệm vụ : Thông qua việc trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đưa ra các quyết định quản trị phù hợp và kịp thời nhằm đạt được lợi nhuận ở mức cao nhất.
Cấp thứ 3 : Trung tâm doanh thu có trách nhiệm ghi nhận thơng tin doanh thu tại
các khu vực, cửa hàng kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho nhu cầu điều hành kinh doanh của quản lý các cấp.
Nhiệm vụ : Tổng kết doanh thu theo từng khu vực, cửa hàng phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo các cấp
Mục tiêu : Đảm bảo kiểm sốt và tìm ra các biện pháp nhằm đạt mức doanh thu như kế hoạch được giao
Cấp thứ 4 : Trung tâm chi phí - bao gồm các phòng ban nghiệp vụ, các phân
xưởng, cửa hàng, phụ trách các bộ phận gồm trưởng phòng, quản đốc phân xưởng, cửa hàng trưởng.
- Trung tâm chi phí tại khối sản xuất (là trung tâm chi phí định mức) thường phát sinh các khoản chi thuộc bộ phận mua hàng, bộ phận giao nhận, phân xưởng SX.
- Trung tâm chi phí thuộc khối quản lý (trung tâm chi phí dự tốn) là các bộ phận phịng ban nghiệp vụ trong Tổng cơng ty. Sự biến động chi phí tại trung tâm chi phí này khơng làm ảnh hưởng trực tiếp bộ phận sản xuất hay kinh doanh của công ty.
Mục tiêu : Qua việc điều hành hoạt động lãnh đạo trung tâm chi phí : cửa hàng trưởng, quản đốc phân xưởng ... sẽ kiểm soát và chịu trách nhiệm về mọi chi phí phát sinh tại trung tâm
Nhiệm vụ :
- Thông qua việc giám sát các nguồn lực như con người, thiết bị, chi phí vật dụng để kiểm sốt (đối với trung tâm chi phí thuộc khối quản lý)
- Xác định hiệu quả công việc thông qua việc đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán
3.3.2. Xây dựng hoàn thiện lập dự toán ngân sách cho từng trung tâm trách nhiệm
Lập dự toán là một công việc quan trọng trong việc tách biệt các quá trình xây dựng báo cáo kế toán trách nhiệm trong tổng cơng ty. Dự tốn của từng trung tâm là căn cứ để các nhà quản lý các cấp kiểm soát được hoạt động của từng bộ phận cụ thể và có các biện pháp để điều chỉnh kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu chung của tồn đơn vị.
Q trình lập dự tốn phải chi tiết và được lập theo hướng từ thấp lên cao, từ cơ sở đến cấp tổng cơng ty, qua đó khuyến khích, kiểm tra và động viên từng cấp quản lý trong quá trình thực hiện.
Căn cứ vào các trung tâm trách nhiệm được thiết lập và căn cứ vào mơ hình tổ chức quản lý của tổng cơng ty, hệ thống các dự tóan tại tổng cơng ty dự kiến được lập cụ thể tại từng trung tâm trách nhiệm.
3.3.2.1. Lập dự tốn tại trung tâm chi phí (1) Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp : (1) Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp :
Các đơn vị thành viên tại SCPC là doanh nghiệp sản xuất in ấn, các sản phẩm sản xuất ra thường được qui đổi thành sản phẩm chung là trang in 13x19. Giá trị nguyên vật liệu được nhập vào sử dụng trong kỳ căn cứ vào các sản lượng sản phẩm sản xuất ra và định mức nguyên vật liệu sử dụng, trong đó lưu ý giá trị nguyên vật liệu nhập kho là giá mua chưa thuế cộng với các khoản chi phí phát sinh trong q trình nhập kho nguyên vật liệu. Đối với một số chi phí phát sinh thường xuyên như vận chuyển, giao nhận ... có thể ước tính thơng qua phương pháp thống kê thực tế qua các kỳ (Bảng 3.1 – Phụ lục 1)
(2) Dự tốn chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung tại Tổng cơng ty là chi phí phục vụ sản xuất phát sinh tại các phân xưởng gồm lương và các khoản tính theo lương của bộ phận gián tiếp, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, các khoản chi phí khác ...
Trong q trình tập hợp dự tốn cần phân biệt cụ thể định phí sản xuất chung và biến phí. Đối với phần định phí có thể dựa trên số liệu phát sinh thực tế của kỳ trước để lập dự toán cho kỳ này, tùy theo từng loại sản phẩm được quy đổi sẽ phân bổ định phí sản xuất theo số giờ cơng định mức thực hiện của từng sản phẩm.
Trang in 13x19 I = Mi x T I : Tổng số giờ cơng dự tốn M : Số lượng sản phẩm i T : Thời gian định mức (phút) N = Z / I
N : đơn giá dự toán
Z : Tổng định phí sản xuất chung kế hoạch I : tổng số giờ cơng dự tốn
Đ = N x T
Đ : Định phí sản xuất chung có trong sản phẩm A
chi phí sửa chữa ) do vậy tại từng kỳ sản xuất dựa trên mức độ sản xuất (sản lượng