- Chuyển đổi dữ liệu của một văn bản thành dạng bảng
GIẤY MỜI HỌP
Kính mời Ơng /Bà: ………………………………………………………. Nơi công tác: ………………………. Chức vụ: …………..…………….. Trân trọng kính mời Ơng /Bà đến dự buổi họp giao lưu đầu năm mới 2014 của công ty chúng tôi vào lúc 8h sáng ngày 16 tháng 1 năm 2014 tại hội trường lớn của công ty điện máy Sao Mai.
Rất mong sự có mặt của Ơng/Bà.
TM Cơng ty Giám đốc
Bước 2: Tạo tệp dữ liệu
Yêu cầu: Tệp dữ liệu khơng có tiêu đề bảng, cho dù đó chỉ là 1 dịng trắng - Lập bảng dữ liệu có các cột (trường) và dòng (bản ghi) phải theo đúng qui định: khơng có tiêu đề của tài liệu mà chỉ có tiêu đề bảng (tên các cột) và viết ngay từ ô đầu tiên của bảng (A1) và tên cột không nên viết có dấu tiếng Việt. Sau đó nhập dữ liệu cho bảng.
- Lập bảng xong ghi và đặt tên cho văn bản dữ liệu.
Ví dụ: Tạo giấy mời nói trên theo danh sách (dữ liệu) sau:
Stt Ho va Ten Hoc Vi Chuc Vu Co quan
1 Nguyễn Lan Anh Tiến sĩ Giám đốc Cty Xuất nhập khẩu Mai Trang 2 Trần Văn Bình Thạc sĩ P. Giám đốc Cty Điện máy Thành Lộc 3 Nguyễn Nam Kỹ sư Trưởng
phòng KT
Cty chế tạo Điện máy Đức Long
Bước 3: Các thao tác trộn
Mở tệp văn bản khuôn mẫu.
Từ thực đơn Mailings, kích chuột vào biểu tượng Start Mail Merge
trong nhóm Start Mail Merge, chọn lệnh Letters Kích chuột vào biểu
tượng Select Recipients trong nhóm Start Mail Merge, chọn lệnh Use Existing List
Hình 3.23: Hộp thoại lựa chọn tệp dữ liệu để mở
Đưa con trỏ tới vị trí chèn dữ liệu Kích vào nút Insert Merge Field
trong nhóm Write & Insert Fields và lặp lại cho tới hết các cột được chèn trong tệp dữ liệu Trong nhóm Finish, kích vào nút Finish & Merge,
chọn lệnh Edit Individual Document, có thể chọn một trong ba lựa chọn: All (tất cả các bản ghi), Current record (bản ghi đang định vị), From-To (từ bản ghi ... tới bản ghi ...) trong hộp thoại OK Ghi tài liệu đã được trộn.
Hình 3.24: Hộp thoại Merge to New Document
Ngồi cách trộn như trên, ta có thể thực hiện trộn theo từng bước hướng dẫn của Microsoft Word nếu chọn lệnh Step by Step Mail Merge Wizard trong Start Mail Merge nhóm Start Mail Merge.
3.5. Thiết kế trang in và in văn bản
Sau khi đã hoàn chỉnh nội dung văn bản, để thực hiện in nội dung đó tùy chỉnh theo các thơng số như kích cỡ giấy, hướng giấy, các lề của giấy… thì người dùng cần định dạng trang in cho phù hợp sao cho trang in ra đẹp và không bị mất nội dung. Việc định dạng trang in này có thể áp dụng đối
3.5.1. Thiết kế trang in a. Tạo phân đoạn a. Tạo phân đoạn
Phân đoạn dùng để phân tách văn bản thành các vùng văn bản
(Section), giúp người sử dụng có thể thiết lập định dạng trang in khác nhau cho các vùng đó (cịn gọi là phân đoạn) như: In ngang, in dọc, văn bản dạng một cột hoặc nhiều cột, ký hiệu đánh số trang giữa các phân trang khác
nhau,... Có một số loại phân đoạn: phân đoạn sang trang, phân đoạn trong cùng một trang, phân đoạn trang chẵn, phân đoạn trang lẻ.
1) Cách tạo phân đoạn:
Đặt con trỏ tại vị trí cần ngắt đoạn. Từ thực đơn Page Layout, kích
chuột vào biểu tượng Breaks trong nhóm Page Setup, chọn trong các lựa
chọn sau:
- Page: Chèn ngắt vùng và chuyển văn bản từ vị trí con trỏ về sau sang vùng mới trên trang mới kế tiếp.
- Next Page: Chèn ngắt vùng và bắt đầu vùng mới trên trang mới kế tiếp. - Continuous: Chèn ngắt vùng và bắt đầu vùng mới trên cùng một trang. - Even Page hoặc Odd Page: Chèn ngắt vùng và bắt đầu vùng mới trên trang chẵn hoặc lẻ kế tiếp.
2) Xóa ngắt vùng
Từ thực đơn View, kích chuột vào biểu tượng Draft trong nhóm
Document Views Dùng chuột chọn ngắt vùng muốn xóa Nhấn Delete. Chú ý: Khi xóa ngắt đoạn các định dạng của khối văn bản thuộc phân
đoạn trên sẽ mất tác dụng. Khối này sẽ thuộc phân đoạn kế tiếp và định
dạng giống phân đoạn này.