5.1 Kết luận
Luận văn ―Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự phối hợp và hiệu quả công việc tại Ủy ban nhân dân Quận 3‖ với mục tiêu tìm ra các yếu tố ảnh hưởng đến công tác phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận. Từ đó, khu ến nghị những giải ph p để nâng cao hiệu quả công việc thông qua việc nâng cao hiệu quả công tác phối hợp. Dựa trên các nghiên cứu trước và thực tế hoạt động phối hợp giữa các phòng ban thuộc Ủy ban nhân dân Quận, mơ hình nghiên cứu được xây dựng bao gồm 06 yếu tố ảnh hưởng đến công tác phối hợp: (1) Mục tiêu chung, (2) Trách nhiệm, (3) Quản lý xung đột, (4) Hỗ trợ, (5) Truyền đạt, (6) Tham gia ra quyết định và thông qua yếu tố phối hợp để đo lượng t c động đến hiệu quả công việc.
Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài nghiên cứu đã thực hiện phương ph p nghiên cứu định tính và phương ph p nghiên cứu định lượng. Trong đó, nghiên cứu định tính thơng qua việc khảo lược, kế thừa nội dung các lý thuyết và các nghiên cứu trước để xây dựng, phát triển thang đo đo lường các yếu tố trong mơ hình nghiên cứu đề xuất. Nghiên cứu định lượng được thực hiện thông qua phương ph p kiểm định độ tin cậy tổng hợp Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá EFA, phân tích nhân tố khẳng định CFA và kiểm định giả thiết mơ hình bằng SEM.
Từ kết quả nghiên cứu đã cho thấy, yếu tố Mục tiêu chung có ảnh hưởng nhiều nhất đến sự phối hợp giữa các phịng ban chun mơn (=0,262). Các yếu tố Trách nhiệm, Hỗ trợ, Truyền đạt và Quản lý xung đột lần lượt có mức độ t c động đến yếu tố phối hợp tiếp theo. Qua kiểm định giả thiết mơ hình, yếu tố Tham gia ra quyết định khơng có ý nghĩa trong mơ hình đã đề xuất. Kết quả phân tích c ng cho thấy, yếu tố phối hợp có t c động mạnh đến hiệu quả công việc (=0,647).
Như vậy, về mặt lý thuyết, thơng qua kết quả phân tích đã x c định được 05 yếu tố ảnh hưởng đến công tác phối hợp bao gồm: Mục tiêu chung, Trách nhiệm,
Hỗ trợ, Truyền đạt và Quản lý xung đột. Đồng thời, cho thấy cơng tác phối hợp có t c động lớn đến hiệu quả cơng việc của tổ chức.
Về mặt thực ti n, đề tài nghiên cứu đã cho thấ được ý nghĩa, sự quan trọng của công tác phối hợp đối với hiệu quả hoạt động của tổ chức, đồng thời giúp định hướng, bổ sung các giải ph p thúc đẩy sự phối hợp, liên kết, hợp tác giữa các phòng ban chun mơn góp phần nâng cao hiệu quả cơng việc, đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực, nâng cao chất lượng trong quá trình quản lý, điều hành của Ủy ban nhân dân Quận.
5.2 Khuyến nghị
Dựa trên các kết quả phân tích và mục tiêu nghiên cứu đã được x c định, nghiên cứu đưa ra các khuyến nghị thực hiện giải pháp một c ch đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả công việc thông qua việc nâng cao hiệu quả cơng tác phối hợp giữa các phịng ban tại Ủy ban nhân dân Quận 3. Các giải pháp tập trung vào thúc đẩy các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác phối hợp, góp phần phát triển văn hóa hợp tác, xây dựng mơi trường làm việc gắn kết, nâng cao hiệu quả công việc cho cán bộ công chức Quận 3, cụ thể như sau:
5.2.1 Giải pháp đối với yếu tố Mục tiêu chung
Lãnh đạo Quận cần chú trọng chỉ đạo các phòng ban xây dựng kế hoạch phối hợp cụ thể, trong đó x c định các mục tiêu của kế hoạch phải gắn với mục tiêu chung của Quận. Từ đó, giúp các phịng ban nhận thức đầ đủ, hiểu rõ được nhiệm vụ phối hợp là vì mục tiêu chung của Ủy ban nhân dân Quận. Việc xây dựng các mục tiêu phải đảm bảo nguyên tắc SMART, mục tiêu phải mang tính cụ thể vai trị từng phịng ban, có thể đo lường được thơng qua các chỉ tiêu, dựa trên nguồn lực, khả năng thực hiện của mỗi cơ quan để đảm bảo tính khả thi, đ p ứng các nhu cầu thực tế của người dân, các tổ chức, doanh nghiệp và mục tiêu phải có thời hạn thực hiện phù hợp.
hoạch, mục tiêu đã được lãnh đạo Quận định hướng từ các chính sách, mục tiêu chung đã được x c định. Các hoạt động phối hợp này c ng phải gắn với chỉ tiêu của từng phòng ban sao cho vừa phù hợp với định hướng phát triển của địa phương, vừa đ p ứng yêu cầu chuyên môn theo lĩnh vực. Khi mục tiêu của từng phòng ban và mục tiêu chung được xây dựng thống nhất, là cơ sở để đề ra các giải pháp, biện ph p, phương ph p giúp các phòng ban hoạt động hiệu quả, các yếu tố này phụ thuộc nhau để duy trì tính liên quan và tất yếu Điều này tạo ra mục tiêu, động lực thực hiện mang lại ý nghĩa đối với mỗi phòng ban, giúp họ nhận thấy vai trị quan trọng trong cơng tác phối hợp.
Trên cơ sở mục tiêu chung của kế hoạch phối hợp, thủ trưởng các phòng ban thống nhất quán triệt, triển khai đến tất cả cán bộ, công chức mỗi phịng, thơng qua việc xây dựng bảng tóm tắt các mục tiêu chung bao gồm cách thức thực hiện và các mục tiêu của mỗi phịng ban và thơng tin liên lạc (địa chỉ email, số điện thoại) của các thành viên trong nhiệm vụ phối hợp. Cần lưu ý trả lời câu hỏi làm gì và làm như thế nào để đạt đến mục tiêu, đồng thời thường xu ên rà so t, điều chỉnh, bổ sung mục tiêu cho phù hợp với thực tế trong từng giai đoạn. Bên cạnh đó, khi xâ dựng các mục tiêu, nội dung công việc, cần tạo ra tính cấp bách cho các nhiệm vụ phối hợp, từ đó tạo ra các áp lực tích cực thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc cho cán bộ công chức.
Đối với các Ban Chỉ đạo của Quận mang tính phối hợp liên ngành, cần rà sốt tính khả thi, phù hợp của mục tiêu đối với định hướng phát triển của Quận, đ nh gi hiệu quả hoạt động của các Ban chỉ đạo với yêu cầu, nhiệm vụ phối hợp, tình hình thực tế hiện nay. Từ đó, đề xuất sáp nhập, tinh gọn đối với các Ban Chỉ đạo có chức năng, nhiệm vụ chống chèo hay có chức năng tương tự nhau giữa các phòng ban. Thành lập các Ban chỉ đạo mới đ p ứng với định hướng mục tiêu chung của Quận, đồng thời mạnh dạn loại bỏ các Ban chỉ đạo khơng cịn cần thiết trong bộ máy chính quyền Quận, bổ sung, điều chỉnh nhiệm vụ giúp nâng cao năng suất làm việc, tránh lãng phí thời gian vào các Ban Chỉ đạo không phù hợp, tiết kiệm được nguồn lực, kinh phí hoạt động cho tổ chức.
5.2.2 Giải pháp đối với yếu tố Trách nhiệm
Lãnh đạo Quận cần xây dựng qu định chung về công tác phối hợp tại Ủy ban nhân dân Quận phân công, hiệp đồng chặt chẽ, trong đó x c định rõ trách nhiệm, quyền hạn, nguyên tắc, phương thức hoạt động của các phòng ban khi tham gia nhiệm vụ phối hợp Điều này vừa là căn cứ ph p lý để tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của c c cơ quan, c ng như tránh tình trạng đùn đẩy, thiếu trách nhiệm trong công tác phối hợp.
Lãnh đạo Quận, thủ trưởng các phòng ban cần quán triệt, giao nhiệm vụ cho cán bộ công chức về trách nhiệm, nghĩa vụ phối hợp của cơ quan đối với các phòng ban liên quan, bổ sung các nguyên tắc, nhiệm vụ quản lý trong quá trình phối hợp giữa các phòng ban.
Phòng Nội vụ cần phối hợp với các phịng ban chun mơn, Sở Nội vụ nghiên cứu, thẩm định, góp ý xây dựng Đề án vị trí việc làm trong bộ máy chính quyền Quận, trong đó bổ sung, điều chỉnh các nhiệm vụ phối hợp cho từng vị trí cơng tác phù hợp với yêu cầu thực tế, đảm bảo không bị trùng lắp về vai trò, trách nhiệm của mỗi thành viên Định kỳ có kế hoạch ln chuyển cán bộ giữa các phịng ban trong cùng lĩnh vực chuyên môn, ưu tiên lựa chọn các cán bộ thực hiện nhiệm vụ tổng hợp để luân chuyển để mỗi cán bộ hiểu rõ công việc của nhau Điều này giúp cán bộ cơng chức có thêm kinh nghiệm thực ti n, vận dụng khoa học quản lý mang lại hiệu quả, nâng cao năng lực của chuyên viên góp phần phát triển sự nghiệp cho cá nhân, vừa tạo ra môi trường để c c chu ên viên trao đổi, học tập, áp dụng các cách làm hiệu quả của từng bộ phận, giúp tăng tính chủ động trong cơng tác phối hợp khi đã hiểu công việc của nhau hơn.
Đối với các Ban Chỉ đạo, cần xây dựng bảng phân công nhiệm vụ rõ ràng, công khai để các thành viên hiểu rõ, thực hiện; phân công 01 thành viên thực hiện nhiệm vụ theo dõi tiến độ công việc của c c thành viên, thường xu ên đôn đốc, nhắc nhở các thành viên hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn đã giao
Những nguyên tắc chung giúp tăng tính cam kết của mỗi phịng ban về các hoạt động trong cơng tác phối hợp. Bên cạnh đó, cần có các quy tắc chung về ứng xử, thực thi các nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban, cho phép các phòng ban lựa chọn thành viên của Tổ giúp việc, Ban Chỉ đạo, tạo ra mối liên kết, hợp tác cùng nhau chịu trách nhiệm với c c đề xuất, từ đó làm chuyển biến về nhận thức, trách nhiệm cá nhân và chịu trách nhiệm chung trong tổ chức.
5.2.3 Giải pháp đối với yếu tố Hỗ trợ
Khi tham gia công tác phối hợp, lãnh đạo Quận, thủ trưởng các phòng ban cần quan tâm chỉ đạo, đầu tư, xâ dựng các mối quan hệ hỗ trợ, thông qua bảng mô tả công việc theo chức năng và nhiệm vụ phân công để hiểu rõ cơng việc của nhau, từ đó x c định các nội dung cơng việc cần hỗ trợ nhằm đạt được mục tiêu phối hợp, đảm bảo thời gian hồn thành, chất lượng cơng việc để đạt được mục tiêu. Việc chủ động hỗ trợ giữa các phòng ban giúp cải thiện mối quan hệ đồng nghiệp giữa các thành viên, từ những kết quả phối hợp cụ thể để từng bước tạo ra văn hóa cộng đồng, hợp tác trong tổ chức, mở rộng khả năng hỗ trợ khi có vấn đề cần thêm nhân lực để kịp thời giải quyết công việc hiệu quả.
Lãnh đạo Quận và c c đoàn thể trong tổ chức cần hỗ trợ, liên kết tổ chức các hoạt động phong trào, thể thao, du lịch, những buổi sinh hoạt tập thể giữa các phòng ban thông qua các dịp L , tết, kỷ niệm thành lập ngành để tăng cường kết nối giao lưu, ph t triển mối quan hệ đoàn kết, giúp đỡ, hỗ trợ nhau trong tổ chức C c đoàn thể c ng cần quan tâm bố trí khơng gian sinh hoạt chung cho trụ sở như đầu tư thư viện pháp luật, thiết kế không gian khu vực căn tin để tạo môi trường cho cán bộ công chức tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi công việc, thúc đẩy hợp tác trong tổ chức.
Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân Quận cần phối hợp với phòng Nội vụ xây dựng, phát triển hệ thống thi đua khen thưởng, hệ thống quản lý nhân sự và hệ thống thông tin để tạo điều kiện cho các nhiệm vụ phối hợp. Tập trung nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu tổng hợp tại các phòng ban, xây
dựng tổ điều hành công tác phối hợp để kiểm sốt, giải quyết các hoạt động chung, giúp các phịng ban thực hiện nhiệm vụ trọng tâm trong công tác phối hợp.
5.2.4 Giải pháp đối với yếu tố Truyền đạt
Lãnh đạo Quận cần chú trọng việc triển khai nhiệm vụ phối hợp gắn với mục tiêu của tổ chức, giúp các phòng ban hiểu rõ nhiệm vụ khi thực hiện tốt công tác phối hợp để đạt đến mục tiêu chung c ng gắn liền với lợi ích của mỗi cá nhân, mỗi phịng ban chu ên mơn Thường xun lắng nghe b o c o, đ nh gi tiến độ cơng việc để các phịng ban có thơng tin về cơng việc đang thực hiện, những khó khăn, kiến nghị, đề xuất hỗ trợ từ các phòng ban khác.
Thủ trưởng các phòng ban tổ chức nhiều hình thức lấy ý kiến góp ý của các phịng ban (như thơng qua c c buổi họp, gửi văn bản giấy, góp ý trực tiếp với cá nhân phụ tr ch,…), đồng thời có sự phản hồi đầ đủ, kịp thời đối với những ý kiến đã tiếp thu, c ng như những ý kiến cần thảo luận thêm.
Thiết kế trụ sở cơ quan một không gian mở nhằm cải thiện việc giao tiếp, tăng cường sự trao đổi ý kiến và tạo ra ý thức về cộng đồng giữa các thành viên. Điều chỉnh, sắp xếp nơi làm việc, phòng làm việc thuận tiện cho các phòng ban thường xuyên phối hợp, d dàng gặp gỡ, tiếp xúc với nhau hằng ngày, tăng tính truyền đạt trực tiếp giữa cán bộ công chức, tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành nhiệm vụ phối hợp.
Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận tham mưu lãnh đạo Quận chủ trì, thực hiện chức năng điều phối các hoạt động phối hợp, nâng cao chất lượng các buổi họp có sự phối hợp giữa các phịng ban chun mơn, gửi nội dung tài liệu để các thành viên có thời gian nghiên cứu, giúp cho việc đóng góp c c ý kiến trong buổi họp hiệu quả hơn Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động phối hợp, tổ chức số hóa các tài liệu họp, kết nối cơ sở dữ liệu vào hệ thống di động tiến đến thực hiện phòng họp khơng giấy. Tổ chức chương trình buổi họp bám sát nội dung, đi vào trọng tâm vấn đề để các phịng ban có thời gian thảo luận, bàn bạc.
5.2.5 Giải pháp đối với yếu tố Quản lý xung đột
Lãnh đạo Quận và thủ trưởng c c đơn vị cần chú ý hài hòa giữa phong cách lãnh đạo theo định hướng mục tiêu và phong c ch lãnh đạo theo định hướng mối quan hệ Theo đó, trong giai đoạn đầu của công tác phối hợp cần thực hiện định hướng theo nhiệm vụ, tức là tạo ra ý thức chung về nhiệm vụ phối hợp, khả năng làm rõ các mục tiêu, đưa ra c c hướng dẫn và khơi gợi các phản hồi thông qua việc thảo luận Khi c c phịng ban đã có mục tiêu rõ ràng, tham gia tích cực vào các cuộc thảo luận và làm rõ trách nhiệm của từng thành viên thì việc chuyển sang định hướng mối quan hệ sẽ giúp các thành viên chia sẻ thông tin tốt hơn, tạo sự tin tưởng và môi trường thân thiện giữa các bên tham gia.
Lãnh đạo Quận cần có thơng tin về mối quan hệ giữa c c thành viên để lựa chọn các thành viên có cá tính phù hợp với cơng tác phối hợp, để tránh tạo ra những bất đồng, xung đột tiêu cực trong tập thể, đồng thời kịp thời điều chỉnh các hành vi, mối quan hệ khơng có lợi cho cơng việc chung, từ đó tạo ra mơi trường làm việc tích cực giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Đảm bảo tính chính xác, khoa học, cơng bằng trong phân cơng cơng việc cụ thể cho từng phịng ban tham gia, trong đó khối lượng cơng việc được phân bổ đồng đều trên cơ sở nhất trí của các thành viên và bao gồm cả phịng ban chủ trì Đâ là yếu tố quan trọng của logic cảm xúc giúp các thành viên cảm thấy sự công bằng, minh bạch trong mối quan hệ phối hợp, tránh việc nghi kỵ, mất đoàn kết dẫn đến xung đột tiêu cực giữa các phòng ban.
Thủ trưởng các phòng ban cần kịp thời phát hiện và giải quyết các dấu hiệu của xung đột tiêu cực trong quá trình phối hợp, đồng thời chủ động tạo ra các xung đột tích cực để các phịng ban cùng nỗ lực thảo luận, sáng tạo đề ra cách giải quyết vấn đề hiệu quả nhất. Thường xuyên tập huấn cho cán bộ cơng chức các phịng ban có k năng về đàm ph n, thỏa thuận, phân tích, x c định vấn đề, đưa ra những phương n, kế hoạch và giải quyết những vấn đề vướng mắc trong quá trình