Bảng 10 : Bảng thống kê kết quả khảo sát tiến độ thi công năm 2018 Tiến độ thi công Tiến độ thi công
Nhanh 19%
Đúng tiến độ 68%
Chậm 14%
Tổng 100%
(Nguồn: Báo cáo chất lượng đánh giá từ khách hàng Công ty Cát Linh năm
2018)
Đồ thị biểu diễn kết quả khảo sát đáp ứng tiến độ thi công
Đồ thị 3.4 : Đồ thị biểu diễn kết quả khảo sát tiến độ thi công năm 2018
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nhanh Đúng tiến độ Chậm
(Nguồn: tác giả thống kê dựa trên báo cáo chất lượng đánh giá từ khách hàng năm 2018)
Theo kết quả khảo sát đánh giá thu thập được về tiến độ thi công dự án, nhìn chung phần lớn các dự án của cơng ty thi công đã đáp ứng được tiến độ thi công (68%), vượt tiến độ thi công (19%), tuy nhiên một số dự án vẫn còn tồn đọng, chậm trễ so với thời gian dự án dự toán ban đầu (14%).
Nhận xét chung: thông qua kết quả thống kê phiếu khảo sát sự hài lịng của khách hàng cơng ty đã thu về, vấn đề cấp thiết hiện nay công ty phải cần làm là xây dựng các chiến lược cụ thể nhằm cải thiện chất lượng hạng mục thi công sơn nước, sơn dầu, tổ chức bộ phận công tác hỗ trợ tư vấn thiết kế kỹ thuật cho khách hàng đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả, đội cơng tác bảo trì bảo hành cần được đầu tư đúng mức về số lượng và chất lượng nhân sự tổ bảo trì. Bên cạnh đó, việc xây dựng thời gian dự tốn thi cơng phải chính xác phù hợp với năng lực và tình hình thực tế thi cơng tại cơng trình.
- Ưu điểm: Hiện nay, công ty có đo lường thành quả hoạt động ở khía cạnh khách hàng các chỉ tiêu hiện nay Cát Linh sử dụng để đo lường thành quả hoạt động ở khía cạnh khách hàng bao gồm các chỉ tiêu sau:
Các chỉ tiêu về giữ chân khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới - Tỷ lệ tăng trưởng khách hàng mới
- Doanh thu khách hàng mới/Tổng doanh thu
Đo lường sự hài lòng của khách hàng với các chỉ tiêu sau: - Hạng mục thi cơng
- Máy móc thiết bị thi cơng - Sự an toàn
- Kỹ năng tư vấn thiết kế
- Trình độ quản lý của BCH CT và kỹ sư Giám sát - Kỹ năng, tay nghề của dội ngũ công nhân
- Tinh thần làm việc của dội ngũ công nhân - Cơng tác Bảo hành, bảo trì
- Nhược điểm:
+ Cơng ty chưa có mục tiêu và thước đo cụ thể trong phương diện khách hàng gắn với chiến lược của công ty.
+ Số lượng khách hàng của công ty hiện nay là 50 khách hàng, thời điểm để tiến hành khảo sát là sau khi dự án hoàn thành, mà đặc điểm ngành xây dựng một dự án có thể kéo dài hơn 1 năm và các dự án hồn thành khơng cùng lúc, do đó việc khảo sát với cỡ mẫu nhỏ và rời rạc có thể khơng mang lại được kết quả chất lượng.
+ Các chỉ tiêu khảo sát sự hài lịng của khách hàng khơng rõ ràng và đầy đủ, kết quả của khảo sát chưa đủ để công ty xác định được những định hướng để cải thiện sự hài lịng của khách hàng.
3.1.3 Khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ
3.1.3.1 Tình hình kinh doanh nội bộ hiện tại của Công ty
Các quy trình nội bộ chính diễn ra tại cơng ty gồm quy trình dự thầu, quy trình thi cơng dự án, quy trình thanh tốn và quy trình an tồn, bảo trì – bảo hành.
Quy trình dự thầu: Bộ phận dự thầu khi có thơng tin về dự án thi cơng có
trách nhiệm tìm hiểu thơng tin Chủ đầu tư, dự án dự thầu, sau khi có thơng tin bộ phận này có trách nhiệm báo cáo với BGĐ về tình hình dự án dự thầu, thơng tin Chủ đầu tư của dự án, thuyết minh các biện pháp thi công yêu cầu ban đầu. Sau khi BGĐ xét duyệt dự án phù hợp với điều kiện năng lực công ty, bộ phận đấu thầu tiến hành lập hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực công ty. Bộ phận kỹ thuật phân tích nội dung chi tiết của gói thầu và biện pháp thi cơng cụ thể của dự án và chịu trách nhiệm lập giá dự thầu và giá trị dự thầu, chuyển cho bộ phận đấu thầu tiến hành làm thủ tục gửi hồ sơ dự thầu đến Chủ đầu tư.
Quy trình thi cơng: sau khi trúng thầu hồ sơ kỹ thuật chuyển về phòng dự
án, bộ phận QS liên hệ các thầu phụ thương lượng giá tốt nhất để ký kết hợp đồng. Bộ phận thu mua làm việc với nhà cung cấp vật tư, máy móc, thiết bị, theo nhu cầu bản vẽ và phát sinh tại cơng trình, bộ phận thu mua có trách nhiệm quản lý các đơn hàng theo nhu cầu, đối chiếu với kho công ty để xem xét việc luân chuyển hay mua mới. Thông tin về thầu phụ và nhà cung cấp phải được chuyển
đến phịng kế tốn để kế tốn theo dõi, cập nhật cơng nợ một cách chính xác và nhanh chóng. Phịng thu mua và phịng QS có liên hệ trực tiếp với BCH công trường để theo dõi nhu cầu thực tế của cơng trường.
Quy trình thanh tốn:
+ Thanh toán với Chủ đầu tư: kế toán liên lạc, theo dõi thơng tin thanh
tốn các khoản thu từ Chủ đầu tư theo tiến độ hợp đồng thi cơng được ký kết. + Thanh tốn với nhà cung cấp, thầu phụ: đối với thầu phụ kế tốn cơng trình có nhiệm vụ tập hợp hồ sơ khối lượng xác nhận khối lượng thực tế thi cơng tại cơng trình đã được bộ phận kỹ thuật, BCH cơng trình xét duyệt. Đối với thanh tốn cho nhà cung cấp, sau khi kế tốn cơng trình tập hợp đầy đủ chứng từ có trách nhiệm chuyển về kế tốn cơng nợ tại trụ sở chính để tiến hành kiểm tra đối chiếu với đơn hàng được phịng thu mua chuyển xuống trước đó và lên kế hoạch thanh tốn. Đối với thầu phụ trước khi thanh toán kế toán cơng trình chuyển các khối lượng phát sinh thực tế của cơng trình đến bộ phận QS để kiểm tra xét duyệt, sau đó mới chuyển xuống kế tốn cơng nợ lập kế hoạch thanh toán. Quy trình thanh tốn cơng nợ cho thầu phụ hay nhà cung cấp đều bắt buộc phải được sự xét duyệt của giám đốc dự án.
Quy trình an tồn, bảo hành bảo trì:
+ Quy trình an tồn: bắt đầu từ khi dự án bắt đầu khởi công cho đển khi
kết thúc cơng trình, chịu trách nhiệm trực tiếp và xuyên suốt về an ninh, an toàn lao động trong suốt thời gian thi cơng dự án. Ban an tồn chịu trách nhiệm lên kế hoạch nhu cầu cấp cụ thể như việc phát đồ, dụng cụ bảo hộ lao động như kiếng bảo hộ, nón bảo hộ, giày, quần áo bảo hộ, các biển báo an tồn, thẻ ra vào cơng trình, hệ thống lưới bao che, giàn giáo và phụ trách mua bảo hiểm tai nạn cho công nhân, kỹ sư làm việc tại cơng trình. Định kỳ 3 tháng/1 lần tổ chức các lớp huấn luyện phòng cháy chữa cháy, sơ cứu, lượng lượng phản ứng nhanh khi có sự cố xảy ra tại cơng trình.
+ Quy trình bảo trì: bảo hành, bảo trì là một trong những điều kiện tiên
quyết trong hợp đồng được ký kết và trên hợp đồng quy định rõ thời gian công ty chịu trách nhiệm bảo hành, bảo trì. Đối với quy trình này, cơng ty hiện nay có
một đội gồm 20 cơng nhân chun phụ trách hoạt động bảo trì sau khi kết thúc dự án. Quy trình được bắt đầu khi có thư u cầu từ Chủ đầu tư đính kèm “defect- list”, Trưởng bộ phận an tồn có trách nhiệm đối chiếu với hợp đồng ký kết các điều khoản và các hạng mục bảo hành. Sau đó, lên kế hoạch khối lượng cơng việc và chi phí, tổ bảo hành sẽ tiến hành đến cơng trình để bảo trì, sau khi hồn thành phải có Biên bản nghiệm thu được Chủ đầu tư ký duyệt các hạng mục đã sửa chữa theo yêu cầu.
3.1.3.2 Đánh giá thành quả hoạt động về khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ hiện tại của doanh nghiệp bộ hiện tại của doanh nghiệp
- Ưu điểm:
Quy trình kinh doanh nội bộ tại cơng ty rất rõ ràng, có thể mơ tả quy trình kinh doanh hiện tại của cơng ty như sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.5: quy trình kinh doanh của công ty
(Nguồn: Sổ tay công ty Cát Linh – 2018)
Nhìn chung, bốn quy trình kinh doanh nội bộ được thiết lập một cách hệ thống và rõ ràng. Quy trình kinh doanh nội bộ được xem xét trên 4 quá trình cụ thể gồm: quy trình dự thầu, quy trình thi cơng dự án, quy trình thanh tốn và quy trình an tồn, bảo trì – bảo hành.
- Nhược điểm:
Tuy nhiên giữa các quy trình có một số bộ phận chồng chéo về trách nhiệm dẫn đến việc sai sót, chậm trễ. Cụ thể, phòng thu mua sau khi đặt hàng, nhà cung cấp sẽ chuyển đơn hàng đến kế tốn cơng nợ tại trụ sở chính cơng ty,
CHỦ ĐẦU TƯ DỰ THẦU TRÚNG THẦU THI CƠNG THANH TỐN BẢO HÀNH QUYẾT TỐN
nhưng hàng được giao trực tiếp đến cơng trình, điều này có thể dẫn đến sự sai sót, nhầm lẫn về mã hàng được giao thực tế tại cơng trình với đơn đặt hàng, sau khi kế tốn cơng trình tập hợp đầy đủ chứng từ về phiếu nhập kho, chứng nhận chất lượng xuất xưởng, hóa đơn, chuyển về kế tốn cơng nợ tại trụ sở chính sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu, thanh toán… Về thầu phụ sau khi thi cơng khối lượng tại cơng trình, kỹ thuật và BCH cơng trình xác nhận về khối lượng thi cơng hồn thành thực tế, sau đó chuyển về QS tại trụ sở chính cơng ty kiểm tra khối lượng một lần nữa, sau đó chuyển xuống kế tốn cơng nợ thanh tốn. Vì tình hình hiện nay cơng ty thi cơng nhiều dự án song song, do đó QS tại trụ sở chính chịu trách nhiệm nhiều cơng trình cùng lúc, do đó có thể dẫn đến thanh tốn chậm trễ và sai sót.
+ Cơng ty chưa có mục tiêu và thước đo cụ thể trong phương diện quy trình kinh doanh nội bộ gắn chiến lược với định hướng phát triển của công ty;
+ Về mặt tổ chức quy trình đã cụ thể, tuy nhiên có một số bộ phận cịn chồng chéo, có thể gây chậm trễ hoặc sai sót, làm chậm trễ quy trình kinh doanh nội bộ của công ty. Về mặt đo lường để quản lý cụ thể thì cơng ty chưa đáp ứng được.
3.1.4 Khía cạnh học hỏi và phát triển
3.1.4.1 Tình hình nhân sự và hệ thống thơng tin
Tình hình nhân sự: Cơ cấu nhân sự công ty năm 2017 và 2018 như sau: