1.1 .Các khái niệm liên quan đến đăng ký, cấp giấy chứng nhận và hồ sơ địa chính
2.4. Thực trạng công tác đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu và
2.4.1. Thực trạng nguồn nhân lực và cơ sở vật chất của Chi nhánh văn phòng đăng
ký biến động
1. Cơ sở vật chất:
Bảng 2. 5. Bảng tổng hợp cơ sở vật chất chi nhánh văn phịng đăng ký đất đai Quận Ngơ Quyền
STT Loại Số lượng Đơn vị Tình trạng
1 Máy vi tính 12 Chiếc Được trang bị năm
2011, 2015
2 Máy in A4 10 Chiếc Được trang bị năm
2015
3 Máy in A3 2 Chiếc Được trang bị năm
2015
4 Máy photocopy 1 Chiếc Được trang bị năm
2015
5 Máy scan A3 1 Chiếc Được trang bị năm
2015
6 Máy đo đạc 1 Chiếc Được trang bị năm
2015
7 Phòng làm việc 40 m2 Được trang bị năm
2015
8 Kho lưu trữ 200 m2 Được trang bị năm
2015
9 Phòng tiếp dân 30 m2 Được trang bị năm
2015 (Nguồn: Chi nhánh VPĐKĐĐ Quận Ngô Quyền)[10] Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai Quận Ngơ Quyền được bố trí trụ sở cơ quan làm việc cũng như máy móc tương đối đầy đủ, đáp ứng cơ bản nhu cầu công việc đặt ra .
- Về tổ chức, bộ máy gồm: Có 12 viên chức và người lao động, trong đó: biên chế chính thức có 06 viên chức (gồm 01 Giám đốc; 01 Phó Giám đốc và 04 viên chức) và 06 lao động hợp đồng, phục vụ cho công tác đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất.
- Lãnh đạo Chi nhánh gồm: Giám đốc và 01 Phó Giám đốc.
- Các tổ chun mơn: tổ hành chính tổng hợp, tổ tiếp nhận và trả kết quả, tổ đăng ký và cấp giấy chứng nhận, tổ kỹ thuật địa chính, tổ lưu trữ, cụ thể như sau:
Tổ Hành chính-Tổng hợp:
- Tổ chức thực hiện công tác tiếp nhận và xử lý công văn đi, công văn đến, thư mời họp đến Giám đốc chi nhánh để giải quyết theo quy trình giải quyết văn bản; sao chụp tài liệu, đóng dấu, phát hành theo quy định tại Quy chế công tác văn thư – lưu trữ. - Thực hiện việc quản lý, sử dụng các loại con dấu của Chi nhánh theo đúng quy định.
- Thực hiện và quản lý phát hành phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai điện tử; quản lý và sử dụng chữ ký số của Lãnh đạo để thực hiện phát hành phiếu chuyển thuế điện tử đúng theo quy định.
- Hướng dẫn, kiểm tra về thể thức, kỹ thực trình bày văn bản do chi nhánh ban hành theo đúng quy định của pháp luật trước khi phát hành; tổ chức, quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ văn bản theo quy định pháp luật.
- Quản lý hồ sơ nhân sự; Tham mưu luân chuyển nhân sự các tổ tại chi nhánh. - Tham mưu giải quyết hồ sơ các chế độ, chính sách có liên quan đến viên chức, người lao động tại chi nhánh theo quy định; theo dõi, phối hợp giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm, thơi việc, nghỉ hưu và các chính sách khác có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của viên chức tại chi nhánh.
- Tham mưu, phối hợp với Cơng đồn cơ sở chi nhánh xây dựng, triển khai hội nghị viên chức hàng năm theo phân công của Giám đốc.
- Tham mưu báo cáo tổng hợp kết quả giải quyết hồ sơ hành chính theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và năm.
- Thực hiện cơng tác trình ký và theo dõi hồ sơ, cho số Giấy chứng nhận, photo và phát hành Phiếu chuyển thơng tin địa chính để xác định nghĩa vụ tài chính cho người sử dụng.
- Thực hiện công tác sao y Giấy chứng nhận.
- Lập, quản lý, sử dụng sổ cấp Giấy chứng nhận và tập tin (file) dữ liệu số sao y. Hoàn thiện sổ, dữ liệu theo quy định và bàn giao đến Tổ Lưu trữ vào cuối năm.
- Theo dõi, báo cáo việc thực hiện nội quy, quy chế cơ quan của viên chức, nhân viên.
- Tham mưu báo cáo thực hiện chấm công theo quy định và gửi bảng tổng hợp chấm cơng về phịng Hành chính - Tổng hợp thuộc Văn phòng đăng ký đất đai thành phố (vào ngày 05 hàng tháng) để theo dõi.
- Theo dõi, đôn đốc, báo cáo tiến độ giải quyết hồ sơ và các công tác được phân công của các tổ. Phối hợp các tổ tổng hợp báo tiến độ giải quyết các thủ tục hành chính.
- Cập nhật các văn bản ngăn chặn, kiểm tra thơng tin ngăn chặn trong q trình giải quyết hồ sơ.
- Thu thập, tiếp nhận dữ liệu thông tin đất đai, kiểm tra, đánh giá, xử lý, tích hợp dữ liệu đã được thu thập, thực hiện cung cấp, khai thác, lưu trữ, bảo quản và sử dụng cơ sở dữ liệu đất đai theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng và quản lý hệ thống mạng nội bộ, hệ thống máy vi tính và các phần mềm của Chi nhánh.
- Rà soát việc thực hiện các thủ tục hành chính về nhà-đất (tuân thủ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO).
- Thực hiện các nhiệm vụ về kế toán - tài chính.
- Chịu trách nhiệm về quản lý cơng sản, tài sản của đơn vị. - Lập dự toán hàng năm và theo dõi tình hình thực hiện dự tốn.
- Thu, chi tiền mặt, theo dõi tồn quỹ, nộp tiền vào kho bạc nhà nước, ngân hàng. Theo dõi và đối chiếu số dư tài khoản dự toán, tài khoản tiền gửi của đơn vị với kho bạc và ngân hàng.
- Thực hiện quyết toán thuế TNCN hàng năm. - Thực hiện mua hóa đơn, biên lai thu phí.
- Theo dõi tình hình sử dụng văn phịng phẩm, vật tư văn phịng… Kiểm soát và thanh toán kịp thời các chi phí thường xuyên.
- Theo dõi chế độ tiền lương, tính lương cho người lao động theo quy định hiện hành. Thực hiện các nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất cho Lãnh đạo.
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí hồ sơ và các dịch vụ về địa chính theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn các tổ chức, cá nhân khi đến liên hệ công tác tại cơ quan, giữ gìn và bảo quản tài sản của cơ quan; nhận và chuyển giao công văn theo đường bưu điện và trực tiếp tại trụ sở; phối hợp trong cơng tác phịng chống cháy nổ, phịng cháy chữa cháy tại cơ quan.
- Hướng dẫn, tiếp nhận và thực hiện giải quyết hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất (hình thành tương lai) theo quy định pháp luật.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc chi nhánh các nội dung liên quan lĩnh vực được phân công.
Tổ Tiếp nhận và Trả kết quả:
- Thực hiện việc hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực đất đai theo cơ chế một cửa liên thông tại UBND quận.
- Thực hiện việc luân chuyển hồ sơ, giao và nhận hồ sơ đến các tổ và UBND phường (nếu có); báo cáo kết quả thực hiện theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm.
- Thực hiện công tác tiếp công dân; giải thích, hướng dẫn người dân về quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực đất đai theo quy định.
- Tổ chức công khai danh sách đối với các hồ sơ chuyển UBND phường (nếu có) và Văn phịng đăng ký đất đai thành phố, UBND quận.
- Lập, quản lý, sử dụng sổ, dữ liệu số, danh sách ký giao nhận và trả kết quả hồ sơ với người dân, các tổ và UBND phường (nếu có). Hồn thiện sổ, dữ liệu theo quy định và bàn giao đến Tổ Lưu trữ theo định kỳ.
- Hàng tuần lập bản kê (có kèm hồ sơ) về chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy ủy quyền (nếu có), biên nhận hồ sơ hoặc đơn cớ mất biên nhận; bàn giao đếnTổ Lưu trữ.
- Tiếp nhận các thông tin (qua thư, điện thoại,…) của các cá nhân, tổ chức có nhu cầu liên hệ.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc các nội dung liên quan lĩnh vực được phân công.
Tổ Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận:
- Thực hiện các thủ tục về đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy đinh.
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan thuế để xác định mức thu nghĩa vụ tài chính cho người sử dụng nhà-đất.
- Cập nhật, chỉnh lý dữ liệu địa chính và gửi thơng báo cập nhật, chỉnh lý đến các cơ quan liên quan.
- Tham mưu giải quyết các sự vụ, sự việc, trả lời đơn dân nguyện, phúc đáp công văn đến các cơ quan liên quan theo sự phân công của lãnh đạo.
- Thực hiện cơng tác tiếp cơng dân; giải thích, hướng dẫn người dân và tổ chức về quy trình, thủ tục, pháp lý giải quyết hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực đất đai theo quy định.
- Chịu trách nhiệm về pháp lý và tiến độ giải quyết hồ sơ do tổ tham mưu thực hiện.
- Thực hiện kiểm tra, rà soát và chịu trách nhiệm kiểm tra: ranh dự án; ranh đất - Quản lý tập tin (file) biến động, dữ liệu biến động. Lập sổ và in sổ Biến động. - Tham mưu cho Ban Giám đốc chi nhánh các nội dung liên quan lĩnh vực được phân cơng.
Tổ Kỹ thuật địa chính:
- Tham mưu, thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng đất.
- Thực hiện các dịch vụ cho cá nhân có u cầu về trích lục bản đồ địa chính, trích đo địa chính thửa đất, đo vẽ hiện trạng nhà ở và các cơng trình xây dựng khác trên đất để phục vụ công tác cấp giấy chứng nhận, đăng ký biến động đất và tài sản gắn liền với đất.
- Thực hiện cung cấp thơng tin dữ liệu về hồ sơ địa chính, cung cấp tọa độ. - Thực hiện công tác kiểm tra bản trích đo thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của hộ gia đình cá nhân phục vụ công tác cấp giấy chứng nhận, đăng ký biến động đất và tài sản gắn liền với đất.
- Tham mưu báo cáo việc thực hiện xử lý vi phạm đối với các đơn vị đo vẽ có sai phạm.
- Chịu trách nhiệm về pháp lý và tiến độ giải quyết hồ sơ do tổ tham mưu thực hiện.
- Thực hiện kiểm tra, rà soát và chịu trách nhiệm pháp lý về việc kiểm tra: ranh dự án; ranh đất thuộc quỹ đất cơng ích; ranh đất thuộc các vụ việc tranh chấp, khiếu nại; ranh quy hoạch sử dụng đất; ranh quy hoạch chi tiết xây dựng…
- Quản lý, báo cáo phôi Giấy chứng nhận, trang bổ sung theo quy định.
- Tham mưu chỉnh lý, cập nhật biến động đối với hồ sơ chuyển mục đích sử dụng đất.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc chi nhánh các nội dung liên quan lĩnh vực được phân công.
Tổ Lưu trữ:
- Quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu đất đai được thiết lập trong quá trình thực hiện đăng ký và cấp Giấy chứng nhận, chỉnh lý biến động qua các thời kỳ.
- Quản lý các tài liệu, dữ liệu: Hệ thống các loại bản đồ, bản trích đo địa chính, hệ thống Sổ bộ địa chính, hồ sơ đo đạc bản đồ.
- Quản lý, lưu trữ các tài liệu về lĩnh vực đất đai; bản lưu hoặc bản sao Giấy chứng nhận; hồ sơ đăng ký biến động; các Giấy chứng nhận của hộ gia đình, cá nhân đã thu hồi và các giấy tờ khác hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định.
- Xây dựng kế hoạch kiểm kê kho.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế cung cấp hồ sơ lưu.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
- Cập nhật thường xuyên hồ sơ địa chính theo quy định, trích lục và cung cấp thông tin hồ sơ theo yêu cầu của cá nhân - tổ chức liên quan.
- Lưu trữ toàn bộ cơ sở dữ liệu (tài liệu giấy, số) của chi nhánh. - Lưu trữ toàn bộ hồ sơ do chi nhánh tham mưu thực hiện.
- Tiếp nhận, lưu trữ và bảo quản các sổ sách, dữ liệu do các tổ chuyển đến như: sổ cấp Giấy chứng nhận, sổ Tờ trình, sổ Biến động,...
- Khai thác, xử lý và cung cấp thơng tin đất đai từ hồ sơ địa chính như: Tra cứu thơng tin; trích lục bản đồ địa chính; trích sao sổ địa chính.
- Hàng tuần tiếp nhận hồ sơ về chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy ủy quyền (nếu có), biên nhận hồ sơ hoặc đơn cớ mất biên nhận từ Tổ Tiếp nhận và Trả kết quả; tổ chức lưu vào hồ sơ theo quy định.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc chi nhánh các nội dung liên quan lĩnh vực được phân công.