CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.1. Cơ sở lý luận chung về quản lý dự án trong doanh nghiệp
1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án trong doanh nghiệp
Trong quá trình thực hiện cơng tác quản lý dự án tại doanh nghiệp, có rất nhiều nhân tố có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án. Trên đó có thể chia làm 5 nhóm yếu tố chính sau: Nhóm yếu tố pháp lý, Nhóm yếu tố Quản lý rủi ro, Nhóm yếu tố Hiệu quả trong q trình quản lý dự án, Nhóm yếu tố Tài chính dự án và Nhóm yếu tố Chính trị và mơi trường kinh doanh.
1.1.5.1. Nhóm yếu tố pháp lý:
Các yếu tố pháp lý có ảnh hưởng nhiều đến việc quản lý dự án, hoàn thành dự án trong doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp thực hiện những dự án đầu tư công. Hardcastle và cộng sự (2005) cho rằng khả năng thực hiện dự án, đặc biệt là các dự án đầu tư công phụ thuộc chủ yếu và khung pháp lý thuận lợi, và khung pháp lý cho phép dự án được phát triển mà khơng có q nhiều giới hạn về mặt luậ pháp không cần thiết về sự tham gia của khu vực tư nhân. Theo (Yescombe, 2007), việc các dự án được thực hiện trong mơi trường có khung pháp lý phù hợp cũng thường thu hút nguồn tài chính cho dự án tốt hơn. Việc có được sự hỗ trợ ở khía cạnh pháp lý và xây dựng được các quy định về pháp luật giúp các dự án có thể được đảm bảo đầu tư dài hạn, giảm chi phí giao dịch, tránh các vấn đề tranh chấp trong thời điểm thực hiện dự án, đồng thời cũng thu hút các nhà đầu tư tư nhân hơn.
1.1.5.2. Nhóm yếu tố Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro được nhận định là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới quản lý dự án. Trong đó, theo những nghiên cứu của Ankintoye và cộng sự (1998) đối với lĩnh vực cơ sở hạ tầng, các rủi ro liên quan đến thiết kế, chi phí xây dựng, chi phí sản xuất, hiệu quả hoạt động, hợp đồng, chậm trễ tiến độ, chi phí hoạt động, tín dụng, những thay đổi của Chính phủ là các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý dự án. Qua những nghiên cứu sau này, nhằm mục đích phận loại các rủi ro tồn tại trong dự án, J.Li và Zou (2012) trong nghiên cứu về các dự án đầu tư cơng tại Trung Quốc chia các rủi ro có thể xảy ra trong quản lý dự án thành 6 nhóm, bao gồm: (a) Nhóm rủi ro liên quan đến gia đoạn nghiên cứu khả thi: rủi ro ô nhiễm môi trường, rủi ro xảy ra các tranh chấp, rủi ro thay đổi do nhu cầu, rủi ro khi khơng có sự đồng thuận trong chính trị; (b) Nhóm rủi ro liên quan đến tài chính: rủi ro thay đổi pháp luật, rủi ro lạm pháp, rủi ro lãi suất, rủi ro về sự ổn định của thị trường tài chính; (c) Nhóm rủi ro liên quan đến thiết kế: rủi ro lỗi thiết kế, nguy cơ điều chỉnh thiết kế quá nhiều; (d) Nhóm rủi ro liên quan đến hoạt động thi công: các phát sinh vượt quá ngân sách; chậm trễ về thời gian thi công, rủi ro tác động đến môi trường, rủi ro về chất lượng thiết bị; (e) Nhóm rủi ro liên quan đến vận hành: rủi ro khi doanh thu khơng đảm bảo, rủi ro về
chi phí hoạt động kinh doanh; (f) Nhóm rủi ro liên quan đến việc chuyển giao: rủi ro giá trị còn lại thấp, rủi ro khi chuyển giao thất bại.
1.1.5.3. Nhóm yếu tố về Hiệu quả trong quá trình quản lý dự án.
Trong quá trình quản lý dự án, Yuan, Wang, Skibniewski và Li (2011) đã chỉ ra rằng cụm yếu tố bao gồm: Đấu thầu với giá cả phải chăng; Thiết kế, lập kế hoạch và giai đoạn lập kế hoạch bởi chủ đầu tư; Hiệu quả và kiểm sốt q trình trong Nhà thầu và Múc độ hài lòng cho các bên tham gia dự án là các yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án. Nhiều nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng, ở góc nhìn của doanh nghiệp, quản lý dự án đạt hiệu quả phải: (a) Biết cách phân phối hoặc thuê ngoài các khối lượng cơng việc cho các nhà thầu phụ để có thể chuyên biệt hơn; (b) Thiết lập được các mạng lưới/ mỗi quan hệ mạnh dưới sự điều phối của nhà thầu chính; (c) Có động lực thực hiện các dự án; (d) Lập kế hoạch hợp lý, có sự ủy quyền nhiều hơn cho người đại diện trực tiếp điều hành quản lý dự án.
1.1.5.4. Nhóm yếu tố về Tài chính dự án.
Tài chính được xem như là yếu tố nền tảng trong quản lý dự án. Yếu tố này chú trọng vào tài chính và doanh thu dự kiến, theo B. Li và cộng sự (2005) chỉ ra rằng: Sự tham gia của các doanh nghiệp nhà thầu với tiềm lực tài chính mạnh và tốt; phía chủ đầu tư và cả nhà thầu có sự phân bổ rủi ro thích hợ và thị trường tài chính sắn có là u tố quan trong nhất ảnh hưởng đến quản lý dự án thành cơng.
1.1.5.5. Nhóm yếu tố về Chính trị và mơi trường kinh doanh.
Các nghiên cứu về mối quan hệ giữa chính trị và mơi trường kinh doanh với hoạt động quản lý dự án tại doanh nghiệp bao gồm: (a) Môi trường kinh tế vĩ mơ ổn định;
(b) Q trình đấu thầu minh bạch và hiệu quả; (c) Mơi trường chính trị và xã hội ổn định; (d) Khung pháp luật với hoạt động quản lý dự án của Chính Phủ là các yếu tố ảnh hưởng tới việc quản lý dự án tại doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các dự án có sự tham gia của Khu vực cơng có tốt hay khơng.
1.1.6. Các mơ hình tổ chức quản lý dự án trong doanh nghiệp.
Bất kỳ dự án nào cũng có thể được hưởng lợi từ cách tiếp cận quản lý dự án, thường được điều chỉnh cho một loại dự án cụ thể dựa trên quy mơ, tính chất, ngành hoặc lĩnh vực. Ví dụ, ngành xây dựng, tập trung vào việc cung cấp những thứ như tòa
nhà, đường xá và cầu, đã phát triển hình thức quản lý dự án chuyên biệt của riêng mình được gọi là quản lý dự án xây dựng, trong đó các nhà quản lý dự án có thể được đào tạo và cấp chứng chỉ. Ngành công nghệ thông tin cũng đã phát triển hình thức quản lý dự án của riêng mình, được gọi là quản lý dự án CNTT, và chuyên cung cấp các tài sản và dịch vụ kỹ thuật cần thiết để trải qua các giai đoạn quản lý dự án khác nhau với các giai đoạn vòng đời khác nhau như lập kế hoạch, thiết kế, phát triển , thử nghiệm và triển khai. Sự phức tạp của nghiên cứu và phát triển công nghệ sinh học là trọng tâm của quản lý dự án công nghệ sinh học. Nhiều thực tiễn quản lý dự án tiêu chuẩn được áp dụng cho các dự án dịch thuật như một phần của quản lý dự án, mặc dù thực tế là nhiều người coi loại hình quản lý này là một lĩnh vực hồn tồn khác. Có quản lý dự án cơng, bao gồm tất cả các cơng trình cơng cộng của chính phủ, có thể được hồn thành bởi các cơ quan chính phủ hoặc ký hợp đồng với bên thứ ba.
Tất cả các phong cách quản lý dự án đều có chung ba mục tiêu quan trọng: chúng tập trung vào thời gian, chất lượng và chi phí. Các dự án thành cơng được hồn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận trước đó.
- Quản lý thời gian dự án liên quan đến việc phân tích và phát triển lịch trình và thời gian hồn thành dự án. Các quy trình quản lý thời gian được chính thức hóa cung cấp một vùng đệm cho những thứ như rào cản khơng mong muốn và tiến trình dự án bị đánh giá sai.
- Quản lý chất lượng dự án là quá trình liên tục đo lường chất lượng của tất cả các hoạt động và thực hiện hành động khắc phục cho đến khi đạt được chất lượng mong muốn.
- Quản lý chi phí trong quản lý dự án là q trình lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách và kiểm sốt chi phí của dự án. Các quy trình quản lý chi phí được áp dụng để giúp các nhóm dự án lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách trong suốt vòng đời của dự án.
Các nhà quản lý dự án phát triển và áp dụng các mẫu lặp lại cụ thể cho ngành mà họ đang giải quyết cho từng loại hình quản lý dự án. Điều này cho phép các kế hoạch dự án cực kỳ kỹ lưỡng và có khả năng lặp lại cao, với mục tiêu cụ thể là tăng chất lượng, giảm chi phí giao hàng và rút ngắn thời gian hồn thành dự án.
1.1.6.1. Tiêu chí lựa chọn mơ hình quản lý
Nhiều yếu tố được các doanh nghiệp cân nhắc khi quyết định sử dụng mơ hình quản lý nào cho một dự án. Các yếu tố được đánh giá đầy đủ sẽ cho phép dự án hồn thành nhanh chóng và đạt hiệu quả như mong muốn. Những yếu tố cơ bản thường được đánh giá đó là:
- Căn cứ trên tính chất dự án
Trước hết, điều quan trọng là phải xác định xem đây là dự án đầu tư mới, dự án cải tạo hay mở rộng. Với các dự án đầu tư mới, mơ hình quản lý khá cao. Vì đây là những dự án lần đầu tiên được thực hiện. Mặc dù thực tế là đã có sẵn dự báo rủi ro và lập kế hoạch dự phịng. Mặt khác, những bất trắc khơng lường trước được là điều khó tránh khỏi.
Các yêu cầu đối với mơ hình quản lý dự án đơn giản hơn trong trường hợp các dự án chỉ là dự án cải tạo hoặc mở rộng. Các mơ hình có thể được quản lý theo cách giống như các phần phụ thuộc.
- Quy mơ dự án là yếu tố xác định mơ hình
Trong mơ hình quản lý dự án, quy mơ dự án ảnh hưởng đến chun mơn hóa. Các dự án quy mơ nhỏ có thể lựa chọn phong cách quản lý đơn giản. Tuy nhiên, khả năng chun mơn hóa q trình quản lý được u cầu chặt chẽ hơn đối với các dự án quy mơ lớn.
Mặt khác, doanh nghiệp có thể triển khai nhiều dự án cùng lúc trong quá trình hoạt động kinh doanh bình thường. Do đó, các doanh nghiệp phải xem xét mức độ quan trọng của từng dự án để xác định dự án nào cần được ưu tiên.
- Quan hệ sở hữu vốn tác động đến việc lựa chọn mơ hình quản lý
Nguồn gốc của nhà đầu tư sẽ quyết định quan hệ sở hữu vốn của một dự án. Nếu dự án sử dụng toàn bộ vốn nhà nước thì mơ hình quản lý dự án sẽ là mơ hình quản lý của doanh nghiệp nhà nước.
Mơ hình quản lý sẽ do cổ đơng quyết định trong trường hợp dự án huy động vốn thơng qua hình thức vốn cổ phần. Q trình xây dựng mơ hình quản lý nhằm bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư đồng thời đảm bảo hiệu quả của dự án.
- Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp chọn người quản lý
Chủ đầu tư sẽ có hai lựa chọn theo mơ hình này là tự quản lý dự án hoặc thành lập ban quản trị. Nếu chủ dự án lựa chọn tự quản lý, tồn bộ q trình thực hiện dự án, bao gồm cả sản xuất và lắp đặt thiết bị, đều phải chịu trách nhiệm pháp lý.
Tất cả các nhiệm vụ được giao cho ban quản lý dự án khi chủ dự án quyết định tạo một. Thơng thường, mơ hình có các u cầu kỹ thuật đơn giản và chủ dự án đáp ứng các u cầu về chun mơn sẽ sử dụng mơ hình này. Mơ hình này phù hợp nhất với các dự án quy mơ nhỏ.
- Mơ hình có chủ nhiệm điều hành dự án
Chủ đầu tư giao lại quyền quản lý cho nhóm quản lý dự án theo mơ hình này. Chủ đầu tư có thể thuê tổ chức có năng lực trong trường hợp khơng có Ban quản lý dự án. Trước khi người được thuê để quản lý dự án có thể bắt đầu cơng việc quản lý, người có thẩm quyền quyết định phải phê duyệt dự án.
- Quản lý theo mơ hình chìa khóa trao tay
Người quản lý dự án trong mơ hình quản lý chìa khóa trao tay khơng chỉ điều hành và giám sát các hoạt động của dự án mà cịn có tồn quyền quyết định đối với dự án đầu tư. Khi chủ đầu tư dự án được phép tổ chức đấu thầu thì sử dụng hình thức này. Chủ dự án lựa chọn nhà thầu làm tổng thầu toàn bộ dự án thơng qua hình thức đấu thầu.
Sau khi trúng thầu, nhà thầu sẽ hoàn thành tất cả các khâu, bao gồm thiết kế, mua vật tư, xây dựng dự án cho đến khi cơng trình chuẩn bị đi vào hoạt động. Tổng thầu không bắt buộc phải thực hiện tất cả các bước trên, nhưng có thể giao một số cơng việc cho các nhà thầu phụ.
Chỉ các dự án nhóm C mới được phép sử dụng mơ hình chìa khóa trao tay khi sử dụng vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn tín dụng ban đầu được nhà nước bảo lãnh.
Các trường hợp khác muốn sử dụng mơ hình quản lý dự án chìa khóa trao tay phải xin phép chính phủ. Khi nhà thầu hồn thành và đưa cơng trình vào sử dụng, chủ đầu tư phải có trách nhiệm nghiệm thu, bàn giao cơng trình.
Khi chủ đầu tư có đủ năng lực để xây dựng cơng trình thì sử dụng hình thức tự thực hiện. Hình thức này chỉ dành cho các dự án có vốn pháp định của nhà đầu tư.
Vốn vay, vốn tự có và vốn huy động từ các nguồn hợp pháp khác đều là ví dụ về các nguồn vốn hợp pháp. Khi thực hiện dự án, chủ đầu tư phải giám sát chặt chẽ việc mua thiết bị, vật tư, thi cơng, giám sát q trình thi cơng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về dự án.
- Mơ hình theo chức năng dự án
Khi quản lý dự án theo chức năng, dự án đầu tư sẽ được giao cho một phòng chức năng cụ thể trong cơ cấu tổng thể dự án dựa trên tính chất của dự án. Các thành viên từ các bộ phận khác nhau được huy động để điều hành dự án trong quá trình quản lý dự án. Khi nói đến việc thực hiện dự án, mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn của họ.
Khi sử dụng phương pháp quản lý này, bộ phận chức năng của dự án chỉ được yêu cầu quản lý dự án về mặt hành chính. Các cán bộ, chuyên viên của các bộ phận khác giải quyết các công việc khác của dự án.
Các thành viên sẽ trở lại các bộ phận tương ứng của họ sau khi dự án hồn thành. Để tận dụng tối đa chun mơn và kinh nghiệm của các chuyên gia, một chuyên gia có thể làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc.
Mặt khác, việc sử dụng nhiều chuyên viên từ các bộ phận khác nhau dẫn đến tình trạng các thành viên chỉ tập trung hồn thành cơng việc của mình là điều bất cập. Khi có vấn đề với một dự án, hầu như khơng ai có trách nhiệm giải quyết chúng ngay lập tức.
Phương thức tổ chức và quản lý này không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng nên không được quan tâm. Điều này có thể khiến dự án bị trì hỗn và kết quả khơng như mong đợi.
- Mơ hình quản lý dự án chun trách
Thành viên của các bộ phận ban đầu vẫn là thành viên của mơ hình quản lý chức năng, ngay cả khi họ tham gia vào dự án. Tuy nhiên, khi các thành viên dự án được quản lý toàn thời gian, họ sẽ khơng cịn được giao cho các chức năng chuyên môn nữa.
Lúc này, các thành viên sẽ là thành viên của dự án và sẽ giúp điều hành dự án khi cần thiết. Các thành viên hoàn toàn tập trung vào dự án nên khi có biến động thị trường, họ có thể xử lý các tình huống một cách linh hoạt. Người quản lý dự án sẽ hướng dẫn trực tiếp cho từng thành viên trong nhóm. Tại thời điểm này, mỗi thành