CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
3.1.3. Định hướng quản lý dự án
Thứ nhất, thực hiện tốt công tác quản lý các dự án đang có
Thứ hai, phấn đấu thực hiện cơng tác quản lý ngày càng linh hoạt
Thứ ba, đầu tư nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên trong đơn vị, trang bị đồng bộ các cơ sở vật chất kỹ thuật
Thứ tư, bổ sung hệ thống quản lý chất lượng. Tăng cường công tác giám sát và kiểm tra trong tồn bộ q trình thực hiện các dự án
Thứ năm, phân định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong hoạt động đầu tư. Tăng cường kiểm tra, giám sát chặt chẽ từng khâu cơng việc để tránh thất thốt, lãng phí tài sản, vốn đầu tư và nhân lực.
Mục tiêu của công ty trong quản lý dự án nói chung là hồn thành cơng việc của dự án theo quy cách và tiêu chuẩn chất lượng, trong phạm vi ngân sách và khung thời gian đã được phê duyệt. Đồng thời, quá trình thực hiện dự án phải linh hoạt. Nói chung, chi phí của một dự án tăng lên khi chất lượng công việc được cải thiện, thời gian thực hiện tăng và phạm vi của dự án mở rộng. Nếu kéo dài thời gian thực hiện dự án, giá nguyên vật liệu sẽ tăng cao, làm tăng giá thành của một số hạng mục
nguyên vật liệu. Mặt khác, thời gian kéo dài dẫn đến điều kiện làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi, mất thời gian chờ đợi, thời gian ngừng máy tăng ... dẫn đến phát sinh một số chi phí. Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, bộ phận chi phí gián tiếp (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian và nhiều trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do khơng hồn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng.
Hình 3-0-1: Ba yếu tố chủ chốt trong thực hiện dự án tại Vĩnh Phát
Ba yếu tố gắn liền với nhau: thời gian, chi phí và mức độ hồn thành cơng việc. Tầm quan trọng của mỗi mục tiêu khác nhau giữa các dự án và giữa các giai đoạn trong cùng một dự án, nhưng nhìn chung, để đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường đòi hỏi sự "hy sinh" của một hoặc nhiều mục tiêu khác.
Dự án là mặt ghế của một chiếc ghế, và ba chiếc chân chịu trách nhiệm quản lý chỗ ngồi là ngân sách, thời gian và hiệu suất. Khi kích thước của chân ghế thay đổi thì chân cũng phải thay đổi theo chiều hướng tích cực. Nếu hiệu suất cần được cải thiện, cả thời gian và ngân sách phải được tăng lên tương ứng để giữ cho dự án đi đúng hướng. Do đó, ngân sách tiền tố quản lý, chương trình và hiệu suất là trọng tâm của công việc lập kế hoạch quản lý dự án, đảm bảo rằng ba yếu tố hoạt động hài hịa và cơng việc có hiệu quả.
Trong q trình quản lý dự án, thường xuyên có sự đánh đổi giữa các mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là sự hy sinh một mục tiêu để cải thiện mục tiêu kia về thời gian và khơng gian, nhằm hồn thành tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quy trình quản lý. Người quản lý dự án Cân bằng mục tiêu xảy ra từ đầu đến cuối quá trình quản lý. Một mục tiêu có thể trở thành yếu tố quan trọng nhất cần tuân thủ ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, trong khi những mục tiêu khác có thể thay đổi, ảnh hưởng đến hiệu suất của những người khác.
3.2. Các giải pháp hồn thiện q trình quản lý dự án
3.2.1. Hồn thiện mơ hình quản lý dự án.
3.2.1.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý rõ ràng hợp lý
Công ty phải xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên, bộ phận. Cần giao nhiều quyền hơn cho Ban điều hành dự án. Dưới công trường phải xác định rõ bộ phận chức năng là cầu nối thông tin giữa Công ty và các Ban điều hành. Hội đồng quản trị Công ty cần ra quyết định giao trách nhiệm và nhiệm vụ rõ ràng cho các cán bộ quản lý dự án tại Ban quản lý dự án. Loại bỏ tình trạng bán thời gian và đảm bảo năng suất của nhân viên quản lý.
Cấu trúc phân chia công việc của dự án: việc xác định, liệt kê và giải thích công việc của từng dự án sẽ được thực hiện, cũng như phân chia thứ bậc của một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và nhiệm vụ cụ thể.
Cấu trúc phân chia công việc là một cơng cụ đặc biệt hữu ích trong quản lý dự án, cho phép người quản lý dễ dàng phân chia công việc giữa các trách nhiệm quản lý, giám sát và thực hiện, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan để tổ chức cơng việc và phân chia công việc. Cấu trúc phân chia công việc, khi kết hợp với sơ đồ GANTT và sự phân chia trách nhiệm quản lý, sẽ trở thành một công cụ quản lý giao diện tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các thành phần của dự án.
Hình 3-0-2: Cấu trúc phân chia công việc dự án
3.2.1.2. Hồn thiện cơng tác quản lý và chuyên môn cho đội ngũ các nhân sự quản lý dự án tại công ty
Con người là trung tâm của mọi vấn đề. Để đảm bảo chất lượng công tác quản lý dự án, yêu cầu đội ngũ nhân sự quản lý dự án phải có những kỹ năng cơ bản trong quản lý dự án, đòi hỏi khả năng lập kế hoạch, đánh giá, xem xét, tổng hợp nhạy bén các vấn đề, có kỹ năng ứng dụng các phần mềm hỗ trợ phục vụ cho công tác quản lý dự án.
Dự án có thể được định nghĩa là những nỗ lực tạm thời hoặc ngắn hạn được thiết kế để cải thiện quy trình và dẫn đến cải thiện hiệu suất trong một chỉ số hoạt động chính của doanh nghiệp.
Suy cho cùng, điều mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm là cải thiện kết quả. Đó là điểm mấu chốt: hiệu suất được cải thiện. Mục tiêu cơ bản này được thực hiện thông qua các dự án, và đặc biệt, thơng qua các dự án cải tiến quy trình.
“Cải thiện kết quả” ngụ ý rằng kết quả thực sự được đo lường; do đó, các dự án cải tiến quy trình đều tập trung vào việc cải thiện các chỉ số đo lường chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các dự án cải tiến thường khơng thành cơng. Có nhiều lý do khiến
các dự án này thất bại: thiếu tài trợ, các chỉ số được lựa chọn kém, các nhóm khơng làm việc cùng nhau và các đề xuất dựa trên linh cảm thay vì dựa trên dữ liệu và sự kiện. Tuyên bố rằng đã có một cải tiến trong khi trên thực tế, khơng có cải tiến thực sự nào xảy ra cũng khá phổ biến. Những loại vấn đề này khiến các nhà quản lý dự án khó có được sự tín nhiệm và hỗ trợ cho những nỗ lực của dự án trong tương lai.
Tuy nhiên, có năm hành động chính, khi được thực hiện đúng cách, có thể làm tăng đáng kể khả năng một dự án cải tiến quy trình hoạt động sn sẻ và kết thúc với kết quả đột phá.
đó là:
(1) Phát triển mối quan hệ của các bên liên quan
(2) Thiết lập các quy tắc cơ bản
(3) Áp dụng các kỹ năng thúc đẩy thích hợp,
(4) Kết hợp các phương pháp luận cải tiến trong dự án
(5) Sử dụng các quy trình kiểm tra trong mọi dự án.
Các nhân sự quản lý của cơng ty ít nhất cần được trang bị những kiến thức cơ bản về quản lý, và không ngừng bị yêu cầu đưa ra các biện pháp cải thiện các vấn đề còn tồn đọng trong quản lý dự án của công ty. Những nhân sự quản lý trình độ cao sẽ giúp cơng ty nhận được nhiều các dự án ngày càng chất lượng, trong khi đó có thể duy trì được các dự án hiện tại ở cơng ty.
Vì lẽ đó một số biện pháp nên được thực hiện như: nâng cao, bồi dưỡng kiến thức, trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên; tổ chức những lớp học đào tạo về các lĩnh vực khác nhau như kinh tế, tài chính, pháp luật, kỹ thuật, các chuyên đề về kỹ năng mềm trong quản lý dự án; xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý hiện tại cũng như kế cận trong tương lai; cần có các chính sách ưu đãi nhằm tăng cường trách nhiệm, ý thức trong công việc của mỗi cán bộ, nhân viên; đối với những tổ chức tư vấn và các chun gia th bên ngồi, cần tạo ra một mơi trường bình đẳng, có những quy định cụ thể nhằm ràng buộc trách nhiệm về kết quả thực hiện dự án đối với các tổ chức tư vấn, chun gia.
Cơng ty phải thiết lập một quy trình tuyển dụng và đãi ngộ hợp lý, rõ ràng và công bằng dựa trên năng lực cá nhân, cũng như đào tạo và đào tạo lại định kỳ cho tất cả các nhà quản lý trong mọi lĩnh vực.
Công ty cũng nên xem xét phân giao nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng, bố trí nhân sự thích hợp, chun mơn phù hợp trong từng mảng công việc, phân rõ trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận. Bên cạnh đó, cũng cần có những quy chế khen thưởng, xử lý nhất định đối với những trường hợp hồn thành tốt cơng việc cũng như những trường hợp chưa làm tốt nhiệm vụ được phân công nhằm tạo ra một cơ chế quản lý giám sát chặt chẽ trong hoạt động.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác quản lý đối với từng nội dung của dự án
3.2.2.1. Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch
Công ty cần chủ động phát triển nguồn vốn tự có và huy động vốn tín dụng, giảm bớt sự phụ thuộc vào vốn của nhà đầu tư. Công việc lập kế hoạch tiến độ cần dựa trên kế hoạch giải ngân vốn và kế hoạch cung cấp nguồn lực, cũng như các bản vẽ thiết kế và bản vẽ thi công, cũng như các rủi ro phải được dự báo để đưa ra các giải pháp tốt nhất hoặc các dự án xây dựng thay thế.
Một số hoạt động đánh giá trước khi lập kế hoạch dự án có thể kể đến:
- Phân tích ảnh hưởng của các bên liên quan đến thành cơng của dự án.
- Phân tích mục đích, mong đợi cũng như quyền lực của họ đối với dự án, các tác động mà họ có thể thực hiện cho dự án.
- Phân tích rủi ro của dự án bao gồm các dự kiến rủi ro có thể xảy ra, ước tính tần suất có thể xảy ra rủi ro, đánh giá tác động của rủi ro đến dự án, đề xuất các biện pháp có thể thực hiện để giảm rủi ro.
- Xác định rõ các cơ chế, nguyên tắc chuyển giao kết quả giữa các giai đoạn của dự án để đảm bảo có được tất cả những hỗ trợ cần thiết cho đơn vị thực hiện giai đoạn tiếp theo của dự án.
Trên cơ sở phân tích đó có thể thấy được những khó khăn và lợi ích khi thực hiện dự án để có những chuẩn bị trước nhằm đảm bảo cho dự án thành cơng.
Hình 3-0-3: Xây dựng kế hoạch dự án
3.2.2.2. Hồn thiện cơng tác quản lý thời gian – tiến độ thực hiện dự án
Công ty phải tăng cường đầu tư nâng cao chất lượng khảo sát, lập nhiệm vụ thiết kế cho các cá nhân, tổ chức có đủ năng lực, uy tín, kinh nghiệm; tập trung tăng cường giao trách nhiệm các biện pháp tháo gỡ khó khăn trong khâu giải phóng mặt bằng; và xây dựng quy trình đấu thầu rõ ràng, minh bạch và phân chia dự án thành các gói thầu hợp lý. Ban điều hành của cơng ty nên bao gồm ít nhất một người lập hồ sơ kinh tế và kỹ thuật có năng lực và kinh nghiệm..
Một phương pháp quản lý hợp lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực hiện dự án. Do đó, tác giả đề xuất sử dụng một số phương pháp quản lý, chẳng hạn như phương pháp sử dụng các mốc thời gian của dự án, phương pháp kiểm tra giới hạn, phương pháp phân tích các giá trị thu được, báo cáo q trình, báo cáo giám sát và các cuộc họp thảo luận về dự án.
Lịch trình cho các dự án nên bao gồm nhiều thứ hơn là chỉ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Các nhà quản lý phải lập kế hoạch cho từng giai đoạn của dự án, từ thực hiện đến phát triển và tất cả các giai đoạn con ở giữa. Lộ trình càng chi tiết, người quản lý càng dễ dàng theo dõi tiến độ của nhóm của mình và các bên liên quan có thể nắm bắt được lộ trình tổng thể một cách chủ động.
Lộ trình dự án được tạo lập qua 4 bước: Bước 1: Xác định nhiệm vụ cần làm
Bước 2: Xác định thuộc tính phụ giữa các nhiệm vụ
Bước 3: Xác định những tài nguyên cần có để làm nhiệm vụ Bước 4: Thời gian xác định hoàn thành
Sau khi kết thúc giai đoạn bàn giao, người quản lý phải lập một danh sách các cơng việc phải hồn thành để hoàn thành việc bàn giao đúng thời hạn. Sau đó, xác định các phụ thuộc nhiệm vụ để xác định nhiệm vụ nào phải được hoàn thành trước. Kết quả là, người quản lý sẽ có thể hồn thành các nhiệm vụ quan trọng trước thời hạn.
Đừng quên tính đến mức độ phụ thuộc khác nhau giữa các công việc của họ, điều này có thể ảnh hưởng đến ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi nhiệm vụ, cũng như toàn bộ dự án. Các thành phần phụ thuộc của nhiệm vụ có thể được định nghĩa như sau: kết thúc trước khi bắt đầu - nhiệm vụ A phải được hồn thành trước khi nhiệm vụ B có thể bắt đầu - hoặc Từ đầu đến cuối - nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ B có thể bắt đầu.
Sau khi các hạng mục cơng việc đã được tổ chức hợp lý, người quản lý sẽ quyết định sử dụng những nguồn lực nào. Điều này rất quan trọng vì nhiều tài ngun có khả năng được sử dụng đồng thời, dẫn đến xung đột lịch trình. Kiểm tra tính khả dụng của tài nguyên và ưu tiên sử dụng tài nguyên để giải quyết vấn đề này.
Xác định mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu để hoàn thành sau khi phân bổ nguồn lực cho mỗi nhiệm vụ. Thời gian hồn thành nhiệm vụ có thể được tính bằng giờ, ngày, tuần, hoặc thậm chí hàng tháng, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án.
Một sai lầm quản lý phổ biến là không cho phép đủ thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ. Khi điều này xảy ra, tất cả các bên liên quan buộc phải làm việc nhanh chóng để hồn thành nhiệm vụ, dẫn đến chất lượng cơng việc thấp hơn.
Người quản lý có thể lập kế hoạch hiệu quả cho từng cơng việc bằng cách tham khảo các dự án có hạng mục cơng việc tương tự nhau. Hơn nữa, khi lập kế hoạch thời gian của mỗi nhiệm vụ, hãy ghi nhớ tính sẵn có của từng nguồn lực cũng như sự chậm trễ do các vấn đề khác.
3.2.2.3. Hồn thiện quản lý chi phí dự án
Cơng ty phải tổ chức nhân sự có kinh nghiệm kiểm sốt sản phẩm, thiết kế và dự toán thi cơng, rà sốt hạng mục chi phí, khối lượng ...; sử dụng hệ thống phần mềm quản lý dự án, phần mềm dự tốn trong q trình quản lý chi phí.
Thực hiện tiến độ giải ngân vốn theo đúng tiến độ thực hiện dự án, tập trung hồn thành dứt điểm từng hạng mục cơng trình, tránh hiện tượng dàn trải vốn, nhanh chóng thu hồi vốn để thanh tốn cho các hạng mục dưới đây. Cán bộ xét duyệt quyết tốn phải có hiểu biết vững chắc về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện công tác quản lý.
Hơn nữa, một số chính sách và quy định về quản lý dự án đã được cải cách nhằm thúc đẩy tính đơn giản, gọn nhẹ và hiệu quả. Thể chế, cơ chế, chính sách khơng ngừng được hồn thiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai dự