2.2.2. Thực trạng các nội dung quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. tư và thương mại Vĩnh Phát.
2.2.2.1. Quản lý kế hoạch dự án
Quản lý kế hoạch dự án ở Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát được tiến hành thông qua bộ phận dự án. Sau khi tham gia hoạt động đấu thầu thành công,
Ban lãnh đạo và Trưởng bộ phận dự án sẽ tiến hành họp bàn để lên kế hoạch xúc tiến, thực hiện dự án cho công ty.
Kế hoạch sau khi được lên khung sẽ có sự tham gia của Bộ phận Thiết kế và Bộ phận điều vận để tiến hành xúc tiến thực hiện.
2.2.2.2. Quản lý phạm vi dự án
Hoạt động quản lý phạm vi dự án thường được gộp chung với hoạt động quản lý kế hoạch dự án ở Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. Tất cả các nhân sự thuộc Ban điều hành, Bộ phận dự án, thiết kế và điều vận đều tham gia cho ý kiến và thống nhất các thông tin liên quan đến thiết kế và đặc tính, chức năng của sản phẩm cần cho cơng trình.
2.2.2.3. Quản lý thời gian
Quản lý thời gian bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo dự án hồn thành đúng lúc.
Ở Cơng ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát, ngoài Ban điều hành và Bộ phận dự án, Bộ phận điều vận, Đội công nhân lắp đặt và đội xe cùng phịng Tài chính sẽ đưa ra phương hướng về quản lý thời gian của dự án, phù hợp với thống nhất với chủ đầu tư.
Dự trù về các mốc thời gian thực hiện sau đó được đưa lên các cơng cụ quản lý dự án để tiến hành hoạt động quản lý, nhắc nhở nhân viên dự án khi đến hạn thực hiện.
2.2.2.4. Quản lý chi phí dự án
Đây là nội dung chứa nhiều tồn tại trong hoạt động quản lý dự án của công ty. Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát có hoạt động quản lý chi phí được thực hiện chủ yếu qua Bộ phận điều vận và phịng Tài chính, tn theo quy trình sau:
Hình 2-0-2: Nội dung hoạt động quản lý chi phí dự án của Cơng ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát
Tuy nhiên, hoạt động quản lý chi phí dự án đơi khi cịn khơng thơng suốt, thiếu hụt các loại hoá đơn, giấy tờ cần thiết cho quản lý chi phí dự án hiệu quả.
Trong khâu thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, dự tốn, tổng dự tốn:
- Tình trạng phê duyệt lại nhiều lần là khá phổ biến hiện nay đối với các dự án nói chung. Nguyên nhân chủ quan do chủ đầu tư muốn triển khai cơng trình nên đã khống chế tổng mức đầu tư để phê duyệt dẫn đến khi chuyển sang giai đoạn đầu tư
phải bổ sung, điều chỉnh nhiều lẫn, hoặc cắt bớt một số hạng mục làm giá trị sử dụng cơng trình khơng đảm bảo mục tiêu ban đầu đề ra.
- Tình trạng thẩm định phê duyệt bổ sung dự toán do thay đổi chế độ đơn giá thiếu nguyên tắc, do kinh nghiệm hạn chế của một số cán bộ thẩm định như việc thẩm định phê duyệt dự tốn bù giá. Điển hình là dự án Trung tâm mua sắm tài sản cơng và thơng tin, tư vấn tài chính.
Trong khâu thanh tốn:
Do sức ép hoạch giải nên xảy ra hiện tượng nghiệm thu thanh toán vượt khối lượng cho nhà thầu để hoàn thành kế hoạch vốn hoặc “ngầm” giữ vốn cho những tháng đầu năm sau (kế hoạch vốn hàng năm thường chậm) thực chất là nghiệm thu trái nguyên tắc tạo nhiều rủi ro trong quản lý chi phí.
2.2.2.5. Quản lý chất lượng
Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát chưa có bộ phận quản lý chỉ tiêu chất lượng của cơng trình. Tất cả các hoạt động quản lý chất lượng đều do Trưởng đội công nhân thi công lắp đặt quản lý và báo lại cho bộ phận điều vận. Việc thiếu hụt các hoạt động nghiệm thu và quản lý chất lượng khiến công ty không thể xử lý những cơng trình địi hỏi số lượng hàng hố lắp đặt lớn, dễ gây phát sinh về chất lượng sản phẩm và lắp đặt tại cơng trình. Điều này cũng khiến cơng ty gặp khó khăn trong việc quản lý các dự án lớn, cần số lượng hàng hoá lớn và yêu cầu lắp đặt nghiêm ngặt.
2.2.2.6. Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý nguồn nhân lực bao gồm các quy trình cần thiết để sử dụng tốt nhất nhân sự của dự án, bao gồm tất cả các bên liên quan của dự án. Quản lý nguồn nhân lực của dự án là khía cạnh quan trọng nhất của dự án và là yếu tố then chốt để quản lý dự án hiệu quả. Sau khi dự án được xác nhận, người quản lý dự án sẽ thực hiện kế hoạch nhân sự và xem xét theo các yêu cầu của dự án.
Quy trình cơ bản của quản lý nguồn nhân lực của Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư Vĩnh Phát gồm:
- Quá trình hoạch định (Lập kế hoạch) nhằm bảo đảm về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực;
- Q trình sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực là quá trình kết hợp sức lao động với tư liệu lao động và đối tượng lao động. Sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả vừa giúp tăng năng suất lao động, vừa tạo lợi thế ổn định trong tổ chức;
- Quá trình kiểm tra, đánh giá nguồn nhân lực tham gia dự án đầu tư xây dựng cơng trình là tổ chức đánh giá kiểm tra công việc, kết quả thực hiện công việc của các cá nhân, tổ chức và xem xét đánh giá lợi ích của họ đối với việc tham gia dự án
Hiện tại, Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát điều phối nhân sự ở tất cả các dự án tuân theo đầy đủ các nội dung sau:
Kế hoạch tổ chức
Đầu vào
Các mặt phân giới của dự án Nhu cầu nhân lực
Các rằng buộc
Công cụ và kỹ thuật
Các dự án tương tự Tài liệu hướng dẫn
Lý thuyết tổ chức
Phân tích của các bên liên quan
Đầu ra
Kế hoạch quản lý nhân lực Sơ đồ chi tiết
Bổ trợ chi tiết
Tuyển nhân viên
Đầu vào
Mơ tả nhóm nhân lực
Các tài liệu hướng dẫn tuyển mộ nhân lực
Công cụ và kỹ thuật
Thỏa thuận Thử việc Tuyển dụng
Đầu ra
Phân công nhân lực dự án Hướng dẫn nhóm dự án
Phát triển đội ngũ
Đầu vào
Nhân lực của dự án Kế hoạch dự án
Kế hoạch quản lý nhân lực
Các báo cáo sử dụng nhân. lực Ý kiến nhận xét từ bên ngồi
Cơng cụ và kỹ thuật
Kỹ năng quản lý tổng hợp Sắp xếp, đào tạo
Đầu ra
Cải thiện các chỉ tiêu sử dụng nhân lực Đánh giá hiệu suất sử dụng lao động
Hình 2-0-3: Nội dung hoạt động quản lý nhân sự của Công ty cổ phần đầu tư và
Do đã có thống nhất về nội dung quản lý nhân sự, quá trình này tại Vĩnh Phát được thực hiện khá đầy đủ. Các quy định về quy trình và nội dung đã được cơng bố, nhân sự thực hiện và báo cáo lại kết quả cho Quản lý dự án. Cơng ty đã khiến hoạt động này được bình thường hố và chun mơn hố, tạo thói quen cho nhân sự của công ty
Tuy vậy, Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát không có đơn vị điều phối nhân sự. Các bộ phận sẽ làm việc trên tinh thần sẵn sàng cao. Bộ phận dự án và điều vận sẽ xem xét nhu cầu nhân sự ở từng giai đoạn. Điều này cũng gây trở ngại do cơng ty khơng có bộ phận chủ yếu điều phối nhân sự. Nhân sự thường được giao việc theo nhu cầu cấp thiết nhất thời, khơng có chuẩn bị trước nên không thể lên kế hoạch và nội dung làm việc, gây khó khăn cho hoạt động quản lý.
2.2.2.7. Quản lý thông tin
Đây là một hoạt động không được chú ý tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. Theo phát biểu từ nhân sự của công ty, Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát khơng có các cơng cụ cơng nghệ thơng tin hỗ trợ hoạt động quản lý thông tin. Công việc được giao chủ yếu qua giấy tờ, tin nhắn và cuộc gọi.
Thông tin giấy tờ của dự án cũng đều được lưu dưới dạng giấy tờ cơ bản. Điều này gây ra các rủi ro về mất hoặc thất lạc thơng tin, giấy tờ. Ngồi ra, việc nhân sự dự án phải chạy theo cơng việc phát sinh mà khơng có kế hoạch cụ thể, không nắm được những đầu công việc, nhân sự liên quan cũng như yêu cầu, báo cáo công việc làm giảm năng suất làm việc, đồng thời tạo khó khăn cho nhân sự trong việc tổng hợp, báo cáo công việc cá nhân cũng như chuẩn bị cho các kế hoạch làm việc về sau.
2.2.2.8. Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro cũng là một trong những hoạt động không được chú trọng tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. Điều này là dễ hình dung do cơng ty khơng có bộ phận quản lý chất lượng, Bộ phận Điều vận thường xuyên phải kiêm thêm các hoạt động quản lý rủi ro khi có u cầu.
Quy trình quản lý rủi ro của Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát chủ yếu nằm ở lĩnh vực tài chính. Do đó, Bộ phận điều vận của cơng ty phải làm việc sát sao với phịng hành chính kế tốn, đồng thời xem xét cùng hoạt động quản lý chi phí để đơn vị thực hiện dự án xuyên suốt.
Hình 2-0-4:Nội dung hoạt động quản lý rủi ro của Công ty cổ phần đầu tư và
thương mại Vĩnh Phát
Quy trình quản lý rủi ro của Vĩnh Phát đơn giản, tinh gọn. Phòng Điều vận trực tiếp tiếp nhận và điều phối xử lý các vấn đề phát sinh trong một dự án.
Tuy vậy, do cơng ty khơng có đơn vị quản lý rủi ro riêng và khơng có các kế hoạch dự phịng chi tiết, hoạt động quản lý rủi ro được thực hiện khá rời rạc, lẻ tẻ. Những vấn đề phát sinh theo dự án sẽ được xử lý khi phát sinh. Tuy nhiên, khơng có hệ thống ghi chép hay hoạt động dự trù nào cụ thể đầy đủ nào được đưa ra. Điều này sẽ gây phát sinh khi có vấn đề xảy ra, khi đơn vị Điều phối phải làm việc hết công suất để dự án có thể hoạt động xuyên suốt.
2.2.2.9. Quản lý đấu thầu
Ở Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát, hoạt động đấu thầu được thực hiện bài bản bởi Ban điều hành và Bộ phận dự án.
Tìm kiếm đối tác
Phịng kinh doanh tìm kiếm các cơ hội
Ban lãnh đạo tham gia quan hệ với bạn hàng, đối tác
Tham gia đấu thầu
Chuẩn bị hồ sơ mời thầu
Tham gia đấu thầu
Trúng thầu
Chuẩn bị hồ sơ, hợp đồng cho chủ thầu Chuẩn bị thơng tin dự án
Hình 2-0-5: Nội dung hoạt động quản lý đấu thầu của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát
Công ty cổ phần Thương mại và đầu tư Vĩnh Phát tiến hành thực hiện các dự án sau khi trúng thầu.
Phòng kinh doanh và Ban giám đốc của công ty là những thành phần tham gia trực tiếp trong quá trình đấu thầu, từ chuẩn bị hồ sơ, tham gia đấu thầu cho đến làm việc với chủ đầu tư và nhà thầu chính. Cơng ty chủ trương hoạt động đấu thầu là xương sống của doanh nghiệp.
Vĩnh Phát đã không ngừng cập nhật, làm mới hồ sơ năng lực cũng như tích cực tìm kiếm những đối tác, đơn vị thầu chính mới, nâng cao năng lực đấu thầu của đơn vị. Nhìn vào tình hình kinh doanh của cơng ty trong năm 2021 có thể thấy phần nào quyết tâm cũng như năng lực của công ty trong hoạt động đấu thầu của đơn vị, bất chấp tình hình dịch bệnh phức tạp.
2.2.3. Thực trạng mơ hình quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tưvà thương mại Vĩnh Phát. và thương mại Vĩnh Phát.
Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát có 2 nhóm dự án. Một là các nhóm dự án trúng thầu có quy mơ dưới 20 tỷ VNĐ, Hai là nhóm các dự án có quy mơ hơn 20 tỷ đồng, được tính là các dự án quy mơ lớn.
Vì tính chất cơng ty làm dự án, các dự án có thể “gối đầu” trong một khoảng thời gian.
Để thực hiện quản lý dự án bài bản nhất, cơng ty kết hợp 2 mơ hình tổ chức quản lý khác nhau.
Cơng ty lựa chọn mơ hình dựa trên chức năng dự án cho các dự án nhóm dưới 20 tỷ. Dự án đầu tư sẽ được giao cho một phòng chức năng cụ thể trong cơ cấu tổng thể dự án căn cứ vào tính chất của dự án. Các thành viên từ các bộ phận khác nhau được huy động để điều hành dự án trong q trình quản lý dự án. Khi nói đến việc thực hiện dự án, mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn của họ. Để thực hiện một dự án, các đơn vị hành chính, kế tốn và thiết kế xây dựng cũng như ban quản lý dự án sẽ tham gia.
Khi sử dụng phương pháp quản lý này, bộ phận chức năng của dự án chỉ được yêu cầu quản lý dự án về mặt hành chính. Các chuyên gia, một chuyên gia có thể làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc.
Các dự án đã được thực hiện của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát trong năm 2021 có một vài dự án được sử dụng mơ hình tổ chức quản lý này, các nhân viên hồn thành tốt cơng tác của mình trong q trình vận hành dự án. Tất cả các dự án của cơng ty có 90% thực hiện đúng tiến độ.
Tuy nhiên, khơng thể tránh khỏi những vấn đề có thể xảy ra trong cơng tác quản lý. Do các nhân viên ở các phịng ban khác nhau và đơi khi thiếu minh bạch thông tin trong q trình trao đổi, các nhân viên kết hợp khơng nhuần nhuyễn. Việc thiếu hụt thông tin cịn khiến xảy ra tình trạng chồng chéo cơng việc, khơng kịp thời xử lý cũng không biết trách nhiệm của nhân sự nào như dự án Trường THCS Nguyễn Văn Huyên. Điều này cũng chứng minh, tuy dự án nhỏ và các phần việc hầu như không khác với các dự án trước nhưng do chịu áp lực thời gian, việc tổ chức quản lý và minh bạch thơng tin khơng kịp thời vẫn có thể dẫn đến dồn công việc cuối giai đoạn, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án.
TTTên hợp đồngTên chủ dự án Tổng giá trị gói thầu Phương pháp quản lý 1 Gói thầu 05/TS1: Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung (đợt 1) năm 2020
Trung tâm mua sắm tài sản cơng
và thơng tin, tư vấn tài chính 66.789.510.000 (Vĩnh Phát: 22.032.235.000) Chun trách 2
Gói thầu: Mua sắm thiết bị không tập trung thuộc dự án: Trường mầm non An Khánh B
Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Hồi Đức 5.226.335.000 Chức năng 3 Gói thầu số 03: Cung cấp, lắp đặt thiết bị thông thường thuộc dự án Xây dựng trung tâm mầm non Hoa Mai, xã Liên Hà
Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Đơng
Anh
4 Gói thầu 04/TS3: Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung (đợt 3) năm 2020
Trung tâm mua sắm tài sản cơng
và thơng tin, tư vấn tài chính 29.892.150.000 (Vĩnh Phát: 11.697.115.000) Chức năng 5 Gói thầu 04/TS4: Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung (đợt 4) năm 2020
Trung tâm mua sắm tài sản công
và thông tin, tư vấn tài chính 50.193.000.000 (Vĩnh Phát: 15.069.308.000) Chức năng 6 Gói thầu 04/TS5: Mua sắm bàn ghế học sinh theo phương thức tập trung (đợt 5) năm 2020
Trung tâm mua sắm tài sản cơng
và thơng tin, tư vấn tài chính 23.057.000.000 (Vĩnh Phát: