3B.2.1 Phương pháp dự tốn ngân sách từ cao xuống thấp
Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính toàn bộ chi phí cũng như
chi phí cho các nhĩm cơng việc lớn của từng dự án. Sau đĩ các thơng số này được chuyển
xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính tốn chi phí
cho từng cơng việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến cấp quản
lý thấp nhất.
Ưu điểm: Tổng ngân sách được dự tốn phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của dự án. Ngân sách đĩ đã được xem xét trong mối quan hệ với các dự án khác, giữa chỉ tiêu cho dự án với khả năng tài chính của đơn vị.
Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự
án, các bộ phận chức năng, địi hỏi phải cĩ sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một
kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một cơng việc khơng dễ dàng. Cĩ sự “cạnh tranh” giữa
các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời
điểm được nhận. Phương pháp dự tốn ngân sách này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa
các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng trong đơn vị. Dự tốn ngân sách của cấp thấp
chỉ bĩ hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên nên nhiều khi khơng phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của dự án.
Quá trình lập ngân sách từ trên xuống được tĩm tắt trong bảng sau
Bảng 1. Quá trình dự tốn ngân sách từ trên xuống
Thứ tự Cấp bậc Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp
thực hiện quản lý
1 Các nhà quản lý Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của tổ chức,
cấp cao các chính sách và những điều kiện ràng buộc về nguồn lực
2 Các nhà quản lý Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ phận chức năng
chức năng phụ trách
3 Các nhà quản lý Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và từng cơng
dự án việc cụ thể
3B.2.2 Phương pháp dự tốn ngân sách từ thấp đến cao
Ngân sách được dự tốn từ thấp đến cao, từ các bộ phận (chức năng, quản lý dự án)
theo các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn cĩ ở từng cấp quản lý,
trước tiên tính tốn ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng cơng việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoản mục và đơn giá được duyệt. Nếu cĩ sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhĩm dự tốn, giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng. Tổng hợp
kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và cơng việc tạo thành ngân sách chung tồn bộ dự án.
Ưu điểm: Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các
cơng việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết. Phương pháp dự
tốn này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự tốn ngân sách.
Nhược điểm: Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải cĩ danh mục đầy
đủ các cơng việc của dự án. Trong thực tế điều này khĩ cĩ thể đạt được. Các nhà quản lý cấp
cao khơng cĩ nhiều cơ hội kiểm sốt quá trình lập ngân sách của cấp dưới.
Quá trình lập ngân sách từ dưới lên được trình bày trong bảng
sau Bảng 2. Quá trình lập ngân sách từ dưới lên
Thứ tự Cấp bậc Nội dung chuẩnbị ngân sách ở từng cấp
thực hiện quản lý
1 Các nhà quản lý Xây dựng khung ngân sách, xác định mục tiêu và lựa chọn
cấp cao dự án
2a Các nhà quản lý Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho từng bộ
chức năng phận chức năng phụ trách
2b Các nhà quản lý Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng cơng việc dự
dự án án gồm cả chi phí nhân cơng, nguyên vật liệu…
3 Các nhà quản lý Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách dài hạn
cấp cao
3B.2.3 Phương pháp kết hợp
Để dự tốn ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình. Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự tốn ngân sách xuống các cấp thấp hơn (tổ, nhĩm...). Việc xây dựng ngân sách được thực hiện ở các cấp. Sau đĩ, quá trình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Ngân sách chi tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đĩ tổng hợp thành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị.
Đồng thời, với việc chuyển yêu cầu lập dự tốn ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dưới những thơng tin liên quan như: khả năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những cơng việc được ưu tiên cao, cơng việc khơng được ưu tiên... làm cơ sở cho các cấp lập dự tốn ngân sách chính xác. Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết. Sau khi được duyệt sơ bộ, các trưởng phịng chức năng và giám đốc dự án tiếp tục điều chỉnh ngân sách của các bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.
Ưu điểm: Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý, do đĩ, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.
Nhược điểm: Quá trình lập dự tốn kéo dài và tốn nhiều thời gian. Mặc dù cĩ thêm
thơng tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị mình nhưng họ vẫn cĩ xu hướng dự
tốn cao hơn.
3B.2.4 Dự tốn ngân sách theo dự án
Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự tốn ngân sách trên cơ sở các khoản thu
và chi phát sinh theo từng cơng việc và được tổng hợp theo dự án.
Các bước thực hiện:
Dự tính chi phí cho từng cơng việc dự án Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp.
Dự tính chi phí cho từng năm và cả vịng đời dự án.
3B.2.5 Dự tốn ngân sách theo khoản mục và cơng việc
1. Lập ngân sách theo khoản mục:
Lập ngân sách theo khoản mục thường được áp dụng cho các bộ phận chức năng vì là
bộ phận gián tiếp trong ban quản lý dự án. Theo phương pháp này, việc dự tốn được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước và cho từng khoản mục chi tiêu, sau đĩ tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức.
2. Dự tốn ngân sách theo cơng việc:
Ngân sách theo cơng việc cĩ thể xem là loại ngân sách tác nghiệp. Việc dự tốn chi phí
cho các cơng việc chính xác, hợp lý cĩ ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, xác định nhu
cầu chi tiêu trong từng thời kỳ, gĩp phần thực hiện đúng tiến độ thời gian. Ngân sách cơng
việc được lập trên cơ sở phương pháp phân tách cơng việc và được thực hiện qua các bước
sau:
Bước 1. Chọn một hoạt động (cơng việc) trong cơ cấu phân tách cơng việc để lập dự tốn chi phí.
Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho cơng việc (tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh
tế…)
Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bước sau:
Bước 3. Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện cơng việc. Bước 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp.
Bước 5. Xem xét những tác động cĩ thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian. 53
Bước 6. Tính tốn chi phí thực hiện cơng việc đĩ. Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau:
Bước 3. Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng cơng việc.
Bước 4. Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những địi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoàn thiện cơng việc.
Bước 5. Tính tốn chi phí thực hiện cơng việc
Nếu khơng bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau: Bước 3. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho cơng việc. Bước 4. Tính tốn chi phí thực hiện cơng việc.
3. Xác định tổng dự tốn:
Trên cơ sở kỹ thuật phân tách cơng việc và sơ đồ mạng, tổng mức dự tốn của dự án được xác định theo các bước sau:
Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi cơng việc và hạng mục cơng việc.
Dự tốn quy mơ các khoản mục chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí văn phịng, chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng, tiền cơng ngoài giờ và các khoản chi phí khác). Phân bổ
các loại chi phí này cho từng cơng việc theo các phương pháp hợp lý.
Tổng hợp dự tốn kinh phí cho dự án