2.1. Khái quát về Cục Sở hữu trí tuệ
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức (phụ lục)
Cục SHTT có 17 đơn vị trực thuộc, trong đó có 15 đơn vị làm việc tại Cơ quan Cục (384-386, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội) và 2 Văn phòng Đại diện của Cục tại thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Đà Nẵng. Cơ cấu tổ chức Cục SHTT theo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Cục SHTT (Ban hành kèm theo Quyết định số 2525/QĐ- BKHCN ngày 04/09/2018 của Bộ trưởng Bộ KH&CN) bao gồm:
-Các đơn vị giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lí nhà nước: Văn phòng Cục; Phòng Kế hoạch – Tài chính; Phòng Tổ chức cán bộ; Phòng Đăng ký; Phòng Pháp chế và Chính sách; Phòng Hợp tác quốc tế; Phòng Thực thi và Giải quyết khiếu nại; Văn phòng Đại diện Cục SHTT tại thành phố Hồ Chí Minh; Văn phòng Đại diện Cục SHTT tại thành phố Đà Nẵng;
-Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục: Trung tâm Thẩm định Sáng chế; Trung tâm Thẩm định Kiểu dáng công nghiệp; Trung tâm Thẩm định Nhãn hiệu; Trung tâm Thẩm định Chỉ dẫn địa lí và Nhãn hiệu quốc tế; Trung tâm Thẩm định sau cấp Văn bằng bảo hộ; Trung tâm Thông tin SHCN; Trung tâm Công nghệ thông tin; Trung tâm Nghiên cứu, Đào tạo và Hỗ trợ, Tư vấn.
2.1.3.Tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp.
2.1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp. a) Hồ sơ đơn Sáng chế/ giải pháp hữu ích. a) Hồ sơ đơn Sáng chế/ giải pháp hữu ích.
Sáng chế/ giải pháp hữu ích là sản phẩm, quy trình công nghệ, do con người tạo ra chứ không phải là những gì (đã tồn tại trong thiên nhiên) được con người phát hiện ra. [5].
Thuộc tính cơ bản của sáng chế/ giải pháp hữu ích là đặc tính kỹ thuật bởi vì sáng chế/ giải pháp hữu ích là giải pháp kỹ thuật, tức là biện pháp kỹ thuật giải quyết một vấn đề.
Trong hồ sơ đơn Sáng chế bao gồm:
- Trang đầu tiên: Được dán ở ngoài cùng của bìa hồ sơ đó là trang tóm tắt về sáng chế, gồm các thông tin về ngày nộp đơn, ngày ưu tiên, ngày cấp bằng (nếu
sáng chế được bảo hộ), số văn bằng, thông tin về tác giả sáng chế, người nộp đơn và đại diện sở hữu công nghiệp (nếu có), dữ liệu kỹ thuật và phân loại. (ảnh)
- Bản mô tả: Mô tả chi tiết về sáng chế đến mức mà người có cùng trình đô trong cùng lĩnh vực có thể thực hiện được sáng chế theo bản mô tả và hình vẽ. Trong thực tế, có những đối tượng ví dụ như trình tự gen đối với sáng chế thuộc lĩnh vực công nghệ sinh học cần phải có các tài liệu hỗ trợ thêm bằng đĩa CD hoặc các phương tiện lưu giữ khác tách biệt với tài liệu sáng chế.
Có những bản mô tả của một đơn sáng chế lên tới hàng nghìn trang giấy A4, cho nên một hồ sơ đơn sáng chế rất dày chiếm nhiều diện tích kho tàng lưu trữ. Trong một hồ sơ đơn sáng chế, bản mô tả này thường có 03 bản: 01 bản nộp khi chủ đơn đến nộp đơn - bản này sẽ được bổ sung sửa chữa những lỗi chuyên môn cần thiết trong quá trình thẩm định đơn; 01 bản hoàn chỉnh đã được sửa chữa và được công nhận để được bảo hộ độc quyền và là căn cứ để quyết định cấp bằng độc quyền sáng chế; 01 bản chính kèm theo quyết định cấp văn bằng bảo hộ sáng chế.
- Yêu cầu bảo hộ: Xác định phạm vi bảo hộ. Nhìn chung, đây được coi là nội dung quan trọng nhất của sáng chế. Điều quan trọng là yêu cầu bảo hộ phải được soạn thảo tốt, nêu chính xác các nội dung mới của sáng chế… và được minh họa bằng bản vẽ.
- Hình vẽ: Minh họa các chi tiết kỹ thuật của sáng chế.
- Báo cáo tra cứu: gồm danh mục các sáng chế, sách, báo, tài liệu hội thảo … có liên quan đến sáng chế đang được xem xét. Đây có thể là những thông tin có ý nghĩa lớn đối với một sáng chế.
- Các quyết định, công văn trả lời của cơ quan sáng chế có liên quan đến sáng chế.
- Chứng từ nộp phí, lệ phí.
- Và các tài liệu có liên quan khác: Tờ khai, giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh…
b) Hồ sơ đơn Kiểu dáng công nghiệp
Kiểu dáng công nghiệp là hình dáng bên ngoài của sản phẩm, được thể hiện bằng đường nét, hình khối, màu sắc hoặc sự kết hợp những yếu tố này.
Sản phẩm mang kiểu dáng công nghiệp được hiểu là đồ vật, dụng cụ, thiết bị, phương tiện... thuộc mọi lĩnh vực, có kết cấu và chức năng nhất định, được sản xuất và lưu thông độc lập.
Trong hồ sơ đơn kiểu dáng công nghiệp bao gồm các tài liệu:
- Trang đầu tiên: Được gián ở ngoài cùng của bìa hồ sơ đó là trang tóm tắt về Kiểu dáng công nghiệp, gồm các thông tin về ngày nộp đơn, ngày ưu tiên, ngày cấp bằng (nếu kiểu dáng được bảo hộ), số bằng, thông tin về tác giả, người nộp đơn và đại diện sở hữu công nghiệp (nếu có), dữ liệu kỹ thuật và phân loại. (ảnh)
- Bản mô tả kiểu dáng công nghiệp.
- Bộ ảnh chụp hoặc bộ bản vẽ kiểu dáng công nghiệp ít nhất 05 bộ. - Chứng từ nộp phí, lệ phí.
- Các quyết định, công văn trả lời của cơ quan sáng chế có liên quan đến kiểu dáng công nghiệp.
- Và các tài liệu có liên quan khác: Tờ khai, giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh…
c) Hồ sơ đơn Nhãn hiệu
Nhãn hiệu là những dấu hiệu của một doanh nghiệp (hoặc tập thể các doanh nghiệp) dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của mình với hàng hóa, dịch vụ cùng loại của các doanh nghiệp khác. [5].
"Nhãn hiệu" là thuật ngữ để chỉ chung nhãn hiệu hàng hóa và nhãn hiệu dịch vụ.
Dấu hiệu dùng làm nhãn hiệu có thể là từ ngữ, hình ảnh hoặc từ ngữ kết hợp với hình ảnh được thể hiện bằng một hoặc nhiều màu sắc.
Với chức năng của công cụ marketing - truyền đạt tới người tiêu dùng uy tín của sản phẩm dịch vụ mang nhãn hiệu được hình thành bởi trí tuệ mà doanh nghiệp đầu tư cho sản phẩm dịch vụ đó - nhãn hiệu được pháp luật coi là tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.
Trong hồ sơ đơn nhãn hiệu bao gồm các tài liệu: - Mẫu nhãn hiệu theo định dạng cụ thể được yêu cầu.
- Các tài liệu đối chứng có liên quan đến đơn nhãn hiệu. - Chứng từ nộp phí, lệ phí.
- Các quyết định, công văn trả lời của cơ quan sáng chế có liên quan đến nhãn hiệu.
- Và các tài liệu có liên quan khác: Tờ khai, giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh…
d) Một số hồ sơ đơn liên quan đến đơn SHCN sau khi đã được cấp văn bằng bảo hộ:
- Hồ sơ đơn gia hạn: Sau khi đơn được cấp văn bằng bảo hộ, có 2 loại hồ sơ đơn đó là hồ sơ đơn Nhãn hiệu và hồ sơ đơn Kiểu dáng công nghiệp (hồ sơ đơn đã được cấp văn bằng bảo hộ) được phép gia hạn trong một thời gian nhất định bằng việc nộp một khoản phí qui định.
Trong hồ sơ này gồm những tài liệu: Tờ khai; giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh, phiếu thẩm định đơn và các loại công văn quyết định liên quan đến hồ sơ đơn.
- Hồ sơ đơn sửa bằng: Trong quá trình hoạt động kinh doanh của chủ đơn có sự thay đổi về địa chỉ liên lạc hoặc có sự thay đổi khác thì việc sửa thông tin trong hồ sơ đơn được thực hiện bằng việc này.
Trong hồ sơ đơn sửa bằng gồm có các tài liệu: Tờ khai; giấy ủy quyền, giấy đăng ký kinh doanh, phiếu thẩm định đơn và các loại công văn quyết định liên quan đến hồ sơ đơn.
- Hồ sơ đơn chuyển nhượng: Là bán hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ là chủ sở hữu bán toàn bộ độc quyền đối với sáng chế được bảo hộ và một người hoặc pháp nhân khác mua các độc quyền đó. Các nguyên tắc và đặc điểm tương tự cũng được áp dụng đối với việc chuyển nhượng các đối tượng sở hữu công nghiệp khác (ví dụ, nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp.
- Hồ sơ đơn Li-xăng (chuyển giao quyền sử dụng): Đó là việc chủ sở hữu sáng chế được bảo hộ cho phép một người hoặc pháp nhân thực hiện một hoặc nhiều hành vi trong phạm vi các độc quyền đối với sáng chế của mình. Khi được chủ sở hữu cho phép có nghĩa là “li-xăng” đã được cấp.
Trong một hồ sơ đơn sở hữu công nghiệp có rất nhiều tài liệu có liên quan đến hồ sơ đơn đó, mỗi một tài liệu tương ứng với một qui trình xử lý đơn, thậm chí một qui trình có nhiều văn bản khác nhau. Qui trình xử lý đơn tác giả sẽ trình bày tại phần
2.1.3.2. Qui trình xử lý đơn sở hữu công nghiệp
Bước 1: Nộp đơn.
Bước 2: Thẩm định hình thức.
Bước 3: Thông báo kết quả thẩm định hình thức. Bước 4: Công bố đơn hợp lệ.
Bước 5: Thẩm định nội dung đơn.
Bước 6: Thông báo kết quả thẩm định nội dung đơn. Bước 7: Yêu cầu nộp lệ phí.
Bước 8: Cấp văn bằng bảo hộ, đăng bạ. Bước 9: Công bố văn bằng bảo hộ.
2.1.3.3. Đặc điểm tài liệu lưu trữ sở hữu công nghiệp.
Hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ thuộc nhóm tài liệu khoa học - công nghệ, có tính chuyên môn đặc thù, hồ sơ tài liệu là những mô tả sáng chế, bản vẽ sơ đồ, tài liệu là những dạng ảnh của hồ sơ kiểu dáng công nghiệp.
Toàn bộ hồ sơ tài liệu là dạng giấy thường khổ A4, chất liệu giấy không được tốt, đặc biệt những tài liệu cũ từ những năm 80 – 90 của Cục đã xuống cấp, giấy bị ố vàng, giòn, mực bị mờ, các trang giấy bị dính vào nhau gây nên tình trạng tài liệu bị xuống cấp trầm trọng.
Tài liệu sở hữu công nghiệp dưới dạng hồ sơ đơn, đặc biệt là hồ sơ đơn về sáng chế rất dày (có bản mô tả sáng chế chiếm đến 1000 trang giấy A4). Số lượng về hồ sơ đơn Nhãn hiệu hàng hóa rất nhiều, hiện tại khoảng hơn 400.000 đơn.
Số lượng: Tính đến hết ngày 31/12/2017, Cục SHTT đã tiếp nhận 102.332 đơn các loại, trong đó: [7].
- 58.877 đơn đăng ký xác lập quyền SHCN (tăng 1,1% so với năm 2016), bao gồm: 5.382 đơn sáng chế (SC); 434 đơn giải pháp hữu ích (GPHI); 2.741 đơn kiểu dáng công nghiệp (KDCN); 43.970 đơn nhãn hiệu quốc gia; 6.219 đơn nhãn hiệu
quốc tế đăng ký qua hệ thống Madrid; 9 đơn chỉ dẫn địa lý (CDĐL); 2 đơn đăng ký thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn; 120 đơn đăng ký quốc tế có nguồn gốc Việt Nam (10 đơn sáng chế, 110 đơn nhãn hiệu);
- 43.455 đơn khác, bao gồm: Sửa đổi đơn: 2.578; chuyển nhượng đơn: 1.116; cấp lại văn bằng bảo hộ (VBBH): 1.741; gia hạn hiệu lực VBBH: 11.739; gia hạn đăng ký quốc tế: 3.862; sửa đổi VBBH: 6.867; duy trì hiệu lực VBBH: 7.141; chuyển nhượng VBBH: 2.546; chuyển giao quyền sử dụng: 611; chấm dứt/huỷ bỏ hiệu lực VBBH: 329; khiếu nại: 1.318; tra cứu: 291; phản đối cấp VBBH: 1.359; các loại đơn khác: 1.957.
2.1.3.4. Giá trị tài liệu lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ.
Tài liệu lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ là tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ, có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của Cục về lĩnh vực sở hữu trí tuệ.
Tài liệu này có tác dụng hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân triển khai ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn cuộc sống. Kết quả của những nghiên cứu khoa học thường đưa đến những sản phẩm mới, những công nghệ mới hoàn hảo hơn, phục vụ con người tốt hơn. Chính những tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học đưa lại cho con người những tri thức mới, sản xuất ra nhiều của cải vật chất cho xã hội cho nên nó được sử dụng rộng rãi….
2.2. Tình hình thực tế về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ.
2.2.1.Về công tác quản lý hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ.
Xây dựng và ban hành các văn bản qui định, hướng dẫn về công tác lưu trữ là nội dung quan trọng trong quản lý công tác lưu trữ tại một cơ quan, tổ chức. Nhiệm vụ này nhằm cụ thể hóa các qui định của Nhà nước về công tác lưu trữ và giúp cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong hoạt động hàng ngày phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.
Trong quá trình đó, Cục Sở hữu trí tuệ đã xây dựng và ban hành một số các văn bản sau:
Quyết định số 188/QĐ-SHTT ngày 12 tháng 02 năm 2009 Quy chế công tác văn thư và lưu trữ. [6]
Trong bản quy chế này qui định về lưu trữ bao gồm các nội dung: thu thập, phân loại, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đánh giá, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Về trách nhiệm quản lý: Chánh Văn phòng Cục giúp Cục trưởng quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ trong phạm vi Cục. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ tại đơn vị mình quản lý. Mọi cán bộ, công chức, viên chức đều có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này cũng như quy định hiện hành của Bộ Khoa học và công nghệ, và qui định của pháp luật.
Trong công việc phải tuân thủ việc bảo vệ bí mật thông tin theo qui định của Nhà nước.
Cục Sở hữu trí tuệ phải thực hiện báo cáo thống kê theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ và báo cáo tổng hợp gửi về Bộ Khoa học và công nghệ.
Và qui trình quản lý tác nghiệp công tác văn thư và lưu trữ được yêu cầu theo Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008.
2.2.2.Thực trạng về các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ.
2.2.2.1. Hoạt động thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Việc thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của cán bộ, nhân viên trong và ngoài Cục đến khai thác .
Công tác thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được tiến hành thường xuyên và đều đặn 4 lần/1 tháng từ các đơn vị trực thuộc Cục. Nguồn tài liệu thu thập chủ yếu từ các đơn vị: Phòng Đăng ký, Trung tâm Sáng chế, Trung tâm Nhãn hiệu. Các loại tài liệu được giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan là các hồ sơ đơn liên quan đến đơn xác lập quyền sở hữu trí tuệ và các loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Cục. Các loại tài liệu này khi được giao nộp vào kho cũng đã được sắp sếp trật tự theo số thứ tự, nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu.
Như trên tác giả đã trình bày đến số lượng hồ sơ tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ Cục là rất lớn. Ngoài các hồ sơ tài liệu đã thống kê phần trên thì còn có những hồ sơ, tài liệu hiện đang lưu giữ tại các đơn vị như: Hồ sơ tài liệu tổ chức cán bộ, Hồ sơ đơn giải quyết khiếu nại (liên quan đến đơn Sở hữu công nghiệp), và các hồ sơ công việc của các đơn vị.
Nói chung, việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị chưa được triệt để, vẫn còn tình trạng hồ sơ tài liệu được lưu trữ tại các đơn vị. Nguyên nhân do khối hồ sơ tài liệu về sở hữu công nghiệp là quá lớn, không đủ diện tích kho tàng để bố trí khoa học, và cũng do nguồn nhân lực không đủ để có thể đáp ứng được công việc.
2.2.2.2. Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ