Một VBQPPL khi ban hành, cơ quan, người cú thẩm quyền ban hành văn bản cần phải căn cứ vào hai loại văn bản: văn bản quy định thẩm quyền hỡnh thức văn được ban hành và văn bản quy định thẩm quyền về nội dung được điều chỉnh.
Chẳng hạn, để ban hành quyết định về ban hành đơn giỏ cỏc loại đất trờn địa bàn tỉnh, cơ quan ban hành VBQPPL cần căn cứ những văn bản sau:
+ Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 + Căn cứ Luật Đất đai năm 2003
+ Căn cứ Nghị định số 188/NĐ-CP ngày 16/11 /2004 của Chớnh phủ quy định về phương phỏp xỏc định giỏ đất cỏc loại;
+ Theo đề nghị của Sở Tài chớnh….
Tuy nhiờn, trong thực tiễn cho thấy HĐND, UBND ban hành văn bản sai căn cứ là hết sức phổ biến. Cỏc văn bản sai về căn cứ phỏp lý thường xảy ra trong trường hợp cơ quan xõy dựng, soạn thảo văn bản đó viện dẫn căn cứ hết hiệu lực phỏp luật hoặc văn bản được lấy làm căn cứ đó được thay thế bằng một văn bản khỏc hoặc viện dẫn thiếu căn cứ phỏp lý (khụng căn cứ vào văn bản quy định về thẩm quyền ban hành, khụng căn cứ vào văn bản điều chỉnh nội dung văn bản) hoặc căn cứ vào văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới.
Theo Luật ban hành VBQPPL, Luật ban hành VBQPPL của HĐND và UBND, Nghị định 40/2010/NĐ-CP ngày 12/4/2010 và được cụ thể húa tại Thụng tư số 20/2010/TT-BTP ngày 30/11/2010 của Bộ Tư phỏp về hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 40/2010/NĐ-CP quy định: Căn cứ phỏp lý làm cơ sở để ban hành VBQPPL là VBQPPL của cơ quan Nhà nước cấp trờn
đang cú hiệu lực tại thời điểm ban hành văn bản đú hoặc văn bản đó ký ban hành, thụng qua vào thời điểm ban hành văn bản.
Song trong thực tế, một số văn bản do HĐND, UBND tỉnh ban hành và rất nhiều văn bản do UBND cấp huyện và cấp xó ban hành vẫn cũn căn cứ những văn bản đó hết hiệu lực phỏp lý thi hành và đó được thay thế bởi một văn bản khỏc, vớ dụ: Căn cứ Luật đất đai 1993, căn cứ Luật Khoỏng sản năm 1996 và sửa đổi năm 2005, căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND năm 1994, Phỏp lệnh cỏn bộ, cụng chức năm 1998, Nghị định số 29/1998/NĐ-CP ngày 11/05/1998 của Chớnh phủ về việc ban hành quy chế thực hiện dõn chủ ở xó,... Cú nơi HĐND và UBND ban hành văn bản nhưng lại khụng căn cứ vào Luật tổ chức HĐND và UBND, trong khi đõy là văn bản cú giỏ trị phỏp lý cao nhất quy định chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản hoặc cú ghi căn cứ, nhưng lại khụng ghi rừ tờn văn bản và ngày thỏng ban hành.
Cú những văn bản khi được ban hành lại căn cứ vào cả những văn bản khụng trực tiếp điều chỉnh đến nội dung văn bản ban hành (viện dẫn căn cứ phỏp lý khụng đỳng), như: Văn bản về dự toỏn thu chi ngõn sỏch lại căn cứ vào Luật đất đai; văn bản quy định về trỡnh tự thủ tục thu hồi đất, giao đất lại căn cứ vào Luật Doanh nghiệp, Luật đầu tư...).
Cú nơi UBND huyện ban hành Quyết định lại căn cứ vào Quyết định của Chủ tịch UBND; hoặc Nghị quyết của HĐND, Quyết định của UBND huyện lại căn cứ vào Tờ trỡnh hoặc Cụng văn của HĐND, UBND cấp xó, mà đỳng ra trong trường hợp này phải là "xột đề nghị" hoặc "theo đề nghị" thỡ đỳng hơn.
Ngoài ra, khụng ớt văn bản được chớnh quyền địa phương ban hành sai căn cứ do sử dụng văn bản khụng phải là VBQPPL làm căn cứ ban hành. Cỏc căn cứ được sử dụng trong trường hợp này thường là: căn cứ vào cụng văn,
thụng bỏo ý kiến chỉ đạo của Tỉnh ủy, hay căn cứ vào kế hoạch của Ban chấp hành Trung ương Đảng, căn cứ vào kết luận của Ủy ban thường vụ Tỉnh ủy… Theo quy định của phỏp luật phải căn cứ vào VBQPPL của cơ quan nhà nước cấp trờn đang cũn hiệu lực thi hành.
Cú trường hợp HĐND, UBND cấp huyện ban hành VBQPPL mà khụng cú căn cứ vào văn bản điều chỉnh về nội dung văn bản, chẳng hạn: Nghị quyết về việc phờ duyệt đề ỏn thành lập trường và đặt tờn trường. Nghị quyết này chỉ căn cứ vào một văn bản duy nhất là Luật tổ chức HĐND và UBND và đề nghị của UBND huyện mà khụng căn cứ vào VBQPPL chuyờn ngành mà nội dung của Nghị quyết này phải tuõn thủ là Luật giỏo dục năm 2005, Nghị định 75/2006/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật giỏo dục; Nghị quyết về thu chi ngõn sỏch, nhưng khụng căn cứ vào Luật ngõn sỏch năm 2002; Nghị quyết về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất khụng căn cứ vào Luật Đất đai năm 2003 Hoặc cú một số Quyết định của của UBND chỉ căn cứ vào Luật tổ chức HĐND và UBND mà khụng ghi căn cứ vào văn bản trực tiếp điều chỉnh nội dung Quyết định, Vớ dụ: Quyết định quy định về tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, thuyờn chuyển đối với cỏn bộ, cụng chức, viờn chức nhưng lại khụng căn cứ vào Luật cỏn bộ, cụng chức năm 2008, Nghị định
116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cỏn
bộ, cụng chức trong cỏc đơn vị sự nghiệp của Nhà nước; Quyết định về quy
định trỡnh tự, thủ tục cấp giấy phộp đăng ký kinh doanh khụng căn cứ vào
Luật doanh nghiệp;...