II. CÁC PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÍ TẠI CÔNG
2. Hoàn thiện chức năng nhiệmvụ của bộ máy quản lý:
Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã được
64
kiện toàn, nhưng Công ty chưa phân rõ được hiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao.
Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở Công ty và tìm hiểu phân tích công việc của các Trưởng phòng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trưởng phòng.
2.1. Phòng kinh doanh:
* Trưởng phòng kinh doanh.
- Chức năng:
+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
+ Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khập.
+ Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh.
- Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch kinh doanh của Công ty và của phòng trình TGĐ phê duyệt.
+ Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt động xúc tiến bán hàng.
+ Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để hực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
- Báo cáo:
Trưởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho TGĐ. * Các nhân viên trong phòng.
Hai nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo sự chỉ đạo của trưởng
65
phòng; Thu thập các thông tin về đặc điểm khách hàng, các yêu cầu của khách hàng; Phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng kinh doanh; Tìm kiếm thông tin về khách hàng và thực hiện giới thiệu sản phẩm của Công ty trên mạng; Ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng.
Nhân viên chịu trách nhiệm về xuất nhập khẩu: Thực hiện các thủ tục để xuất khẩu các sản phẩm của Công ty và nhập khẩu các thiết bị và máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất, ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của trưởng phòng.
2.2. Trưởng phòng tài chính kế toán: - Chức năng: - Chức năng:
+ Tham mưu cho TGĐ công ty về công tác tài chính kế toán.
+ Tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn Công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ quá trình vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Công ty và công tác quản lý kinh tế tài chính.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán.
+ Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo các quy định kế toán của Công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước.
+ Nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống.
66
+ Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ và xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
+ Thực hiện công tác tài chính tín dụng.
+ Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế thuộc phạm vi của phòng.
- Báo cáo:
Kế toán trưởng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho TGĐ. Các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức danh công việc của mình và theo sự chỉ đạo của trưởng phòng.
2.3. Trưởng phòng kỹ thuật. - Chức năng: - Chức năng:
+ Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng kỹ thuật.
+ Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình công nghệ mới. + Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu.
- Nhiệm vụ chính:
+ Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực hiện việc lập dự toán, triển khai các hợp đồng.
+ Lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng.
+ Lên kế hoạch thuê tầu phụ
+ Cung cấp thông số kỹ thuật, các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu.
67
- Báo cáo: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho Giám đốc điều hành.
2.4. Trưởng phòng vật tư thiết bị.
- Chức năng:
+ Lập kế hoạch mua vật tư.
+ Tiến hành thương thảo về giá cả và điều kiện mua hàng. + Ký các đơn mua vật tư, thiết bị và dụng cụ được uỷ quyền. - Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch và tiến hành mua vật tư và thiết bị cho Nhà máy.
+ Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với chính sách mua vật tư và thiết bị của Công ty.
+ Lập báo cáo tuần và tháng gửi Giám đốc điều hành.
+ Tham gia công tác quản lý kho, tìm các biện pháp cải tiến công tác quản lý kho.
- Báo cáo: Trưởng phòng vật tư báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình cho Giám đốc điều hành.
Còn các nhân viên trong phòng tuân theo sự chỉ đạo của trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ được giao như tiến hành thiết kế sản phẩm, bóc tách vật tư ....