Theo Shimon L.Dolan và Randall S.Schuler (1994) “Hoạch định NNL là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và các chƣơng trình nhằm bảo đảm tổ chức sẽ có đúng số lƣợng, đúng số ngƣời đƣợc bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng
chỗ”. Muốn vậy, cần xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch về số lƣợng hợp lý, cơ cấu NNL, nhu cầu về chất lƣợng, năng lực tại các vị trí chức danh.
“Hoạch định NNL là một tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dƣới những điều kiện thay đổi và triển khai các chính sách, biện pháp nhằm thỏa mãn các nhu cầu đó…” Nguyễn Thanh Hội (1999). Quan điểm này nhấn mạnh hoạt động hoạch định là một tiến trình diễn ra liên tục và gắn liền với các thay đổi vận động của tổ chức, doanh nghiệp nhƣ chiến lƣợc và kế hoạch sản xuất kinh doanh, xu thế kinh tế trong nƣớc, thế giới và các lĩnh vực liên quan đến ngành nghề mà tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động. Từ các kết quả đánh giá này, tổ chức, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh quy hoạch số lƣợng và cơ cấu NNL, tuyển dụng lao động hoặc bố trí sắp xếp, thuyên chuyển lao động cho phù hợp với trình độ chuyên môn phù hợp.
Việc đánh giá kết quả thực hiện chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực thời k trƣớc cũng khá quan trọng. Cần xem xét các mục tiêu hay chƣơng trình nào chƣa hoàn thành và có nên tiếp tục đặt ra để theo đuổi nữa hay không. Qua việc đánh giá cũng rút ra đƣợc những kinh nghiệm làm trong chiến lƣợc và nhìn nhận lại năng lực của đội ngũ làm chiến lƣợc. Nhƣng để làm tốt công việc này luôn cần xây dựng đƣợc những thang đo hiệu quả.
Ngoài ra, công tác hoạch định NNL còn phải có chức năng dự báo đƣợc yêu cầu về số lƣợng, cơ cấu và chất lƣợng, mức năng lực cần có của NNL phục vụ yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp từ đó đƣa ra kế hoạch phát triển NNL dài hạn. Sự gia tăng số lƣợng con ngƣời trong nguồn nhân lực phải phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp, từ yêu cầu công việc, yêu cầu nâng cao hiệu quả sử dụng của nguồn lực, quy trình công nghệ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị cơ cấu nguồn nhân lực cho phù hợp, thể hiện ở số lƣợng, cơ cấu độ tuổi, cơ cấu giới tính, trình độ và sự phân bố của nguồn nhân lực tại các bộ phận trong doanh nghiệp. Sự phát triển quá nhiều hay quá ít, tạo ra sự dƣ thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu đều là sự phát triển bất hợp lý, gây trở ngại cho việc sử
dụng nguồn nhân lực. Khi có quy mô và có cơ cấu lao động phù hợp, doanh nghiệp lại vừa sử dụng có hiệu quả từng ngƣời lao động, vừa kích thích đƣợc tính tích cực lao động của ngƣời lao động. Điều này có ý nghĩa rất lớn khi chiến lƣợc, mục tiêu, điều kiện kinh doanh thay đổi thì cơ cấu nguồn nhân lực phải thay đổi tƣơng ứng.