1.4 .Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc
1.5. Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban dân tộc
Số hoá tài liệu lưu trữ nhằm chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường “tín hiệu tương tự” (analog) sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số (digital). Mục tiêu số hoá tài liệu lưu trữ nhằm xử lý các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được tối ưu. Muốn đạt được những mục tiêu đó, các kho lưu trữ phải thực hiện các thao tác thuộc quy trình số hoá tài liệu là chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số. Việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu mà còn trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của quá trình tổ chức thực hiện công tác dân tộc:
Một à, s h tài i u sẽ g p ph n éo ài tuổi thọ c tài i u u tr n g c: Đây là giải pháp thực hiện quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ một cách có chất lượng và hiệu quả cao. Thông qua việc tạo ra tài nguyên số từ chính các bản tài liệu gốc, số hóa tài liệu đã trực tiếp giảm việc khai thác, sử dụng tài liệu, góp phần bảo quản bản tài liệu gốc.
Hai là, s h tài i u sẽ g p ph n ồng nh t các o i hình tài i u: Nếu phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm..., vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng. Số hóa sẽ đồng nhất các loại hình tài liệu lưu trữ, loại bỏ sự khác biệt giữa các loại tài liệu, tạo ra các tài nguyên số bằng việc sử dụng các kỹ thuật số hóa và các phần mềm hỗ trợ.
Ba là, s h tài i u sẽ g p ph n qu n , h i thác tài i u t p trung: Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên, toàn bộ các dữ liệu số hoá, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hoá tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
B n à, s h tài i u sẽ g p ph n s ng, tr cứu thu n ti n, nh nh ch ng v i s h tr c CN : Với các lợi thế mà số hoá tạo ra, có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Việc số hóa tài liệu lưu trữ giúp đông đảo công chúng được tiếp cận, tăng khả năng khai thác tài liệu của người nghiên cứu. Số hoá tài liệu lưu trữ cũng cho phép tiếp cận thông tin nằm ở một cơ quan lưu trữ hoặc nằm ở nhiều cơ quan lưu trữ khác nhau.
Năm à,s h tài i u u tr sẽ tr c ti p g p ph n n ng c o ch t ng, hi u qu quá trình tổ chức th c hi n công tác n tộc ở n c t hi n n y. Việc số hóa tài liệu lưu trữ là một biện pháp quan trọng tác động trực tiếp vào quá trình xây dựng chính sách dân tộc và triển khai, tổ chức thực hiện công tác dân tộc đáp ứng yêu cầu của tình hình mới. Trên cơ sở của tài liệu số hóa, công tác nghiên cứu xây dựng chính sách dân tộc trở nên hết sức thuận tiện, nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, từ những lợi thế của tài liệu số hóa sẽ góp phần triển khai nhanh chống và tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác dân tộc. Điều này, được biểu hiện rất rõ trong quá trình tổ chức, chỉ đạo và phối hợp thực hiện công tác dân tộc giữa các cơ quan, giữa Trung ương và địa phương.
Sáu là,s h tài i u u tr sẽ tr c ti p g p ph n x y ng các c qu n, n vị m nhi m th c hi n công tác n tộc. Số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao, đồng thời góp phần xây dựng cơ quan đơn vị vững mạnh toàn diện. Đặc biệt, nó sẽ trực tiếp góp phần giảm bớt các thủ tục hành chính, cải cách hành chính và nâng cao phẩm chất, năng lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên thực hiện công tác dân tộc. Với khối lượng tài nguyên số phong phú, đa dạng, có thể truy cập dễ dàng, thuận tiện sẽ cung cấp cho cán bộ, nhân viên đảm nhiệm thực hiện công tác dân tộc những thông tin, tri thức cần thiết phục vụ cho quá
trình thực hiện chức trách nhiệm vụ và tự bồi dưỡng, tự hoàn thiện nhân cách của người cán bộ, viên chức đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ.
Tóm lại, số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc là đặc biệt quan trọng, sẽ phục vụ tốt công tác lưu trữ theo xu hướng hiện đại; đồng thời góp phần phổ biến rộng rãi tài liệu đến độc giả, đẩy nhanh quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện công tác dân tộc … Tuy nhiên, giá trị của quá trình số hóa đạt được đến mức độ nào còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đặc biệt là nguồn lực để tiến hành số hóa.
Tiểu kết chƣơng 1
Chương 1 luận văn đã làm rõ sự cần thiết phải số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. Trước hết, luận văn khái quát và hệ thống hóa một số vấn đề về số hóa tài liệu lưu trữ. Qua nghiên cứu tài liệu, luận văn cho rằng: số hoá tài liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi các dạng dữ liệu từ các vật mang tin bên ngoài thành những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.
Thực hiện tốt quy trình số hóa sẽ mang lại những hiệu quả lớn đối với CTLT nói chung, việc quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài nguyên số nói riêng. Bên cạnh những ưu điểm vượt trội hình thức lưu trữ này cũng có những khó khăn, hạn chế nhất định đòi hỏi nhà quản lý và các cơ quan chức năng cần có sự nghiên cứu toàn diện công nghệ số hóa để phát huy cao nhất những ưu điểm, hạn chế thấp nhất những khó khăn, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội.
Do đó, để thực hiện có chất lượng, hiệu quả quy trình số hoá, phát huy lợi thế của hình thức lưu trữ này đáp ứng mục tiêu đã xác định, quá trình tổ chức số hoá tài liệu lưu trữ cần tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc số hóa. Trong đó, cần thực hiện tốt yêu cầu chung cũng như các yêu cầu về kiến trúc của số hóa và yêu cầu kỹ thuật; chấp hành nghiêm các nguyên tắc bảo đảm tính giá trị, tính mở và đáp ứng nhu cầu sử dụng. Đây là những vấn đề quan trọng, là cơ sở để triển khai thực hiện có hiệu quả công tác số hóa, đòi hỏi các nhà quản lý cũng như các cơ quan chuyên môn cần quán triệt và tổ chức thực hiện tốt, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả số hóa tài liệu lưu trữ.
Quá trình tổ chức số hoá tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy trình chặt chẽ với nhiều bước, đòi hỏi các lực lượng có liên quan phải căn cứ vào điều kiện, môi trường, yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan đơn vị mình, nội dung, tính chất của tài liệu lưu trữ mà xác định và áp dụng quy trình đó một cách nghiêm túc, bảo đảm tính khoa học, chất lượng, hiệu quả số hóa. Tuy nhiên, quy trình đó cũng chỉ mang tính chất tương đối, cần có sự vận dụng linh hoạt sáng tạo trong quá trình tổ chức số hóa phù hợp với từng điều kiện cụ thể.
Đối với UBDT, xuất phát từ đặc thù công tác, chức năng nhiệm vụ có tính chất đặc thù nên quá trình triển khai thực hiện số hóa có một số thuận lợi song cũng có nhiều khó khăn. Những thuận lợi khó khăn đó, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT.
Cũng trong khuôn khổ của chương 1, luận văn đã phân tích làm rõ tầm trọng của việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc. Số hóa tài liệu lưu trữ góp phần kéo dài tuổi thọ bản gốc (bản chính) của tài liệu lưu trữ, đồng nhất các loại hình tài liệu, quản lý, khai thác tập trung, sử dụng, tra cứu thuận tiện, nhanh chóng với sự hỗ trợ của CNTT. Đồng thời, cũng như nhiều cơ quan, đơn vị khác, công tác số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc cũng đang đặt ra một cách bức thiết nhằm góp phần phục vụ tốt hơn cho việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác dân tộc và xây dựng cơ quan đơn vị thực hiện công tác dân tộc.
Thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian qua sẽ được luận văn nghiên cứu làm rõ ở chương 2.
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC