Về hạ tầng kỹ thuật của Ủy ban Dân tộc
Hạ tầng kỹ thuật Kết quả
Mạng internet, mạng truyền số liệu chuyên dùng
Đưa vào khai thác 05 đường truyền Internet và 01 đường truyền kênh trắng
Hệ thống mạng nội bộ Gồm 09 hệ thống mạng nội bộ riêng biệt với trên 400 nude mạng
Hệ thống máy tính cá nhân (PC) Trang bị 460 máy PC cho Lãnh đạo, CCVC đạt tỷ lệ 100%
Hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ 21 máy chủ và 01 tủ đĩa lưu trữ Netapp FAS2554
Hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh thông tin
Gồm: hệ thống tường lửa/mạng riêng ảo; thiết bị bảo mật mạng; thiết bị bảo mật quét virus và lọc thư rác cho hệ thống thư điện tử
(Theo Báo cáo số 152/BC-UBDT, ngày 14/11/2017 của Ủy ban Dân tộc về
kết quả ứng dụng công nghệ thông tin năm 2017 của Ủy ban Dân tộc (gọi tắt là Báo cáo 152/BC-UBDT năm 2017 của Ủy ban Dân tộc))
Về phần mềm, Ủy ban Dân tộc đang áp dụng Phần mềm QLVB&HSCV, Phần mềm này được triển khai trong toàn cơ quan bắt đầu từ ngày 01/7/2014, Phần mềm do Công ty Cổ phần Công nghệ và Giải pháp Simax thiết kế để phục vụ công tác quản lý văn bản và điều hành (nền tảng xây dựng phần mềm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint; Ngơn ngữ lập trình: C#;
Yêu cầu của máy trạm chạy phần mềm: Hệ điều hành Microsoft XP trở lên; Trình duyệt: Internet Explorer, FireFox, Chrom; Bộ gõ: Unicode). Tác giả nhận thấy việc sử dụng Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc để: tiếp nhận và đăng ký văn bản đến; phát hành văn bản đi; giải quyết văn bản đến trong hệ thống; lập hồ sơ điện tử. Phần mềm QLVB&HSCV đều có các chức năng (với các module
cơ bản): quản trị hệ thống (với các module cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng), quản lý văn bản đến (với các module nhập văn bản đến, chuyển xử lý văn bản đến, ghi ý kiến của Lãnh đạo, theo dõi tình trạng xử lý văn bản, tra cứu văn bản đến), quản lý văn bản đi (với các module quản lý quá trình soạn thảo văn bản đi, quản lý quá trình phát hành văn bản đi), quản lý hồ sơ công việc (với các module quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ, quản lý hồ sơ công việc), báo cáo thống kê (với các module in sổ văn bản đi đến, in báo cáo thống kê tình trạng xử lý văn bản), quản trị người dùng, quản trị hệ thống (với các module quản trị thơng tin về cấu hình hệ thống, thiết lập tham số cấu hình). Tính đến năm 2017, Ủy ban Dân tộc đã triển khai phần mềm QLVB&HSCV đến 22/22 Vụ, đơn vị (theo Báo cáo số 152/BC-UBDT, ngày 14/11/2017 của Ủy ban Dân tộc)
b) Nguồn nhân lực ứng dụng công nghệ thông tin
Nguồn nhân lực ứng dụng CNTT Kết quả
Tổ chức và nguồn nhân lực chuyên trách về CNTT
Trung tâm thông tin là đơn vị chuyên trách về công nghệ thơng tin gồm có 04 phòng với tổng số 27 CCVC
Năng lực ứng dụng CNTT của CCVC - Ủy ban Dân tôc đã tổ chức tập huấn chữ ký số và các phần mềm ứng dụng CNTT - 100% CCVC thường xuyên sử dụng máy vi tính và các ứng dụng, phần mềm của máy tính - 85% CCVC sử dụng máy tính để truy cập internet phục vụ công việc
- 80% CCVC sử dụng thành thạo và thường xuyên hộp thư điện tử cá nhân
Nguồn nhân lực ứng dụng CNTT Kết quả
QLVB&HSCV
- 20% CCVC có khả năng tự quản lý và phòng chống virus, malware trên máy tính
(Theo Báo cáo số 152/BC-UBDT, ngày 14/11/2017 của Ủy ban Dân tộc)
c) Kinh phí
Định kỳ hàng năm Ủy ban Dân tộc đều xây dựng dự tốn và bố trí kinh phí phục vụ cho thực hiện ứng dụng cơng nghệ thông tin gồm: đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật CNTT; đào tạo, tập huấn cán bộ ứng dụng CNTT; nâng cấp phần mềm chuyên dụng.
Từ việc trình bày trên, phải khẳng định rằng các yếu tố hạ tầng kỹ thuật và phần mềm, nguồn nhân lực ứng dụng cơng nghệ thơng tin, kinh phí là những điều kiện quan trọng và cần thiết để xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử của Ủy ban Dân tộc.
Tiểu kết chƣơng 2
Tại Chương 2, tác giả tiến hành khảo sát quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, quy trình lập hồ sơ cơng việc trên phần mềm QLVB&HSCV tác giả nhận thấy: Ủy ban Dân tộc chưa áp dụng chữ ký số đối với văn bản điện tử; lập hồ sơ chỉ thực hiện thơng qua đính kèm file văn bản theo vấn đề, cơng việc và đã có một số dạng hồ sơ là một phần của hồ sơ điện tử được lập; chưa xây dựng Danh mục hồ sơ và Mã hồ sơ để làm công cụ trợ giúp nhằm chỉ dẫn văn bản điện tử, tài liệu điện tử kèm theo ý kiến chỉ đạo vào hồ sơ điện tử; Phần mềm QLVB&HSCV chưa có phần Mã hồ sơ để làm căn cứ cho CCVC chuyển văn bản điện tử, tài liệu điện tử, ý kiến chỉ đạo vào hồ sơ điện tử. Tại chương 2 cũng đã nêu các căn cứ và điều kiện xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử. Cũng tại chương 2, tác giả căn cứ vào Nghị định số 13/2017/NĐ-CP, ngày 10/02/2017 của Chính phủ để khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc, qua đó tác giả cũng làm rõ hơn các nhóm tài liệu của Ủy ban Dân tộc được hình thành để phục vụ cho xây dựng Khung phân loại hồ sơ và Danh mục hồ sơ.
Từ việc khảo sát thực trạng trên, tác giả đã đưa ra nhận xét, đánh giá nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu, đề xuất xây dựng quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc tại chương 3 của Luận văn này.