8. Dự kiến kết quả và bố cục của công trình
3.2. Nhóm giải pháp về ngƣời dùng tin
3.2.1. Công tác nghiên cứu người dùng tin
Theo kết quả khảo sát, công tác nghiên cứu NDT tại TTHL còn hạn chế.Vấn đề tìm hiểu và đánh giá mức độ hiểu biết của NDT về TTHL và hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện mới chỉ đƣợc tiến hành ở quy mô nhỏ, chƣa bao quát đƣợc hết NDT. Để có thể đƣa ra phƣơng hƣớng tiến hành chiến lƣợc truyền thông phù hợp thì TTHL cần hiểu rõ NDT, vì vậy mà công tác khảo sát mang tính toàn diện vấn đề, ở quy mô bao quát hết cácnhóm NDT là hết sức cần thiết. Để đảm bảo tính toàn diện, bao quát thì TTHL cần:
+ Tiến hành khảo sát NDT ở tất cả các nhóm NDT của TTHL, gồm có nhóm NDT là lãnh đạo, quản lý, giảng viên, ngƣời nghiên cứu khoa học, học viên, sinh viên.
+ Tiến hành khảo sát ở tất cả các đơn vị mà TTHL phục vụ, bao gồm các trƣờng đại học, cao đẳng, các trung tâm, tổ chức thuộc ĐHTN.
+ Tiến hành khảo sát ở các tất cả các yếu tố xoay quanh NDT, ảnh hƣởng tới NDT, những thuận lợi, khó khăn mà NDT gặp trong quá trình sử dụng các phƣơng tiện truyền thông tại TTHL.
+ Tiến hành khảo sát NDT theo định kỳ.
Thứ đến, TTHL cần tiến hành cuộc khảo sát NDT với đa dạng cách thức tiến hành. Ngoài việc khảo sát bằng hình thức phiếu hỏi online gửi qua email, phiếu hỏi online tích hợp triên Website, Facebook thì TTHL có thể mở rộng hình thức hơn nhƣ sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn sâu NDT.
Ngoài ra, trong công tác nghiên cứu NDT cần đƣợc chủ động tiến hành, cụ thể là trong việc lấy ý kiến, thông tin đánh giá từ NDT.Công tác khảo sát có thể tiến hành ngay sau khi NDT sử dụng các phƣơng tiện truyền thông, cụ thể là có thể phỏng vấn lấy ý kiến từ NDT sau khi tham gia lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện, sau khi NDT tham gia sự kiện. Giống nhu các doanh nghiệp kinh doanh luôn có bộ phận chăm sóc khách hàng thì TTHL cũng có thể thành lập bộ phận chăm sóc NDT, cán bộ có thể gọi điện thoại hỏi thăm NDT thƣờng xuyên sử dụng các dịch vụ (đặc biệt dịch vụ mất phí sử dụng) để xin thông tin phản hồi.
3.2.2. Thu hút người dùng tin
Đối với các sự kiện do TTHL tổ chức, 95% NDT đƣợc khảo sát đã từng tham gia các sự kiện, tuy nhiên chỉ nhóm NDT là cán bộ, nhà quản lý, nhà lãnh đạo mới đƣợc tham gia. Chính vì vậy mà TTHL cần có chính sách để thu hút sự quan tâm của NDT tới các phƣơng tiện truyền thông khác nhau theo nhiều con đƣờng khác nhau.
Một số giải pháp cơ bản mà TTHL có thể tiến hành nhằm thu hút sự quan tâm, tham gia và chia sẻ thông tin của NDT đối với các phƣơng tiện truyền thông nhƣ:
+ Thứ nhất, TTHL có thể tiến hành tổ chức các game show, các cuộc thi, chƣơng trình đặc biệt nhằm thu hút sự tham gia của NDT trong các phƣơng tiện truyền thông marketing. Hiện nay, khi con ngƣời ngày càng có nhu cầu tham gia vào các chƣơng trình giải trí cao, điều này chính là lợi thế để có thể kết hợp vào việc truyền thông marketing. Các game show, cuộc thi trên Website, mạng xã hộimà TTHL có thể tổ chức nhƣ: tìm hiểu về lịch sử của TTHL, tìm hiểu về lịch sử ngành thông tin – thƣ viện, tìm hiểu về ĐHTN.
+ Thứ hai, thông qua các game show, cuộc thi nhƣ trên, TTHL cần kết hợp khuyến khích hành động NDT chia sẻ thông tin về các phƣơng tiện truyền thông theo các hình thức khác nhau: Truyền miệng giữa NDT với NDT, chia sẻ trên trang mạng xã hội (Facebook, Youtube và các mạng xã hội khác), trên Website và các các phƣơng tiện truyền thông khác. Đặc biệt nhất, với lợi thế là có số lƣợng ngƣời sử dụng cao, mạng xã hội Facebook là một công cụ để chia sẻ thông tin rất hữu ích, thông tin chia sẻ nhanh chóng, đồng thời và trên diện rộng. Tiêu chí lƣợt chia sẻ của NDT về các phƣơng tiện có thể đƣợc TTHL sử dụng để làm căn cứ trao giải cho NDT. Một mặt thu hút đƣợc NDT quan tâm, chia sẻ thông tin các phƣơng tiện, mặt khác TTHL đã tạo dựng đƣợc ở NDT ấn tƣợng về thông tin trên các phƣơng tiện này.
+ Thứ ba, TTHL cần tiến hành xây dựng đội ngũ cộng tác viên cùng duy trì và phát triển các phƣơng tiện truyền thông marketing. Đội ngũ cộng tác viên có thể là những cán bộ hoặc sinh viên tham gia vào việc quảng bá hình ảnh, thông tin về các phƣơng tiện truyền thông, cập nhật thông tin và đăng tải bài viết, hình ảnh, video lên các phƣơng tiện truyền thông của TTHL. Đội ngũ cộng tác viên thì cần có ở tất cả các đơn vị trƣờng trong ĐHTN nhằm phát triển đồng đều công tác truyền thông.
+ Thứ tƣ, đối với các sự kiện do TTHL tổ chức, có thể kết hợp các loại hình sự kiện cùng tổ chức, chẳng hạn nhƣ kết hợp lễ kỉ niệm với triển lãm, kết hợp ngày hội đọc sách với cắm trại, kết hợp hội thảo với trƣng bày. Việc kết hợp nhiều sự kiện trong cùng thời điểm cũng là một giải pháp để tăng sự ấn tƣợng từ phía NDT đối với sự kiện đã diễn ra nói riêng, đối với TTHL nói chung.
3.2.3. Đào tạo người dùng tin
Nhằm định hƣớng, phát triển kỹ năng sử dụng các phƣơng tiện truyền thông marketing đã tiến hành, TTHL có thể tiến hành đào tạo, tập huấn cho NDT sử dụng các phƣơng tiện đó. Trình độ, kỹ năng sử dụng các phƣơng tiện của NDT rất quan trọng với việc hình thành thói quen sử dụng các phƣơng tiện của NDT.
Cách thức tập huấn NDT rất đa dạng, TTHL có thể sử dụng các phƣơng tiện truyền thôngnày làm công cụ tập huấn NDT cho các phƣơng tiện truyền thông khác. Cụ thể, thông qua các sự kiện nhƣ tọa đàm, hội nghị hội thảo, TTHL có thể hƣớng NDT đến các phƣơng tiện khác nhƣ Website, mạng xã hội. Thông qua mạng xã hội, Website có thể hƣớng NDT tới vấn đề tham gia sự kiện, tham gia lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện. Ngoài ra, TTHL có thể sử dụng một số các phƣơng tiện khác nữa nhƣ email, gọi điện thoại, áp phíc, catalog, tờ rơi, bảng điện tử…
Nội dung tập huấn NDT có thể bao gồm:
+ Nhắc nhở NDT về sự tồn tại của một số phƣơng tiện truyền thông mà TTHL hiện đang triển khai.
+ Đƣa ra cho NDT thông tin về địa chỉ truy cập đối với từng phƣơng tiện: Website, mạng xã hội.
+ Cách thức tham gia các sự kiện TTHL tổ chức, lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện.
Đối với Website, TTHL cần phải giới thiệu cho NDT biết đến địa chỉ truy cập, những lợi ích mà NDT có đƣợc khi truy cập, các cách giải quyết khó khăn, vƣớng mắc khi sử dụng Website này, bộ phận chịu trách nhiệm là ai và liên hệ thế nào. Để NDT ấn tƣợng với Website thì TTHL cần làm nổi bật những đặc điểm về lợi ích mà các địa chỉ Website khác không thể cung cấp. Tƣơng tự, với mạng xã hội Facebook và Youtube cũng vậy, TTHL cũng cần làm rõ vấn đề địa chỉ và cách thức truy cập, hƣớng dẫn NDT khai thác nguồn thông tin giá trị có trong các phƣơng tiện này. Với các sự kiện hay với lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện, TTHL cần nhấn mạnh về nội dung, thời gian va địa điểm tổ chức khi thông báo tới NDT để NDT chủ động đến tham gia. Một số nội dung nổi bật của sự kiện cần đƣợc TTHL nhấn mạnh để kích thích sự tò mò, mong muốn tham gia từ NDT.