2.8 26.8
2.2.4. Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin
Đây đƣợc xem là một nhiệm vụ cũng nhƣ một công tác không thể thiếu trong mỗi thƣ viện. Dịch vụ này phải đƣợc tổ chức thƣờng xuyên, định kỳ nhằm giúp NDT có thể khai thác tối đa nguồn tin hiện có tại Trung tâm một cách hiệu quả.
Dịch vụ hƣớng dẫn NDT là một dịch vụ rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin của các thƣ viện; cung cấp những thông tin cho NDT có tài liệu gì, cách khai thác sử dụng thƣ viện nhƣ thế nào, quyền lợi và nghĩa vụ ngƣời sử dụng đối với thƣ viện, nội quy, chính sách của thƣ viện....Có nhiều hình thức để hƣớng dẫn NDT sử dụng thƣ viện nhƣ: hƣớng dẫn trực tiếp cho NDT, hƣớng dẫn thông qua các lớp giáo dục đầu khóa, các bảng biểu, chỉ dẫn, mở các lớp tập huấn, hƣớng dẫn trên trang Web, xuất bản các tờ hƣớng dẫn,...
Đối với TTTT-TV Trƣờng ĐHHD, dịch vụ này luôn giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động của Trung tâm. Mục đích cơ bản của dịch vụ này là phổ cập thông tin hình thành các kỹ năng và kiến thức cơ bản cho việc học tập. Phổ cập thông tin giúp ngƣời học làm chủ nội dung và mở rộng những tìm hiểu, khám phá của bản thân để chủ động hơn và có khả năng tự định hƣớng trong học tập, bổ sung các kiến thức còn thiếu nhằm đạt đƣợc kết quả học tập cao nhất.
Có rất nhiều lý do để TTTT-TV Trƣờng ĐHHD xây dựng dịch vụ hƣớng dẫn NDT sử dụng thƣ viện:
Thứ nhất, với sự phát triển mạnh mẽ nhƣ vũ bão của công nghệ thông tin thì nguồn thông tin ngày càng đa dạng, phong phú từ truyền thống đến các loại hình tài liệu hiện đại nhƣ các cơ sở dữ liệu trực tuyến; các CD-ROM và Internet... Việc tra cứu nguồn thông tin này ngày càng phức tạp, đòi hỏi NDT phải có những hiểu biết căn bản về thƣ viện cũng nhƣ phải có những kỹ năng nhất định. Hơn nữa, do trình độ, hoàn cảnh, kỹ năng, nhận thức... của mỗi NDT khác nhau nên việc hƣớng dẫn NDT sử dụng hết sức cần thiết.
Thứ hai, ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong công tác thƣ viện đòi hỏi NDT cần phải có kiến thức và kỹ năng để có thể ứng dụng các trang thiết bị và tiện nghi của Trung tâm một cách phù hợp với tình hình thực tế.
Hiện tại, Trung tâm đã tổ chức hình thức hƣớng dẫn ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện trong tuần lễ giáo dục đầu khóa cho tất cả sinh viên. Sau khi tham gia lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện thì tất cả sinh viên có thể dùng thẻ sinh viên của mình để sử dụng dịch vụ này.
Nội dung chủ yếu của các lớp hƣớng dẫn sinh viên đầu năm là giới thiệu về TTTT-TV (nội quy, chính sách); giới thiệu về cơ sở vật chất, nguồn tài nguyên của Trung tâm, hƣớng dẫn cách khai thác sử dụng tài liệu, cách học tại Thƣ viện cũng nhƣ các CSDL của Trung tâm....
Dịch vụ vụ này đƣợc NDT tại TTTT-TV Nhà trƣờng đánh giá tƣơng đối tốt. Qua kết quả điều tra cho thấy trong số 215 ngƣời (66.2%) sử dụng dịch vụ này có tới 32.4% đánh giá tƣơng đối tốt; có khoảng 24.3% đánh giá chƣa tốt. Tuy nhiên cũng có khoảng 9.5% NDT đánh giá dịch vụ này là tốt.
Bảng 2.10. Ý kiến đánh giá về Dịch vụ hƣớng dẫn ngƣời dùng tin
Dịch vụ hƣớng dẫn ngƣời dùng tin
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Chƣa tốt
31 (9.5%) 105 (32.4%) 79 (24.3%)
Hình 2.14. Biểu đồ ý kiến đánh giá - Dịch vụ hướng dẫn NDT
24.3 32.4
Có thể do thời gian tập huấn quá ngắn, số lƣợng sinh viên quá nhiều; nội dung tập huấn chƣa sát với thực tế, cán bộ hƣớng dẫn sử dụng chƣa có nhiều kinh nghiệm cũng nhƣ khả năng thuyết trình còn hạn chế nên hiệu quả chƣa cao.
2.3. Các yếu tố tác động đến sự phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Trƣờng ĐHHD viện tại Trƣờng ĐHHD
Trong điều kiện kinh tế và xã hội phát triển mạnh mẽ nhƣ hiện nay, có rất nhiều yếu tố tác động đến sự phát triển SP&DVTT-TV, trong đó có một số yếu tố nổi bật sau tác động đến SP&DVTT-TV:
2.3.1. Nhu cầu về các SP&DVTT-TV
Xã hội hiện nay khi đang bƣớc vào kỷ nguyên thông tin do vậy nhu cầu hoàn thiện con ngƣời vô cùng đa dạng và đòi hỏi ở mức cao hơn. Lúc này, các cơ quan thông tin - thƣ viện đóng vai trò nhƣ một thiết chế xã hội, giúp con ngƣời có điều kiện tiếp cận với các tƣ tƣởng, văn hóa và thông tin hiện đại nhằm nâng cao hiểu biết và không ngừng hoàn thiện bản thân mình. Để làm tốt nhiệm vụ thì các cơ quan TT-TV phải có chính sách đặc biệt thu hút mọi ngƣời sử dụng thông tin và phải có biện pháp giúp họ sử dụng đƣợc các nguồn thông tin nói chung. Vì vậy mà các cơ quan TT-TV xây dựng và phát triển sẽ là công cụ chính để thực hiện mục đích đó.
Nhu cầu về các SP&DVTT-TV này đƣợc hình thành trên nhiều cơ sở và nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó nguyên nhân nội tại của nó đó là môi trƣờng xã hội ngày càng phát triển, nền kinh tế hội nhập toàn cầu, nhất là Việt Nam đã tham gia Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lƣợc xuyên Thái Bình Dƣơng (tiếng Anh: Trans-Pacific Strategic Economic Partnership Agreement - viết tắt TPP) thì nhu cầu về các SP&DV có chất lƣợng nói chung và nhu cầu về SP&DVTT-TV nói riêng ngày càng đòi hỏi cần phải có hàm lƣợng tri thức cao. Do vậy, việc phát triển SP&DVTT-TV là góp phần phát triển ngành công nghiệp thông tin trong nền kinh tế. Các SP&DVTT-TV đƣợc phát triển nhằm mục đích tổ chức và sử dụng một cách phù hợp nguồn lực thông tin để có thể thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế - xã hội. Việc đáp ứng NCT bao gồm: nắm bắt đƣợc thông tin, hiểu đƣợc phải thu thập và xử lý thông tin nhƣ thế nào, sử dụng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc trực tiếp vào hệ thống SP&DVTT-TV.
Nguồn thông tin đƣợc hình thành qua các quá trình hoạt động của con ngƣời trong xã hội ở các lĩnh vực khác nhau. Chính vì vậy để tạo ra đƣợc thông tin thì cần đƣợc cung cấp thông tin. Các cơ quan TT-TV có chức năng đảm bảo thông tin, thỏa mãn NCT trên cơ sở các SP&DVTT-TV mà mình tạo ra. Từ đó, NDT khai thác và sử dụng các SPTT-TV lại tạo ra đƣợc những thông tin mới. Cứ nhƣ vậy, chu trình này diễn ra liên tục, không ngừng phát triển và vì thế mà nhu cầu về SP&DVTT-TV ngày càng gia tăng.
2.3.2. Vấn đề sở hữu thông tin của xã hội
Thông tin đƣợc coi là một trong những yếu tố cơ bản và không thể thay thế, tạo điều kiện cho con ngƣời phát triển. Thông tin đƣợc sử dụng nhƣ một nguồn lực kinh tế nên vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin không chỉ đơn thuần là vấn đề kỹ thuật mà chủ yếu là chia sẻ quyền lợi giữa những ngƣời tạo ra thông tin, cung cấp thông tin và sử dụng thông tin. Có thể nói mục tiêu tiếp thị, quảng cáo hay chiến lƣợc Marketing SP&DVTT-TV chính là sự thỏa thuận hợp lý giữa những ngƣời tạo ra thông tin, cung cấp thông tin và NDT.
Hiện nay, khi mà hầu hết các quốc gia trên thế giới đều thừa nhận và khẳng định thông tin là sở hữu chung của toàn xã hội và con ngƣời đều có quyền bình đẳng trong việc khai thác, sử dụng thông tin. Nhờ ứng dụng công nghệ đã giúp tạo ra đƣợc các SP&DVTT-TV mới cũng nhƣ đã xác định đƣợc vai trò mới đối với những ngƣời cung cấp thông tin thì các nhà xuất bản và cơ quan TT-TV phải đối diện với vấn đề là xác định cách thức mà họ cung cấp các dịch vụ cho khách hàng của mình. Vì vậy, có thể khẳng định việc tạo điều kiện cho NDT thông qua các SP&DV TT- TV thích hợp để khai thác nguồn tin là hoàn toàn hợp lý. Đây cũng là mục tiêu cơ bản của các cơ quan thông tin trong hoạt động của mình.
2.3.3. Chính sách thông tin quốc gia
Để có thể tạo ra đƣợc các SP&DVTT-TV phù hợp đòi hỏi tất cả các nƣớc kể cả phát triển hay đang phát triển cũng đều phải có các chính sách phù hợp. Do vậy, các cơ quan TT-TV cần phải có đƣợc hạ tầng thông tin quốc gia cho phép nó hòa
nhập với cộng đồng thông tin trong khu vực và thế giới. Tuy nhiên, có đƣợc điều kiện này hoàn toàn phụ thuộc vào chính sách quốc gia, nhờ đó chính phủ có cơ sở, kế hoạch định hƣớng đầu tƣ thỏa đáng, hợp lý.
Ở Việt Nam, do sự chuyển đổi của nền kinh tế thị trƣờng nên càng thấy rõ sự quan trọng và cần thiết của một chính sách thông tin quốc gia đồng bộ để tạo điều kiện cho các cơ quan quản lý, khai thác thông tin có điều kiện để phát huy hết chức năng và tận dụng tốt môi trƣờng thông tin dồi dào ở nƣớc ta hiện nay.
2.3.4. Trình độ nguồn nhân lực của Thư viện
Trong bất cứ một hoạt động nào, yếu tố con ngƣời cũng luôn giữ vai trò quan trọng và có tính chất quyết định. Vì vậy, chất lƣợng của các SP&DVTT-TV luôn phụ thuộc vào ngƣời tạo lập ra chúng. Trong quá trình tổ chức, triển khai các SP&DVTT-TV tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ là yếu tố cơ bản để đánh giá chất lƣợng SP&DV bởi cán bộ thƣ viện là ngƣời trực tiếp tạo ra các sản phẩm, đồng thời là ngƣời tổ chức, triển khai các dịch vụ. Do đó nếu ngƣời cán bộ thƣ viện có trình độ, có nghiệp vụ vững vàng, chuyên môn sâu sẽ tạo ra đƣợc những sản phẩm và dịch vụ làm hài lòng ngƣời sử dụng và phục vụ đƣợc nhiều đối tƣợng.
Nhận thức rõ đƣợc điều này lãnh đạo, Ban Giám hiệu Trƣờng ĐHHD đã quan tâm và chỉ đạo sát sao tới các hoạt động của TTTT-TV. Đƣa ra những chính sách phát triển Trung tâm hợp lý nhƣ: đầu tƣ viết phần mềm quản lý thƣ viện, hệ thống máy tính nối mạng wifi cho NDT truy cập,...đặc biệt chú trọng đầu tƣ phát triển con ngƣời: thƣờng xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn cho các cán bộ bằng nhiều hình thức nhƣ mở lớp đào tạo ngắn hạn, cử cán bộ đi tập huấn, cho các cán bộ đi tham quan học tập các thƣ viện trong và ngoài nƣớc...
Mỗi một thƣ viện, cơ quan thông tin có những đặc trƣng phát triển và đi theo chính sách, quy định của ngƣời điều hành nó. Những quyết định của lãnh đạo luôn có tác động lớn đến sự phát triển thƣ viện nói chung và các sản phẩm dịch vụ thƣ viện nói riêng. Việc đƣa ra các chính sách phát triển và phƣơng hƣớng xây dựng cho từng loại hình SP&DVTT-TV luôn cần sự quan tâm, hiểu biết và trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan.
Về trình độ chuyên môn:
Hiện nay, đội ngũ cán bộ của TTTT-TV Trƣờng ĐHHD có 08 ngƣời trong đó có 02 cán bộ có trình độ thạc sỹ, 02 cán bộ đang học cao học chuyên ngành Thông tin - Thƣ viện, 04 cử nhân.
Đội ngũ nhân sự của Trung tâm theo trình độ đƣợc thể hiện trong bảng sau:
Bảng 2.11. Số liệu về đội ngũ cán bộ thƣ viện
Trình độ Số lƣợng Trình độ chuyên môn/ chuyên ngành
Thạc sỹ 02 Lịch sử
Đang học Cao học 02 Thông tin - Thƣ viện
Cao đẳng 04 Công nghệ thông tin, Kế toán, Lý luận chính trị...
Tổng cộng: 08
Xác định yếu tố con ngƣời là vấn đề nòng cốt. Trong những năm qua, TTTT- TV Trƣờng ĐHHD luôn quan tâm tạo mọi điều kiện để cán bộ thƣ viện học tập nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ. Tuy nhiên, so với vị thế và vai trò của một thƣ viện trƣờng đại học thì việc đầu tƣ cho TTTT-TV vẫn còn nhiều hạn chế. Giám đốc phụ trách thƣ viện không có chuyên môn về thƣ viện và hầu hết các nhân viên làm việc tại Trung tâm thì không có chuyên môn về lĩnh vực này còn ngƣời đúng chuyên môn thì lại bố trí làm việc khác. Do vậy việc tổ chức và quản lý còn một số hạn chế và bất cập.
2.3.5. Nguồn lực thông tin của thư viện
Nguồn lực thông tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với bất kỳ một cơ quan thông tin- thƣ viện nào. TTTT-TV Trƣờng ĐHHD với nguồn lực thông tin vẫn còn rất nhiều hạn chế do Trƣờng mới đƣợc nâng cấp lên đại học trong thời gian ngắn (năm 2011) với 11 ngành đào tạo đại học. Do vậy việc đầu tƣ trang bị cho thƣ viện vẫn còn gặp nhiều khó khăn về mọi mặt. Với nguồn lực thông tin vẫn còn nhiều hạn chế cả về số lƣợng và chất lƣợng đòi hỏi sự nỗ lực phần đấu của cả hệ thống lãnh đạo và quản lý của Nhà trƣờng chung tay góp sức xây dựng và
phải có nguồn thông tin phong phú. Nguồn hệ thống thông tin chính là nguồn lực để xây dựng hệ thống SP&DVTT-TV phát triển để đáp ứng NCT của bạn đọc.
2.3.6. Hạ tầng công nghệ thông tin
Trong lĩnh vực hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan TT-TV cụ thể là trong quá trình tổ chức hoạt động, vai trò của CNTT đƣợc thể hiện hết sức rõ ràng:
Thứ nhất, Công nghệ thông tin góp phần phát triển và hoàn thiện các quá trình xử lý thông tin;
Thứ hai, hình thành nên các công nghệ mới cho quá trình này nhằm mục đích tạo ra đƣợc tính đa dạng, phong phú và năng động trong việc tạo ra các SP&DVTT- TV của mình.
Công nghệ thông tin tác động tới tất cả các quá trình nhằm tạo ra sản phẩm và thực hiện các dịch vụ thông tin, giúp NDT rút ngắn đƣợc chi phí về mặt thời gian và cho phép NDT khai thác trực tiếp tới nguồn tài liệu. Mặt khác nó còn thâm nhập cả vào quá trình tạo lập nội dung thông tin, quá trình phân phối thông tin, quá trình trao đổi và truyền thông tin để hình thành nên các sản phẩm tƣơng ứng, đặc biệt là việc khai thác, chia sẻ, sử dụng SP&DVTT-TV của nhiều cơ quan khác nhau
Hiện nay, với điều kiện khoa học công nghệ phát triển nhƣ hiện nay, hầu hêt các thƣ viện đều sử dụng máy tính vào công tác thƣ viện để lƣu trữ thông tin, giúp cho việc tổ chức hoạt động thƣ viện đƣợc thực hiện dễ dàng hơn và TTTT-TV Trƣờng ĐHHD cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Chính vì vậy mà lãnh đạo, Ban Giám hiệu Nhà trƣờng đã quan tâm, chỉ đạo khoa công nghệ thông tin viết phần mềm Quản lý thƣ viện nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của bạn đọc.
Việc ứng dụng CNTT hiện đại giúp cho việc xử lý tự động công tác nghiệp vụ trên máy dễ dàng và thuận lợi hơn đồng thời việc lƣu trữ dữ liệu đƣợc đảm bảo. Nó cho phép hạn chế tối đa chi phí và công sức của cán bộ biên mục trong phân loại, biên mục tài liệu cũng nhƣ tạo ra các SP&DV TT-TV theo yêu cầu.
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào TTTT-TV cũng chỉ mới dừng lại ở mức đáp ứng trung bình, vẫn còn rất nhiều hạn chế do phần mềm
quản lý thƣ viện đƣợc viết bởi các giảng viên khoa công nghệ thông tin Nhà trƣờng - những ngƣời không có chuyên môn, nghiệp vụ về công tác thƣ viện nên hiệu quả đạt đƣợc vẫn chƣa cao.
2.3.7. Nhu cầu tin của người dùng tin
Ngƣời dùng tin (NDT) là ngƣời sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình. NDT vừa là khách hàng của dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là ngƣời sản sinh ra thông tin mới. NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin, họ