Nhìn vào mơ hình tổ chức trên có thể thấy, doanh nghiệp khơng tổ chức một phịng truyền thơng độc lập. Phụ trách nhiệm vụ truyền thông nội bộ là phịng hành chính, tổ chức nhân sự. Phụ trách nhiệm vụ truyền thông với bên ngồi là phịng quan hệ khách hàng. Đây là 2 phòng ban nằm ngay trong công ty và họ không chuyên làm truyền thông, công việc truyền thông chỉ là công việc kiêm nhiệm, kèm theo. Chính vì thế mà những hoạt động truyền thơng của công ty không được kiểm tra giám sát chặt chẽ cũng như hoạt động cịn thiếu tính chun nghiệm và hiệu quả truyền thông mang lại chưa thực sự tốt.
Có một điều đặc biệt là cơng ty đã thuê một đơn vị truyền thơng bên ngồi – một đơn vị chuyên làm truyền thông để chủ động tổ chức cũng như thực hiện nhiều kế hoạch truyền thông.
2.2.1.2. Hoạt động của bộ phận truyền thơng
Chính vì khơng có bộ phận truyền thơng chuyên nghiệp độc lập nên nhiệm vụ truyền thơng trong Vietsun có sự phân bổ đặc biệt.
Phụ trách nhiệm vụ truyền thơng nội bộ:
Phịng hành chính, tổ chức nhân sự sẽ phụ trách luôn một số công việc thuộc về truyền thông nội bộ.
Bộ phận này chịu trách nhiệm tổ chức các sự kiện nội bộ như phong trào văn hóa, văn nghệ, gây quỹ từ thiện, tổ chức tham quan du lịch và các hoạt động ngoại khóa. Hàng năm, cơng ty đều tổ chức ít nhất một chuyến tham quan cho toàn thể nhân viên. Trong những sự kiện đó, bao giờ cũng có những trị chơi gắn kết tập thể.
Đặc biệt, phịng hành chính, tổ chức nhân sự cịn đứng ra xây dựng, tổ chức và điều hành câu lạc bộ bóng đá nội bộ. Câu lạc bộ có tên FC Vietsun. Vietsun FC là câu lạc bộ của Cơng ty tài chính Vietsun được thành lập từ năm 2012. Từ đó đến nay, FC đã thu hút đơng đảo thành viên từ các Tổ Cồn, Tổ Game truyền thống trong mạng lưới cán bộ, nhân viên của Vietsun tham gia, trở thành đội bóng bán chuyên nghiệp với những chàng cầu thủ mạnh mẽ.
Câu lạc bộ thu hút gần như toàn bộ các nam nhân viên tham gia ở nhiều vị trí khác nhau, từ vị trí cầu thủ đá chính, đá phụ, tổ trọng tài, tổ chụp ảnh, tổ quay phim, tổ ngoại giao, bộ phận hậu trường… đến người điều hành và một số lượng cổ động viên hùng hậu. Trung bình một tuần FC Vietsun sẽ ra sân 2 lần. Các đội đá giao hữu với Vietsun là những đội bóng của các ngân hàng, các cơ quan báo chí, các cơ quan cơng an quận…
Gần đây nhất, đội bóng của Cơng ty Tài chính Vietsun lần đầu tiên tham Giải đấu Bóng đá BNI Hà Nội cup 2014. BNI là Tổ chức Kết nối thương mại lớn nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trên khắp thế giới. Hằng năm, BNI đều tổ chức giải bóng đá tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh tạo ra một sân chơi hấp dẫn, lành mạnh với mục đích giao lưu kết nối, phát triển các mối quan hệ cho các doanh nghiệp thành viên.
Việc duy trì đều đặn và phát triển đội bóng cơng ty như thế này không chỉ giúp gắn kết tồn bộ nhân viên trong cơng ty, tạo môi trường lành mạnh sau mỗi giờ làm việc mà còn giúp Vietsun củng cố và phát triển mối quan hệ mật thiết với các tổ chức mà họ thi đấu giao hữu, quảng bá hình ảnh một Vietsun tràn đầy sinh lực, sống động và rất thân thiện.
Bộ phận tổ chức nhân sự này còn xây dựng, điều chỉnh nội quy cho tồn bộ nhân viên trong cơng ty đồng thời cũng là phòng kiểm tra, giám sát việc thực hiện này. Tổ chức khen thưởng cũng như xử phạt trong thực hiện nội quy. Đây là một cách thức truyền thông nội bộ giúp các thành viên sống có nề nếp, trách nhiệm và góp phần tạo dựng văn hóa cơng ty văn minh, lịch sự.
Ngoài những nhiệm vụ trên, phịng tổ chức nhân sự cịn có một nhân viên được giao nhiệm vụ thu thập và cập nhật các tin tức nội bộ của công ty để chuyển sang đơn vị truyền thơng th bên ngồi.
Phụ trách nhiệm vụ truyền thông với bên ngồi:
Phịng quan hệ khách hàng kiêm thêm một số công việc thuộc về truyền thông với bên ngoài. Đây là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng, là
hình ảnh đại diện của cơng ty trong mắt khách hàng. Bộ phận này chăm sóc và hướng dẫn, tư vấn khách hàng. Từ việc hướng dẫn hồ sơ, thủ tục vay vốn, đến tư vấn khách hàng chọn gói vay nào, vay trong bao lâu… và giải quyết cả những sự cố với khách hàng.
Tuy nhiên, có thể thấy rằng những cơng việc quan trọng và cực kì cần thiết của truyền thơng bên ngồi thì bộ phận này chưa đủ sức giải quyết và chưa thực hiện chuyên nghiệp được. Một trong số đó như: xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp bền vững với các nhà đầu tư, với chính quyền sở tại, với báo chí; tổ chức các hoạt động từ thiện xã hội để xây dựng hình ảnh và thương hiệu của công ty với cộng đồng; xử lý kịp thời và khơn ngoan khi có khủng hoảng truyền thơng…
Ngay cả với khách hàng, sự chăm sóc cũng chưa được thực hiện đầy đủ và hiệu quả. Phịng chăm sóc khách hàng hiện tại mới chỉ có những cơ chế chăm sóc khách hàng trực tiếp khi họ đến với cơng ty, cịn những việc chăm sóc sau đó như tri ân, chúc mừng khách hàng trong những ngày lễ, gửi email, tin nhắn giới thiệu những dịch vụ mới của công ty… đều không nằm trong nhiệm vụ của bộ phận này.
Những công việc quan trọng của truyền thơng bên ngồi chưa được thực hiện này lại được giao cho đơn vị truyền thơng th bên ngồi.
Nhiệm vụ hoạt động của cơng ty truyền thơng th bên ngồi
Sau khi thành lập được 3 năm, ban lãnh đạo công ty Vietsun đã lên kế hoạch và thuê một công ty truyền thơng chun nghiệp bên ngồi để lo các cơng việc truyền thơng cho doanh nghiệp mình. Cuối năm 2010, Vietsun đã thuê Cty CP Truyền thông SCC làm đại diện truyền thông và trực tiếp thực hiện các cơng việc truyền thơng doanh nghiệp cho mình.
SCC sẽ phải đảm trách nhiều công việc truyền thông quan trọng cho Vietsun bao gồm cả truyền thơng nội bộ và truyền thơng bên ngồi.
Chăm sóc website cơng ty
Hiện tại, website chính thức của Vietsun là vietsun.biz và mattroiviet.vn. Hai tên miền khác nhau tiện lợi cho sự truy cập nhưng có cùng một nội dung.
SCC chịu trách nhiệm đăng tải, biên tập và cập nhật thông tin cho website này. Những thông tin trên web bao gồm 3 nội dung cơ bản là: thông tin về các loại dịch vụ, thông tin hoạt động nội bộ của Vietsun và thông tin ngành.
Thông tin về các dịch vụ của công ty bao gồm thông tin cứng và thông tin mới. Thông tin cứng là thông về những dịch vụ cố định, ít có sự thay đổi, cụ thể là 6 dịch vụ dành cho khách hàng cá nhân và 4 dịch vụ dành cho khách hàng doanh nghiệp. Những thông tin dịch vụ này chủ yếu là thông tin về hồ sơ vay vốn, thủ tục vay, điều kiện cũng như những ưu đãi khi vay. Những thông tin này sẽ được bàn và định hướng lại mỗi năm một lần và một thành viên cố định của phòng tổ chức nhân sự sẽ chuyển lại SCC.
Thông tin nội bộ của cơng ty gồm có thơng tin về hoạt động kinh doanh, các dịch vụ mới, định hướng chiến lược hàng năm và thông tin về các hoạt động ngoại khóa của cơng ty. Tất cả những thơng tin được công bố công khai trên website vừa nhằm phổ biến đến tồn thể nhân viên của cơng ty vừa để thông tin đến khách hàng. Qua đó, nhân viên trong công ty sẽ nắm bắt được tình hình kinh doanh, các chính sách mới của lãnh đạo công ty, cũng như thơng tin của phịng ban.
Hàng năm, vào tháng 12, giám đốc của SCC sẽ được mời sang dự buổi tổng kết và đánh giá cuối năm của Vietsun. Tại buổi họp này, thông tin tổng kết năm cũ và định hướng năm mới của Vietsun sẽ được cơng bố, tồn bộ thông tin sẽ được SCC thanh lọc trước khi chính thức đưa lên website.
Thơng tin về hoạt động kinh doanh, bao gồm những hoạt động hợp tác, đầu tư, hay chi tiết về các gói cho vay mùa vụ cũng được chuyển tới Công ty truyền thông SCC để biên tập và đăng tải lên website. Cụ thể gần đây, Vietsun có chương trình hợp tác giáo dục với Cty CP Babylons. Cơng ty Cổ
phần Babylons là công ty hàng đầu Việt Nam chuyên sâu tổ chức các seminar và khóa học quốc tế mang tính thực tế cao trong lĩnh vực kinh doanh, đầu tư, tài chính và làm giàu; với các diễn giả hàng đầu thế giới.
Babylons là công ty đầu tiên tổ chức các chương trình đào tạo quốc tế tại Việt Nam trong lĩnh vực đầu tư và làm giàu. Đây đều là những chương trình mang tính thực tế rất cao. Babylons là đối tác - đại diện độc quyền chính thức tại Việt Nam của Success Resources, công ty chuyên tổ chức Seminar/khóa học giáo dục lớn nhất Châu Á, và trên thế giới. Babylons còn là đối tác - đại diện độc quyền chính thức tại Việt Nam của tổ chức RichDad Asia và Richdad USA do Robert Kyiosaki, tác giả bộ sách "Dạy con làm giàu" sáng lập. Bên cạnh đó, Babylons đang làm việc với đối tác quốc tế khác như Azea, EDT, HSR, ...
Theo đó, Vietsun sẽ trở thành nhà tài trợ tài chính cho các học viên của Babylons với dịch vụ cho vay tín chấp ưu đãi đặc biệt về điều kiện và lãi suất cũng như thủ tục. Và thực tế đã có nhiều học viên của Babylons đã tiếp cận được với những gói vay ưu đãi của Vietsun.
Hay như thơng tin cho vay thời vụ mùa trung thu để các đơn vị sản xuất thực phẩm, bánh kẹo có nguồn vốn lưu động lớn trong một thời gian ngắn cũng được đưa kịp thời trên website của cơng ty.
Đối với các hoạt động ngoại khóa, như hoạt động từ thiện, hoạt động của câu lạc bộ bóng đá Vietsun cũng được cập nhật trên website của công ty. Theo thông lệ, mỗi tuần câu lạc bộ bóng đá của Vietsun sẽ ra sân 2 buổi, và những hình ảnh cũng như kết quả trận đấu đều được đưa lên web để toàn thể nhân viên trong cơng ty có thể nhìn thấy. Điều này vơ hình chung gắn kết khơng chỉ các anh em trong đội bóng mà cịn gắn kết toàn bộ nhân viên của cơng ty. Cũng qua những hình ảnh này, khách hàng sẽ có một cái nhìn tồn diện và gần gũi, thiện cảm với cơng ty. Điều đặc biệt là, những đội đá bóng
giao hữu với FC Vietsun cũng chính là các tổ chức uy tín như CLB bóng đá của các quận, các ngân hàng uy tín trên địa bàn Hà Nội.
Bên cạnh đó, website cũng cập nhật các thơng tin mới nhất của ngành tài chính, bất động sản, thị trường cổ phiếu...
Chăm sóc Facebook của cơng ty
Hiện tại, để tăng cường hơn nữa sự gắn bó giữa các thành viên của công ty cũng như quảng bá rộng hơn hình ảnh, các dịch vụ của công ty, công ty đã thành lập một tài khoản facebook riêng là: Ketnoi Doanhnhan Vietsun.
SCC lựa chọn những đối tượng phù hợp với Vietsun để kết bạn. Con số bạn bè của Vietsun hiện tại đang ở con số gần 3000. Những thông tin được lựa chọn đưa lên facebook cũng chủ yếu là những thông tin dịch vụ mới của cơng ty. Bên cạnh đó, SCC cịn chăm sóc 2 fanpage riêng của SCC. Một fanpage chuyên phân tích và giới thiệu các loại dịch vụ còn một facpage lại chuyên đăng tải những câu chuyện thú vị về kinh doanh, những bài học làm giàu, kinh nghiệm trong đầu tư, sản xuất.
SCC cùng Vietsun lên kế hoạch và thực hiện các kế hoạch truyền thông
SCC tư vấn và cùng Vietsun lên kế hoạch cũng như là đơn vị trực tiếp thực hiện các kế hoạch truyền thông kể cả ngắn hạn và dài hạn.
Sau khi lên kế hoạch, SCC sẽ gửi trình lên lãnh đạo Vietsun, kế hoạch có thể được điều chỉnh hoặc khơng. Sau đó, các nhân viên của SCC lựa chọn kênh truyền thông phù hợp và tiến hành thực hiện kế hoạch đó, báo cáo tổng kết hàng ngày với những kế hoạch ngắn hạn và hàng tuần hoặc hàng tháng với những kế hoạch dài hạn.
Trong năm 2013, Vietsun hồn thành việc xây dựng Tịa nhà tài chính Vietsun. SCC là đơn vị đứng ra lên kế hoạch truyền thơng, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng, chủ động lựa chọn các phương thức truyền thông. Những phương thức truyền thông này, kết quả mang lại như thế nào đều được báo
cáo kết quả đều đặn, nếu trong q trình thực hiện, có vấn đề phát sinh thì SCC sẽ là đơn vị trực tiếp xử lý nhưng có sự tham vấn của lãnh đạo Vietsun.
Vào các dịp trung thu hàng năm, SCC sẽ lập một kế hoạch chi tiết giúp Vietsun triển khai gói cho vay mùa vụ này. Trong kế hoạch này, sẽ đặt ra các mục tiêu cụ thể (tìm kiếm được bao nhiêu khách hàng, bao nhiêu khách hàng cá nhân, bao nhiêu khách hàng doanh nghiệp; số tiền sẽ giải ngân được…), đối tượng tiếp cận là những đối tượng cụ thể nào, tiếp cận họ bằng những cách thức nào, sử dụng phương tiện nào, dự trù kinh phí là bao nhiêu… Tất cả được thể hiện rõ ràng trong bản kế hoạch được gửi sang Vietsun và được ban lãnh đạo Vietsun chấp thuận trước khi thực hiện.
SCC với khách hàng của Vietsun: tư vấn, tìm kiếm, quảng bá.
Kênh duy trì mối liên hệ trực tiếp với khách hàng hiện nay của Vietsun là tư vấn online Skype, Yahoo, Facebook, email, tin nhắn và gọi điện đường dây nóng. Tất cả những kênh này, hiện tại Vietsun đều thuê SCC chăm sóc. Việc trả lời phản hồi của khách hàng, giải đáp những thắc mắc, tư vấn các gói vay, hướng dẫn thủ tục, hồ sơ đều được nhân viên của SCC thực hiện. Sau đó sàng lọc những trường hợp tiềm năng nhất để gửi qua bộ phận chăm sóc kách hàng nằm trong nội bộ Vietsun hoặc hướng dẫn khách hàng đến thẳng trụ sở của công ty. Hàng tháng SCC sẽ gửi báo cáo, thống kê khách hàng cũng như hồ sơ của họ đến Vietsun.
Ngồi những trường hợp thành cơng trong giao dịch vay vốn, tư vấn tài chính, những trường hợp chưa thành công sẽ được SCC lưu lại đầy đủ để sau đó thành lập cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng và thường xuyên có những hình thức chăm sóc như: gửi email, nhắn tin chúc mừng, giới thiệu dịch vụ, các ưu đãi mới…
Một công việc liên quan đến khách hàng quan trọng khơng kém là việc tìm kiếm cơ sở dữ liệu. Việc tìm kiếm cơ sở dữ liệu phù hợp với từng chiến lược cụ thể, và với mục tiêu chung của công ty sẽ được SCC thực hiện đều
đặn hàng ngày. Tập hợp số liệu và thơng tin đó gửi sang Vietsun như một dạng báo cáo bắt buộc định kì. Những thơng tin cơ sở dữ liệu khách hàng bắt buộc phải có những trường như: tên, số điện thoại, email, lĩnh vực hoạt động, tiềm năng tài chính và có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau như: theo địa bàn, theo ngành nghề, theo độ tuổi, theo giới tính, theo quy mơ tổ chức, doanh nghiệp… Đây được coi là một tài sản quý báu và vô giá đối với bất cứ một doanh nghiệp nào.
SCC cũng kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ quảng bá dịch vụ của Vietsun đến khách hàng. Công việc sẽ bao gồm: gửi email, tin nhắn quảng bá, đăng bài viết trên các diễn đàn, tham gia nhiều hội nhóm online về tài chính, doanh nghiệp, quảng bá trên kênh báo chí…
SCC chịu trách nhiệm lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện cho Vietsun
Bởi vì Vietsun là một công ty tài chính nên SCC sẽ tìm hiểu và lựa chọn những sự kiện phù hợp để Vietsun tham gia cũng như tổ chức thành