2.1.3 .Bô ̣ máy tổ chức của Hội sở
3.4. Tiếp tục tăng cƣờng việc truyền thông, hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh
đánh giá
Ban lãnh đạo Ngân hàng Techcombank xác định và phân công cho Trung tâm hành chính Văn phòng có trách nhiệm tăng cường truyền thông, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng Techcombank như:
- Về công tác Văn thư Lưu trữ; - Về hoạt động lễ tân;
- Về hoạt động hội, họp, sự kiện;
- Về hoạt động quản lý tài sản, cơ sở vật chất và các trang thiết bị văn phòng;
- Về hoạt động thiết kế không gian giao dịch
Thứ nhất, truyền thông cho đầu mối các đơn vị nghiệp vụ thấu hiểu tại
sao cần phải chuẩn hóa các hoạt động văn phòng? Nếu các hoạt động văn phòng không được chuẩn hóa có thể dẫn tới những khó khăn và vấn đề rủi ro gì? Thực tế, trong quá trình vận hành các hoạt động văn phòng tại Hội sở, đã ghi nhận những vấn đề khó khăn, lúng túng hoặc rủi ro trong vận hành hoạt động văn phòng tại Hội sở Techcombank. Chính vì vậy, việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng tại Hội sở nói riêng và trên toàn hệ thống nói chung rất quan trọng. Vì các hoạt động này có thể tạo ra các rủi ro vô cùng nghiêm trọng nếu Ngân hàng không chuẩn hóa các hoạt động văn phòng. Ví dụ, công tác văn thư, lưu trữ không chuẩn hóa bằng quy chế, quy định, để đơn vị nghiệp vụ vận hành một cách tùy tiện sẽ xảy ra các rủi ro như văn bản sai
thẩm quyền về hình thức; sai thẩm quyền về mặt nội dung nhưng cán bộ văn thư vẫn cho phát hành hoặc đóng dấu sai thẩm quyền, đóng dấu khống chỉ….
Thứ hai, hướng dẫn các đơn vị nghiệp vụ chuẩn hóa hoạt động văn
phòng ở mức độ ban hành các quy chế, quy định hoặc quy trình/hướng dẫn thực hiện các hoạt động đó. Hướng dẫn đầu mối các đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng xác định rõ hoạt động văn phòng nào cần ban hành quy chế, quy định. Ví dụ, hoạt động văn thư, lưu trữ cần ban hành Quy định về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu/Hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu; Hoạt động lễ tân cần ban hành Quy định về Lễ tân/Hướng dẫn các nghiệp vụ Lễ tân; Hoạt động hội, họp, sự kiện cần ban hành Quy định về hội, họp, sự kiện/Hướng dẫn thực hiện hội, họp, sự kiện;..
Thứ ba, kiểm tra, đánh giá các đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng thực
hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng hàng năm, có báo cáo đánh giá và khen thưởng, kỷ luật công khai, minh bạch.