8. Bố cục nội dung luận văn
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy của Chi cục văn thƣ
thƣ lƣu trữ tỉnh Vĩnh Phúc
2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc
Tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập trên cơ sở Nghị quyết của Quốc hội khoá IX kỳ họp lần thứ 10 về chia tách tỉnh Vĩnh Phú thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và tỉnh Phú Thọ. Tỉnh Vĩnh Phúc đi vào hoạt động chính thức kể từ ngày 01 tháng 01 năm 1997, là một tỉnh thuộc đồng bằng Sông Hồng tiếp giáp với nhiều tỉnh. Phía tây bắc giáp với tỉnh Tuyên Quang; Phía đông bắc giáp với tỉnh Thái Nguyên; Phía đông nam giáp với thành phố Hà Nội; Phía tây giáp tỉnh Phú Thọ, với số dân tính đến năm 2010 là 999.786 người và diện tích là 1.231,76 km2
. Tỉnh Vĩnh Phúc có 9 đơn vị hành chính cấp huyện và tương đương với 113 xã, 24 phường và thị trấn. Do điều kiện tự nhiên và vị trí thuận lợi nên Vĩnh Phúc là tỉnh có nền kinh tế - xã hội tương đối phát triển. Bên cạnh đó, phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của nhân dân và sự nỗ lực không ngừng của các cơ quan ban ngành trong tỉnh. Gắn liền với các hoạt động và quản lý của các cơ quan đó là những hệ thống văn bản, hồ sơ, công văn, giấy tờ được sản sinh ra và lưu giữ lại trong quá trình giải quyết công việc. Hiện nay, đứng trước những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước thì công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, bởi thông tin có trong tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin có tính xác thực và có độ tin cậy cao. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, nên nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ là một nhiệm có tính cấp thiết đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh và đất nước.Vì vậy, ngay sau khi thành lập tỉnh năm 1997 nhằm bảo quản an toàn tránh thất lạc và hư hỏng tài liệu lưu trữ đặc biệt là đối với những cơ quan sau khi chia tách, sát nhập ra từ tỉnh Phú Thọ. Đồng thời, được sự quan
tâm chỉ đạo của Đảng, Nhà nước và các cấp, các ngành trong tỉnh, ngày 08 tháng 12 năm 1998 Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc ban hành quyết định số: 3192/1998/QĐ- UB, Trung tâm có tên là Trung tâm Công Nghệ Thông Tin- Lưu Trữ tỉnh trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc. Đây chính là tiền thân của chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc ngày nay, gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của tỉnh Vĩnh Phúc. Chi Cục Văn thư lưu trữ tỉnh đến nay cũng có sự thay đổi về tên gọi, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cho phù hợp với tình hình thực tiễn và nhiệm vụ cụ thể đặt ra của tỉnh cũng như của cả nước.
Ngày 28 tháng 04 năm 2004 Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc ra quyết định số: 3836/QĐ- UB, thành lập Trung Tâm Lưu Trữ và Tin Học. Đến ngày 08 tháng 07 năm 2010, UBND tỉnh Vĩnh Phúc ra quyết định số 16/2010/QĐ- UBND về việc thành lập Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc. Từ đó cho tới nay, trong quá trình hình thành và phát triển của mình Chi cục đã đạt được những thành tựu quan trọng về công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của tỉnh nói riêng cũng như góp phần thúc đẩy vào sự phát triển của một sự nghiệp lưu trữ nói chung trong cả nước.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh a. Chức năng của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh a. Chức năng của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh
Chi cục Văn thư Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc có chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong địa bàn tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ. Đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh. Trụ sở làm việc của Chi cục được đặt tại thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc.
b. Nhiệm vụ của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh
Chi cục Văn thư - Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
+ Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình , đề án , dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư lưu trữ.
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư lưu trữ. + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt: Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc ; “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ tỉnh và “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ.
+ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư lưu trữ.
+ Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, chế độ báo cáo, thống kê về văn thư lưu trữ. Sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ.
+ Thực hiện các nhiệm vụ về Lưu trữ lịch sử như sau:
Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
Tu bổ, phục chế và bảo quản tài liệu lưu trữ;
Xây dựng cụng cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản của cơ quan; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở nội vụ giao cho.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh
a. Lãnh đạo Chi cục gồm Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng;
Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục. Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công được phân công. Việc bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND tỉnh.
b. Cơ cấu tổ chức trực thuộc Chi cục Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; Phòng Thu thập - Chỉnh lý;
Kho lưu trữ chuyên dụng (hoạt động sự nghiệp).
c. Biên chế của Chi cục do UBND tỉnh giao trong tổng số biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở Nội vụ [ 1,tr.89 ].