Kỹ năng
(Skills)
Phẩm chất Kiến thức
(Attitude) (Knowledges)
(Nguồn: Theo Benjamin Bloom, 1956)
Phẩm chất hay thái độ (Attitude): Thường bao gồm các nhân tố thuộc về
thế giới quan tiếp nhận và phản ứng lại các thực tế, xác định giá trị, giá trị ưu tiên. Năng lực
Nói cách khác, nó chính là quan điểm, ý thức, tính cách của mỗi người, là đạo đức, là văn hóa của con người, là cái làm nên giá trị riêng của mỗi con người.
Theo Harrow (1972) thì “các phẩm chất và hành vi thể hiện thái độ của cá nhân
với công việc, động cơ, cũng như những tố chất cần có để đảm nhận tốt công việc”. Như vậy, phẩm chất quy định tính phù hợp và thành công trong công việc
của cá nhân.
Phẩm chất của một cá nhân thường được nhìn nhận ở các góc độ: phẩm chất chính trị, phẩm chất về đạo đức (đức) và phẩm chất về năng lực (tài). Với mỗi vị trí công việc cụ thể, năng lực về phẩm chất sẽ được xây dựng tương ứng trong khung năng lực.
Kỹ năng (Skills): Là khả năng của con người thực hiện một hoạt động bất
kỳ nào đó hay các hành động trên cơ sở kinh nghiệm cũ; là khả năng áp dụng kiến thức vào thực tiễn. Như vậy, kỹ năng là nhằm nhấn mạnh đến khả năng một chủ thể có thể làm được gì với những kiến thức (lý thuyết) đã có. Kỹ năng học được do quá trình lặp đi lặp lại một hành động nào đó. Kỹ năng luôn có chủ đích và định hướng rõ ràng. Có thể nói, kỹ năng là năng lực của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở kiến thức đã có nhằm tạo ra
kết quả mong đợi. Theo Dave (1975) thông thường kỹ năng được chia thành các
cấp độ chính như: bắt chước (quan sát và hành vi khuôn mẫu), ứng dụng (thực hiện một số hành động bằng cách làm theo hướng dẫn), vận dụng (chính xác hơn với mỗi hoàn cảnh), vận dụng sáng tạo (trở thành phản xạ tự nhiên).
Như vậy, kỹ năng là khả năng thực hiện thành thạo một công việc xác định của một chủ thể. Tuy nhiên, cần nhận thức rõ, nếu một chủ thể chỉ có tri thức về công việc thôi thì chưa đủ. Tri thức, tự nó chưa chuyển thành kỹ năng dù nó là cơ sở đầu tiên của kỹ năng (bao gồm cả kinh nghiệm). Khả năng hành động/ giải quyết một công việc thành thạo đã bao hàm cả việc nắm bắt bản chất, xu hướng vận động của công việc đó. Như thế, kỹ năng bao gồm những bộ phận cơ bản sau: tri thức về công việc, phương pháp thực hiện công việc (trình tự, những thủ tục, công cụ, vấn đề liên quan để giải quyết thành công việc đó) và khả năng thực hiện các thao tác đó với thời gian, chi phí thấp nhất có thể hoặc theo yêu cầu xác định. Việc hình thành kỹ năng phụ thuộc rất lớn vào khả năng chủ thể có thể
chuyển hóa tri thức thành hành động hay không. Như vậy có thể khẳng định, kỹ năng là biểu hiện sinh động nhất của sự thống nhất giữa tri thức và hành động thực tế, là biểu hiện cao nhất của việc vận dụng các kiến thức đã có vào thực tiễn. Khi kỹ năng thành thạo ở mức độ cao sẽ trở thành phản xạ có điều kiện.
Kiến thức (Knowledge): Thuộc về năng lực tư duy, được hiểu là những
năng lực về thu thập tin dữ liệu, năng lực hiểu các vấn đề, năng lực ứng dụng, năng lực phân tích, năng lực tổng hợp, năng lực đánh giá. Đây là những năng lực cơ bản mà một cá nhân cần hội tụ khi tiếp nhận một công việc. Công việc càng phức tạp thì cấp độ yêu cầu về các năng lực này càng cao. Các năng lực này sẽ được cụ thể hóa theo đặc thù từng tổ chức và từng vị trí việc làm cụ thể.
Kiến thức có đặc điểm: tính độc lập; tính cụ thể, rõ ràng; kiến thức có thể kiểm tra được (các phương pháp kiểm tra tùy thuộc và mục đích sử dụng kiến thức, ví dụ để kiểm tra kiến thức trong buổi phỏng vấn có thể sử dụng phương pháp test nhanh, phương pháp vấn đáp theo phiếu hỏi, kiểm tra thực hành…); tính phạm vi giới hạn của kiến thức; kiến thức có thể thay đổi và bổ sung.
Thông thường trong quá trình xây dựng khung năng lực, mỗi nhiệm vụ chính được xây dựng tương tứng với những yêu cầu năng lực về kiến thức cụ thể. Ví dụ, đối với nhiệm vụ xây dựng và quản lý các chính sách về nguồn nhân lực theo định hướng chung của công ty, thì năng lực kiến thức tương ứng sẽ là có hiểu biết về luật lao động, luật doanh nghiệp, kế toán và tài chính, tâm lý lao động…
b. Các nguyên tắc khi xây dựng khung năng lực theo mô hình ASK
Xây dựng khung năng lực theo mô hình ASK đã được chứng minh là công cụ hiệu quả trong tuyển dụng, quản lý thành tích, phát triển nguồn nhân lực và cuối cùng là để nâng cao hiệu quả của toàn bộ tổ chức. Dó đó, ngày càng nhiều tổ chức phát triển và ứng dụng theo mô hình này. Tuy nhiên, không ít tổ chức đã thất bại trong việc theo đuổi mục tiêu này vì việc xây dựng khung năng lực không huy động được các cá nhân trong tổ chức cùng tham gia xây dựng, hay các năng lực được xây dựng không phù hợp với vị trí việc làm…. Vì vậy, để phát huy vai trò của khung năng lực trong tổ chức, khi xây dựng khung năng lực cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thứ nhất: Việc xác định các cấu trúc và cấp độ năng lực phải dựa trên cơ sở
đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, đặc thù về chức trách, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm, kết hợp mục tiêu cá nhân và sứ mệnh, kỳ vọng của tổ chức. Như vậy, các năng lực được sử dụng để xây dựng khung năng lực mới mang tính đại diện, cần thiết và phù hợp.
Thứ hai: Tăng cường trao đổi, liên kết tất cả các vị trí khi tiến hành xây
dựng khung năng lực.
Thứ ba: Ngôn ngữ diễn đạt, mô tả năng lực cần ngắn gọn, dễ hiểu và khoa
học, tránh hiểu sai, hiểu không đúng về vị trí công việc được xây dựng khung năng lực.
c. Quy trình xây dựng khung năng lực theo mô hình ASK
Hình 1.5. Quy trình xây dựng khung năng lực theo mô hình ASK
(Nguồn: Theo ý kiến tác giả)
Để xây dựng khung năng lực, cần tiến hành sáu bước chính sau, với từng bước sẽ có những hoạt động chủ đạo giúp cho người sử dụng dễ dàng tiếp nhận sản phẩm cuối cùng. Bước 1: Xác định mục đích xây dựng khung năng lực Bước 2: Xác định chức năng, nhiệm vụ chính của vị trí việc làm Bước 3: Xác định các năng lực cần thiết của vị trí việc làm Bước 4: Phân cấp độ năng lực cho từng năng lực Bước 5: Phân bổ cấp độ năng lực vào vị trí việc làm
Bước 6: Hoàn thiện khung năng lực
Bước 1: Xác định mục đích xây dựng khung năng lực
Xác định mục đích xây dựng khung năng lực là việc đầu tiên trong bước này. Tùy vào mục đích của việc xây dựng khung năng (ví dụ để phục vụ cho công tác tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo phát triển, đánh giá năng lực,…) mà khung năng lực được xây dựng trên cơ sở của mục đích ấy. Xác định mục đích xây dựng khung năng lực sẽ ảnh hưởng đến việc chọn người có liên quan để xây dựng khung năng lực. Các cá nhân tham gia xây dựng khung năng lực có thể rất đa dạng tuy nhiên không thể thiếu những cá nhân trực tiếp thực hiện công việc của họ trong tổ chức. Điều này giúp cho khung năng lực được xây dựng trên nền tảng các năng lực mang tính lâu bền, cập nhật và phù hợp hơn.
Bước 2: Xác định chức năng, nhiệm vụ chính của vị trí việc làm
Qúa trình xây dựng khung năng lực đòi hỏi tổ chức phải xác định chức năng, nhiệm vụ chính của vị trí việc làm. Bởi lẽ, các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định, vì vậy, khi chức năng nhiệm vụ chưa rõ ràng thì không thể xác định được các năng lực cần thiết và giúp cho người thực hiện công việc trở nên vượt trội.
Để xác định được chức năng, nhiệm vụ chính của vị trí việc làm thì quá trình xây dựng khung năng lực cần dựa vào bản mô tả công việc của vị trí việc làm đó. Nếu tổ chức chưa có bản mô tả công việc cần tiến hành xây dựng bản mô tả công việc (xem quy trình xây dựng bản mô tả công việc tại 1.2.2).
Bước 3: Xác định các năng lực cần thiết của vị trí việc làm
Trên cơ sở các chức năng, nhiệm vụ chính từ bản mô tả công việc tiến hành phân tích năng lực theo mô hình ASK cho các chức năng, nhiệm vụ đó. Để thực hiện được bước này chính là trả lời cho câu hỏi: chức năng, nhiệm vụ chính này cần những năng lực gì để hoàn thành?
Các chức năng, nhiệm vụ chính
Các năng lực đáp ứng chức năng, nhiệm vụ Kiến thức (K) Kỹ năng (S) Phẩm chất (A) (Mỗi chức năng, nhiệm vụ sẽ có ít nhất 1 kiến thức, kỹ năng, phẩm chất đáp ứng cho chức năng, nhiệm vụ đó) Chức năng, nhiệm vụ 1
Chức năng, nhiệm vụ 2 Chức năng, nhiệm vụ 3 Chức năng, nhiệm vụ n
Sau khi hoàn thành công việc xác định kiến thức, kỹ năng, phẩm chất tương đương chức năng, nhiệm vụ của vị trí Trưởng phòng, tiến hành phân nhóm năng lực: nhóm năng lực chung, năng lực chuyên môn, năng lực quản lý.
Bước 4: Phân cấp độ năng lực cho từng năng lực
Sau khi đã xác định được các năng lực cần thiết để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ chính, tiến hành phân cấp độ năng lực và định nghĩa từng cấp độ năng lực đó. Mỗi năng lực sẽ có những yêu cầu khác nhau về cấp độ độ năng lực, tuy nhiên, mỗi năng lực sẽ có tối thiểu ba cấp độ và tối đa là bảy cấp độ. Trong mô hình ASK tác giả đề xuất các cấp độ như sau:
Cấp độ 1 Cấp độ 2 Cấp độ 3 Cấp độ 4 Cấp độ 5 Kiến thức Có hiểu biết về công việc Có hiểu biết cơ bản về công việc Hiểu biết đầy đủ về công việc Hiểu biết chuyên sâu về công việc
Hiểu biết chuyên sâu về công việc và rộng đến các lĩnh vực liên quan Kỹ năng Làm công việc dưới sự giám sát Làm được công việc không cần giám sát Có thể hỗ trợ hướng dẫn người khác Có thể hướng dẫn người khác Có thể sáng tạo và cải tiến công việc
Phẩm chất (biểu hiện qua thái độ) Quan tâm tới công việc Chủ động trong công việc Thích thú với công việc Nhiệt tình trong công việc Quyết tâm thực hiện công việc
Quá trình mô tả các biểu hiện của từng cấp độ năng lực cần tuân thủ nguyên tắc dễ hiểu, chính xác để người khác dù không được phân vào vị trí công việc cụ thể đó cũng hiểu được, nếu đạt được như vậy, khung năng lực khi hoàn thành được coi là thành công một nửa.
Bước 5: Phân bổ cấp độ năng lực vào vị trí việc làm.
Trong bước này cần phải xác định với vị trí hiện tại mà các cá nhân đó đang đảm nhận thì cần thiết phải có năng lực ở cấp độ nào trong các cấp độ năng lực đã đặt ra. Cần nhận định, đây là việc làm khó khăn, tuy nhiên cách làm đơn giản nhất là thực hiện khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan
trọng của từng năng lực đối với công việc cụ thể hoặc phân bổ theo ngạch, bậc và chức vụ.
Bước 6: Hoàn thiện khung năng lực
Để khung năng lực được đưa vào sử dụng, phần công việc quan trọng là phát triển các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân và phương pháp đào tạo, phát triển gắn với mỗi loại năng lực. Tuy nhiên, đây là phần việc đòi hỏi chuyên môn rất cao, vì vậy, nếu tổ chức không đủ người có đủ năng lực chuyên môn thì có thể thuê các chuyên gia hoặc các công ty tư vấn chuyên nghiệp thực hiện thay vì phát triển nội bộ.
Cuối cùng quá trình áp dụng khung năng lực trong quản lý nhân sự sẽ bắt đầu bằng việc thực hiện đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực (chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân sau khi được đánh giá) và điều chỉnh (nếu cần thiết).
Vai trò của mô hình năng lực ASK trong đánh giá năng lực vị trí việc làm
Đánh giá năng lực vị trí việc làm bằng mô hình năng lực ASK là phương pháp đánh giá toàn diện và đầy đủ về các khía cạnh: kiến thức, kỹ năng, phẩm chất. Đây được coi là công cụ hữu hiệu trong đánh giá năng lực từng ví trí việc làm nói riêng và trong quản lý chất lượng nhân lực của tổ chức nói chung.
Các năng lực được mô tả chi tiết, rõ ràng, có cấp độ phân chia cụ thể theo từng yếu tố (kiến thức, kỹ năng, phẩm chất) cho nên các vị trí việc làm được đánh giá tổng quát và sát thực tế hơn.
Mô hình ASK đã chỉ ra các năng lực cần thiết của một vị trí việc làm trên cơ sở xác định khoảng cách năng lực (chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân). Căn cứ vào đây có thể đánh giá được mức độ phù hợp và hoàn thành yêu cầu công việc của từng vị trí việc làm. Đồng thời, cấp trên sẽ có cơ sở xác định được những năng lực nào cấp dưới cần phải đào tạo, bồi dưỡng thêm nhằm hoàn thành công việc tốt hơn, từ đó có sự phản hồi, góp ý, nhận xét trong quá trình đánh giá.
Các năng lực được mô tả cụ thể, chi tiết, tính định lượng cao, thuận tiện cho quá trình đánh giá năng lực nhân viên khi kết hợp các phương pháp đánh giá khác: như phương pháp thang điểm, phương pháp 360 độ, phương pháp KPI…
1.3.4. Vai trò của khung năng lực trong tổ chức Khung năng lực trong hoạch định kế hoạch nhân lực
Khung năng lực cho phép xác định năng lực cần có để thể hiện thành công chiến lược của tổ chức trong hiện tại và tương lai, nhờ đó tổ chức có thể xây dựng kế hoạch tạo nguồn cán bộ, kế hoạch phát triển năng lực tập thể và kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cá nhân phù hợp cho các ứng viên có tiềm năng cần thiết để bố trí vào các vị trí quản lý mang tính chiến lược, quan trọng của tổ chức trong tương lai.
Khung năng lực trong tuyển dụng
Khung năng lực giúp xác định các tiêu chí trọng yếu để lựa chọn ứng viên phù hợp với từng vị trí làm việc và chiến lược của cơ quan, đơn vị. Dựa vào cấp độ yêu cầu tối thiểu cho từng năng lực, người tuyển dụng có thể xây dựng một bảng mô tả vị trí tuyển dụng rõ ràng và xác định công cụ đánh giá, phỏng vấn ứng viên hợp lý. Nhờ vậy, cơ quan, đơn vị sẽ đảm bảo tuyển đúng người, đúng việc và tạo được nguồn nhân lực chất lượng, đa dạng..
Khung năng lực trong đào tạo và phát triển nhân lực
Khung năng lực cho phép xác định chính xác những năng lực cần có để hoàn thành có chất lượng công việc được giao trong tổ chức cũng như nhu cầu phát triển năng lực thông qua xác định khoảng cách giữa năng lực cần có và năng lực hiện có của nhân viên. Xác định chính xác nhu cầu phát triển năng lực là cơ sở để xác định mục tiêu và nội dung đào tạo phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Như vậy, khung năng lực là khung tham chiếu cho tổ chức và thiết kế các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nhờ đó có thể thiết kế được các chiến lược đào tạo và các chương trình đào tạo gắn với mục tiêu của tổ chức, cải thiện hiệu quả các hoạt động đào tạo.
Khung năng lực trong đánh giá nhân viên
Khung năng lực với các chỉ số đánh giá cho phép đánh giá chính xác và khách quan năng lực cũng như hiệu suất làm việc thực tế. Nó cho phép đánh giá
kết quả và khả năng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao với các minh