Về biên chế trong các thư viện trường học, theo Quyết định số 243/CP ngày 28 tháng 6 năm 1979 của Hội đồng Chính phủ về tổ chức bộ máy, biên chế của các trường phổ thông để cử giáo viên phụ trách công tác thư viện theo số lớp được quy định [16, tr.4].
“Trường từ 18 lớp trở xuống được bố trí 01 người Trường từ 27 lớp trở xuống được bố trí 02 người Trường từ 28 lớp trở lên được bố trí 03 người”
Theo thơng tư liên bộ số 35/2006/TTLB-BGD-BNV do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo và Bộ Nội vụ ký ngày 23/8/2006 về “Hướng dẫn định mức biên chế viên chức ở các cơ sở giáo dục phổ thông công lập” quy định:
- Đối với trường Tiểu học: Trường tiểu học hạng 1 được bố trí 02 biên chế; trường hạng 2, hạng 3 được bố trí 01 biên chế (Đối với các trường tiểu học cán bộ phụ trách cả 2 mảng thư viện và thiết bị trong nhà trường).
- Đối với trường THCS: Trường trung học cơ sở (THCS) được bố trí 01 biên chế làm công tác thư viện
- Đối với trường THPT: Trường trung học phổ thơng (THPT) được bố trí 01 biên chế làm cơng tác thư viện
Giáo viên phụ trách công tác thư viện được hưởng các chế độ chính sách hiện hành của nhà nước.
Giáo viên phụ trách cơng tác thư viện có các nhiệm vụ sau:
Thực hiện các quyết định, chỉ thị của cấp trên về công tác thư viện, tổ chức các hoạt động thư viện theo kế hoạch từng tháng, học kỳ và cả năm.
Nắm vững đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, các chủ trương, chính sách về ngành Giáo dục và Đào tạo, nhất là đối với cấp học, bậc học phổ thông, các văn bản chỉ đạo về công tác thư viện.
Thực hiện đầy đủ quy chế và nguyên tắc nghiệp vụ quản lý thư viện, có biện pháp tăng cường nguồn sách báo, hướng dẫn đọc, tuyên truyền giới thiệu sách. Làm tốt các khâu tổ chức kỹ thuật, xây dựng thư viện hoàn chỉnh, phục vụ cho yêu cầu giảng dạy, học tập của giáo viên và học sinh. Cơng việc này địi hỏi tinh thần trách nhiệm cao, cần cù, chịu khó, nắm vững mục tiêu đào tạo và chương trình học tập của nhà trường để thực hiện các khâu như: bổ sung tài liệu, xây dựng mục lục, biên soạn thư mục… Phối hợp với giáo viên trong nhà trường thành lập mạng lưới giới thiệu, tuyên truyền sách báo trong giáo viên, học sinh hoặc tổ chức các cuộc triển lãm, trưng bày sách phục vụ nhiệm vụ giảng dạy và học tập của nhà trường.
Tham gia công tác hướng dẫn phương pháp sử dụng sách, báo, tư liệu và giảng dạy kiến thức thư viện cho học sinh. Theo dõi và giúp đỡ học sinh đọc sách, giúp các em tìm chọn những cuốn sách phù hợp, bổ ích. Hướng dẫn và giáo dục học sinh làm quen với thư viện, giúp các em hình thành thói quen đọc sách.
Tham dự hội thảo nghiệp vụ, hội nghị chuyên đề về công tác thư viện trường học.
Tổng kết, phổ biến và áp dụng kinh nghiệm thư viện tiên tiến, tổ chức lao động khoa học trong thư viện. Tham mưu cho lãnh đạo nhà trường trong
công tác xây dựng thư viện, đề xuất những ý kiến xây dựng và kiện toàn thư viện, vận động học sinh và giáo viên đọc và làm theo sách. Chủ động phát động những phong trào đọc sách, báo nhân kỷ niệm những ngày lễ lớn, hoặc phục vụ các đợt học tập chính trị, bồi dưỡng hè…
Giáo dục và vận động bạn đọc giữ gìn sách báo, bảo vệ và xây dựng thư viện bằng cách: đóng góp sách báo, tham gia sửa chữa giá, tủ, bàn ghế thư viện, đóng bọc phục chế sách cũ, rách, hư hỏng…
Thực hiện tốt việc cho học sinh thuê, mượn sách giáo khoa kết hợp với việc bán lẻ sách giáo khoa cho học sinh dùng riêng như quy định trong Thông tư 05/VP ngày 10 tháng 7 năm 1990 để vào đầu năm học đảm bảo 100% học sinh có sách giáo khoa.
Để thực hiện được những nhiệm vụ trên, giáo viên phụ trách công tác thư viện phải tốt nghiệp sư phạm từ trung học trở lên và được bồi dưỡng đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ thư viện. Nếu là phụ trách thư viện được đào tạo từ các trường nghiệp vụ thông tin – thư viện phải được bồi dưỡng về nghiệp vụ sư phạm để trở thành giáo viên phụ trách công tác thư viện [16, tr.4).
Hiện nay thư viện nhà trường được biên chế 01 cán bộ thư viện phụ trách công tác thư viện. Để đảm bảo cho thư viện hoạt động một cách có hiệu quả, ngày càng phát triển và nâng cao chất lượng, người cán bộ thư viện phải tự mình thực hiện tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của thư viện: từ công tác xử lý kỹ thuật, bổ sung, phục vụ bạn đọc… cho tới các hoạt động tuyên truyền giới thiệu sách. Mặc dù khối lượng công việc khơng q nhiều, song để hồn thành và đạt được hiệu quả cao, người cán bộ thư viện cũng cần đến sự giúp đỡ từ phía nhà trường.
Tuy nhiên, từ khi nhà trường thành lập thư viện đến nay đã có rất nhiều người phụ trách, từ giáo viên kiêm nhiệm đến người có trình độ chun mơn khiến tổ cơng tác thư viện khơng thường xun được duy trì nên hoạt động
cũng chưa thật sự có hiệu quả như mong đợi. Hệ thống sổ sách quản lý của thư viện cũng theo đó mà khơng được đảm bảo ghi đúng, đủ theo quy định, cịn nhiều sai sót dẫn đến tình trạng thất thốt tài liệu trong thư viện mà khơng thể tìm được ngun nhân chính xác. Vì vậy, khó có thể dựa vào các loại sổ sách này để đưa ra một con số chính xác về số tài liệu trong kho của thư viện, gây rất nhiều khó khăn cho việc quản lý vốn tài liệu. Đây có lẽ cũng là tình trạng chung của các thư viện trường phổ thơng. Vì vậy, thư viện nhà trường cần phải có một hệ thống sổ sách quản lý đúng và đủ để hạn chế việc thất thoát vốn tài liệu của thư viện.