Trong trường hợp muốn gửi một văn bản có cùng nội dung đến nhiều người như giấy báo họp, giấy báo thi, giấy mời ... ta phải in nhiều Họ Tên, Địa chỉ ... cho nhiều người khác nhau. Chức năng Mail Merge trong Word có chức năng trộn nội dung thư với danh sách Họ Tên, Địa chỉ ...
Để thực hiện trộn thư, ta phải có sẵn hai tập tin:
Tập tin chính (Main Document) chứa nội dung chung của văn bản. Ví dụ :
Trường PTCS ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GI□Y M□I Kính mời : Ông/Bà Là phụ huynh em : Lớp : 9A1 Đến tại phòng : 12 để tham dự buổi họp phụ huynh đầu năm học.
Nội dung : Phổ biến quy chế và chủ trương của Nhà trường trong năm học mới.
Rất mong quý phụ huynh tham dựđông đủ.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 9 năm 2004
Tập tin dữ liệu (Data Document) chứa các trường (field) nội dung cần trộn vào tập tin chính.
Ví dụ:
Phụ huynh Học sinh
Nguyễn Dũng Nguyễn Thị Lan
Hồ Văn Hùng Hồ Trân
Lê Bá Lê Hoàng
Trần Văn Trần Hòa
Võ Văn Lân Võ Hòa
Các bước thực hiện trộn thư:
− Tạo tập tin chính, dùng lệnh File | Save as để ghi tên tập tin vào đĩa, ví dụ: giaymoi-1.doc.
− Dùng lệnh Tools | Letters and Maillings | Mail Merge, xuất hiện hộp thoại Mail Merge, hướng dẫn ta làm 6 bước:
Bước 1: Trong cửa sổ Mail Merge, dưới mục Select document type, click chọn mục
Letters, sau đó nhấn Next để qua bước 2.
Bước 2: Trong vùng Select Start Document
chọn mục Use the current document và click vào Nextđểđến bước 3 hoặc Previous
để về lại bước 1 hiệu chỉnh lựa chọn lại
Bước 3: Trong mục Select recipients, ta chọn Uses an existing list. Tiếp tục click vào
Nextđể thực hiện kết nối với dữ liệu đã được tạo sẵn.
Sau khi click vào Next thì hộp thoại sau xuất hiện:
Nhấn vào nút lệnh Openđể hiển thị bảng danh sách các record cần thực hiện trộn thư:
nhấn vào Edit để hiệu chỉnh dữ liệu và Close để đóng hộp thoại. Tiếp tục bước 4
Bước 4: Trong mục Write your letter. Đểđưa nội dung các trường cần trộn vào thư, click chọn nơi cần đưa nội dung vào rồi chọn More items… chọn tên trường tương ứng rồi click insert.
Tiếp tục click vào Next để sang bước 5
Bước 5: click vào Nextđể sang bước cuối cùng
Bước 6: Hộp thoại sau sẽ xuất hiện.
Click nút OKđể bắt đầu trộn tập tin chính và tập tin dữ liệu.
Sau khi trộn các văn bản ta có thể dùng lệnh File \ Printđể in ra máy in. Mỗi một giấy mời sẽđược in bắt đầu từ một trang mới. Tên tập tin văn bản sau khi trộn có tên ngầm định là Letters1, ta có thể ghi vào đĩa với tên khác.