THIẾT KẾ ĐẦU VÀO
29Luồng sự kiện bình thƣờng:
Luồng sự kiện bình thƣờng:
1. Đại diện bán hàng khởi động hệ thống.
2. Hệ thống cung cấp Đại diện bán hàng với Menu chính cho Hệ thống.
3. Hệ thống yêu cầu Đại diện bán hàng nếu họ muốn Thêm khách hàng. Tìm một khách hàng hiện có, hoặc để Liệt kê tất cả các máy khách hiện có.
4. Hệ thống trả về Đại diện bán hàng cho Menu chính của Hệ thống.
Dòng phụ:
S-1: Khách hàng mới
1. Hệ thống yêu cầu Đại diện bán hàng cung cấp thông tin liên quan. 2. Đại diện bán hàng nhập các thông tin có liên quan vào Biểu mẫu 3. Đại diện bán hàng gửi thông tin đến Hệ thống.
S-2: Tìm khách hàng
1. Hệ thống yêu cầu Đại diện bán hàng cho thông tin tìm kiếm. 2. Đại diện bán hàng loại trong thông tin tìm kiếm vào Biểu mẫu 3. Đại diện bán hàng gửi thông tin đến Hệ thống.
4. Nếu Hệ thống tìm thấy một Máy khách duy nhất đáp ứng thông tin tìm kiếm. Hệ thống tạo báo cáo Thông tin khách hàng và trả về Đại diện bán hàng cho
chính Menu của hệ thống
Khác Nếu Hệ thống tìm thấy một danh sách các Khách hàng đáp ứng thông tin tìm kiếm. Hệ thống thực thi
S-3: Liệt kê các khách hàng. S-3: Danh sách khách hàng
1. Nếu dòng phụ này được thực thi từ Bước 3
Hệ thống tạo Danh sách tất cả ứng dụng khách Người khác
Hệ thống tạo danh sách các khách hàng khớp với S-2: Tìm tiêu chí tìm kiếm của Khách hàng.
2. Đại diện bán hàng chọn một khách hàng. 3. Hệ thống tạo báo cáo Thông tin khách hàng
Nếu Đại diện bán hàng muốn thêm khách hàng, họ nhấp vào liên kết Thêm khách hàng và thực thi S-1: Khách hàng mới.
Nếu Đại diện bán hàng muốn tìm khách hàng, họ nhấp vào liên kết Tìm khách hàng và thực hiện S-2: Tìm khách hàng.
Nếu Đại diện bán hàng muốn liệt kê tất cả khách hàng, họ nhấp vào Liên kết danh sách khách hàng và thực thi S-3: Liệt kê Khách hàng.
30
họ sẽ thu thập dữ liệu bán hàng suốt cả ngày và truyền dữ liệu vào mỗi tối trong một đợt tới văn phòng huyện. Việc xử lý này đơn giản hóa quá trình truyền dữ liệu và thƣờng tiết kiệm chi phí liên lạc, nhƣng điều đó có nghĩa là hàng tồn kho không chính xác theo thời
gian thực mà chỉ chính xác
vào cuối ngày sau khi lô đƣợc xử lý.
Các luồng thay thế / ngoại lệ:
S-2 4a. Hệ thống tạo ra một thông báo lỗi.
Chụp dữ liệu tại nguồn Có lẽ nguyên tắc quan trọng nhất của thiết kế đầu vào là nắm bắt dữ liệu ở định dạng điện tử tại nguồn gốc của nó hoặc gần nguồn gốc nhất có thể. Trong những ngày đầu của máy tính, các hệ thống máy tính đã thay thế các hệ thống thủ công truyền thống hoạt động trên các mẫu giấy. Khi các quy trình kinh doanh này đƣợc tự động hóa, nhiều hình thức giấy gốc vẫn còn, hoặc bởi vì không ai nghĩ để thay thế chúng hoặc bởi vì nó quá đắt để làm nhƣ vậy. Thay vào đó, quy trình nghiệp vụ tiếp tục chứa các biểu mẫu thủ công đƣợc đƣa đến trung tâm máy tính theo lô để đƣợc nhà điều hành nhập dữ liệu nhập
vào hệ thống máy tính
Nhiều quy trình kinh doanh vẫn hoạt động theo cách này ngày nay. Ví dụ, hầu hết các tổ chức có các hình thức yêu cầu bồi thƣờng chi phí đƣợc hoàn thành bằng tay và nộp cho một bộ phận kế toán, phê duyệt chúng và nhập chúng vào hệ thống theo lô. Có ba vấn đề với cách tiếp cận này. Đầu tiên, nó là tốn kém vì nó trùng lặp công việc (biểu mẫu đƣợc điền hai lần, một lần bằng tay, một lần bằng bàn phím.) Thứ hai, nó làm tăng thời gian xử lý bởi vì các mẫu giấy phải đƣợc di chuyển vật lý thông qua quá trình này. Thứ ba, nó làm tăng chi phí và xác suất của lỗi, bởi vì nó tách các mục nhập từ việc xử lý thông tin; một ngƣời nào đó có thể đọc sai chữ viết tay trên biểu mẫu đầu vào, dữ liệu có thể đƣợc nhập sai hoặc đầu vào gốc có thể chứa lỗi làm mất hiệu lực thông tin.
Hầu hết các hệ thống xử lý giao dịch ngày nay đƣợc thiết kế để thu thập dữ liệu tại nguồn của nó. Tự động hóa dữ liệu nguồn đề cập đến việc sử dụng các thiết bị phần cứng đặc biệt để tự động thu thập dữ liệu mà không yêu cầu bất kỳ ai nhập dữ liệu đó. Cửa hàng thƣờng sử dụng đầu đọc mã vạch tự động quét sản phẩm và nhập dữ liệu trực tiếp vào hệ thống máy tính. Không có định dạng trung gian nào nhƣ các mẫu giấy đƣợc sử dụng. Các công nghệ tƣơng tự bao gồm ký tự quang học công nhận, có thể đọc số và chữ in ví dụ, trên séc), đầu đọc thẻ từ, có thể (đọc thông tin đƣợc mã hóa trên một
31
-- Đinh Thị Điệp --
Types of Inputs
Mỗi mục dữ liệu phải
nhập đƣợc liên kết với một
trƣờng trên biểu mẫu (a field on the form) mà giá trị của nó đƣợc nhập vào. Mỗi trƣờng cũng có nhãn trƣờng, là văn bản bên cạnh, bên trên hoặc bên dƣới trƣờng cho ngƣời dùng biết loại thông tin nào thuộc trƣờng. Thƣờng thì nhãn trƣờng tƣơng tự nhƣ tên của phần tử dữ liệu, nhƣng chúng không phải có các từ
giống hệt nhau. Trong một
số trƣờng hợp, một
trƣờng sẽ hiển thị mẫu trên
hộp nhập để hiển thị cho
ngƣời dùng chính xác cách nhập dữ liệu. Có nhiều kiểu đầu vào khác nhau, giống nhƣ có nhiều loại trƣờng khác nhau (xem Hình 11-14).
một dải vật liệu (đọc thông tin đƣợc mã hóa trên một dải vật liệu từ tính tƣơng tự nhƣ đĩa (ví dụ: thẻ tín dụng) và thẻ thông minh, chứa bộ vi xử lý, ký ức chip và pin (giống nhƣ máy tính có kích thƣớc thẻ tín dụng). Cũng nhƣ giảm thời gian và chi phí nhập dữ liệu, các hệ thống này giảm lỗi vì chúng ít có khả năng nắm bắt dữ liệu không chính xác. Hôm nay, máy tính xách tay và máy quét cho phép dữ liệu đƣợc ghi tại nguồn ngay cả khi trong cài đặt di động (ví dụ: giao hàng chuyển phát nhanh, sử dụng ô tô cho thuê)
Các hệ thống tự động này không có khả năng thu thập nhiều thông tin, do đó, tùy chọn tốt nhất tiếp theo là thu thập dữ liệu ngay lập tức từ nguồn bằng cách sử dụng toán tử nhập đƣợc đào tạo. Nhiều đặt chỗ cho hãng hàng không và khách sạn, đơn xin vay và đơn đặt hàng danh mục đƣợc ghi trực tiếp vào hệ thống máy tính trong khi khách hàng cung cấp cho nhà điều hành câu trả lời cho câu hỏi. Một số hệ thống loại bỏ hoàn toàn nhà điều hành và cho phép ngƣời dùng nhập dữ liệu của riêng họ. Ví dụ: một số trƣờng đại học [ví dụ: Viện Công nghệ Massachusetts (MIT)] không còn chấp nhận đơn xin giấy phép nhập học nữa; tất cả các ứng dụng đƣợc sinh viên nhập vào các biểu mẫu điện tử.
Các biểu mẫu để thu thập thông tin (trên màn hình, trên giấy, vv) phải hỗ trợ nguồn dữ liệu. Tức là, thứ tự của thông tin trên biểu mẫu phải khớp với luồng thông tin tự nhiên từ nguồn dữ liệu và các biểu mẫu nhập dữ liệu phải khớp với biểu mẫu giấy đƣợc sử dụng để ghi lại dữ liệu ban đầu. Giảm thiểu tổ hợp phím Một nguyên tắc quan trọng khác là giảm thiểu tổ hợp phím. Tổ hợp phím tốn thời gian và tiền bạc, cho dù chúng đƣợc thực hiện bởi một khách hàng, ngƣời dùng hoặc nhà điều hành nhập dữ liệu đƣợc đào tạo. Hệ thống sẽ không bao giờ yêu cầu thông tin có thể thu đƣợc theo cách khác (ví dụ: bằng cách truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu hoặc bằng cách thực hiện phép tính). Tƣơng tự nhƣ vậy, một hệ thống không nên yêu cầu ngƣời dùng nhập thông tin có thể đƣợc chọn từ một danh sách; chọn giảm lỗi và tăng tốc độ vào.
32 1. Text 1. Text
Nhƣ một tên gợi ý, một hộp văn bản đƣợc sử dụng để nhập văn bản. Các hộp văn bản có thể đƣợc định nghĩa để có độ dài cố định hoặc có thể cuộn đƣợc và có thể chấp nhận số lƣợng văn bản gần nhƣ không giới hạn. Trong cả hai trƣờng hợp, các hộp có thể chứa một hoặc nhiều dòng thông tin văn bản. Chúng tôi không bao giờ sử dụng hộp văn bản nếu chúng tôi có thể sử dụng hộp chọn.
Các hộp văn bản phải có nhãn trƣờng đƣợc đặt ở bên trái của vùng nhập, kích thƣớc của chúng đƣợc xác định rõ ràng bởi một hộp (hoặc một tập hợp các gạch dƣới trong giao diện
non-GUI). Nếu có nhiều hộp văn bản, các nhãn trƣờng và các cạnh trái của các hộp nhập
của chúng sẽ đƣợc căn chỉnh. Các hộp văn bản phải cho phép các chức năng GUI tiêu chuẩn, chẳng hạn nhƣ cắt, sao chép và dán
2. Numbers
Một hộp số đƣợc sử dụng để nhập số. Một số phần mềm có thể tự động định dạng các số khi chúng đƣợc nhập vào, vì vậy mà 3452478 sẽ trở thành $ 34,524,78. Ngày là một dạng đặc biệt của các con số mà đôi khi có loại hộp số riêng của chúng. Không bao giờ sử dụng hộp số nếu bạn có thể sử dụng hộp chọn.