CHƯƠNG II : CÔNG CỤ XÂY DỰNG KHO DỮ LIỆU
3.4 Các chức năng của hệ thống Quản lý cửa hàng bán lẻ xăng dầu
3.4.1Nhóm chức năng nghiệp vụ
a. Quản lý mua hàng
- Quản lý nhà cung cấp.
- Quản lý hợp đồng, đơn hàng với nhà cung cấp. - Quản lý nhập hàng.
- Báo cáo liên quan.
b. Quản lý bán hàng
- Quản lý khách hàng.
- Quản lý hợp đồng, đơn đặt hàng của khách. - Quản lý hồ sơ giá.
- Quản lý giao nhận theo nhiều phương thức bán và nhiều hình thức thanh toán khác nhau (tiền mặt, trả trước, séc, ...) theo từng ca bán hàng.
c. Quản lý tồn kho
- Chi tiết tồn kho đến từng mặt hàng, nguồn hàng, kho hàng. - Quản lý hao hụt theo định mức, theo thực tế.
- Quản lý tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa. - Kiểm kê hàng hóa.
d. Kế toán
- Kế toán phải trả
+ Kết nối thông tin hợp đồng, thông tin nhận hàng khi xử lý hóa đơn.
+ Cho phép thanh toán từng phần dựa vào một số mặt hàng đã nhận của một hóa đơn giao hàng nhiều lần.
+ Tập hợp nhiều hóa đơn của một Nhà cung cấp cho một lần thanh toán.
+ Hỗ trợ nhiều loại thanh toán khác nhau: Thanh toán điện tử, thanh toán theo ủy nhiệm chi, phiếu chi, cấn trừ công nợ, ….
+ Quản lý công nợ theo từng hóa đơn, đơn hàng mua, hợp đồng. - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
+ Quản lý công nợ theo đơn hàng, từng khách hàng, từng hóa đơn. + Thông báo các khoản nợ đã quá hạn.
+ Tính toán lãi suất cho các khoản nợ quá hạn.
+ Tạm ngưng cung ứng hàng hóa cho khách hàng nào đó. + Gửi thư đòi nợ thông qua e-mail.
- Quản lý tiền
+ Chi tiết từng giao dịch ngân hàng, tiền mặt. + Hạch toán tự động các khoản thu chi.
+ Lập chứng từ thu chi trên hệ thống theo nhiều hình thức thu chi khác nhau như Ủy nhiệm chi, Phiếu chi, thanh toán điện tử ….
+ Kiểm tra tồn khoản, tồn quĩ theo ngày.
+ Tích hợp với các ứng dụng Mua hàng, Kế toán phải trả, kế toán phải thu để quản lý việc tăng giảm, chuyển nhượng.
- Thuế
+ Tính thuế GTGT khi xử lý hóa đơn mua hàng, bán hàng. + Lập bảng kê thuế GTGT đầu vào/đầu ra, tờ khai thuế GTGT.
- Quản lý chi phí: Theo nhiều hình thức khoán khác nhau như: Khoán định biên lao động, tiền lương, chi phí cho người lao động, định mức hao hụt, điện nước, chi phí kinh doanh, ....
3.4.2Chức năng truyền thông với Trung tâm dữ liệu
Được quản lý hoàn toàn tự động, bao gồm các loại thông tin sau: - Thông tin nhận:
+ Cấu hình riêng cho hệ thống tại cửa hàng.
+ Thông tin được chia sẻ từ hệ thống tại cửa hàng khác (có thể cùng đơn vị hoặc khác đơn vị).
+ Thông tin điều hành từ công ty chủ quản (điều chỉnh hồ sơ giá, khách hàng công nợ, ...).
+ Thông tin chi tiết về giao dịch phát sinh tại cửa hàng: Toàn bộ thông tin, số liệu tại cửa hàng được tự động truyền về và tích hợp với Cơ sở dữ liệu chung của Công ty (Chi nhánh, Xí nghiệp) để phục vụ công tác quản lý.
CHƢƠNG IV: XÂY DỰNG KHO DỮ LIỆU QUẢN LÝ CỬA HÀNG XĂNG DẦU