7. Kết cấu của đề tài
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI THƢỜNG
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin truyền thông
Hạn chế ở hệ thống thông tin truyền thông là rất lớn tại KBNN Hoài Ân nhƣ Hệ thống báo cáo, mẫu biểu vẫn chƣa phù hợp, đầy đủ, việc truyền nhận thông tin chi thƣờng xuyên NSNN giữa các cơ quan còn chậm, xảy ra nhiều lỗi, do chỉ tập trung vào cán bộ kiểm soát chi thƣờng xuyên nghiệp vụ.
- Hiện tại một số báo cáo của chƣơng trình khai thác báo cáo chƣa cập nhật kịp thời so với các mẫu biểu của thông tƣ 130/TT-BTC. Điều này làm cán bộ công chức mất thời gian trong việc chỉnh sửa mẫu biểu trên excel. Để khắc phục kho bạc nhà nƣớc cần có những điều chỉnh sửa đổi chƣơng trình để cán bộ công chức kho bạc đƣợc thuận lợi hơn trong công tác. Các mẫu báo cáo chƣơng trình chƣa kết xuất đƣợc của chƣơng trình theo dõi công trái, trái phiếu; đối chiếu tháng, quý; chƣơng trình theo dõi tồn quỹ trong thời gian chỉnh lý quyết toán, báo cáo quản trị cho Ban giám đốc tôi cũng xin kiến nghị các cán bộ tin học bổ sung vào phần mềm kế toán để chƣơng trình đƣợc hoàn thiện hơn vì hiện tại các cán bộ công chức phụ trách công việc thuộc các phần hành này đều theo dõi trên excel và visual fox pro tuy khá thuận lợi nhƣng các ứng dụng trên nên đƣợc tích hợp vào chƣơng trình để dễ dàng hơn cho ngƣời sử dụng.
- Cần tăng cƣờng sự trao đổi thông tin, nghiệp vụ giữa các cơ quan, đơn vị với KBNN Hoài Ân. phối hợp kiểm soát chi thƣờng xuyên là sự tham gia gắn kết
hữu cơ, tổ chức thực hiện và trao đổi thông tin giữa các cơ quan trong đó cơ quan tài chính và ngân hàng thƣơng mại có vai trò quan trọng.
- Cung cấp văn bản quy định cụ thể hơn về công tác lập, sử dụng và quản lý chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán ngoài việc quy định phải đúng mẫu còn phải quy định nhƣ đối với văn bản đó là phải đúng thể thức. Cần phải xây dựng phần mềm áp dụng thuận tiện cho các đơn vị. Đối với những đơn vị có điều kiện cần có quy định bắt buộc sử dụng phần mềm chƣơng trình kế toán trong công tác kế toán nói chung và chứng từ kế toán nói riêng. Các đơn vị sử dụng NSNN phải có trách nhiệm trong công tác lập, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán nhất là đối với ngƣời đứng đầu và kế toán trƣởng các đơn vị cần phải đƣợc đề cao.
- Về công nghệ thông tin tại các kho bạc, hiện nay mỗi CBCC sử dụng máy tính trong công việc đều đƣợc cấp các tài khoản dịch dụ cơ bản nhƣ: Tài khoản hệ thống Tabmis, tài khoản điện tử và tài khoản trao đổi trực tuyến... Ngoài ra tùy công việc đƣợc giao sẽ đƣợc cấp thêm tài khoản các chƣơng trình ứng dụng nhƣ khai thác báo cáo TABMIS, TCS -TT, chƣơng trình BMS, chƣơng trình kho quỹ và một số các chƣơng trình khác nhƣ: Nội bộ, quản lý tài sản, thanh toán điện tử (Liên Kho bạc) thanh toán song phƣơng điện tử … Nhƣ vậy ít nhất mỗi ngƣời quản lý từ 4 đến 5 tài khoản do vậy rủi ro mất an toàn thông tin từ phía ngƣời sử dụng là khá lớn. Để bảo mật thông tin cần nêu cao ý thức trách nhiệm trong quản lý và sử dụng các thiết bị tin học cũng nhƣ khai thác sử dụng các phần mềm ứng dụng.
- Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ công chức còn hạn chế: CBCC áp dụng các biện pháp ghi nhớ hiện đại nhƣ vẽ sơ đồ tƣ duy,th nhớ, tóm tắt các ý chính để thực hiện tốt việc truy cập và ghi nhớ văn bản.Việc tóm tắt văn bản nhƣ trên còn có lợi ích là khi cán bộ công chức mới tiếp nhận một công việc mới có thể nắm bắt nhanh các văn bản liên quan đến phần hành mà mình đƣợc giao phụ trách do đƣợc cán bộ công chức tiền nhiệm bàn giao sang. Có thể phục vụ khách hàng tốt nhƣ cán bộ tiền nhiệm đồng thời có thời gian để có những sáng kiến giúp cải tiến trong công tác.
- Kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chƣơng trình kế toán sai: Cán bộ công chức kho bạc đóng vai trò then chốt trong việc vận hành hệ thống kiểm
soát nội bộ, đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả. Thay mặt Đảng, Nhà nƣớc thực thi các chính sách đến các cá nhân và tổ chức có liên quan nhƣ trong quy trình thu ngân sách, đó là thực hiện việc thu thuế, phí lệ phí, nộp phạt…, chi ngân sách đó là chi trả cho các cơ quan nhà nƣớc, đơn vị hành chính sự nghiệp, các cá nhân, tổ chức nhận các khoản chi trả có nguồn gốc từ ngân sách. Việc kiểm soát chứng từ chi thƣờng xuyên của kho bạc qua khâu: cán bộ công chức phụ trách đơn vị, kế toán trƣởng hoặc phó phòng kế toán, giám đốc hoặc phó giám đốc. Chính nhờ việc kiểm soát chặt chẽ này giúp cho việc sai sót trên các chứng từ ít hơn. Các lỗi qua thống kê chúng ta nhận thấy chỉ tập trung vào việc kế toán viên nhập máy sai các yếu tố trên chƣơng trình. Biện pháp khắc phục lỗi sai do hạch toán nhầm tài khoản của đơn vị, tạm ứng sang thực chi và ngƣợc lại: khi nhập máy kế toán viên cần nhìn vào tài khoản của đơn vị để nhập máy và khi chấm liệt kê chứng từ hàng ngày nhìn phần hạch toán. Qua đó phát hiện đƣợc việc hạch toán sai sót. Đối với các lỗi sai còn lại, để phát hiện ra kế toán viên cần chấm lại chứng từ hàng ngày với liệt kê chứng từ từ chƣơng trình TABMIS trƣớc khi kế toán trƣởng khóa sổ.
- Chƣơng trình kế toán chƣa hoàn thiện: Hiện tại một số báo cáo của chƣơng trình khai thác báo cáo chƣa cập nhật kịp thời so với các mẫu biểu của thông tƣ 130/TT-BTC. Điều này làm cán bộ công chức mất thời gian trong việc chỉnh sửa mẫu biểu trên excel. Để khắc phục tôi xin kiến nghị kho bạc nhà nƣớc có những điều chỉnh sửa đổi chƣơng trình để cán bộ công chức kho bạc đƣợc thuận lợi hơn trong công tác. Các mẫu báo cáo chƣơng trình chƣa kết xuất đƣợc của chƣơng trình theo dõi công trái, trái phiếu; đối chiếu tháng, quý; chƣơng trình theo dõi tồn quỹ trong thời gian chỉnh lý quyết toán, báo cáo quản trị cho Ban giám đốc tôi cũng xin kiến nghị các cán bộ tin học bổ sung vào phần mềm kế toán để chƣơng trình đƣợc hoàn thiện hơn vì hiện tại các cán bộ công chức phụ trách công việc thuộc các phần hành này đều theo dõi trên excel và visual fox pro tuy khá thuận lợi nhƣng các ứng dụng trên nên đƣợc tích hợp vào chƣơng trình để dễ dàng hơn cho ngƣời sử dụng.