4.3.4.1. Tăng cường quản lý rủi ro thanh toán
Rủi ro thanh toánlà rủi ro xảy ra khi đối tác/ khách hàng không thể thanh toán
đúng hạn hoặc không thể chuyển giao tài sản đúng hạn như cam kết. Xây dựng quy trình quản lý rủi ro thanh toán hợp lý nhằm đảm bảo hạn chế phát sinh thêm các khoản phải thu khó đòi, đồng thời có thể giảm bớt số dư phải thu khó đòi tồn đọng từ trước.
Nhằm phòng ngừa rủi ro thanh toán có thể xảy ra, Công ty cần phải sàng lọc khách hàng và tài sản đảm bảo (chứng khoán) ngay trước khi giải ngân các khoản cho vay theo các hợp đồng dịch vụ tài chính. Phòng Phân tích cần thường xuyên phối hợp với bộ phận dịch vụ khách hàng trong việc đánh giá, phân loại khách hàng nhằm lựa
chọn những khách hàng có uy tín, độ tin cậy cao để cho phép sử dụng các dịch vụ tài chính của công ty, có thể xây dựng bộ dữ liệu tín dụng của khách hàng thành một hệ thống để sử dụng trong quá trình đánh giá như sau: sử dụng những thông tin tín dụng của khách hàng từ những số liệu lịch sử tại phòng Kế toán, Trung tâm Môi giới và bộ phận dịch vụ khách hàng, những thông tin cần được thể hiện trong bộ dữ liệu này gồm: thời gian giao dịch với công ty; các chỉ tiêu thể hiện năng lực tài chính của khách hàng như: khả năng thanh toán, tỷ lệ khoản phải trả trong trong tổng nợ ngắn hạn, doanh thu, lợi nhuận; thông tin về thời hạn trả nợ đúng hạn, quá hạn; doanh số nợ; thông tin về người giới thiệu (nếu có). Tương ứng với năng lực của từng khách hàng, thiết lập tỷ lệ cho vay cho từng khách hàng trên phần mềm giao dịch chứng khoán. Ngoài ra, hàng tháng, phòng Phân tích cần phải thiết lập danh mục chứng khoán đảm bảo an toàn (thuộc danh mục được phép cho vay giao dịch ký quỹ của Ủy ban chứng khoán Nhà nước) và gửi cho bộ phận dịch vụ khách hàng và Quản trị rủi ro để đánh giá, đưa ra tỷ lệ ký quỹ thích hợp với từng mã chứng khoán và nhập vào hệ thống phần mềm (những mã chứng khoán tốt được ký quỹ với tỷ lệ cao và ngược lại).
Tăng cường công tác thu hồi nợ: Để xây dựng bộ dữ liệu thông tin về khoản nợ, bộ phận kế toán cần có thông tin chi tiết về các khoản: khách nợ, ngày nhận khoản ứng trước theo các hợp đồng dịch vụ tài chính, hạn thanh toán, số tiền nợ, điện thoại khách hàng... để có thể thông báo nhắc nợ, đối chiếu công nợ nhanh nhất. Muốn vậy, Công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm, thay vì chờ đến ngày hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp Công ty quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp Công ty giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng. Đối với các khoản phải thu lớn còn tồn đọng từ những năm trước có thể xem xét sử dụng dịch vụ thu hộ sẽ giúp Công ty thu nợ nhanh, hiệu quả. Dịch vụ thu hộ có tác dụng như một nhân viên quản lý khoản phải thu của công ty, giúp theo dõi, thu tiền, tất toán các khoản, thông báo với khách hàng về tình trạng thu tiền. Nhờ đó, Công ty có thể giảm bớt nhân viên thu nợ, hưởng lợi ích từ dịch vụ thu hộ chuyên nghiệp, tuy nhiên Công ty phải trả chi phí sử dụng dịch vụ. Khi
khách hàng chậm thanh toán một khoản nợ, Công ty có thể tìm hiểu thông tin và sẵn sàng trợ giúp. Chẳng hạn, khách hàng chậm thanh toán do bản thân họ không bán được chứng khoán trong tài khoản, Công ty có thể giúp khách hàng bằng cách bằng mối quan hệ của mình tìm đối tác cần mua những chứng khoán này.
4.3.4.2. Tăng cường quản lý rủi ro thanh khoản nhằm đảm bảo độ ổn định của nguồn vốn kinh doanh
Rủi ro thanh khoản là rủi ro xảy ra khi Công ty không thể thanh toán các nghĩa
vụ tài chính đến hạn hoặc không thể chuyển đổi kịp thời các loại tài sản thành tiền mặt với giá trị hợp lý trong ngắn hạn do thiếu hụt thanh khoản trong thị trường, phải huy động các nguồn khác với chi phí cao hơn so với thanh khoản hoặc không thể vay mượn để đáp ứng khả năng thanh toán. Quản lý rủi ro thanh khoản nhằm giúp công ty có thể ứng phó với mọi biến động ảnh hưởng đến an toàn thanh khoản, đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng vốn cũng như đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ thanh toán với chi phí hợp lý. Để thực hiện tốt việc quản lý rủi ro thanh khoản, Công ty cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thường xuyên thực hiện tính toán nhu cầu vốn thực tế, hàng tháng lên kế hoạch
nhu cầu sử dụng vốn và khả năng thanh toán, đồng thời theo dõi chặt chẽ các thông tin về tài khoản thanh toán.
- Đảm bảo các hạn mức và tỷ lệ liệt kê dưới đây nằm trong phạm vi cho phép
trong quá trình giao dịch hàng ngày:
o Báo cáo MCO (Maximum Cumulative Outflow): Báo cáo MCO thể hiện
dòng vốn ra cộng dồn tối đa. MCO đo lường trạng thái mất cân đối về kỳ hạn của các dòng vốn - hay đo lường nhu cầu vốn khả dụng cần thiết cho từng kỳ hạn cụ thể.
o Lượng vốn huy động từ những khách hàng lớn nhất: Chỉ số này nhằm đo
lường lượng vốn tập trung vào một số khách hàng mà SHS huy động vốn với số tiền lớn.
- Khi thanh khoản có biến động lớn xảy ra: thiếu tiền thanh toán trong ngày, việc huy động khó khăn phải huy động vốn với giá cao, thực hiện triển khai kế hoạch dự phòng thanh khoản…
4.3.4.3. Hoàn thiện quy trình quản lý tiền gửi của nhà đầu tư nhằm hạn chế rủi ro và
chi phí hoạt động
Với số lượng khách hàng ngày càng gia tăng qua các năm với hàng trăm yêu cầu thanh toán mỗi ngày, việc quản lý tiền theo phương thức SHS mở tài khoản chuyên dụng tại ngân hàng thương mại để quản lý tiền gửi giao dịch chứng khoán của khách hàng như hiện nay có rất nhiều bất tiện và rủi ro trong quá trình tác nghiệp, do vậy Công ty nên khuyến khích khách hàng và chuyển hẳn sang quản lý tiền gửi theo phương thức: khách hàng của công ty mở tài khoản trực tiếp tại ngân hàng thương mại do Công ty lựa chọn để quản lý tiền giao dịch chứng khoán. Trong phương thức này, khách hàng, công ty và ngân hàng thương mại có hợp đồng thỏa thuận về cách thức xác nhận, phong tỏa số dư tiền và chuyển tiền thanh toán giao dịch chứng khoán của khách hàng. Sau khi lệnh mua chứng khoán của khách hàng được khớp, công ty có quyền yêu cầu ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản thực hiện chuyển tiền tương ứng với giá trị khớp lệnh vào tài khoản thanh toán giao dịch chứng khoán do công ty đứng tên mở tại ngân hàng thương mại do công ty lựa chọn. Công ty có nghĩa vụ thay mặt cho khách hàng thực hiện thanh toán giao dịch chứng khoán với các bên có liên quan. Thực hiện theo hình thức này, công ty có thể tiết kiệm được các chi phí giao dịch với ngân hàng như các khoản phí chuyển tiền nhà đầu tư, phí giao dịch tiền mặt..., một phần chi phí lương chi trả cho các nhân viên thuộc bộ phận ngân hàng của công ty, quan trọng nhất các quy trình liên quan tới giao dịch tiền của nhà đầu tư được rút ngắn một cách đáng kể - điều mà bất cứ khách hàng nào cũng quan tâm, nhờ đó có thể thu hút và khuyến khích khách hàng giao dịch nhiều hơn tại công ty. Sau khi phần lớn khách hàng đã mở tài khoản tại các ngân hàng thương mại theo hình thức này, cần xem xét đóng bớt các tài khoản công ty đã mở tại các ngân hàng để phục vụ giao dịch nhà
đầu tư trước đó nhằm giảm bớt các khoản phí liên quan như duy trì tài khoản, phí cung cấp sao kê, sổ phụ….
Để có thể quản lý tiền gửi của khách hàng theo hình thức chi tiết như trên, công ty cần ký hợp đồng hợp tác các ngân hàng có cung cấp dịch vụ này, nên lựa chọn các ngân hàng đã có kinh nghiệm và phần mềm kết nối sẵn như Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank), ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam (BIDV)…