CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng VKD tại công ty
4.2.2. Xây dựng cơ cấu nguồn vốn hợp lý
phải trả
Vốn đầu tƣ trong lĩnh vực xây dựng, thi công công trình giao thông có đặc điểm là vốn trung và dài hạn, trong khi đó dòng tiền chậm làm cho ngành xây dựng không ít khó khăn. Nhìn chung hầu hết các doanh nghiệp xây dựng vẫn đang gặp khó khăn cả về khả năng huy động vốn để tiếp tục thực hiện dự án cũng nhƣ đang đình trệ trong hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, công ty có thể xem xét phương án phát hành thêm cổ phiếu thường ra công chúng: Hiện nay, thị trƣờng bất động sản đang gặp khó khăn, do vậy công tác
huy động vốn từ việc phát hành, chứng khoán có thể sẽ không thuận lợi. Tuy nhiên, đối với các công ty có hoạt động SXKD khá tốt, phát hành cổ phiếu mới vẫn là một phƣơng án huy động vốn tốt nên đƣợc xem xét, đặc biệt là giá cổ phiếu của công ty trên thị trƣờng chứng khoán đang khá cao.
4.2.3. Nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng VLĐ
4.2.3.1. Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu, hạn chế vốn bị chiếm dụng:
Việc các khoản phải thu tăng sẽ làm phát sinh chi phí theo dõi, chi phí thu hồi nợ, khi có nhu cầu về vốn đầu tƣ sản xuất công ty lại phải huy động vốn từ nguồn khác làm. tăng chi phí sử dụng vốn,... Do đó trong kỳ tới công ty cần đẩy mạnh tốc độ thu hồi nợ, tránh tình trạng để vốn bị chiếm dụng quá lâu, ảnh hƣởng đến khả năng thanh toán và tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Một số các biện pháp công ty có thể áp dụng để cải thiện tình hình trên là:
Thứ nhất, tăng cường công tác thu hồi nợ
Trƣớc hết công ty cần phải phân loại nợ phải thu thành nợ trong hạn, nợ quá hạn và nợ khó đòi để theo dõi và có các biện pháp xử lý đối với từng loại nợ.
- Đổi với những khoản nợ trong hạn: công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng để đôn đốc khách hàng trả nợ thay vì chờ đến ngày hợp đồng hết hạn thanh toán.
-Đối với những khoản nợ quá hạn
+ Đối với khách nợ là khách hàng thƣờng xuyên của công ty, thanh toán tốt nhƣng tạm thời chƣa xoay vòng vốn kịp trong một thời gian ngắn nhất định, công ty nên hỗ trợ khách hàng cho thêm một thời gian nhất định, và phải cam kết thanh toán trong thời hạn bao nhiêu ngày.
+ Đối với những khách hàng khác: công ty cần xem xét rõ phƣơng thức thanh toán, điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Sau đó, DN chủ động làm việc với Chủ đầu tƣ tìm ra biện pháp xử lý theo cam kết đã ghi trong hợp đồng.
- Đối với nợ khó đòi: Đối với các khoản công nợ đã đến hạn thanh toán mà chủ đầu tƣ không có khả năng thanh toán, công ty có thể áp dụng giải pháp sau:
+ Thành lập Ban chỉ đạo thu hồi công nợ để có thể tập trung chuẩn bị hồ sơ thanh toán đầy đủ và tích cực đôn đốc khách hàng trả nợ.
+ Đối với các công nợ mà khách hàng không có khả năng thanh toán bằng tiền thì có thể phải thu hồi công nợ bằng các tài sản khác, ví dụ nhƣ: máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải
+ Trong các ừƣờng hợp đối với các khoản công nợ quá hạn thanh toán nhiều năm mà không thể thu hồi đƣợc bằng các hình thức khác thì công ty có thể nhờ sự can thiệp của cơ quan pháp luật.
+ Bên cạnh đó khi công ty có các khoản thu lớn, công ty cũng có thể sử dụng dịch vụ thu hộ sẽ giúp nợ của công ty đƣợc thu hồi nhanh, hiệu quả. Dịch vụ thu hộ có tác dụng nhƣ một nhân viên quản lý khoản phải thu của công ty, giúp theo dõi và thông báo cho khách hàng về tình trạng thu tiền. Nhờ đó, công ty cũng có thể giảm bớt nhân viên thu nợ, hƣởng lợi ích từ dịch vụ thu hộ chuyên nghiệp tuy nhiên công ty phải trả phí dịch vụ.
Thứ hai, đảm bảo chất lượng các công trình để nhanh chóng thu hồi tiền tiền từ khách hàng
Bản thân công ty cũng cần đảm bảo chất lƣợng các sản phẩm, tránh tình trạng khách hàng không trả tiền vì lý do sản phẩm không đảm bảo chất lƣợng. Qua đó cũng làm giảm thời gian thi công và số vốn bị khách hàng chiếm dụng. Để góp phần đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, công ty có thể thực hiện nhƣ sau:
- Cần có hệ thống quản lý chất lƣợng để thực hiện nội dung quản lý chất lƣợng sản xuất sản phẩm.
- Thực hiện sản xuất sản phẩm theo đúng thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo đảm chất lƣợng, tiến độ, an toàn và vệ sinh môi trƣờng.
- Các loại vật tƣ, vật liệu và thiết bị sử dụng cho sản phẩm và công trình phải đảm bảo đúng nguồn gốc, xuất xứ và đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu của thiết kế và đƣợc chủ đầu tƣ, tƣ vấn giám sát chấp thuận nghiệm thu ừƣớc khi đƣa vào sử dụng.
hoàn công và phải đƣợc các bên liên quan nghiệm thu trƣớc khi cho thực hiện các công việc tiếp theo.
-Thƣờng xuyên giám sát trong quá trình sản xuất và thi công để đảm bảo chất lƣợng và tiến độ sản phẩm.
Thứ ba, hạn chế nợ mới phát sinh
- Chỉ tham gia đấu thầu những công trinh có nguồn vốn rõ ràng, chắc chắn.
- Do đặc điểm của ngành xây dựng, thời gian thi công kéo dài nên phải thanh toán theo từng hạng mục công việc hoàn thành, thanh toán theo từng giai đoạn hoàn thành. Để đƣợc chủ đầu tƣ thanh toán kịp thời, công ty cần chủ động trong khâu thanh toán, thực hiện các điều kiện cần thiết nhƣ sau:
+ Thi công nhanh, đảm bảo chất lƣợng, làm đến đâu nghiệm thu đến đó, ghi chép nhật ký công trình đầy đủ, chính xác làm căn cứ tính dự toán khối lƣợng công việc hoàn thành.
+ Các bản vẽ hoàn công phải luôn đƣợc hoàn thành đúng và kịp thời với tiến độ thi công làm cơ sở thanh toán.
+ Cập nhật các Thông tƣ, Nghị định kịp thời để áp dụng vào bảng thanh toán khối lƣợng hoàn thành, quyết toán với chủ đầu tƣ.
+ Nếu có phát sinh khối lƣợng cần xin phê duyệt của Chủ đầu tƣ, có dự toán phát sinh.
- Cần có các ràng buộc chặt chẽ khi ký kết các hợp đồng mua bán: cần quy định rõ ràng thời gian và phƣơng thức thanh toán đồng thời luôn giám sát chặt chẽ việc khách hàng thực hiện những điều kiện trong hợp đồng. Bên cạnh đó, cần đề ra những hình thức xử phạt nếu hợp đồng bị vi phạm để nâng cao ừách nhiệm của khách hàng thông qua các điều khoản trong hợp đồng. Ngoài ra, cần có những ràng buộc bán chậm trả để lành mạnh hoá các khoản nợ nhƣ: yêu cầu ký quỹ, bảo lãnh của bên thứ ba (ngân hàng) ....Đồng thời, thƣờng xuyên thu thập các thông tin về khách hàng thông qua nhiều kênh cung cấp để có chính sách bán hàng phù hợp, hiệu quả.
phải thu
- Công ty nên tổ chức các lớp học hoặc tạo điều kiện cho nhân viên quản lý công nợ nói chung và đặc biệt kế toán trực tiếp quản lý công nợ tham gia học các lớp học có sự giảng dạy bởi các chuyên gia để nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ của mình. Các nhân viên kế toán trực tiếp thẩm định cần đƣợc nâng cao khả năng phân tích chuyên sâu tình hình tài chính và khả năng trả nợ của khách hàng một cách chính xác hơn. Bên cạnh đó các nhân viên phòng Tổ chức hành chính cũng nên đƣợc đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán, cách xử lý các tình huống, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ.
- Không ngừng nâng cao kiến thức pháp luật của đội ngũ quản lý nợ phải thu để vận dụng vào quá trĩnh đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng. Trong thƣơng thảo họp đồng nên đƣa ra những rằng buộc có tính đảm bảo để nâng cao trách nhiệm của mỗi chủ thể trong việc thực hiện nghĩa vụ cam kết với nhau trong hơp đồng, đồng thời ngăn chặn vấn đề phát sinh nợ quá hạn trong công ty.
- Tạo điều kiện cho các nhân viên tín dụng đƣợc thƣờng xuyên giao lƣu, trao đổi kinh nghiệm với các doanh nghiệp trong cùng ngành để nâng cao khả năng đa dạng hóa các biện pháp xử lý công nợ trong thực tế.
4.2.3.3. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
- Công ty cần xác định mức dự trữ tồn kho đối với HTK là nguyên vật liệu hợp lý để vừa đảm bảo hoạt động SXKD đƣợc liên tục vừa không làm ứ đọng vốn của công ty. Theo đó, công ty cần lập kế hoạch tài chính, quản lý dòng tiền hàng tháng để đảm bảo cho hoạt động SXKD đƣợc diễn ra liên tục. Cụ thể nhƣ sau:
+ Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, trong đó tính toán chính xác nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho từng tháng.
+ Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu trên cơ sở dự toán đã lập. Theo đó, công ty cần tính toán chính xác: số lƣợng, chủng loại, thời gian cần nhập. Từ đó, công ty lựa chọn nhà cung cấp thích họp để đảm bảo chất lƣợng và tiến độ công trình.
và đủ nguyên vật liệu trong quá trình thi công. Theo đó, căn cứ vào sô lƣợng nguyên vật liệu cần xuất dùng trong một ngày để xác định mức dự trữ tồn kho nguyên vật liệu họp lý để làm cơ sở cho việc đặt hàng.
+ Trên cơ sở kế hoạch mua và kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu đã lập, công ty chuẩn bị nguồn tiền chi trả cho việc mua nguyên vật liệu để hoạt động SXKD đƣợc đảm bảo diễn ra liên tục. Trong đó, công ty có thể tận dụng nguồn tín dụng từ các nhà cung cấp có uy tín và đã gắn bó với công ty trong nhiều năm qua, nguồn tiền thu đƣợc từ các hạng mục công ừình đã hoàn thành hoặc từ nguồn các khách hàng ứng trƣớc....
+ Đồng thời, công ty cũng cần tăng cƣờng công tác bảo quản, quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu để tránh tĩnh trạng hao hụt do môi trƣờng xung quanh hay mất mát.
- Bên cạnh đó, trong cơ cấu HTK của công ty thì khoản mục chi phí SXKD dở dang chiếm tỷ trọng chủ yếu. Do đó, để đảm bảo dòng tiền vào, công ty cần đẩy mạnh việc thanh toán khối lƣợng hạng mục công trình hoàn thành với chủ đầu tƣ. Theo đó, công ty cần theo dõi sát sao và yêu cầu các đội thi công báo cáo khối lƣợng hoàn thành của từng tháng và kế hoạch của tháng tiếp theo. Từ đó, công ty có thể kịp thời chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thanh toán. Bên cạnh công tác theo dõi, kiểm tra và báo cáo, công tác kế hoạch và dự báo trong thi công xây dựng là vô cùng cần thiết để công ty có thể ứng phó với những biến cố trong quá trình thi công. Đồng thời, khi gặp vƣớng mắc trong công việc nhƣ thiếu trang thiết bị, nhân lực ...phải báo cáo kịp thời để công ty sắp xếp, bố trí tránh tình trạng dự án bị chậm tiến độ hoặc đóng băng. Ngoài ra, công ty cần cố gắng đẩy nhanh tiến độ thi công, hoàn thiện sớm các công trĩnh để nhận tiền thanh toán từ khách hàng, giải phóng HTK. Muốn vậy, công ty có thể tăng cƣờng thêm lao động thời vụ hoặc tổ chức làm việc 3 ca trên ngày nhƣ vậy các hạng mục công trình mới có thể hoàn thành sớm
4.2.3.4. Chủ động các biện pháp phòng ngừa rủi ro
Những rủi ro bất thƣờng trong kinh doanh nhƣ nền kinh tế lạm phát, lãi suất vay vốn biến động mạnh, giá cả thị trƣờng tăng lên.. .mà nhiều khi nhà quản lý không lƣờng hết đƣợc. Vì vậy để hạn chế phần nào những tổn thất có thể xảy ra công ty nên
thực hiện các biện pháp phòng ngừa để khi vốn kinh doanh (cả vốn lƣu động và vốn cố định) bị thiếu hụt công ty có thể GÓ ngay nguồn để bù đắp, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc diễn ra thƣờng xuyên, liên tục. Cụ thể các biện pháp có thể áp dụng là:
Trích lập quỹ dự phòng tài chính, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đối với hàng hóa, vật tƣ: công ty cần phải mua bảo hiểm cho lƣợng vật tƣ, hàng hóa dự trữ và thực hiện trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bảo toàn vốn của mình. Đối với các khoản phải thu, công ty cũng cần phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, đây là một biện pháp giúp công ty bảo toàn đƣợc vốn của mình nếu nhƣ khách hàng lâm vào tình trạng không có khả năng thanh toán.
4.2.4. Nâng cao hiệu quả đầu tư đổi mới và quản lý, sử dụng TSCĐ
4.2.4.1. Tăng cường đầu tư tài sản cố định và tìm nguồn tài trợ cho TSCĐ
Trong thời gian tới công ty tiếp tục triển khai một số dự án có quy mô lớn và công ty cũng đang tích cực đẩy mạnh, công tác đấu thầu để tìm kiếm nguồn việc. Do vậy, việc đầu tƣ vào TSCĐ là một vấn đề cấp thiết hiện nay để nâng cao năng lực thi công cũng nhƣ là nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty khi tham gia đấu thầu.
Công ty cần mua mới các máy móc thiết bị trên để nâng cao năng lực thi công, chất lƣợng sản phẩm và năng lực thiết bị của công ty khi tham gia đấu thầu. Tuy nhiên, các máy móc thiết bị trong ngành xây dựng thƣờng có giá trị lớn nên công ty có thể xem xét áp dụng thêm hình thức thuê tài chính, hết thời gian thuê công ty có thể mua lại.
- Công ty có thể huy động nguồn vốn đầu tƣ vào TSCĐ từ các nguồn sau: + Nguồn VCSH
+ Quỹ đầu tƣ phát triển
- Đối với loại tài sản mà công ty chỉ có nhu cầu sử dụng thời vụ nhƣ máy đóng cọc, máy xúc, máy đầm..., công ty có thể tiến hành thuê tài sản thay vì mua tài sản để giảm nhu cầu sử dụng vốn, tạo nguồn vốn đầu tƣ cho các loại tài sản khác. Công ty thi công ở địa phƣơng nào thì nên thuê máy móc thiết bị ở địa phƣơng đó để giảm chi
phí vận chuyển và hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác, nếu những công việc cần thời gian thi công ngắn ngày thì công ty nên chọn phƣơng án thuê theo ca nhƣ vậy sẽ tiết kiệm và hiệu quả hơn, còn những công trình thi công dài ngày thì công ty nên thuê dài hạn nhƣ thế sẽ chủ động hơn trong sử dụng máy móc, thiết bị.
4.2.4.2. Tận dụng triệt để TSCĐ phục vụ hoạt động SX-KD
Công ty có thể thực hiện chế độ làm việc 3 ca một ngày, điều này giúp nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐ và hạn chế hao mòn vô hình, hạn chế đƣợc chi phí sửa chữa TSCĐ.
Máy móc thiết bị là những tài sản lớn, vận chuyển khó khăn, dùng một thời gian sẽ bị lỗi và hỏng hóc. Công ty phải thƣờng xuyên bảo dƣỡng, kiểm tra và khắc phục các lỗi, đồng thời phải che đậy, bảo vệ giữ gìn tài sản. Định kỳ hàng năm phải có kế hoạch sửa chữa TSCĐ, đảm bảo duy trì năng lực sản xuất bình thƣờng của TSCĐ.
Bên cạnh đó, trong quá trình thi công có thể có một số máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải tạm thời chƣa sử dụng ngay thì công ty có thể cho thuê để tận dụng tối đa công suất của TSCĐ đó, đồng thời có thể tăng thêm doanh thu cho công ty.