CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1. Chiến lƣợc triển khai áp dụng ISO 9001:2015 và SCRUM từ BLĐ Công ty
Bất cứ làm một việc gì đều cần có chiến lƣợc, mục tiêu và lộ trình thực hiện rõ ràng thì mới có thể đảm bảo sự thành công. Đặc biệt khi thay đổi phƣơng pháp, mô hình quản lý, việc mà có sự tác động, ảnh hƣởng đến toàn thể nhân viên trong Công ty thì việc vạch ra chiến lƣợc, mục tiêu và kế hoạch rõ ràng, cụ thể càng cần phải chú trọng. Triển khai áp dụng kết hợp ISO 9001:2015 và Scrum tại FPT IS cần đƣợc lãnh đạo cấp cao của công ty thật sự quan tâm và có sự cam kết ở mức cao với vấn đề này.
Sự cam kết của lãnh đạo là một nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Trong doanh nghiệp một việc dù lớn hay nhỏ, muốn đạt đến thành công đều cần có sự cam kết của lãnh đạo. Dù là triển khai một chính sách nội bộ của công ty hay các phƣơng pháp quản lý, mô hình triển khai dự án mới trên thế giới, sự cam kết của lãnh đạo đối với việc triển khai mô hình đó là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của của công tác triển khai đó. Vai trò của lãnh đạo là một trong những nguyên tắc đầu tiên cần đảm bảo thực hiện đúng: “Lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu và phƣơng hƣớng thống nhất cho tổ chức của mình. Họ cần phải tạo và duy trì môi trƣờng nội bộ mà ở đó mọi ngƣời tham gia tích cực vào việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức”. Để làm đƣợc điều này, Ban lãnh đạo công ty cần hiểu rõ, hiểu sâu về ISO 9001:2015 và Scrum, hiểu đƣợc các đặc điểm đặc thù của Scrum, ƣu và nhƣợc điểm của Scrum cụ thể nhƣ thế nào. Triển khai áp dụng kết hợp hai hệ thống này vào Công ty có phù hợp hay không, để từ đó xem xét lộ trình áp dụng kết hợp hai hệ thống này.
Tầm nhìn chiến lƣợc của Công ty giai đoạn 2018 – 2022 có đề cập “Công ty Cổ phần Hệ thống thông tin FPT mong muốn liên tục giữ vững vị trí Nhà tích hợp hệ thống, cung cấp giải pháp, phần mềm và dịch vụ Công nghệ thông tin dẫn đầu Việt Nam, vƣơn lên sánh vai cùng các tên tuổi lớn trên thế giới, mang lại cho mỗi thành viên của mình một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần, mang lại thành công chung cho khách hàng, đối tác và đóng góp cho cộng đồng”, với tầm nhìn này Ban lãnh đạo Công ty sử dụng chính Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2015 và Scrum làm công cụ quản lý, từ đó biết đƣợc sức khỏe của chính doanh nghiệp mình để đƣa ra các quyết định thay đổi, cải tiến Công ty. Mục tiêu của việc triển khai áp dụng kết hợp Hệ thống quản lý chất lƣợng và Scrum tại FPT IS nhằm hƣớng đến: lãnh đạo và điều hành tổ chức nhằm cải tiến liên tục hoạt động của tổ chức.
Khi chiến lƣợc và mục tiêu đã đƣợc xác định rõ ràng, Đại diện lãnh đạo Công ty về chất lƣợng cần thành lập một nhóm thực thi việc triển khai áp dụng kết hợp ISO 9001:2015 và Scrum, nhóm này sẽ thực hiện lập kế hoạch, thực thi, theo dõi và
điều chỉnh để việc áp dụng kết hợp đem lại hiệu quả tốt nhất. Dƣới đây là lộ trình tác giả đề xuất thực hiện áp dụng kết hợp ISO 9001:2015 và Scrum trong thời gian 09 tháng, cụ thể là: :
STT Nội dung Thời gian dự kiến
1 Lập ra đội dự án triển khai áp dụng kết hợp ISO 9001:2015 và Scrum
01 tháng (11/2019 – 12/2019)
2 Đào tạo nhận thức về Scrum trong toàn công ty 02 tháng
(01/2020 – 03/2020) 3 Rà soát lại Sổ tay phần mềm nói riêng và Hệ
thống tài liệu ISO 9001:2015 nói chung, tìm ra các điểm không phù hợp với Scrum sau đó thực hiện cải tiến, thay đổi để phù hợp với Scrum
02 tháng (01/2020 – 03/2020)
4 Xây dựng bảng chỉ tiêu đo lƣờng quá trình khai áp dụng kết hợp ISO 9001:2015 và Scrum
02 tháng ( 02/2020 – 04/2020) 5 Thực hiện thí điểm Scrum với các quy trình/ quy
định mới đƣợc ban hành với dự án phần mềm
04 tháng (04/2020 - 08/2020) 6 Tăng cƣờng công tác kiểm soát quá trình, quy
trình triển khai
04 tháng (04/2020 - 08/2020) 7 Rút kinh nghiệm và hoàn thiện quy trình/ quy
định
01 tháng (09/2020) 8 Ban hành quy định/ quy trình mới đáp ứng các
yêu cầu của ISO 9001:2015 và Scrum
01 tháng (10/2020)
Đội dự án triển khai áp dụng kết hợp ISO 9001:2015 và Scrum cần đƣợc đào tạo bài bản, kỹ lƣỡng và hiểu rõ, hiểu sâu về hai hệ thống này. Scrum là một hệ thống sản xuất phần mềm linh hoạt, có sự tác động qua lại liên tục giữa đội dự án và khách hàng. ISO 9001:2015 là công cụ để nhà quản trị quản lý các chuỗi hoạt động
trong dự án. Và để kết hợp hai hệ thống này, nhóm cần mô tả đƣợc đặc điểm, ƣu điểm, nhƣợc điểm khi áp dụng hai hệ thống này.
Các đặc điểm của Scrum khi kết hợp với ISO 9001:2015: Scrum là một khuôn khổ quy trình nhẹ phù hợp với sự phát triển nhanh, đƣợc sử dụng rộng rãi. Thƣờng áp dụng để quản lý phần mềm phức tạp và phát triển sản phẩm, dùng lặp đi lặp lại và gia tăng. Giảm thời gian dành cho quản lý, tăng thời gian dành cho việc phát triển, Tăng chất lƣợng sản phẩm và so với các mô hình cổ điển nhƣ mô hình thác nƣớc. Đặc biệt cho phép các tổ chức dễ điều chỉnh khi có sự thay đổi yêu cầu nhanh chóng, và sản xuất ra một sản phẩm đáp ứng mục tiêu kinh doanh phát triển. Khi ISO 9001:2015 làm công cụ quản lý quá trình sản xuất phần mềm này, sẽ cần đảm bảo các yêu cầu theo tiêu chuẩn nhƣng cần tạo ra một hệ thống tài liệu, cơ chế kiểm soát linh hoạt, để tạo điều kiện cho Scrum phát triển nhanh. Các chốt chặn để có thể kiểm soát quá trình có thể dùng chính các mốc sơ kết Sprint để thực hiện kiếm soát quá trình thực hiện. Hệ thống tài liệu trong quá trình sản xuất phần mềm cần đảm bảo đáp ứng đủ các sản phẩm chính của mỗi Sprint và đƣợc cập nhật liên tục ở các Sprint tiếp theo. Và để áp dụng kết hợp đƣợc hai hệ thống này hiệu quả, ngoài sự định hƣớng, chuẩn bị thì tổ chức cần đảm bảo các yếu tố nội bộ tổ chức và các yếu tố liên quan đến khách hàng nhƣ:
Nội bộ:
- Tổ chức cần đảm bảo nguồn lực cho dự án, cực kỳ hạn chế sự thay đổi nhân sự trong nhóm dự án từ đầu đến cuối dự án
- Các thành viên dự án đƣợc đào tạo chuyên sâu về Scrum và ISO 9001:2015
- Scrum Master là ngƣời có khả năng điều khiển đƣợc quá trình khi cả nhóm áp dụng Scrum, là đầu mối giao tiếp tốt với các bên liên quan và bảo vệ các mục tiêu giai đoạn của Scrum.
Khách hàng:
- Khách hàng phải cam kết tham gia vào quá trình của dự án về mặt thời gian và phê duyệt yêu cầu thƣờng xuyên, liên tục;
sự nghiên cứu và thử nghiệm, không quá đơn giản. Những dự án làm về phần mềm kế toán hoặc ngân hàng đã có những chuẩn và quy định rất rõ ràng rồi thì không nên làm theo Scrum;
- Thời hạn triển khai dự án đƣợc xác định > 06 tháng.
Để đảm bảo đƣợc các yếu tố này, lãnh đạo nên xem xét thực hiện các công việc sau:
- Đại diện lãnh đạo về chất lƣợng sẽ là Giám đốc dự án triển khai áp dụng kết hợp ISO 9001:2015 và Scrum
- Cam kết đảm bảo ngân sách, nguồn lực cho việc triển khai áp dụng kết hợp
- Dành thời gian xem xét các chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng của Công ty với tần suất ít nhất mỗi quý/ lần
- Dành thời gian xem xét, hỗ trợ xử lý các vấn đề khó trong quá trình đội dự án triển khai áp dụng kết hợp ISO 9001:2015 và Scrum thực hiện tại Công ty với tần xuất 1 tuần/ lần ở mỗi dự án
Sự thành công khi kết hợp hai hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc nguồn lực và chi phí của dự án do rút ngắn đƣợc khoảng thời gian thực hiện dự án. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng vì nhanh chóng thấy đƣợc sản phẩm qua từng Sprint qua đó đƣa ra phản hồi sớm để điều chỉnh.