Việc thế chấp tài sản phải đƣợc lập thành văn bản, có thể lập thành văn bản riêng hoặc ghi trong hợp đồng chính. Trong trƣờng hợp pháp luật có quy định thì văn bản thế chấp phải đƣợc công chứng, chứng thực hoặc đăng ký (Điều 343 Bộ luật dân sự 2005).
Văn bản thế chấp tài sản của khách hàng vay có thể đƣợc lập riêng hoặc ghép với hợp đồng chính - hợp đồng tín dụng. Nếu việc thế chấp tài sản đƣợc ghi trong hợp đồng cho vay vốn thì đƣơng nhiên những điều khoản về thế chấp là những điều khoản cấu thành của hợp đồng tín dụng. Nếu việc thế chấp tài sản đƣợc lập thành văn bản độc lập thì đó là hợp đồng phụ của hợp đồng chính - hợp đồng tín dụng. Trong cả hai trƣờng hợp trên, hiệu lực của hợp đồng thế chấp tài sản phụ thuộc vào hiệu lực của nghĩa vụ chính đƣợc đảm bảo - nghĩa vụ vay vốn giữa NHTM và khách hàng vay.
Bộ hồ sơ bảo đảm tiền vay bằng tài sản thế chấp của khách hàng vay, bao gồm:
- Hợp đồng thế chấp tài sản (tài sản không gắn liền với quyền sử dụng đất).
- Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền trên mảnh đất. - Hợp đồng thuê tổ chức chuyên môn xác định giá trị TSBĐ kèm theo phiếu ghi kết quả giám định chất lƣợng và giá trị TSBĐ của tổ chức chuyên môn.
- Hợp đồng giao bên thứ ba giữ tài sản thế chấp (trƣờng hợp ngân hàng và khách hàng vay thỏa thuận bên thứ ba giữ tài sản thế chấp).
Các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản thế chấp. Ví dụ đối với tài sản thế chấp là giá trị quyền sử dụng đất:
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. + Sơ đồ thửa đất (nếu có).
+ Chứng từ nộp tiền thuê đất (nếu là đất thuê).
Trƣờng hợp tài sản có đăng ký quyền sở hữu thì phải có giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản.
- Văn bản của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền đồng ý cho doanh nghiệp đƣợc thế chấp tài sản để vay vốn (đối với doanh nghiệp đã có quyết định khoán hoặc cho thuê).
- Văn bản đồng ý của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp (trƣờng hợp thế chấp toàn bộ dây chuyền chính).
- Các giấy tờ khác có liên quan đến TSBĐ tiền vay nhƣ: Phiếu nhập kho, các giấy tờ về bảo hiểm tài sản...
- Trƣờng hợp tài sản thế chấp có mua bảo hiểm, ngân hàng phải giữ giấy tờ chứng nhận bảo hiểm và quản lý tiền bồi thƣờng của cơ quan bảo hiểm để thu nợ (nếu có rủi ro) thỏa thuận này phải đƣợc quy định trong hợp đồng.
Phần nội dung chính của hợp đồng thế chấp: Tham khảo Quyết định số 300/QĐ-HĐQT-TD ngày 24/09/2003 của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển
nông thôn; Thông tƣ số 07/2003/TT-NHNN ngày 19/05/2003 của NHNN hƣớng dẫn thực hiện một số quy định về bảo đảm tiền vay của các TCTD, bao gồm:
- Tên, địa chỉ của chi nhánh (ngân hàng) cho vay, khách hàng vay; ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng thế chấp.
- Nghĩa vụ đƣợc bảo đảm.
- Mô tả chi tiết tài sản thế chấp, danh mục, số lƣợng, chủng loại, đặc điểm kỹ thuật, hoa lợi, lợi tức phát sinh. Nếu là bất động sản, quyền sử dụng đất thì phải ghi rõ vị trí, diện tích, ranh giới, các vật phụ đi kèm theo.
- Giá trị của tài sản thế chấp: Yêu cầu phải đƣợc ghi rõ giá trị của tài sản thế chấp theo văn bản xác định giá trị kèm theo mà các bên thỏa thuận xác định.
- Thỏa thuận về việc bên nào giữ giấy tờ của tài sản thế chấp.
Thông thƣờng, giấy tờ của tài sản thế chấp do ngân hàng giữ (trừ một số trƣờng hợp do pháp luật có quy định khác. Ví dụ: ngƣời thế chấp tàu bay và tàu biển giữ bản chính giấy chứng nhận đăng ký) hoặc các bên có thể thỏa thuận để ngƣời thứ ba giữ, và các giấy tờ trên sẽ đƣợc trả lại cho bên thế chấp khi chấm dứt hợp đồng thế chấp.
- Quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Thỏa thuận về cách thức xử lý và phƣơng thức xử lý tài sản thế chấp. Ngoài ra, còn có các thỏa thuận khác nếu các bên có thỏa thuận vàxem xét thấy hợp lý, cần thiết.