CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CƢ́U QUẢN LÝ NHÂN LƢ̣C
4.1. Định hƣớng pháttriển của Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng
Dƣơng
Hoạt động thƣơng mại của thị trƣờng kinh tế ngày càng phát triển, việc cấp vốn thông qua các hợp đồng tín dụng cũng ngày càng trở nên phổ biến hơn. Các vụ tranh chấp thƣơng mại (tranh chấp hợp đồng tín dụng) cũng ngày một nhiều hơn. Trọng tài thƣơng mại là một trong bốn phƣơng thức giải quyết tranh chấp thƣơng mại. Ƣu điểm của phƣơng thức này là:
Thứ nhất, thủ tục trọng tài đơn giản, nhanh chóng, các bên có thể chủ động về thời gian, địa điểm giải quyết tranh chấp, không trải qua nhiều cấp xét xử nhƣ ở toà án, cho nên hạn chế tốn kém về thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.
Thứ hai, khả năng chỉ định trọng tài viên thành lập Hội đồng trọng tài giải quyết vụ việc giúp các bên lựa chọn đƣợc trọng tài viên giỏi, nhiều kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc vấn đề đang tranh chấp để từ đó họ có thể giải quyết tranh chấp nhanh chóng, chính xác.
Thứ ba, nguyên tắc trọng tài xét xử không công khai, phần nào giúp các bên giữ đƣợc uy tín trên thƣơng trƣờng. Đây đƣợc coi là ƣu điểm đƣợc các bên tranh chấp ƣa chộng nhất.
Thứ tƣ, các bên tranh chấp có khả năng tác động đến quá trình trọng tài, kiểm soát đƣợc việc cung cấp chứng cứ của mình và điều này giúp các bên giữ đƣợc bí quyết kinh doanh.
Thứ năm, trọng tài khi giải quyết tranh chấp nhân danh ý chí của các bên, không nhân danh quyền lực tự pháp của nhà nƣớc, nên rất phù hợp để giải quyết các tranh chấp có nhân tố nƣớc ngoài.
Chính bởi những ƣu điểm trên, các bên đã ƣu tiên lựa chọn, thỏa thuận giải quyết tranh chấp (nếu có) bằng trọng tài thƣơng mại.
Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng tuy mới thành lập, nhƣng đã nhanh chóng tạo lập đƣợc uy tín và vị thế của mình trong lĩnh vực này và đƣợc Công ty Tài chính TNHH Một thành viên Home Credit Việt Nam tin tƣởng chọn làm bên thứ ba giải quyết tranh chấp hợp đồng tín dụng (nếu có). Chỉ tính riêng trong năm 2016 và 6 tháng đầu năm 2017, số vụ tranh chấp đƣợc giải quyết tại Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng đã lên đến hơn 37.000 vụ, đây là một con số rất đáng kể, chứng minh đƣợc vị thế và uy tín của Trung tâm trong lĩnh vực Trọng tài thƣơng mại.
Trong thời gian tới đây, Trung tâm Trọng tài thƣơng mại Đông Dƣơng sẽ tiếp tục xử lý các vụ tranh chấp thƣơng mại theo ủy quyền từ Công ty Tài chính TNHH Home Credit. Trung tâm cũng có dự định mở rộng quy mô thêm ít nhất 2 phòng họp nữa để đảm bảo tiến độ xử lý các vụ tranh chấp. Vì vậy, yếu tố “con ngƣời” đang là yếu tố đƣợc đặt lên hàng đầu tại Trung tâm. Trung tâm sẽ tập trung bồi dƣỡng thêm các kiến thức về luật kinh tế, đặc biệt là Luật trọng tài thƣơng mại, cũng nhƣ các kỹ năng về xử lý công việc, kỹ năng làm việc trên máy tính… để các nhân viên năng cao năng lực, trình độ, làm việc hiệu quả hơn.
4.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý nhân lực tại Trung tâm Trọng tài Thƣơng mại Đông Dƣơng
4.2.1. Cải tiến chương trình đào tạo nhân lực
- Thứ nhất, đào tạo nhân lực theo phƣơng châm “đúng ngƣời đúng việc”, nhân viên yếu ở điểm nào thì đào tạo ở điểm đó, có thể lập các kế hoạch đào tạo nhƣ sau:
+ Khóa đào tạo tin học văn phòng dành cho các trọng tài viên, ngƣời đào tạo có thể là các TK hoặc hỗ trỡ pháp lý có khả năng tin học văn phòng và khả năng thuyết trình tốt. Sau khi học lý thuyết, các trọng tài viên có thể thực hành ngay trong thực tiễn công việc, nếu có khó khăn hoặc khúc mắc có thể tìm kiếm sự trợ giúp ngay từ phía các TK và hỗ trợ pháp lý của phòng mình. Yêu cầu các trọng tài viên tích cực, chủ động, chăm chỉ, “học đi đôi với hành” để nhanh chóng nắm bắt và sử dụng thành thạo các kỹ năng tin học.
+ Khóa đào tạo Thực hành xử lý tình huống dành cho các TK và hỗ trợ pháp lý, ngƣời đào tạo là những trọng tài viên hoặc luật sƣ của Trung tâm. Ngƣời đào tạo sẽ đƣa ra các tình huống pháp lý, có thể là các tình huống thƣờng xuyên xảy ra, hoặc là các tình huống bất ngờ, ít xảy ra những có thể xảy ra và liên quan trực tiếp đến tính chất công việc. Những ngƣời tham gia đào tạo sẽ thảo luận để đƣa ra cách giải quyết và xử lý tình huống, có thể có nhiều cách giải quyết đƣợc đƣa ra; ngƣời phụ trách đào tạo sẽ tổng hợp các ƣu điểm - nhƣợc điểm của các ý kiến, sau đó chốt lại một phƣơng án hợp lý nhất làm phƣơng án tham khảo tối ƣu, nhằm phục vụ cho công tác sau này.
+ Khóa đào tạo Nâng cao trình độ quản lý dành cho các cán bộ quản lý của Trung tâm, do các chuyên gia về lĩnh vực quản lý nhân lƣ̣c đào tạo. Mục tiêu của khóa đào tạo là giúp các cán bộ quản lý của ITAC nắm vững
cơ sở lý luận của việc quản lý nhân lƣ̣c cũng nhƣ việc áp dụng trong thực tiễn, theo đó có thể điều hành hoạt động của ITAC theo một quy trình thống nhất, rõ ràng và có thể quản lý các nhân viên một cách chuyên nghiệp, công bằng.
+ Ngoài ra, còn có thể tổ chức các buổi đào tạo với mục đích cập nhật các văn bản pháp luật, các chính sách của nhà nƣớc hoặc đƣa các sáng kiến vào thực tiễn làm việc...
Trên đây chỉ là những gợi ý theo tình hình thực tiễn tại thời điểm thực hiện nghiên cứu. Tùy theo tình hình cụ thể ở mỗi giai đoạn, Ban Điều hành của ITAC có thể triển khai nhiều khóa đào tạo hơn nữa để nâng cao năng lực, trình độ của các cán bộ và nhân viên, giúp cho công việc ngày một hiệu quả hơn.
- Thứ hai, tần suất đào tạo tuy không cần phải liên tục, dày đặc nhƣng phải đều đặn. Các khóa đào tạo trọng điểm có thể diễn ra 2 lần/năm, các buổi đào tạo nhỏ có thể diễn ra 2 lần/tháng. Tránh việc đào tạo quá nhiều dẫn đến việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, làm giảm hiệu quả của công tác đào tạo, giảm năng suất lao động. Nhƣng cũng tránh việc đào tạo quá ít hoặc không đào tạo khiến cho năng lực làm việc của mỗi cá nhân trì trệ, hoạt động của Trung tâm lạc hậu, không đi kịp với thực tế phát sinh.
- Thứ ba, ngoài việc đào tạo về kỹ năng và kiến thức chuyên môn, việc định hƣớng tƣ tƣởng, tinh thần, ý chí và thái độ làm việc cho mỗi nhân viên cũng rất quan trọng. Mỗi cá nhân tốt hơn thì tập thể cũng sẽ tiến bộ hơn. Các cá nhân đoàn kết với nhau hơn thì tập thể làm việc cũng hiệu quả hơn. ITAC có thể tổ chức các hoạt động ngoại khóa, các hoạt động tập thể, các cuộc thi, các buổi bình bầu... để thông qua đó, định hƣớng tƣ tƣởng cho nhân viên, giúp nhân viên đoàn kết với nhau hơn, tạo ra một môi trƣờng lành mạnh để các nhân viên phát triển tốt hơn.
4.2.2. Xây dựng lại quy trình làm việc.
Để tăng năng suất lao động, hiệu quả lao động, tiết kiệm chi phí, thì cần thiết phải có một quy trình làm việc rõ ràng và thống nhất. Quy trình này cần phải dựa trên những đặc điểm, tính chất cụ thể của công tác giải quyết các cụ tranh chấp thƣơng mại (tranh chấp hợp đồng tính dụng).
- Mục tiêu: xây dựng một quy trình làm việc rõ ràng, đầy đủ và thống nhất với: (1) hệ thống các mẫu văn bản cụ thể cho các giai đoạn; (2) nhiệm vụ công tác cụ thể cho mỗi vị trí; (3) thời gian hoàn thành.
- Cơ sở: quy tắc tố tụng theo 3 giai đoạn; số lƣợng, trình độ, năng lực của nhân viên; số lƣợng các vụ tranh chấp cần giải quyết.
- Thực hiện:
(1) Hệ thống các văn bản cụ thể theo 3 giai đoạn của quy tắc tố tụng: Giai đoạn 1:
o Biên bản bàn giao giấy tờ tài liê ̣u tƣ̀ Nguyên đơn – ITAC.
o Đơn khởi kiện
o Giấy ủy uyền
o Hợp đồng tín dụng giữ Nguyên đơn và Bị đơn
o Chấp thuận của Trọng tài viên
o Quyết đi ̣nh chỉ đi ̣nh TTV giải quyết tranh chấp.
o Biên bản bàn giao giấy tờ tài liê ̣u tƣ̀ ITAC – TTV.
o Yêu cầu Nguyên đơn giải trình của Trọng tài viên (nếu có)
o Thông báo khởi kiê ̣n
o Giải trình và cam kết của Nguyên đơn (nếu có) Giai đoạn 2:
o Quyết đi ̣nh chỉ đi ̣nh TTV làm Chủ tịch Hội đồng Trọng tài.
o Quyết đi ̣nh thành lâ ̣p hô ̣i đồng Tro ̣ng tài.
o Thông báo đƣa vu ̣ kiê ̣n ra giải quyết.
o Giấy triê ̣u tâ ̣p của hội đồng trọng tài. Giai đoạn 3:
o Biên bản bàn giao giấy tờ tài liệu ta ̣i phiên ho ̣p của Nguyên đơn, Bị đơn (nếu có).
o Biên bản phiên ho ̣p giải quyết tranh chấp.
o Phán quyết của hội đồng trọng tài.
(2) Nhiệm vụ công tác cụ thể cho mỗi vị trí trong mỗi giai đoạn:
Bảng 4.1. Bảng đề xuất phân công nhiệm vụ công tác tại ITAC
Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3
Trọng tài viên
- Ký nhận hồ sơ các vụ giải quyết tranh chấp - Phối hợp với TK và hỗ trợ pháp lý kiểm tra, soát xét hồ sơ - Ký các văn bản giai đoạn 1
- Phối hợp với TK và hỗ trợ pháp lý cho các văn bản theo yêu cầu vào bì thƣ và gửi cho Nguyên đơn, Bị đơn
- Ký các văn bản giai đoạn 2
- Theo dõi bảng xếp lịch họp cá nhân để chuẩn bị cho phiên họp giải quyết tranh chấp ở giai đoạn 3 - Phối hợp với TK và hỗ trợ pháp lý cho các văn bản giai đoạn 2 vào bì thƣ gửi Nguyên đơn và Bị đơn
- Chủ trì các phiên họp giải quyết tranh chấp hợp đồng tín dụng. - Lập và ký các Phán quyết trọng tài - Ký Biên bản phiên họp. - Hỗ trợ TK làm bút lục. Thư ký - Chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra, soát xét hồ sơ - Lập bảng excel cho - Xếp lịch họp giải quyết các vụ tranh chấp - Soạn các văn bản - Dự thảo Biên bản họp và Phán quyết trọng tài theo mẫu - Ký các Biên bản
các hồ sơ thuộc quyền quản lý của mình - Kiểm tra các văn bản giai đoạn 1 trƣớc khi đƣa cho trọng tài viên ký
- Phối hợp với trọng tài viên và hỗ trợ pháp lý cho các văn bản theo yêu cầu vào bì thƣ và gửi cho Nguyên đơn, Bị đơn
giai đoạn 2 theo mẫu và phân chia về các phòng họp.
- Phối hợp với trọng tài viên và hỗ trợ pháp lý cho các văn bản giai đoạn 2 vào bì thƣ gửi Nguyên đơn và Bị đơn họp - Đóng dấu đỏ sau khi các trọng tài viên ký xong và đóng dấu giáp lai vào Biên bản họp và Phán quyết phiên họp - Chịu trách nhiệm làm bút lục - Ký sổ lƣu hồ sơ Hỗ trợ pháp lý
- Soạn các văn bản giai đoạn 1 theo mẫu, phân chia về các phòng để trọng tài viên ký
- Đóng dấu đỏ cho các văn bản sau khi trọng tài đã ký xong.
- Cho các văn bản theo yêu cầu vào bì thƣ và gửi cho Nguyên đơn, Bị đơn
- Đóng dấu các văn bản giai đoạn 2 sau khi trọng tài đã ký xong
- Phối hợp với TK và trọng tài viên cho các văn bản giai đoạn 2 vào bì thƣ gửi Nguyên đơn và Bị đơn - Hỗ trợ TK đóng dấu đỏ và làm bút lục - Hỗ trợ nhân viên văn thƣ - lƣu trữ nhập sổ số Phán quyết, gửi Phán quyết cho Nguyên đơn, Bị đơn
- Hỗ trợ TK và nhân viên văn thƣ - lƣu trữ lƣu hồ sơ
Nhân viên văn
- Thực hiện các công tác liên quan đến bƣu điện: gửi thƣ, lấy bill,
- Thực hiện các công tác liên quan đến bƣu điện: gửi thƣ, lấy bill,
- Thực hiện các công tác liên quan đến bƣu điện: gửi
thư - lưu trữ
nhập mã bill...
- Hỗ trợ công việc cho các phòng khi cần thiết
nhập mã bill... thƣ, lấy bill, nhập mã bill...
- Chịu trách nhiệm kiểm tra lần cuối và vào sổ số Phán quyết
- Chịu trách nhiệm lƣu trữ và bảo quản hồ sơ
Nhân viên tổng đài
- Gọi điện thoại thông báo cho bị đơn về việc hồ sơ vụ tranh chấp hợp đồng tín dụng có tên Bị đơn đã đƣợc ITAC thụ lý giải quyết - Giải đáp các thắc mắc và cung cấp thêm thông tin cần thiết cho Bị đơn
- Gọi điện thông báo cho Bị đơn về thời gian, địa điểm diễn ra phiên họp giải quyết vụ tranh chấp và yêu cầu Bị đơn có mặt
- Gọi điện thông báo cho Bị đơn về việc gửi Phán quyết vụ tranh chấp và yêu cầu Bị đơn nghiêm túc chấp hành. Tổng Thư ký - Làm việc trực tiếp với bên Nguyên đơn để nhận các đợt hồ sơ - Chia số lƣợng hồ sơ hợp lý cho các phòng họp - Ký các văn bản, giấy tờ cần thiết
- Cung cấp thời gian chính xác của mỗi văn bản theo mẫu - Điều chỉnh công tác của các hỗ trợ pháp lý nếu cần thiết, nhằm đảm bảo tiến độ công việc - Kiểm tra Phán quyết, điền số Phán quyết - Giải quyết các tình huống đặc biệt
- Điều chỉnh công tác của các hỗ trợ pháp lý nếu cần thiết, nhằm đảm bảo tiến độ công việc
(Nguồn: Phòng nhân sự, ITAC 2017)
Do đặc thù công việc, các đợt hồ sơ chỉ cách nhau từ 1 - 2 tháng, vì vậy các giai đoạn từ 1 đến 3 của mỗi đợt hồ sơ thƣờng trùng thời gian với nhau (ví dụ, giai đoạn 1 của đợt 1756 sẽ trùng thời gian với giai đoạn 3 của đợt 858). Vì vậy, mỗi trọng tài viên, TK đều phải lập kế hoạch để đảm bảo việc thực hiện đầy đủ và đúng hạn cá công việc trong mỗi giai đoạn, tránh việc chậm trễ làm ảnh hƣởng đến tiến độ và chất lƣợng công việc của tập thể.
4.2.3. Thiết lập lại chế độ đãi ngộ của Trung tâm.
Chế độ của Trung tâm là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến năng suất lao động của nhân viên. Tại thời điểm nghiên cứu, chế độ của Trung tâm vẫn chƣa thực sự hợp lý, còn gây ra nhiều bất mãn cho các nhân viên trong Trung tâm. Một số đề xuất dƣới đây có thể giúp Trung tâm thiết lập lại và cải thiện chế độ Trung tâm tốt hơn.
4.2.3.1. Chế độ lương và lộ trình tăng lương cho nhân viên.
a) Về chế độ lƣơng
(1) Đối với Trọng tài viên: Hiện nay, mức lƣơng của Trọng tài viên đã tƣơng đối hợp lý, không ghi nhận đƣợc bất cứ phản hồi hay đánh giá tiêu cƣ̣c nào về lƣơng của Trọng tài viên nên tạm thời chế độ lƣơng trọng tài không cần thay đổi.
(2) Đối với TK và hỗ trợ pháp lý: Theo tìm hiểu, mức lƣơng của TK và hỗ trợ pháp lý tại thời điểm nghiên cứu chƣa có sự tƣơng xứng với công sức và năng lực thực tế. Vì vậy, cần phải có sự thay đổi. Cụ thể, có thể tính lƣơng
của TK tƣơng tự nhƣ cách tính lƣơng của trọng tài, tức là lƣơng cứng (5.000.000 VND) + phụ cấp trách nhiệm. Phần phụ cấp trách nhiệm có thể tính với công thức dƣới đây:
Số tiền phụ cấp cho mỗi vụ giải quyết tranh chấp x Tổng số vụ ra Biên bản họp mỗi tháng.
Số tiền phụ cấp cho mỗi vụ giải quyết tranh chấp có thể dao động từ 15.000 - 20.000/vụ, hoặc theo tính toán của Ban Điều hành.
Lƣơng của hỗ trợ pháp lý cũng có thể tính theo phƣơng pháp trên và với số tiền phụ cấp trách nhiệm bằng một nửa so với TK.
(3) Đối với các nhân viên khác: Lƣơng của các nhân viên khác chỉ gồm lƣơng cứng mà không có thêm khoản phụ cấp gì, điều này chƣa hợp lý. Đề nghị Trung tâm có thêm khoản phụ cấp từ 500.000 - 1.000.000 VND hàng tháng cho các nhân viên văn thƣ - lữu trữ và nhân viên tổng đài, cụ thể:
- Đối với nhân viên văn thƣ - lƣu trữ: phụ cấp trách nhiệm 1.000.000VND/tháng
- Đối với nhân viên tổng đài: phụ cấp trách nhiệm 500.000VND/tháng - Khoản phụ cấp này sẽ giúp nhân viên làm việc có trách nhiệm hơn