2.1. TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN MAY SƠNG HỒNG
2.1.1.3. đặc điểm về cơ cấu tổ chức bộ máy:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy
Ghi chú: Quan hệ điều hành trực tiếp
Quan hệ điều hành Hệ thống Quản lý chất lƣợng và (Nguồn: Phịng TCLĐ - TL - Cơng ty Cổ phần May Sơng Hồng)
TỔNG GIÁM ĐỐC Phĩ tổng giám đốc Phĩ tổng giám đốc Phĩ tổng giám đốc Phịng hành chính Phịng bảo vệ Xƣởng May 4 Xƣởng May 5 Xƣởng May 6 Phịng TC LĐ-TL Phịng kế tốn Phịng kỹ thuật Phịng TMQT Phịng Cơ điện Phịng kế hoạchXNK Ban thanh tra Xƣởng May 1 B/p thị trƣờng văn phịng SH2 Xƣởng giặt Bơng Xƣởng Chăn Xƣởng May 3 2 Cửa hàng KD tổng h ợp
Hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội và mơi trƣờng
Cơ cấu tổ chứ bộ máy của cơng ty đƣợc tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng. đứng đầu là hội đồng quản trị, tổng giám đốc điều hành chỉ đạo trực tiếp xuống các đơn vị sản xuất kinh doanh với sự giúp việc của các phĩ tổng giám đốc và tƣ vấn của các phịng ban chức năng .
- Hội đồng quản trị là cơ quan quyết định cuối cùng mọi hoạt đơng sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là ngƣời điều mọi hoạt động hàng ngày của cơng ty là đại diện hợp pháp của cơng ty , chịu trách nhiệm trƣớc hội đồng quản trị về mọi hoạt động của cơng ty, trực tiếp phụ trách phịng tổ chức hành chính và phịng tài chính kế tốn.
Giúp việc cho tổng giám đốc là ba phĩ tổng giám đốc phụ trách một số phịng ban và các xƣởng sản xuất.
- Phĩ tổng giám đốc phụ trách nội chính, chịu trách nhiệm về chất lƣợng và trách nhiệm xã hội của cơng ty: là ngừơi quản lý cơng tác đánh giá cơng ty, xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn I SO 9001-2000,hệ thống trách nhiệm xã hội , đánh giá chất lƣợng nội bộ, chỉ đạo cơng tác sửa cữa khắc phục và cải tiến, cơng tác trật tự an tồn xã hội và an ninh quốc phịng.
- Phĩ tổng giám đốc phụ trách sản xuất: là ngƣời đƣợc tổng giám đốc uỷ quyền đầm phán , ký kết hợp đơng kinh tế với khách hàng , quản lý điều hành lĩnh vực may . chỉ đạo hoạt động phịng kỹ thuật , phịng kế hoạch xuất nhập khẩu ,phịng thƣơng mại quốc tế. chỉ đạo cơng tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất- kỹ thuật -tài chính và xã hội của cơng ty.
- Phĩ tổng giám đốc phụ trách khu vực SH2: là ngƣời đƣợc giao trách nhiệm quản lý và điều hành xƣởng bơng , giặt, và xƣởng chăn, hệ thống các cửa hàng kinh doanh tổng hợp, cân đối và phát triển thị trƣờng cho các loại
sản phẩm chăn ga gối đệm cao cấp, chỉ đạo cơng tác bản quyền quảng bá nhãn hiệu hàng hố.
- Phịng tổ chức: cĩ chức năng tham mƣu cho tổng giám đốc về cơng tác tổ chức , tiền lƣơng, căm sĩc sức khoẻ cho ngƣờng lao động . lập kế hoạch nhu cầu và tuyển chọn lao động cho cơng ty. Thiết kế và thực hiện qui trình tuển chọn đào tạo và bồi dƣỡng tổ chức trả lƣơng, thực hiện các chế độ chính sách cho ngƣời lao động của cơng ty . Phối hợp với các phịng ban liên quan quản lý và đanh giá chất lƣợng lao động theo định kỳ.
- Phịng kỹ thuật:
Chức năng: giúp việc cho phĩ tổng giám đốc: chuẩn bị các tài liệu kỹ thuât ,dựng mẫu ... Điều hành và chắp nối các đơn vị trong cơng ty về lĩnh vực kỹ thuật để thực hiện nhiệm vụ do tổng giám đốc giao phĩ.
Nhiệm vụ: Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật , qui trình sản xuất cho các phân xƣởng sản xuất, chủ đơng phối hợp với cá đơn vị xây dƣng hệ thống quản lý chất lƣơng ISO, xây dựng các phƣơng án sử dung nguyên liệu cho phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng.
- Bộ phận kiểm tra chất lƣợng sản phẩm :
Chức năng: Chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc về cơng tác thí nghiệm , kiểm tra chất lƣợng các loại nguyên phụ liệu sản xuất sản phẩm của cơng ty. Nghiên cứu và đề xuất các giái pháp quản lý chất lƣợng tiên tiến.
Nhiệm vụ: kiểm tra chất lƣợng sản phẩm , thơng tin về mặt kỹ thuật quá trình sản xuát và cơng tác khác.
- Phịng tài chính kế tốn:
Chức năng: Tham mƣu cho tổng giám đốc về cơng tác tài chính kế tốn của cơng ty nhằm sử dụng hợp lý đúng chế độ , đảm bảo cho quá trình sản xuất của cơng ty duy trì liên tục và hiệu quả kinh tế cao.
Nhiệm vụ: Ghi chép tính tốn, phản ảnh các số liệu hiện cĩ về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản,tình hình sử dụng các nguồn vốn ,phản ánh các chi phí trong quá trình kinh doanh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh ,kế hoạch thu chi tài chính thu nộp, phát hiện và ngăn ngừa kiệp thời những hiện tƣợng tham ơ, lảng phí ,vi phạm chế độ quản lý kinh tế , kỹ luật tài chính của nhà nƣớc.
- Phịng xuất nhập khẩu: + Bộ phận kế hoạch vật tƣ:
Chức năng: Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng,Cân đối vật tƣ phù hợp với nhu cầu sản xuất .Tham mƣu cho tổng giám đốc về các lĩnh vực nghiên cứu , dự đốn sự phát triển thị trƣờng nội địa đối với sản phẩm chăn ga gối đệm, đề ra hƣớng sản xuất may mặc dựa trên cơ sở nghiên cứu đơn hàng của khách hàng, Đề ra giải pháp và xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm nội địa và xuất khẩu.
Nhiệm vụ: nghiên cứu tổng thể các qui trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của cơng ty bằng nhiều biện pháp đảm bảo doanh thu tiêu thụ mà tổng giám đốc giao. Lập kế hoạch vật tƣ đảm bảo sản xuất đúng hạn.
+ Bộ phận xuất nhập khẩu:
Chức năng: Tìm kiếm thị trƣờng trong và ngồi nƣớc , tham mƣu cho tổng giám đốc cơng tác nhập khẩu nguyên phụ liệu, phục vụ cho cơng tác đầu tƣ phát triển và ổn định sản xuất, đồng thời xuất khẩu những sản phẩm của cơng ty ra nƣớc ngồi.
Nhiệm vụ: Giới thiệu các sản phẩm của cơng ty với bạn hàng trong và ngồi nƣớc, nghiên cứu , đánh giá thị trƣờng, giao dịch đàm phán ký hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Phịng hành chính: thực hiện cơng tác lễ tân, cấp phát văn phịng phẩm hàng tháng , quản lý và sử dụng máy pho to, máy fax...phục vụ cho mọi hoạt đơng sản xuất kinh doanh của cơng ty .Chỉ đạo việc thu nhận, gửi, phân phát cơng văn , tài liệu , báo chí, thƣ tín.
- Phịng thƣơng mại quốc tế: cĩ chức năng khai thác các nguồn hàng ,khách hàng để làm theo hình thức mua nguyên liệu bán thành phẩm. Phát hiện và thiết lập các quan hệ bền vững lâu dài với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu trong và ngồi nƣớc để phục cho đơn hàng FOB . Ngồi ra , soạn thảo , kiểm tra các văn bản pháp lý về hợp đồng, về giao nhận vật tƣ hàng hố , xuất nhập khẩu, các bộ chứng từ nhận và trả tiền, các điều khoản thanh tốn và đơn đốc việc trả tiền của khách hàng.
- Phịng cơ điện: trực tiếp quản lý tồn bộ hệ thống máy mĩc thiết bị, đồ dùng , dụng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuát kinh doanh trong cơng ty. Kiểm tra và hƣớng dẫn cho cán bộ cơng nhân viển trong các đơn vị thực hiện các qui trình về vận hành thiết bị , an tồn lao động ,bảo dƣởng, sửa chửa , thay thế máy mĩc thiết bị theo qui định của cơng ty. Hàng tháng lập dự trù vật tƣ phụ tùng thay thế cho máy mĩc thiết bị, thực hiện nghiêm cơng tác bảo hộ lao độngvà vệ sinh cơng nghiệp.
- Phịng bảo vệ: nghiên cứu các qui định của nhà nƣớc, các cấp và ngành cơng an về đảm bảo an ninh trật tự, phịng cháy chữa cháy , phịng chống tội phạm và tình huống khác cĩ liên quan đến cơng tác bảo vệ an ninh trật tự phịng cháy chữa cháy an tồn trong cơng ty trên cơ sở đĩ đề xuất với HĐQT và giám đốc cơng ty đƣa ra các phƣơng án thực hiện cơng tác bảo vệ an tồn. Căn cứ vào tình hình thực tế của cơng ty , tổ chức triển khai thực hiện các phƣơng án, các nội qui đã đƣợc ban hành nhằm đảm bảo tuyệt đối an ninh trật tự và an tồn trong phạm vi tồn cơng ty 24/24h.
- Bộ phận thanh tra: Căn cứ vào chất lƣợng hàng kiểm , kết hợp với các đơn vị ngăn chặn các sai hỏng phát sinh. kiểm tra chất lƣợng sản phẩm trƣớc khi đĩng hàng. Hàng ngày lập và báo cáo cho trƣởng ban và các xƣởng về tình hình chất lƣợng sản phẩm để cĩ hƣớng giải quyết. Kiểm lƣợng hàng, bao bì qui cách đống gĩi trƣớc khi xuất khẩu.
- Bộ phận thị trƣờng SH2: thiết kế, nghiên cứu mẫu mã chăn ga gối cao cấp đáp ứng với yêu cầu của thị trƣờng. Xây dựng kế hoạch sản xuất mở rộng thị trƣờng đối với các mặt hàng này. Chuẩn bị nguyên phụ liệu , đảm bảo cho kế hoạch sản xuất.
- Xƣởng may: cĩ nhiệm vụ xây dựng và triển khai kế hoạch đến từng bộ phận từ mẫu, cắt, may và hồn thiện trong đơn vị đảm bảo kế hoạch sản xuất của cơng ty.Thƣờng xuyên kiểm tra các tổ trong đơn vị thực hiện nội qui , qui chế của cơng ty. quản lý ngƣời lao động trong đơn vị mình. Chịu trách nhiệm đến cùng về chất lƣợng sản phẩm.
- Xƣởng bơng - giặt: cĩ chức năng thực hiện các kế hoạch sản xuất bơng theo các đơn đặt hàng . Quản lý và sử dụng thiết bị theo yêu cầu của cơng ty. Thƣờng xuyên kiểm tra các tổ trong đơn vị về việc thực hiện nội qui chế của cơng ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch giặt cho các đơn vị trong cơng ty đảm bảo chất lƣợng và đúng tiến độ.
- Xƣởng chăn: Cĩ nhiệm vụ khai thác sử dụng triệt để năng lực thiết bị, lao động trong đơn vị. Thƣờng xuyên kiểm tra các tổ trong đơn vị về việc thƣc hiện nội qui, qui chế của cơng ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất chăn- ga- gối -đệm đảm bảo chất lƣợng , tiến độ theo yêu cầu của khách hàng.