1.1 .Tính cấp thiết của đề tài
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác kiểm soát chi thường xuyên từ ngân
3.2.2.2. Kiểm soát các khoản chi thường xuyên của Ngân sách Nhà nước
nước
a. Các khoản chi thanh toán cá nhân
Kiểm soát chi lương và các khoản có tính chất tiền lương:
Đầu năm ngân sách đơn vị sử dụng ngân sách phải gửi Kho bạc nơi đơn vị giao dịch để kiểm tra và lƣu trữ gồm: Dự toán chi thƣờng xuyên NSNN năm đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt; Bảng đăng ký hoặc thông báo biên chế quỹ tiền lƣơng đƣợc cơ quan có thẩm quyên duyệt; Nếu năm ngân sách đơn vị chƣa đƣợc giao chỉ tiêu biên chế, quỹ tiền lƣơng thì tạm thời căn cứ vào số biên chế, quỹ tiền lƣơng đƣợc giao năm trƣớc để cấp phát, thanh toán.
Hàng tháng: Căn cứ vào danh sách chi trả lƣơng, phụ cấp lƣơng của đơn vị, bộ phận kế toán KBNN đối chiếu với bảng đăng ký biên chế quỹ tiền lƣơng, sinh hoạt phí năm hoặc bảng đăng ký điều chỉnh của đơn vị đƣợc cơ
quan nhà nƣớc có thẩm quyền duyệt nếu có kèm theo giấy rút dự toán NSNN do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, kế toán thực hiện:
Kiểm tra giấy rút dự toán NSNN bảo đảm các yếu tố trên giấy rút dự toán phải ghi rõ đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa, ghi chi tiết theo mục lục ngân sách, tính chất nguồn kinh phí và cấp ngân sách, mẫu dấu chữ ký ngƣời chuẩn chi của đơn vị phải đúng với mẫu dấu chữ ký đã đăng ký với KBNN nơi đơn vị giao dịch; Kiểm tra, đối chiếu khoản chi lƣơng và phụ cấp lƣơng với dự toán kinh phí và quỹ tiền lƣơng đƣợc thông báo đảm bảo đúng với cấp thẩm quyền đã giao; Kiểm tra bảng tăng, giảm biên chế quỹ tiền lƣơng nếu có ; Kiểm tra biên chế: Nếu có tăng biên chế thì tổng số biên chế không đƣợc vƣợt so với biên chế đƣợc thông báo. Sau kỳ lĩnh lƣơng, nếu có tăng, giảm biên chế tiền lƣơng thì đơn vị lập bổ sung và rút dự toán về tiền lƣơng vào tháng sau cùng kỳ để chi trả.
Xử lý sau khi kiểm tra: Nếu hồ sơ của đơn vị chƣa đầy đủ, không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì Kho bạc trả lại và hƣớng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định; Nếu việc chi tiêu không đúng chế độ hoặc tồn quỹ ngân sách cấp tỉnh, huyện, xã không đủ cấp phát, thanh toán thì từ chối thanh toán, thông báo và trả hồ sơ cho đơn vị đồng thời thông báo cho cơ quan tài chính cùng cấp có liên quan nắm bắt đƣợc để kịp thời xử lý; Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, kế toán đƣợc phân công theo dõi đơn vị hoàn thiện chứng từ và chuyển tiền cho đơn vị.
Đối với các khoản thanh toán cho cá nhân thuê ngoài: Căn cứ vào dự toán NSNN do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền giao cho đơn vị để thực hiện; nhu cầu chi của đơn vị; nội dung thanh toán theo hợp đồng kinh tế; hợp đồng lao động; giấy rút dự toán NSNN của đơn vị, Kho bạc nhà nƣớc thực hiện thanh toán trực tiếp cho ngƣời đƣợc hƣởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho ngƣời hƣởng.
nghiệp: Kho bạc Nhà nƣớc căn cứ vào quyết định phân loại đơn vị sự nghiệp của cơ quan có thẩm quyền, kết quả tài chính trong năm, chênh lệch thu lớn hơn chi hàng quý đối với trƣờng hợp tạm chi thu nhập tăng thêm , phƣơng án chi trả tiền lƣơng và thu nhập tăng thêm của đơn vị cho từng ngƣời lao động quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, thực hiện kiểm soát, thanh toán cho đơn vị , cụ thể:
Đối với đơn vị tự đảm bảo chi phí hoạt động, đƣợc quyết định tổng mức thu nhập tăng thêm trong năm theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị sau khi đã thực hiện trích lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp theo quy định.
Đối với đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động, đƣợc quyết định tổng mức thu nhập tăng thêm trong năm cho ngƣời lao động, nhƣng mức tối đa không quá 02 lần quỹ tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ trong năm do nhà nƣớc quy định, sau khi đã thực hiện trích lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp theo quy định.
Đối với đơn vị kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nƣớc đảm bảo toàn bộ, đơn vị đƣợc quyết định tổng mức chi trả thu nhập tăng thêm trong năm cho ngƣời lao động, nhƣng tối đa không quá 01 lần quỹ tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ trong năm do nhà nƣớc quy định.
Trong năm, căn cứ vào mức chênh lệch thu lớn hơn chi hàng quý xác định đƣợc; đơn vị lập giấy rút dự toán ngân sách nhà nƣớc thanh toán để chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức trong đơn vị theo quý gửi Kho bạc Nhà nƣớc. Kho bạc Nhà nƣớc thanh toán theo mức thủ trƣởng đơn vị đề nghị đảm bảo trong phạm vi dự toán đƣợc giao và tối đa không quá 60% số chênh lệch thu lớn hơn chi đơn vị xác định đƣợc theo quý.
Kết thúc năm ngân sách, trƣớc ngày 31/01 năm sau, đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính tự xác định số chênh lệch thu lớn hơn chi và kinh phí chi thu nhập tăng thêm của năm trƣớc theo
quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị gửi Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch đề nghị thanh toán tiếp thu nhập tăng thêm cho ngƣời lao động. Trên cơ sở văn bản đề nghị của đơn vị, Kho bạc Nhà nƣớc làm thủ tục thanh toán phần chi thu nhập tăng thêm cho đơn vị đảm bảo không vƣợt quá mức quy định.
Sau khi quyết toán của đơn vị đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt: Trƣờng hợp số chênh lệch thu lớn hơn chi theo quyết toán đƣợc duyệt dành để chi trả thu nhập tăng thêm cho ngƣời lao động cao hơn số đơn vị tự xác định, căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ và đề nghị của đơn vị, Kho bạc Nhà nƣớc thanh toán phần thu nhập tăng thêm cho đơn vị;
Trƣờng hợp số chênh lệch thu lớn hơn chi theo quyết toán đƣợc duyệt dành để chi trả thu nhập tăng thêm cho ngƣời lao động thấp hơn số đơn vị tự xác định, thì số đã chi trả thu nhập tăng thêm vƣợt so với quyết toán đƣợc duyệt, đơn vị phải sử dụng quỹ dự phòng ổn định thu nhập nếu có để bù đắp. Trƣờng hợp sau khi dùng quỹ dự phòng ổn định thu nhập vẫn không đủ bù đắp thì trừ vào chênh lệch thu lớn hơn chi dành để chi trả thu nhập tăng thêm của năm sau; trƣờng hợp năm sau không có chênh lệch thu lớn hơn chi thì trừ vào quỹ tiền lƣơng của đơn vị. Căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền và đề nghị của đơn vị, Kho bạc Nhà nƣớc làm thủ tục thu hồi giảm chi ngân sách nhà nƣớc.
Chi trả thu nhập tăng thêm từ nguồn kinh phí tiết kiệm đối các cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính
Bổ sung thu nhập cho cán bộ, công chức theo hệ số tăng thêm quỹ tiền lƣơng, nhƣng tối đa không quá 1,0 một lần so với quỹ tiền lƣơng tính theo mức tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ do Nhà nƣớc quy định; Chi khen thƣởng cho tập thể và cá nhân có thành tích; Chi cho các hoạt động phúc lợi trong cơ quan; Chi trợ cấp khó khăn đột xuất cho ngƣời lao động kể cả những trƣờng
hợp nghỉ hƣu, nghỉ mất sức; Chi thêm cho ngƣời lao động khi thực hiện tinh giản biên chế; Trƣờng hợp xét thấy khả năng kinh phí tiết kiệm không ổn định, đơn vị thực hiện chế độ tự chủ có thể trích một phần số tiết kiệm đƣợc để lập Quỹ dự phòng ổn định thu nhập.
Tạm chi trƣớc thu nhập tăng thêm: Để động viên cán bộ công chức phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ, thực hành tiết kiệm chống lãng phí; căn cứ tình hình thực hiện của quý trƣớc, nếu xét thấy cơ quan có khả năng tiết kiệm đƣợc kinh phí; Thủ trƣởng cơ quan căn cứ vào số kinh phí có thể tiết kiệm đƣợc để quyết định tạm chi trƣớc thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức trong cơ quan theo quý. Mức tạm chi hàng quý tối đa không quá 60% quỹ tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ do nhà nƣớc quy định trong một quý của cơ quan.
Kết thúc năm, trƣớc ngày 31/01 năm sau, cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ tự chủ tự xác định số kinh phí tiết kiệm đƣợc của năm trƣớc gửi Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch để thanh toán thu nhập tăng thêm theo chế độ quy định. Trên cơ sở văn bản đề nghị của đơn vị, Kho bạc Nhà nƣớc làm thủ tục thanh toán thu nhập tăng thêm cho cơ quan thực hiện chế độ tự chủ bao gồm cả thanh toán tạm ứng và thanh toán trực tiếp bảo đảm không vƣợt quá mức tối đa quy định.
Khi quyết toán của cơ quan đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, trƣờng hợp số kinh phí thực tiết kiệm cao hơn, đơn vị đƣợc tiếp tục chỉ trả thu nhập tăng thêm theo chế độ quy định. Trƣờng hợp số kinh phí tiết kiệm thấp hơn số cơ quan thực hiện chế độ tự chủ xác định, căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền và đề nghị của cơ quan thực hiện chế độ tự chủ, thì Kho bạc Nhà nƣớc làm thủ tục thu hồi bằng cách trừ vào kinh phí tiết kiệm năm tiếp theo của cơ quan.
Chi thanh toán cho cá nhân là một trong những nội dung quan trọng để duy trì hoạt động của mỗi đơn vị. Trong thời gian qua số chi thanh toán cho
cá nhân của các đơn vị sử dụng NSNN qua KBNN Quế võ tăng dần qua các năm, Trong chi cá nhân thì các khoản chi tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp chiếm tỷ lệ lớn. Có thể thấy chi NSNN cho tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp tăng qua các năm, nguyên nhân chủ yếu là do chính sách điều chỉnh chế độ tiền lƣơng của Nhà nƣớc. Kết quả kiểm soát thanh toán cho cá nhân đƣợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.4: Tình hình chi các khoản thanh toán cá nhân
Đơn vị tính: Triệu đồng
TT Nội dung Năm
2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Tổng cộng 78.933 107.647 145.282 175.796 192.945 207.650 1 Tiền lƣơng 40.903 54.908 73.913 84.048 89.832 95.365 2 Tiền công 2.665 4.559 2.571 6.453 8.965 9.865 3 Phụ cấp lƣơng 15.703 21.851 34.999 42.724 45.506 48.350 4 Tiền thƣởng 1.011 1.475 1.937 2.014 2.218 3.225 5 Phúc lợi TT 89 128 218 245 327 420 6 Các khoản đóng góp 8.968 12.915 18.862 22.683 24.812 27.350 7 Chi cho CB xã, thôn,
bản đƣơng chức 3.584 4.911 6.238 8.832 11.546 12.685 8 Các khoản TT khác 6.010 6.900 6.544 8.797 9.739 10.210
(Nguồn: Báo chi NSNN theo MLNS các năm 2012-2017 KBNN Quế võ)
b. Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
Nhóm mục nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán chi thƣờng xuyên đƣợc giao cho đơn vị sử dụng ngân sách bao gồm các mục: thanh toán dịch vụ công cộng, vật tƣ văn phòng, thông tin tuyên truyền liên lạc; hội nghị; công tác phí; chi phí thuê mƣớn;chi đoàn ra; chi đoàn vào; chi sửa chữa thƣờng xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dƣỡng các công
trình cơ sở hạ tầng; chi nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành.
Căn cứ vào dự toán do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền giao cho đơn vị sử dụng để thực hiện chế độ tự chủ, giấy rút dự toán NSNN và các hồ sơ, chứng từ có liên quan đến từng mục chi, bộ phận kế toán Kho bạc thực hiện đối chiếu các điều kiện chi trả, các tiêu chuẩn, định mức chế độ chi đƣợc quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của từng đơn vị cho từng nội dung chi, mức chi để kiểm soát và thanh toán cho đơn vị. Đối với các đơn vị khoán chi thì mức chi tối đa không đƣợc vƣợt tiêu chuẩn, định mức chi tiêu hiện hành do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định; đối với các đơn vị sự nghiệp có thu thủ trƣởng đơn vị có thể quyết định mức chi cao hơn hoặc thấp hơn định mức của nhà nƣớc; đối với đơn vị không thực hiện khoán kinh phí thì định mức chi tiêu áp dụng theo quy định hiện hành của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền.
Bảng 3.5: Chi nghiệp vụ chuyên môn
Đơn vị:Triệu đồng
TT Nội dung Năm
2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Tổng cộng 18.759 19.972 30.048 27.822 28.233 31.191
1 Thanh toán dịch vụ công cộng 2.530 2.606 3.655 3.159 2.839 3.425 2 Vật tƣ văn phòng 1.978 2.249 3.051 3.569 4.745 5.230 3 Thông tin, tuyên truyền liên lạc 1.212 883 1.164 1.109 1.213 1.548 4 Hội nghị 4.678 5.681 7.624 5.886 7.394 6.850 5 Công tác phí 1.700 1.376 1.876 1.914 2.912 3.455 6 Chi phí thuê mƣớn 1.021 448 1.140 1.827 931 1.030 7 Nghiệp vụ chuyên môn 5.820 6.729 11.538 10.358 8.199 9.653
Qua kiểm soát cho thấy các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn tăng dần qua các năm chứng tỏ các đơn vị sử dụng NSNN đã chú trọng đầu tƣ tài chính vào các hoạt động chuyên môn nhằm tăng chất lƣợng cung cấp dịch vụ công và chất lƣợng phục vụ công tác quản lý Nhà nƣớc trên địa bàn.
c. Chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cố định và xây dựng nhỏ
Nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa trong dự toán chi thƣờng xuyên đƣợc giao của đơn vị sử dụng ngân sách bao gồm các mục: sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ chuyên môn; mua tài sản vô hình, mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn. Đối với những khoản chi thuộc nhóm mục chi này, Kho bạc Nhà nƣớc kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi theo quy định của Nhà nƣớc về các hình thức mua sắm chỉ định thầu, đấu thầu, chào hàng cạnh tranh… , nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán cho đơn vị. Căn cứ đề nghị chi của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc, Kho bạc Nhà nƣớc thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt qua đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc để chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ.
Trƣờng hợp các khoản chi chƣa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, Kho bạc Nhà nƣớc thực hiện cấp phát tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc. Cụ thể, căn cứ vào giấy rút dự toán ngân sách nhà nƣớc tạm ứng kèm theo hồ sơ, chứng từ liên quan của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc, Kho bạc Nhà nƣớc cấp tạm ứng để chuyển tiền cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ bằng chuyển khoản hoặc cấp bằng tiền mặt cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc để đơn vị thanh toán cho ngƣời cung cấp hàng hoá, dịch vụ;
Sau khi thực hiện chi, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc có trách nhiệm thanh toán số đã tạm ứng theo quy định: căn cứ hóa đơn, chứng từ và các hồ sơ khác có liên quan kèm theo giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc, Kho bạc Nhà nƣớc kiểm tra, kiểm soát
nếu đủ điều kiện thanh toán theo quy định của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền, thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang thanh toán tạm ứng.
Thực tế cho thấy trong năm 2015,2016 và 2017 kết quả chi cho mua sắm, sửa chữa tài sản giảm đáng kể. Công tác kiểm soát mua sắm, sửa chữa qua KBNN Quế Võ thực hiện khá chặt chẽ. Tuy nhiên trong những năm qua, thông qua công tác kiểm tra, kiểm soát vẫn tồn tại một số bộ hồ sơ thanh toán chƣa lôgic về mặt thời gian, còn thiếu các yếu tố trên hợp đồng hay còn thiếu hồ sơ thủ tục do sơ xuất trong quá trình thực hiện thanh toán cho các đơn vị sử dụng NSNN.
Bảng 3.6: Chi mua sắm, sửa chữa