Hình 3.1. Bộ máy tổ chức của Ngân hàng CPTM Á Châu - Chi nhánh Chùa Hà
3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu - Chi nhánh Chùa Hà
- Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu - Chi nhánh Chùa Hà luôn cố gắng duy trì sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, bộ phận trong chi nhánh. Giao kế
hoạch, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng nghiệp vụ tại chi nhánh, hàng tháng họp đánh giá, tổng kết việc thực hiện nhiệm vụđược giao:
- Tăng cường công tác tuyên truyền, quảng cáo, phát triển và đa dạng hoá các sản phẩm bán lẻ phù hợp với nhu cầu của khách hàng là dân cư. Giám Giám đốđốc c Phó Giám đốc Phòng Nghiệp vụ tại trụ sở chính Phòng Giao dịch Phòng Hành chính Nhân sự P. Kế toán t. toán & dịch vụ Phòng Quan hệ khách hàng Phòng Ngân quỹ Tổ Kiểm tra nội bộ Phòng GD Hồ Tùng Mậu Phòng GD Trần Quốc Hoàn Phòng GD Trần Thái Tông
- Cung cấp các giải pháp dịch vụ tổng thể: tín dụng, tiền gửi, thanh toán, kinh doanh ngoại tệ… cho đối tượng khách hàng là các tổ chức kinh tế.
- Phòng quan hệ khách hàng chủ động tìm kiếm và phát triển các khách hàng có tình hình tài chính lành mạnh, thuộc khu vực các doanh nghiệp ngoài quốc doanh
để cho vay, thực hiện các biện pháp cụ thể, tích cực để giảm nợ xấu.
- Phòng kế toán và dịch vụ ngân hàng phối hợp chặt chẽ với phòng quan hệ
khách hàng nhằm nâng dần tỷ lệ tiền gửi của các doanh nghiệp tại ngân hàng. Phát triển các dịch vụ ngân hàng hiện đại tới các cá nhân theo hướng bán lẻ
- Phòng ngân quỹ và bộ phận hành chính phải luôn có sự phối hợp với các phòng ban trong cơ quan đểđảm bảo an toàn tuyệt đối trong tác nghiệp.
Xét trong phạm vi nghiên cứu bài luận văn, tác giảđã nghiên cứu và tìm hiểu các chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban tại ACB chi nhánh Chùa Hà cụ thể
như sau:
3.1.2.1. Phòng kế toán thanh toán và dịch vụ * Chức năng :
- Tham mưu và giúp Ban Giám đốc chi nhánh trong việc triển khai thực hiện chếđộ kế toán, chếđộ báo cáo kế toán và hạch toán kế toán tại chi nhánh.
- Phục vụ các khách hàng là tổ chức và cá nhân (cư trú và không cư trú) có quan hệ giao dịch với chi nhánh.
- Phát hành và thanh toán các loại thẻ Quốc tế, thẻ ACB.
- Quản lý hồ sơ tín dụng, thực hiện việc thu nợ gốc, lãi các hợp dồng vay vốn của khách hàng.
- Thực hiện thanh toán xuất nhập khẩu và dịch vụ đối ngoại liên quan đến hàng hoá xuất nhập khẩu của đơn vị trong nước với nước ngoài qua chi nhánh.
* Nhiệm vụ :
- Tổng hợp số liệu kế toán, lập các bảng cân đối kế toán định kỳ, bảng tổng kết tài sản và kết quả kinh doanh hàng tháng, quý, năm của chi nhánh.
- Theo dõi quản lý chi tiêu tài chính tại chi nhánh.
- Hạch toán và theo dõi tình hình dự trữ bắt buộc, phí bảo hiểm tiền gửi.
- Tổ chức thanh toán liên ngân hàng nội bộ NHNT, thanh toán liên hàng qua NHNN.
- In, chấm đối chiếu, quản lý sổ phụ nội bảng và ngoại bảng, các tài khoản nội bộ của chi nhánh, tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay của khách hàng.
- Đánh giá kết quả kinh doanh ngoại tệ hàng tháng, quý, năm.
- Theo dõi hoạt động các đơn vị chấp nhận thanh toán thẻ để phòng ngừa thẻ
giả mạo hoặc giao dịch giả mạo.
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ của khách hàng bao gồm nghiệp vụ thư tín dụng, chuyển tiền, nhờ thu.
- Thực hiện nghiệp vụ phát hành, thông báo thư bảo lãnh, mở L/C trả chậm đối với nước ngoài, các nghiệp vụ bảo lãnh trong nước đối với trường hợp ký quỹ 100%.
- Thực hiện các nghiệp vụ lấy, duyệt, cập nhật, công bố, lưu hồ sơ tỉ giá công bố hàng ngày, tỉ giá thống kê hàng tháng phục vụ báo cáo.
3.1.2.2. Phòng quan hệ khách hàng. * Chức năng:
- Là đầu mối thiết lập quan hệ với khách hàng trên tất cả các mặt hoạt động, tất cả các sản phẩm Ngân hàng nhằm đạt được mục tiêu phát triển kinh doanh một cách an toàn, hiệu quả và tăng thị phần của Ngân hàng Á Châu.
- Thực hiện cấp tín dụng ngắn hạn, trung và dài hạn bằng VND và ngoại tệ cho các đối tượng khách hàng là tổ chức và cá nhân.
- Thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh và tái bảo lãnh của chi nhánh đối với khách hàng.
* Nhiệm vụ:
- Xác định thị trường mục tiêu và đối tượng khách hàng mục tiêu. Xây dựng chính sách khách hàng, trực tiếp tham gia thực hiện chính sách khách hàng.
- Chủ động tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tốt, trực tiếp triển khai các biện pháp Marketing giới thiệu cho khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ mà NH có lợi thế và có thể cung cấp.
- Xác định nhu cầu tín dụng của khách hàng trong từng thời kỳ, đề xuất giới hạn tín dụng đối với khách hàng trình, ban giam đốc hoặc Hội đồng tín dụng duyệt.
- Thực hiện việc nhận, thẩm định và định giá tài sản bảo đảm, tiến hành các thủ
tục công chứng hợp đồng, đăng ký giao dịch bảo đảm các loại tài sản cầm cố thế chấp. - Tiếp nhận và xử lý, theo dõi việc xử lý các nhu cầu rút vốn vay theo hợp đồng tín dụng, nhu cầu sử dụng nghiệp vụ tài trợ thương mại, thấu chi…của khách hàng.
- Theo dõi, lập báo cáo, đôn đốc thu nợ và đề xuất hướng giải quyết các khoản nợ quá hạn, nợ tồn đọng thuộc phạm vi quản lý của phòng.
3.1.2.3. Phòng hành chính nhân sự. * Chức năng:
Phòng hành chính nhân sự là phòng chuyên môn thuộc Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu – Chi nhánh Chùa Hà có chức năng tham mưu và giúp giám đốc chi nhánh trong công tác tổ chức bộ máy và công tác cán bộ, công tác hành chính quản trị tại chi nhánh theo đúng bộ luật lao động, quy định hiện hành.
* Nhiệm vụ:
- Tham mưu cho Ban Giám đốc Chi nhánh về công tác cán bộ, công tác tổ
chức, quản lý nhân sự và xây dựng kế hoạch tiền lương, xây dựng quy hoạch cán bộ
lãnh đạo của Chi nhánh.
- Thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp, trợ cấp và các chế độđãi ngộ khác với cán bộ Chi nhánh.
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ
bản, mua sắm tài sản, sữa chữa và xây dựng nhỏ… của Chi nhánh.
- Xây dựng kế hoạch và lập đề án phát triển mạng lưới các phòng giao dịch,
điểm giao dịch.
3.1.2.4. Phòng ngân quỹ. * Chức năng:
Phòng ngân quỹ có chức năng triển khai thực hiện công tác quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, giấy tờ coi như có giá, ấn chỉ quan trọng tại chi nhánh, thu chi tiền mặt VND về ngoại tệ và đảm bảo đúng quy định, quy trình nghiệp vụ, chếđộ quản lý kho quỹ của nhà nước.
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tiền mặt đảm bảo sẵn sàng các loại tiền mặt để thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng phục vụ khác hàng và nội bộ Ngân hàng.
- Là đầu mối tiếp nhận và lưu giữ các tài liệu về kho quỹ, thông tin về tiền thật, tiền giả, tiền mất cắp…Có trách nhiệm xử lý thông tin, lưu giữ và cung cấp thông tin nhận được hoạch phát hiện được cho tất cả các phòng, ban có liên quan biết để phối hợp thực hiện, phòng ngừa rủi ro nhưng phải bảo đảm đúng chếđộ quy định.
- Thực hiện thu chi tiền mặt ngoại tệ, séc du lịch là các ngoại tệ tự do chuyển
đổi mà NHNT VN quy định mua từng thời kỳ. Giám định tiền thật, tiền giả.
- Thực hiện nghiêm túc và đúng quy định về việc thu, nộp tiền giả VND và ngoại tệ.
- Trực tiếp quản lý kho tiền, quỹ nghiệp vụ, tài sản thế chấp cầm cố chứng từ
có giá, ấn chỉ quan trọng chưa sử dụng.
- Thực hiện chếđộ báo cáo về hoạt động ngân quỹ.
- Đảm bảo mức tồn quỹ tiền mặt đồng Việt nam, ngoại tệ phục vụ hoạt động của Chi nhánh có hiệu quả.
- Xử lý tiền mặt đã hết hạn lưu hành hoạc không đủ tiêu chuẩn lưu thông theo chếđộ quy định.
3.1.2.5.Tổ kiểm tra nội bộ. * Chức năng:
Tổ kiểm tra nội bộ có chức năng tham mưu và giúp Ban Giám đốc trong việc kiểm tra, giám sát thực hiện các văn bản pháp luật của nhà nước, quy chế, quy định của NH NNVN và ACB nhằm hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngoại tệ,
tín dụng của Chi nhánh, bảo vệ lợi ích của Nhà Nước, của Ngân hàng và khách hàng tại chi nhánh.
* Nhiệm vụ:
Lập kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm soát nội bộ trình giám
đốc Chi nhánh duyệt và tiến hành kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp luật, quy định của Ngân hàng Nhà Nước và các qui chế, qui trình nghiệp vụ và quy định nội bộ của Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu.