4 .Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
9. Tiến độ thựchiện đề tài
1.3. Tổng quan về thẻ và hoạt động thanhtoán thẻ
1.3.2. Quy trình pháthành và thanhtoán thẻ
1.3.2.1. Phát hành thẻ
Hoạt động phát hành của Ngân hàng bao gồm việc quản lý và triển khai toàn bộ quá trình phát hành thẻ, sử dụng thẻ và thu nợ khách hàng. Mỗi một quá trình đều liên quan rất chặt chẽ đến việc phục vụ khách hàng và quản lý rủi ro cho Ngân hàng. Các NHPH thẻ phải xây dựng các quy định về việc sử dụng thẻ và thu nợ, gồm các yếu tố: số tiền thanh toán tối thiểu, ngày sao kê, ngày đến hạn, các loại phí và lãi, hạn mức tín dụng tối đa tối thiểu, các chính sách ưu đãi…
(1) (2) (6) (3) Thẩm định hồ sơ Chủ thẻ Ngân hàng nhận hồ sơ Phân loại khách hàng Giao nhận thẻ In PIN, thẻ
(5) (4)
Sơ đồ 1.1: Quy trình phát hành thẻ
Qua sơ đồ 1.1, ta nhận thấy các bước trong quy trình phát hành thẻ bao gồm các bước:
(1) Khách hàng đến NHPH đề nghị phát hành thẻ
(2) Khách hàng hoàn thành một số thủ tục cần thiết như điền thông tin vào đơn xin cấp thẻ, trình 1 số giấy tờ khác như: chứng minh thư/hộ chiếu, biên lai trả lương, biên lai nộp thuế thu nhập.v.v…
(3) Khi nhận đủ hồ sơ, Ngân hàng sẽ tiến hành việc thẩm định lại. Thông thường Ngân hàng sẽ xem xét lại xem hồ sơ lập đúng chưa, tình hình tài chính (nếu là khách hàng doanh nghiệp) hay các khoản thu nhập thường xuyên của khách hàng (nếu là khách hàng cá nhân) hoặc số dư trên tài khoản tiền gửi của khách hàng có sẵn do mối quan hệ tín dụng trước đây với Ngân hàng (nếucó).
(4) Nếu hồ sơ cấp thẻ đã phù hợp, Ngân hàng sẽ tiến hành phân loại khách hàng: Đối với thẻ ghi nợ, việc phát hành thẻ đơn giản hơn vì khách hàng đã có tài khoản tại Ngân hàng. Đối với thẻ tín dụng, Ngân hàng phải tiến hành phân loại khách hàng để có 1 chính sách tín dụng riêng. Thông thường có 2 loại hạnmức:
+ Hạn mức theo thẻ thường: phổ biến từ 10.000.000đ – 50.000.000đ + Hạn mức theo thẻ vàng: từ 50.000.000đ – 90.000.000đ
+ Hạn mức thẻ Platinum: từ 80.000.000đ - 500.000.000đ + Hạn mức thẻ Visa Premier: theo yêu cầu khách hàng
(5) Sau khi thẩm định và phân loại khách hàng, nếu khách hàng đáp ứng đủ điều kiện, Ngân hàng sẽ tiến hành phát thẻ cho khách hàng. Trước khi trao thẻ, Ngân hàng yêu cầu chủ thẻ ký tên và đăng ký chữ kí mẫu ở Ngân hàng. Sau đó bằng kỹ thuật riêng, Ngân hàng tiến hành in những thông tin cần thiết về chủ thẻ lên thẻ, đồng thời ấn định và mã hóa mã số cá nhân (PIN) cho chủ thẻ, nhập dữ liệu về chủ
21
thẻ vào cơ sở quảnlý. Khi Ngân hàng trao thẻ cho khách hàng thì trao luôn mã PIN và yêu cầu chủ thẻ giữ bí mật. Nếu thất thoát tiền do để lộ số PIN, Ngân hàng sẽ không chịu tráchnhiệm.
(6) Khi thẻ đến được tay chủ thẻ, coi như nhiệm vụ phát hành thẻ đã kết thúc. Thời gian kể từ khi khách hàng để nghị xin cấp thẻ đến khi nhận được thẻ thường không quá 6ngày. Khi triển khai nghiệp vụ phát hành thẻ, ngoài việc hưởng phí thu từ chủ thẻ, Ngân hàng còn được hưởng phí trao đổi do NHTT thẻ chia sẻ từ phí thanh toán thẻ thông qua các Tổ chức thẻ Quốc tế. Đây là phần lợi nhuận cơ bản của các NHPH thẻ. Trên cơ sở nguồn thu này, các NHPH thẻ đưa ra những chế độ miễn lãi và ưu đãi khác cho khách hàng để mở rộng đối tượng sử dụng thẻ cũng như tăng doanh số sử dụngthẻ.
1.3.2.2. Thanh toán thẻ
Hoạt động thanh toán thẻ của các NHTM bao gồm các nội dung sau: + Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin ĐVCNT
+ Quản lý hoạt động của mạng lưới ĐVCNT
+ Tổ chức thanh toán các giao dịch sử dụng thẻ cho các ĐVCNT
+ Cung cấp dịch vụ khách hàng, trang thiết bị máy móc, tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ kỹthuật…
+ Tổ chức tập huấn kiến thức thanh toán cho nhân viên ở các ĐVCNT
(1) (2) (8) (7) (3) (4) (5) Khách hàng/ Chủ Thẻ ĐVCNT NHPH thẻ NHTT thẻ
(6)
Sơ đồ 1.2: Quy trình thanh toán thẻ
Qua sơ đồ 1.2 ta nhận thấy các bước trong quy trình thanh toán thẻ bao gồm: (1) Ngân hàng phát hành phát hành thẻ cho khách hàng, khách hàng trở thành chủthẻ.
(2) Chủ thẻ sử dụng thẻ để thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ hay rút tiềnmặt. (3) Đơn vị chấp nhận thẻ kiểm tra thẻ và thông tin chủ thẻ trước khi giao dịch, liên hệ với ngân hàng phát hành để xin cấp phép giao dịch. Sau khi việc cấp phép hoàn thành, đơn vị chấp nhận thẻ in hóa đơn, lấy chữ kí của chủ thẻ (phải khớp với chữ kí mẫu trên thẻ ) và cung cấp hàng hóa, dịch vụ hay ứng tiền mặt cho khách hàng rồi trả lạithẻ.
(4) Đơn vị chấp nhận thẻ đòi tiền từ ngân hàng thanh toán sau khi nộp lại hóa đơn, chứng từ cho ngân hàng thanh toán hoặc sau khi tổng kết trên thiết bị đọc thẻ điện tử.
(5) Ngânhàngthanhtoánthựchiệnứngtiềntrảchođơnvịchấpnhậnthẻ(báo có) (6) Ngânhàngthanhtoánbáocáosangngânhàngpháthànhđểđòitiền(lập Lệnh chuyển Nợ gửi đi ).
(7) Ngân hàng phát hành tiếp nhận thông tin theo yêu cầu thanh toán liên quan từ ngân hàng thanh toán và xử lí; ghi Nợ cho chủ thẻ vào tài khoản thích hợp tùy thuộc đó là loại thẻ gì và thanh toán tiền cho ngân hàng thanh toán, gửi lệnh chuyển Có (báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán) cho ngân hàng thanhtoán.
*. Chấp nhận thẻ
Khách hàng sau khi mua và kích hoạt thẻ có thể sử dụng ngay thẻ đó để mua hàng hoá, dịch vụ tại các ĐVCNT. Khách hàng xuất trình thẻ, ĐVCNT sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của thẻ. Sau khi kiểm tra xong, ĐVCNT sẽ lập hóa đơn thanh toán và yêu cầu chủ thẻ ký vào đó. ĐVCNT sẽ so sánh chữ ký đó với chữ ký mẫu trên thẻ. Hoá đơn thường được lập thành 4 liên, khách hàng giữ 1 liên, ĐVCNT
23
giữu 1 liên , còn lại 2 liên sẽ được nộp lại cho ngân hàng. Sau một khoảng thời gian nhất định (thường là một tuần) các ĐVCNT sẽ lập bản kê cho từng loại thẻ để nộp ngân hàng đề nghị thanh toán.
*. Xin cấp phép
Trường hợp giá trị giao dịch bằng hoặc vượt mức thanh toán, ĐVCNT phải liên hệ với ngân hàng phát hành thông qua ngân hàng thanh toán và trung tâm xử lý số liệu thuộc tổ chức thẻ quốc tế để xin cấp phép. Ngân hàng phát hành sau khi kiểm tra hạn mức tín dụng sẽ trả lời cấp phép cho ĐVCNT thông qua trung tâm và ngân hàng thanh toán.
Sơ đồ 1.3: Tổng quát về cấp phép
*. Thanh toán
Tại ngân hàng thanh toán: khi tiếp nhận hoá đơn và bảng kê, ngân hàng phải tiến hành tính hợp lệ của các thông tin trên hoá đơn. Nếu không có vấn đề gì thì ngân hàng tiến hành ghi nợ vào tài khoản của khách hàng và ghi có vào tài khoản của ĐVCNT. Việc ghi sổ này phải tiến hành ngay trong ngày nhận được hoá đơn và chứng từ của ĐVCNT.
Sau đó ngân hàng thanh toán tổng hợp dữ liệu gửi đến trung tâm xử lý dữ liệu (trường hợp nối mạng trực tiếp). Nếu ngân hàng thanh toán không được nối
mạng trực tiếp thì gửi hoá đơn, chứng từ đến ngân hàng mà mình làm đại lý thanh toán
Trung tâm sẽ tiến hành chọn lọc dữ liệu, phân loại để bù trừ giữa các ngân hàng thanh toán và ngân hàng phát hành, đồng thời thực hiện báo có và báo nợ trực tiếp cho các ngân hàng thành viên. Việc xử lý bù trừ, thanh toán được thực hiện thông qua ngân hàng thanh toán và ngân hàng bù trừ.
Ngân hàng phát hành khi nhận thông tin, dữ liệu sẽ tiến hành thanh toán. Định kỳ trong tháng, ngân hàng phát hành lập bảng sao kê báo cho chủ thẻ các khoản chủ thẻ đã sử dụng và yêu cầu chủ thẻ thanh toán (đối với thẻ tín dụng).