7. Kết cấu của đề tài
3.1. Căn cứ đề xuất giải pháp tăng cƣờng KSNB hoạt động thu, chi tạ
tại BHXH huyện Vân Canh, tỉnh Bình Định
Từ những tồn tại, hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu và chi BHXH tại BHXH huyện Vân Canh, nhằm khắc phục và từng bƣớc hoàn thiện hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ, định hƣớng tăng cƣờng kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi BHXH tại BHXH huyện Vân Canh cần tập trung vào các vấn đề cơ bản sau:
- Xây dựng hệ thống thông tin kiểm soát BHXH thông qua ứng dụng CNTT phục vụ việc khai thác dữ liệu một cách hiệu quả:
+ Ứng dụng CNTT trong quản lý thu BHXH đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, thuận tiện nhất là giúp cho việc quản lý chặt chẽ đối tƣợng đóng và hƣởng BHXH, quản lý quỹ BHXH;
+ Ứng dụng CNTT đảm bảo cung cấp thông tin quản lý BHXH một cách đầy đủ tình hình hoạt động quản lý quỹ BHXH và các quỹ thành phần, tình hình thực hiện nhiệm vụ chính trị của hệ thống BHXH Việt Nam, nâng cao chất lƣợng quản lý và giữ an toàn quỹ BHXH.
- Thiết lập đƣợc hệ thống kiểm soát, nâng cao chất lƣợng cán bộ BHXH để có một đội ngũ nhân viên vừa giỏi chuyên môn, nghiệp vụ, vừa có đầy đủ phẩm chất đạo đức. Ngƣời cán bộ làm công tác thu BHXH đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kiểm soát nên cần xây dựng đƣợc đội ngũ cán bộ, công chức luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm và đặc biệt là đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, viên chức. Ngoài việc nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn của cán bộ, viên chức thì đạo đức của cán bộ, viên chức cũng là nhân tố quyết định, ảnh hƣởng đến kết quả của các hoạt động kiểm soát nội
bộ thu BHXH.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền thông quan nhiều hình thức đa dạng và phong phú nhƣ tận dụng tầm ảnh hƣởng và sự lan tỏa của các trang mạng xã hội Facebook, Zalo…để nâng cao tính tuân thủ pháp luật BHXH của các đơn vị SDLĐ, góp phần nâng cao nhận thức của chủ sử dụng lao động, ngƣời lao động và nhân dân về quyền lợi, trách nhiệm tham gia BHXH; kịp thời thông tin về chủ trƣơng, chính sách và các hoạt động của Lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc trong lĩnh vực BHXH.
- Tăng cƣờng công tác kiểm tra đúng quy trình, đúng đối tƣợng có hành vi gian lận BHXH, nhất là công tác hậu kiểm chứng từ tại đơn vị SDLĐ. Giám sát chặt chẽ, cập nhật thông tin kịp thời về đơn vị SDLĐ để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ, chính xác. Lập kế hoạch lựa chọn đúng những đơn vị có dấu hiệu vi phạm để nâng cao chất lƣợng kiểm tra. Bên cạnh đó, theo quy định của Luật BHXH (sửa đổi) có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016, Ngành BHXH đƣợc phép thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về đóng BHXH. Ngành BHXH vừa thực hiện chức năng thu, chi BHXH, vừa thực hiện chức năng thanh tra về đóng BHXH – rõ ràng, thuận lợi là qua theo dõi về tình hình thu nộp BHXH của ngƣời sử dụng lao động, cơ quan BHXH biết rõ đơn vị nào trốn đóng, chậm đóng để tiến hành thanh tra và ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
- Quản lý sử dụng quỹ BHXH có hiệu quả để bảo toàn và tăng trƣởng. - Cần có những biện pháp chế tài xử phạt nặng đối với những đơn vị trốn đóng, gian lận tiền, trục lợi quỹ BHXH. Đối với vi phạm lần đầu, cần bị xử lý về mặt hành chính để răn đe, giáo dục ngƣời vi phạm và coi nhƣ một “cảnh báo sớm” đối với doanh nghiệp, nhằm giữ ổn định hoạt động của doanh nghiệp, áp dụng biện pháp chế tài hình sự khi hành vi vi phạm có tính nguy hiểm, đặc biệt nghiêm trọng.
3.2. Giải pháp tăng cƣờng kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại BHXH huyện Vân Canh, tỉnh Bình Định
3.2.1. Môi trường kiểm soát:
* Thành lập một bộ phận kiểm tra nội bộ độc lập với các bộ phận khác của Bảo hiểm xã hội huyện Vân Canh, tỉnh Bình Định
Kiểm tra nội bộ đƣợc đề cập đến cách phân bổ trách nhiệm, phân biệt công việc trong đó công việc của cấp dƣới đƣợc kiểm tra bởi các chuyên viên (giám sát viên) trực tiếp để xác minh rằng công việc đƣợc thực hiện theo đúng chính sách, pháp luật của Nhà nƣớc và quy định của ngành. Kiểm tra nội bộ đƣợc thực hiện hàng ngày trên các lĩnh vực có liên quan đến hoạt động thu, chi BHXH, BHYT, BHTN.
Trên thực tế, BHXH cấp huyện chỉ thực hiện chức năng kiểm tra ngoài đơn vị đối với các đơn vị sử dụng lao động có tham gia BHXH, BHYT, BHTN hoặc các tổ chức, cá nhân có phát sinh giao dịch trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN khi có Quyết định thành lập Đoàn Kiểm tra của Giám đốc BHXH tỉnh hoặc có phát sinh nhu cầu kiểm tra đột xuất khi nghi ngờ có dấu hiệu vi phạm… Với cơ cấu tổ chức hiện tại thì nên thành lập bộ phận kiểm tra nội bộ ngay trong cơ quan, đơn vị mỗi BHXH cấp huyện để thực hiện các nhiệm vụ có liên quan theo yêu cầu của Ban giám đốc tại BHXH huyện đó. Cụ thể, có thể thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra đối với các bộ phận chức năng thuộc BHXH huyện trong việc thực hiện các chế độ, chính sách, thu, chi BHXH và quản lý tài chính theo quy định.
- Kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả, phát hiện những sơ hở, yếu kém và đề xuất các giải pháp cải tiến, hoàn thiện hệ thống kế toán, KSNB và toàn bộ các hoạt động của đơn vị lên cấp trên có thẩm quyền.
- Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lƣợng, độ tin cậy của thông tin trên các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và hoạt động của BHXH huyện và mạng lƣới chi trả BHXH ở các xã, thị trấn.
- Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ chế độ chính sách, pháp luật, các quy định, yêu cầu của cơ quan cấp trên và quy chế, quy trình làm việc của BHXH huyện. Bộ phận kiểm tra nội bộ không chỉ kiểm tra đối với các hoạt động thu, chi BHXH mà phải kiểm tra đối với tất cả các hoạt động khác của BHXH huyện Vân Canh nhƣ: Quy trình cấp sổ, thẻ; hoạt động tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả thủ tục hành chính…
Sau khi kiểm tra, bộ phận kiểm tra nội bộ có trách nhiệm báo cáo Giám đốc BHXH huyện, đồng thời thông báo cho các bộ phận nghiệp vụ BHXH huyện và các tổ chức, cá nhân có liên quan về các kết quả kiểm tra, các đề xuất, kiến nghị để xử lý các vấn đề phát sinh cũng nhƣ hoàn thiện các quy trình, hoạt động của BHXH huyện.
Với hoạt động của bộ phận kiểm tra nội bộ nhƣ trên thì sẽ giảm đƣợc các rủi ro trong các đợt duyệt quyết toán tài chính hàng quý, năm theo chức năng kiểm tra, xét duyệt, thẩm định của phòng Kế hoạch – Tài chính và các phòng nghiệp vụ khác thuộc BHXH cấp tỉnh, góp phần tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Việc kiểm tra đƣợc tiến hành một cách chuyên nghiệp bởi các cán bộ có trình độ chuyên môn sẽ góp phần củng cố, hoàn thiện các quy chế kiểm soát, giảm thiểu các sai sót nghiệp vụ cũng nhƣ các hành vi gian lận, vi phạm pháp luật về BHXH.
Về mặt nhân sự của bộ phận kiểm tra nội bộ, nên tuyển dụng, đào tạo đội ngũ cán bộ viên chức đảm bảo cả về số lƣợng và chất lƣợng, đồng thời đội ngũ làm chức năng kiểm tra nội bộ cần đƣợc trang bị các phƣơng tiện, máy móc làm việc đúng tiêu chuẩn để thực hiện chức năng nhiệm vụ mới đảm bảo đạt hiệu quả cao.
Cần xây dựng và ban hành quy chế hoạt động của bộ phận kiểm tra nộ bộ ở BHXH cấp huyện với những yêu cầu cơ bản: chỉ ra mục tiêu, phƣơng pháp tiến hành kiểm tra nội bộ, xác định rõ nhiệm vụ của kiểm tra nội bộ và các nguyên tắc tiến hành kiểm tra nhằm tạo điều kiện cho công tác kiểm tra nội bộ đƣợc thực hiện một cách thống nhất và có hiệu quả trong toàn ngành.
Xây dựng các chính sách, quy chế, quy trình, kế hoạch kiểm tra nội bộ cụ thể theo sát với chuẩn mực, đặc biệt là các chế tài, trong đó cần quan tâm đến cơ chế động lực: lƣơng, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác thỏa đáng để bù đắp áp lực công việc đối với đội ngũ kiểm tra viên nội bộ.
* Tăng cường điều chỉnh môi trường KSNB hoạt động thu chi tại BHXH huyện Vân Canh, tỉnh Bình Định
- Nâng cao văn hóa môi trƣờng kiểm soát: tính tuân thủ pháp luật; đạo đức cán bộ viên chức, đảm bảo quyền lợi của cán bộ viên chức với trách nhiệm nghề nghiệp. Ban hành các văn bản quy định cụ thể, rõ ràng và đầy đủ về các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cán bộ vi phạm nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm khi cán bộ sai phạm.
- Nâng cao chất lƣợng đào tạo và tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ viên chức trong ngành bằng nhiều hình thức phù hợp nhƣ tổ chức hội thảo, các buổi tập huấn những quy định mới cho cán bộ chuyên quản thu, những bài học kinh nghiệm của các tỉnh thành khác.
- Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm soát nội bộ thu, chi BHXH:
Để công tác kiểm tra, đối chiếu đƣợc thực hiện tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn thì đội ngũ kiểm tra, đối chiếu thu, chi BHXH luôn là trung tâm và đóng vai trò rất quan trọng. Điều muốn nói ở đây là yếu tố con ngƣời. Để nâng cao năng lực của cán bộ ngành BHXH không chỉ chú trọng tới nâng cao nghiệp vụ mà còn phải chú trọng công tác rèn luyện phẩm chất, đạo đức của
cán bộ kiểm tra, đối chiếu thu, chi BHXH.
+ Phải đào tạo lại và bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ năng kiểm tra, đối chiếu của cán bộ kiểm tra nhƣ: nắm rõ các chế độ chính sách BHXH hiện hành, các thủ tục hành chính BHXH, kế toán và các chuẩn mực kế toán; có khả năng phân tích, đánh giá tài chính doanh nghiệp; có đầy đủ kiến thức tin học; nắm rõ luật kiểm tra và các nghiệp vụ kiểm tra, năng lực tổ chức một cuộc kiểm tra. Đó là những yêu cầu về nghiệp vụ dành cho cán bộ kiểm tra, đối chiếu thu BHXH.
+ Tăng cƣờng rèn luyện phẩm chất, đạo đức của cán bộ kiểm tra, đối chiếu thu BHXH. Trong môi trƣờng rất nhiều hình thức cám dỗ về vật chất, đòi hỏi cán bộ kiểm tra, đối chiếu phải tỉnh táo, có đạo đức nghề nghiệp, cƣơng quyết trƣớc mọi lời đề nghị san sẻ vật chất từ các đối tƣợng tham gia BHXH. Bởi vì, các đối tƣợng vi phạm pháp luật BHXH luôn muốn lợi dụng các cán bộ BHXH để thực hiện hành vi vi phạm trót lọt.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
* Tăng cường công tác rà soát quy trình thu, chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội huyện Vân Canh, tỉnh Bình Định
Do yêu cầu cần thiết là phải xây dựng một nền tài chính BHXH lành mạnh, dân chủ, công khai, minh bạch với tạo lập một Quỹ BHXH an toàn, cân đối, ổn định vững chắc, lâu dài. Để làm đƣợc việc này trƣớc hết phải hoàn thiện quy trình thu, chi BHXH nhằm tăng nguồn thu, mở rộng đối tƣợng tham gia BHXH; tăng cƣờng công tác quản lý các hoạt động thu, chi quỹ BHXH; triệt để tận dụng các nguồn tạm thời nhàn rỗi đƣa vào hoạt động đầu tƣ tăng trƣởng quỹ BHXH.
Hệ thống BHXH cần có biên chế viên chức đến cấp xã, phƣờng. Hiện nay, khối lƣợng công việc của ngành BHXH diễn ra tại cấp xã, phƣờng rất nhiều, đặc biệt là công tác thu BHXH TN, chi trả các chế độ BHXH hàng
tháng, đồng thời quản lý, theo dõi sự tăng giảm của các đối tƣợng thụ hƣởng trên địa bàn, theo dõi, báo cắt chế độ do đối tƣợng chết, hết hạn hƣởng,… cho cơ quan BHXH huyện. Để thực hiện công việc đó chỉ do 1 cán bộ của bƣu điện xã (đại lý chi trả) đƣợc cơ quan BHXH ký hợp đồng và đƣợc trả một khoản thù lao (lệ phí chi trả) không đáng kể. Họ còn đảm nhận nhiệm vụ là tuyên truyền viên đồng thời là đại lý thu BHYT tự nguyện. Có thể nói, một phần không nhỏ của công tác thu, chi BHXH đƣợc thực hiện tại cấp xã, phƣờng. Do đó, để làm tốt công tác thu, chi BHXH và một số nhiệm vụ khác của ngành có hiệu quả và chất lƣợng hơn, đáp ứng đƣợc yêu cầu từng bƣớc mở rộng đối tƣợng tham gia BHXH đến ngƣời lao động và tầng lớp nhân dân, ngành BHXH phải có biên chế viên chức đến cấp xã, thị trấn để phối hợp với đại lý thu, chi cấp xã (bƣu điện) quản lý, kiểm tra là đều rất cần thiết.
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
* Tăng cường công tác phối hợp với các đơn vị ngoài ngành nhằm trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ của đơn vị
- Đối với hoạt động thu BHXH:
+ Phối hợp với Phòng Lao động thƣơng binh & xã hội, Liên đoàn Lao động huyện Vân Canh, kiểm soát số đơn vị SDLĐ trên địa bàn huyện cũng nhƣ các HĐLĐ trong từng đơn vị để xác định quan hệ lao động làm căn cứ tham gia BHXH.
+ Phối hợp với C hi Cục thuế huyện Vân Canh để rà soát số đơn vị sử dụng l ao động có phát sinh đóng thuế nhƣng chƣ a tha m gi a B HXH để khai thác phát t ri ển đối tƣợng t ham gi a, đồng t hời đối chiếu tờ khai về tiền lƣơng trong hồ sơ tham gia BHXH với tờ khai về tiền lƣơng để đóng thuế xem có khớp nhau không. Tránh tình trạng cùng một doanh nghiệp nhƣng có nhiều bảng lƣơng khác nhau để trốn tránh nghĩa vụ đóng BHXH.
+ Phối hợp với các ngân hàng đã ký thỏa thuận với BHXH Việt Nam về việc thu BHXH khi cho doanh nghiệp vay để trả lƣơng cho NLĐ hoặc cho vay theo gói thầu mà có trả lƣơng cho NLĐ thì phải bắt buộc kèm theo tiền đóng BHXH phần trách nhiệm phải đóng của đơn vị, đồng thời trích tiền đóng BHXH của NLĐ chuyển vào Quỹ BHXH.
Sự phối hợp này cần đƣợc thể hiện rõ qua những đợt kiểm tra liên ngành thƣờng xuyên, thay vì chỉ kiểm tra trung bình mỗi năm một đến hai lần nhƣ hiện nay. Đồng thời có thể áp dụng các hình thức kiểm tra đột xuất xen kẽ với kiểm tra định kỳ.
Phối hợp với Ủy ban nhân dân xã, thị trấn là nơi nắm rõ nhất tình hình biến động và SDLĐ của các đơn vị. Để các đơn vị SDLĐ không còn khe hở để trốn hoặc nợ đóng BHXH, cần có hệ thống đồng bộ các văn bản pháp quy hƣớng dẫn công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện Luật BHXH. Danh sách các đơn vị không thực hiện nghiêm túc Luật BHXH sẽ đƣợc đăng tải lên website của Cơ quan BHXH hoặc website của Báo Bình Định.
- Tổng hợp các vƣớng mắc, tồn tại tại BHXH huyện Vân Canh để kiến nghị lên BHXH tỉnh Bình Định có hƣớng dẫn giải quyết. Tiếp tục rà soát hệ thống các văn bản quản lý thu BHXH để đề nghị BHXH tỉnh Bình Định, BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy định, quy trình, thủ tục thu nộp BHXH.
- Cần đƣợc tiếp tục kiện toàn cách thức tổ chức thực hiện thu BHXH theo hƣớng tiếp tục rà soát, cắt giảm hồ sơ, thủ tục không cần thiết, nhằm giảm phiền hà và không làm lãng phí chi phí hành chính của ngƣời dân, doanh nghiệp; triển khai đầu tƣ, ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan BHXH; tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (TTHC) qua giao dịch điện tử… Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi, giảm số giờ thực hiện TTHC cho các đơn vị, doanh nghiệp và NLĐ, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của