6. Kết cấu luận văn
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và kết quả kinh doanh chủ yếu
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của VietinBank Lao
(Ngân hàng TNHH Công thương Việt Nam tại Lào, 2020)
Khối kinh doanh:
Phòng khách hàng doanh nghiệp: Thực hiện các công tác tiếp thị để phát triển khách hàng, thị phần của ngân hàng, chăm sóc khách hàng, hướng dẫn khách hàng
về tất cả các vấn đề có liên quan đến cho vay, bảo lãnh. Nghiên cứu hồ sơ, xác minh tình hình sản xuất kinh doanh, phương án vay vốn, tài sản, khả năng quản lý đảm bảo của khách hàng. Phân tích, thẩm định, định giá tài sản, đề xuất cho vay và gia hạn cho vay hồ sơ bảo lãnh. Hướng dẫn khách hàng bổ sung để hoàn chỉnh hồ sơ. Thông báo quyết định cho vay hoặc không cho vay của ngân hàng đến khách hàng. Thực hiện thủ tục công chứng các hợp đồng, cầm cố thế chấp tài sản và đăng kí giao dịch đảm bảo. Tham gia tiếp nhận tài sản cầm cố. Lập chứng thư bảo lãnh đối với nghiệp vụ bảo lãnh nội địa. Kiểm tra sử dụng vốn định kì và đột xuất khi cho vay. Đôn đốc nhắc nhở khách hàng trong công tác trả vốn và lãi đúng kì hạn. Đề xuất các biện pháp xử lý các khoản nợ trễ hạn, quá hạn trong phạm vi trách nhiệm theo quy định của ngân hàng. Xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và theo dõi đánh giá tình hình thực hiện, đề xuất cho ban giám đốc các biện pháp khắc phục các khó khăn trong công tác.
Phòng bán lẻ: Cũng giống như bộ phận tín dụng doanh nghiệp, ngoại trừ chức năng được bổ sung như sau: nghiên cứu hồ sơ, xác minh nhân thân, nguồn thu nhập dùng để trả nợ, tài sản đảm bảo…của khách hàng cho vay tiêu dùng mua tài sản, tham gia thực hiện giải ngân, thu hồi nợ đối với cán bộ công nhân viên và góp nợ theo quy định của Ngân hàng.
Quan hệ khách hàng: Thực hiện công tác tiếp thị, cung cấp thông tin và thu thập ý kiến đóng góp ý kiến của khách hàng, đề xuất cho giám đốc các biện pháp cải tiến nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và nâng cao phát triển thị phần. Thực hiện các nghiệp của giao dịch viên theo yêu cầu của khách hàng như: dịch vụ tiền gửi thanh toán, dịch vụ có liên quan đến tài khoản tiền gửi thanh toán theo yêu cầu của khách hàng, các nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm, các nghiệp vụ tiền vay, chuyển tiền, chi trả kiều hối, chuyển tiền phí mậu dịch, thu hồi ngoại tệ tiền mặt, séc và các loại thẻ quốc tế; các nghiệp vụ về thẻ VietinBank Lào, các nghiệp vụ liên quan đến vốn cổ phần, thu chi tiền mặt. Hướng dẫn và giới thiệu tất cả các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng, tư vấn cho khách hàng trong việc sử dụng các sản phẩm dịch vụ, thực hiện các thủ tục ban đầu khi khách hàng sử dụng sản phẩm và
hướng dẫn khách hàng đến quầy giao dịch liên quan. Thu thập, tổng hợp và quản lý thông tin khách hàng phục vụ hoạt động ngân hàng, tiếp nhận đóng góp, góp ý của khách hàng.
Khối tài chính - kế toán: Hướng dẫn và kiểm hạch toán đối với tất cả các đơn vị trực thuộc ngân hàng. Đảm nhận công tác thanh toán của ngân hàng đối với nội bộ ngân hàng và các ngân hàng khác. Tổng hợp kế hoạch kinh doanh tài chính toàn ngân hàng. Phụ trách việc tính lương, thưởng và phúc lợi cho nhân sự của ngân hàng. Quản lý ngân hàng điều hành, quản lý thanh khoản, quản lý kho quỹ, bảo quản và sử dụng khuôn dấu của ngân hàng theo đúng quy định.
Khối cân đối vốn:
Phòng quản lý, cân đối vốn và đầu tư: Kiểm soát, theo dõi các hồ sơ tín dụng đã được phê duyệt trước khi giải ngân. Hoàn chỉnh hồ sơ, lập thủ tục, thanh lý và lưu trữ hồ sơ tín dụng. Quản lý danh mục dư nợ và tình hình thu nợ của ngân hàng.
Kinh doanh ngoại tệ và thanh toán quốc tế: Thực hiện công tác tiếp thị, thu thập ý kiến khách hàng, để xuất cho giám đốc ngân hàng các biện pháp cải tiến nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển nâng cao thị phần. Hướng dẫn khách hàng các nhiệm vụ liên quan đến thanh toán quốc tế yêu cầu. Kiểm tra kỹ thuật, thẩm định và đề xuất phát hành, thanh toán, thông báo L/C và thực hiện các phương thức thanh toán quốc tế khác. Lập thủ tục thanh toán cho nước ngoài và nhận thanh toán từ nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng. Nhận xét tính hợp lệ của bộ chứng từ xuất khẩu, mua bán ngoại tệ phục vụ nhu cầu của khách hàng theo quy định, quy chế ngoại hối của ngân hàng. Thực hiện việc chuyển tiền phi mậu dịch ra nước ngoài. Lập chứng từ kế toán có liên quan đến công việc do bộ phận đảm trách. Quản lý và lưu trữ hồ sơ thanh toán quốc tế theo quy định của ngân hàng cách rõ ràng, dễ tìm kiếm khi cần. Xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm, theo dõi đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất cho ban giám đốc các biện pháp khắc phục các khó khăn trong công tác.
Khối hành chính nhân sự:
Quản lý nhân sự: Tham mưu và hỗ trợ ban giám đốc các công tác liên quan đến tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế. Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các khối phòng ban trong doanh nghiệp, tiến hành tuyển dụng theo nhu cầu của từng phòng ban. Hàng năm xây dựng kế hoạch nhân sự và chiến lược phát triển nguồn nhân lực, lên phương án đào tạo, sắp xếp cán bộ đào tạo nhân sự, tính toán ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, BHXH, BHYT, chi phí khác, …). Tham gia hoặc phối hợp với các đối tác tổ chức khảo sát lương và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm. Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng của nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự. Xây dựng quy chế tiền lương, nội quy lao động, các quy chế làm việc và quy trình, xây dựng quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với nhân viên trong doanh nghiệp. Tuyển dụng, đánh giá nhân sự, điều tra mức độ hài lòng của nhân sự đánh giá kết quả công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi,.. Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định hiện hành.
Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng quy chế và thực hiện công tác lưu trữ, văn thư, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đảm bảo các công tác hậu cần tại doanh nghiệp như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục,… Đồng thời còn đảm bảo công tác an ninh, an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy. Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, …), và tổ chức các cuộc họp, xây dựng bảng biểu. Lên kế hoạch mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp. Phối hợp với phòng kế toán thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản. Tiến hành các công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành tòa nhà văn phòng theo định kỳ.