6. Kết cấu của luận văn
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty
Nguồn: “Phòng nhân sự công ty cổ ph n công nghệtưới Bình Minh”
Sơ đồ2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Bình Minh
Tại công ty cổ phần công nghệ tưới Bình Minh: Giám đốc là người quyết định
các vấn đề liên quan trực tiếp tới việc kinh doanh hàng ngày của công ty, tổ chức, lên kế hoạch thực hiện việc kinh doanh của công ty, là người trực tiếp điều hành các cuộc họp cũng như đưa ra chiến lược phát triển của công ty.
Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị. Kiến nghị các phương án thay đổi cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý công ty
Bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty Quyết định mức lương, phụ cấp với người lao động trong công ty Tuyển dụng lao động
Kiến nghị các phương án xử lý lỗ hoặc trả cổ tức trong kinh doanh
Các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, được ghi rõ trong điều lệ
công ty hoặc quyết định của hội đồng quản trị.
Phòng kế toán Phòng nhân sự Phòng bán hàng Kho bãi GIÁM ĐỐC Kế toán thuế Kế toán nội bộ Thủ quỹ NV kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh NV tuyển dụng NV đào tạo Thủ kho NV kho
a) Phòng tài chính - kế toán
Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảmbảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh
doanh; chủ trì và phốihợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh,
kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty; thực hiện, tham gia thực hiện
và trực tiếp quản lý công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị; tham mưu cho
lãnh đạo đơnvị vềviệcchỉđạothựchiệnhoặctrựctiếp thựchiệnkiểm tra, giám sát
việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế toán; nghiên cứu và đề xuất với
Lãnh đạođơnvị các biện pháp quản lý hoạtđộng kinh doanh đảmbảochấp hành tốt
đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị
đểđạthiệuquả cao nhất.
Tại công ty cổ phần công nghệ tưới Bình Minh, phòng kế toán thường thực
hiện mộtsố công việc sau: lậpđơn hàng trên Misa, kiểm tra xuấtnhậptồn hàng hóa
hàng ngày, lập bảng chấm công, kê khai hóa đơn giá trị gia tăng, hạch toán doanh
thu chi phí, kiểm kê quỹ…Do đặc thù công ty không có bộ phận cố vấn cũng như
hộiđồng quảntrị nên kế toán là bộ phận có ảnh hưởng lớn nhất đến các quyết định
của Giám đốc như tư vấn nhập hàng, chế độ lương thưởng, thay đổi hoạt động và
phươngthức kinh doanh.
b) Phòng bán hàng
Chứcnăng và nhiệmvụcủa phòng bán hàng:
Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu mà công ty đề
ra. Quản lý hàng hóa, điều phối hàng hóa cho cửa hàng, đại lý. Tham mưu đề xuất
cho giám đốcđểxử lý các công tác có liên quan đếnhoạt động kinh doanh của công
ty. Kiểm tra giám sát công việccủa nhân viên thuộcbộ phận mình, quyết định khen
thưởng,kỷluật nhân viên thuộcbộphận.
Thực hiện chỉ tiêu doanh thu hàng tháng, phân bổ chỉ tiêu cho các kênh bán
hàng. Theo dõi thực tế bán hàng so với chỉ tiêu thực tế. Lập kế hoạch cho chương
trình quảng cáo và khuyến mãi thúc đẩy việc bán hàng. So sánh đốichiếu doanh thu
thựctế với doanh thu theo chỉ tiêu. Tìm ra nguyên nhân tănggiảm doanh thu so với
Tổchức thu thập thông tin về mẫu sảnphẩmmới, tham khảo ý kiến của khách hàng.
Xây dựng quy trình trong bộ phận mình và các mối quan hệ công việcvới các
bộphận khác trong công ty.
c) Phòng nhân sự
Vai trò, nhiệm vụ,chứcnăng của phòng nhân sựở công ty cổ phần công nghệ tưới Bình Minh :
-Họachđịnhnguồn nhân lực
Theo dõi và đánh giá tình hình nguồn nhân lực Thống kê nhu cầu nhân lực
Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai trong công ty trên cơ sởnhững quy trình đã đượclậpkếdoạch,những thay đổi và những nhân tố khác.
Xây dựng các chương trình và kếhoạchnguồn nhân lực cho công ty
Đềxuất các chính sách phát triểnnguồn nhân lực
Kiểm soát, thựchiệnchiếnlược, chính sách, kếhoạchđã đề ra Theo dõi tình hình biếnđộng nhân sựtại công ty
-Tuyểndụng
Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn nhân lực (kinh phí, phòng ốc, các bài kiểm tra,
trắcnghiệmứngviên…) cho việctuyểndụng nhân lựcmới.
Xác địnhnguồntuyểndụng
Tiếpnhận, sàng lọc và xử lý hồ sơứng viên
Lập danh sách ứng viên tham gia phỏngvấn và thông báo cho họbiết
Tiến hành phỏngvấnứng viên tham gia phỏngvấn và thông báo cho họbiết Tiến hành phỏngvấnứng viên
Lậpchương trình hộinhập vào công ty cho nhân viên mới Tổngkết công tác tuyểndụng
Theo dõi và đánh giá biếnđộng nhân sự trong công ty Cho nhân viên mới ký kếthợpđồng lao động
Thực hiện phối hợpvới các phòng ban: phốihợpvới các phòng chứcnăng để phỏngvấn, tuyển chọnứng viên. Trình kếtquả phỏngvấn cho giám đốc phê duyệt.
Thông báo kếtquả ứng tuyển cho các ứng viên. Đềxuất các chính sách tuyển dụng
nhân sự. Thành lậphộiđồngtuyểndụng.
Mô tả công việc các chức danh cần tuyển. Tư vấn cho các phòng ban trong công ty về quy trình tuyển dụng,hướngdẫn áp dụng các chính sách tuyển dụngcủa
công ty. Kiểm soát hồ sơ nhân viên. Kiểm soát quy trình tuyển dụng nhân sự trong công ty.
Đào tạo
Đào tạo nội quy, quy chế cho nhân viên mới, hướng dẫn cách thức làm việc, nghiệp vụ cho nhân viên mới về công tác trong phòng nhân sự Xác định nhu cầu và nội dung chương trình đào tạo.
Tham mưu cho giám đốc về các chương trình, dự án đào tạo trong công ty. Kiếm soát quy trình, các chương trình đào tạo trong công ty, đánh giá hiệu quả đào tạo.
Đánh giá cán bộ công nhân viên
Tổ chức đánhgiá năng lực cán bộ công nhân viên Đánh giá tinh thần làm việc của nhân viên
Tham gia xây dựng các chỉ tiêu thi đua định kỳ theo kế hoạch hoặc đột xuất. Đánh giá nhân viên mới sau thời gian thử việc. Thực hiện phối hợp với các
phòng ban châm công nhân viên, xây dựng các biểu mẫu, quy trình đánh giá thành tích nhân viên, xây dựng các chỉ tiêu đánh giá thành tích nhân viên. Đôn đốc cán bộ công nhân viên trong toàn công ty thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Triển khai áp dụng hệ thống thang bảng lương trong toàn công ty. Thực hiện các khai báo thống kê lao động và tiền lương theo quy định. Phối hợp với các phòng ban xây dựng và điều chỉnh, bổ sung các chế độ theo chính sách, nội quy, quy chế phù hợp với từng thời điểm, giai đoạn.
Cấp phát thẻ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, triển khai thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của nhân viên. Tìm hiểu
tâm tư nguyện vọng của anh chị em trong công ty để có những giải pháp giải tỏa kịp thời những vướng mắc của họ.
Kiểm soát biểu mẫu, thực hiện đánh giá nhân viên trong công ty, kiểm soát chỉ tiêu đánh giá thành tích nhân viên ở từng phòng ban.
d) Bộ phận kho bãi
Nhiệm vụ, trách nhiệm của bộ phận kho bãi:
Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho
Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho Lập và cập nhật sơ đồ kho
Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước
Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng
Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định
Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan Ghi phiếu nhập, xuất kho
Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu
Đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiếu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho
Thực hiện các thủ tục đặt hàng
Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân Tuân thủ các quy đình về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho
Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt