I) Vài nét khái quát về Tổng công ty cà phê việt nam 1 Qúa trình hình thành và phát triển
3. Đặc điểm cơ bản liên quan đến quá trình phân tích 1 Đặc điểm tổ chức quản lý.
3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý.
Tổng công ty hiện nay có 65 đơn vị thành vieen hạch toán độc lập bao gồm 62 doanh nghiệp, 3 đơn vị hành chính sự nghiệp ( bệnh xá, tr-òng đào tạo, trung tâm nghiên cứu cà phê Ba Vì ). Ngoài ra, còn có 3 chi nhánh hạch toán phụ thuộc đang hoạt động trên 14 tỉnh thành.
Tổng công ty thực hiện sắp xếp bộ máy tổ chức quản lý phân công theo chức năng nh- sau :
Sơ đồ số 1: sơ đồ tổ chức quản lý hành chính của Tổng công ty cà phê : Hội đồng quản trị Ban tổ chức cán bộ thanh tra Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh tỉnh Đắc Lắc, Phú Yên, Khánh Hoà
Ban kiểm soát
Phó tổng giám đốc phụ
trách sản xuất kinh
doanh khu vực Bắc Tây nguyên
Tr-ởng ban kế toán tài
chính kiêm Kế toán tr-ởng của Tổng công ty Ban tài chính kế toán Phó tổng giám đốc phụ trách cán bộ thanh tra Ban dự án AFD Ban xuất nhập khẩu Ban Kế hoạch đầu t-
- Hội đồng quản trị : là cấp quản lý cao nhất gồm 4 thành viên do Chính phủ bổ nhiệm là các thành viên chuyên trách : 1 chủ tịch hội đồng quản trị, 1 thành viên của Ban kiểm soát, 1 Tổng giám đốc, 1 chuyên gia lĩnh vực tài chính kinh tế, quản trị kinh doanh và pháp luật. Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý hoạt động và chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ đ-ợc Nhà n-ớc giao cho. Hội đồng quản trị xem xét, phê duyệt thẩm định các dự án, kế hoạch đầu t- do Ban giám đốc trình lên, xét duyệt việc giao vốn và các nguồn khác cho các đơn vị thành viên, đồng thời giám sát việc thực hiện ph-ơng án đó.
- Ban kiểm soát : Gồm 5 thành viên trong đó tr-ởng ban kiểm soát đồng thời là thành viên của HĐQT, đ-ợc HĐKS lập ra để giúp đỡ HĐQT việc kiểm soát, giám sát Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên của Tổng công ty. Dồng thời, BKS lập báo cáo về cho HĐQT hàng tháng, quý, năm …
- Tổng giám đốc do Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen th-ởng ký luật. Tổng giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty, là đại diện pháp nhân của Tổng công ty chịu trách nhiệm tr-ớc HĐQT, thủ t-ớng chính phủ và pháp luật về mọi mặt hoạt động của Tổng công ty.
Các bộ phận trực thuộc Ban tổng giám đốc :
- Phó tổng giám đốc : Phó tổng giám đốc là ng-ời giúp tổng giám đốc trong việc điều hành những lĩnh vực của công ty theo sự phân công và uỷ qyền của tổng giám đốc, chịu trách nhiệm tr-ớc tổng giám đốc và pháp luật của nhà n-ớc về nhiệm vụ đ-ợc giám đốc phân công và uỷ quyền.
- Kế toán tr-ởng : giúp Tổng giám đốc điều hành, vhỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Tổng công ty, có quyền và nhiên\mj vụ theo quy định của pháp luật.
- Văn phòng Tổng công ty, các ban chuyên môn, nhiệp vụ có chứuc năng tham m-u giúp việc cho Tổng giám đốc và HĐQT trong quản lý và điêù hành, cụ thể :
- Văn phòng tổng hợp : Chuyên về tổng hợp tình hình chung của Tổng công ty.
- Ban tổ chức thanh tra: Tiến hành tổ chức, bố trí tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất, kinh doanh, xây dựng quy chế và quản lý nội bộ.
- Ban kế toán tài chính : Quản lý nguồn tài chính và quản lý thu, chi, tổng hợp, phân tích hoạt động kinh tế tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Xây dựng cơ sở hạch toán kinh doanh về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất kinh doanh.
- Ban xuất nhập khẩu : Điều hành công tác kinh doanh xuấtnhập khẩu, tìm kiếm khai thác và mở rộng thị tr-ờng xuất nhập khẩu, phù trách về các quan hệ quốc tế, khai thác khả năng đầu t- từ n-ớc ngoài.
- Ban kế hoạch đầu t- : Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, về các dựu án đẩu t-, thu mua cà phê ở các tỉnh phía bắc để xuất khẩu, tập hợp về tình hình phát triển và xản xuất cà phê.
- Các dơn vị trực thuộc : Tổng công ty cà phê Việt nam có các thành viên là những doanh nghiệp hạch toán độc lập, những doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc và những đơn vị sự nghiệp .
- Các đơn vị thành viên có con dấu đựoc mở tài khoản tại kho bạc Nhà n-ớc và các ngân hàng phù hợp với ph-ơng thức hạch toán của mình.
- Đơn vị thành viên của Tổng công ty là những doanh nghiệp hạch toán độc lập, những doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc có điều lệ và tổ chức hoạt động riêng. Các điều lẹ và quy chế nàyđều do HĐQT phê chuẩn phù hợp với pháp luật và điều lệ của Tổng công ty.
Các đơn vị thành viên của Tổng công ty có trách nhiệm cùng chính quyền địa phuơng phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm an ninh trật tự trong khu vực mình hoạt động, chấp hành nghiêm chỉnh cácthể chế quy định của địa ph-ơng theo pháp luật.
2.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Tổng
công ty cà phê Việt Nam
- Kế toán tr-ởng kiêm tr-ởng ban kế toán tài chính: điều hành chung mọi công việc theo chức năng, nhiệm vụ của tr-ởng ban. Kế toán tr-ởng là ng-ời phụ trách công việc tài chính của tổng công ty.
- Kế toán phụ trách công tác kế toán tài chính các đơn vị kiểm tra phần xây dựng cơ bản:
Kiểm tra h-ớng dẫn việc sử dụng nguồn vốn cơ bản, mua sắm tài sản cố định trong các đơn vị thành viên đảm bảo đúng nguyên tắc đúng mục đích và đạt hiệu quả kinh tế cao.
Kiểm tra, h-ớng dẫn việc chấp hành các chính sách kế toán về kiểm tra, các quy định của nhà n-ớc về đầu t- xây dựng cơ bản tại các đơn vị thành viên và tổng hợp các báo cáo định kỳ theo quy định phần liên quan đến xây dựng cơ bản, kiểm tra trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán vốn, đầu t- xây dựng cơ bản hằng năm cho các đơn vị của tổng công ty.
- Kế toán phụ trách công tác tài chính các doanh nghiệp thành viên của tổng công ty phần vốn sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra, h-ớng dẫn các đơn vị thành viên trong việc tổ chức công tác kế toán hạch toán kế toán, việc chấp hành chính sách chế độ thực hiện quản lý về tài chính và pháp lệnh về kế toán thống kê của nhà n-ớc.
Kiểm tra h-ớng dẫn về qủn lý sử dụng vốn, tài sản và các nguồn lực khác. Tổng hợp báo cáo tài chính định kỳ theo quy định phần sản xuất kinh
doanh, kiểm tra báo cáo quyết toán tài chính vốn sản xuất kinh doanh của toàn công ty để báo cáo với nhà n-ớc.
- Kế toán phụ trách phần hành công việc về công tác kế toán các đơn vị sự nghiệp trực thuộc tổng công ty.
Lập kế hoạch cấp phát và kiểm tra sử dụng kinh phí, tài sản, vật t-, tiền vốn trong các đơn vị sự nghiệp. Kiểm tra h-ớng dẫn thực hiện công tác kế toán, chấp hành chế độ, chính sách của nhà n-ớc.
Tổng hợp báo cáo định kỳ theo quy định của nhà n-ớc. Kiểm tra và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, quyết toán tài chính cho các doanh nghiệp sự nghiệp toàn tổng công ty để báo cáo với nhà n-ớc. Kế toán tài sản, vật t-, văn phòng phẩm thuộc văn phòng tổng công ty tại Hà Nội, tính l-ơng phải trả, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải nộp, thanh toán công tác phí.
- Kế toán thanh toán với ng-ời mua ng-ời bán:
Theo dõi chi tiết theo từng đối t-ợng về tình hình thanh toán theo lô hàng, công nợ với khách hàng và thanh lý hợp đồng với khách hàng.
- Kế toán doanh thu, chi phí theo lô hàng, kế toán thanh toán với ngân hàng, h-ớng dẫn các chi nhánh thực hiện báo cáo định kỳ theo quy định của nhà n-ớc và của tổng công ty:
- Kế toán phụ trách phần hành, kế toán tiền gửi ngân hàng, phần vốn góp liên doanh liên kết, vốn tài trợ các dự án ODA.
Theo dõi công nợ cũ liên quan đến các vốn vay cho các tỉnh phía Bắc trồng cafe, kế toán quỹ tập trung của tổng công ty kiêm kế toán nguồn vốn đầu t- xây dựng cơ bản tại văn phòng của tổng công ty.
- Kế toán phụ trách tổng hợp văn phòng tổng công ty.
Tổng hợp báo cáo quyết toán định kỳ của văn phòng tổng công ty tại Hà Nội và các văn phòng chi nhánh.
Kế toán tiền mặt nguồn vốn kinh doanh và các quỹ xí nghiệp của văn phòng tổng công ty, kế toán công nợ, thanh toán tạm ứng, tạm thu trong nội bộ văn phòng.
- Thủ quỹ, thủ kho : có trách nhiệm quản lý tiền mặt, đảm bảo tuyệt đối an toàn, kiểm tra, kiểm tra tại quỹ và đối chiếu với sổ kế toán vào cuối ngày.
Sơ đồ 2 : Sơ đồ tổ chức công tác kế toán của Tổng công ty cà phê : Kế toán tr-ởng (Tr-ởng Ban KTTC) Phó tr-ởng ban kế toán tài chính Phó ban tài chính phụ trách dự án AFD Kế toán tổng hợp (theo dõi chi nhánh, dơn vị sxkd, HCSN, kế toán tiền l-ơng
Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán
Tr-ởng phòng kế toán các đơn vi trực thuộc ( đơn vị sxkd ) Tr-ởng phòng kế toán các bộ phận phụ thuộc (các chi nhánh) Tr-ởng phòng kế toán các đơn vị HCSN
Hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức nhật lý chứng từ biên độ kế toán đ-ợc áp dụng từ ngày 31/12/N đến 31/12/N+1 cuối niên độ doanh nghiệp lập báo cáo theo chế độ hiện hành bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo hoạt động kết qủa hoạt động kinh doanh. - Bảng cân đối số phát sinh.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
3) Đánh giá kết quả kinh doanh của doanh nghiệp qua hai năm 1999-2000.
Trong tình hình chung của Việt Nam và của Vinacafe nói riêng, toàn bộ khối l-ợng hàng hoá sản xuất và thu mua từ bộ phận nông dân nhằm mục đích chủ yếu là xuất khẩu ra thị tr-ờng thế giới. Nh- vậy, doanh thu chủ yếu của Vinacafe là từ mọi hoạt động của xuất khẩu cafe ngoài ra tổng công ty còn thu mua cafe nhân, hạt tiêu đen, long nhãn, hạt sen của các doanh nghiệp khác không thuộc Tổng công ty nh- công ty chè cafe Sơn La, công ty trách nhiệm hứu hạn Thái Hoà, công ty cafe 49 Đắc Uy, nông tr-ờng cafe Ensin…
nhằm mục đích xuất khẩu. Ngoài những sản phẩm hàng hoá là thành phẩm, tổng công ty còn thu mua các sản phẩm thô để chế biến nhằm mục đích tăng chất l-ợng hàng hoá xuất khẩu, từ đó tăng tính cạnh tranh trên thị tr-ờng nội địa và quốc tế.
Từ khi hình thành và phát triển, mặc dù tình hình trong n-ớc và quốc tế luôn có những biến động trong tổng công ty cafộ luôn lấy chữ tín làm trọng đối với bạn hàng trong n-ớc, quốc tế. Để đánh giá phần nào thực trạng sản xuất kinh doanh của tổng công ty cafộ , ta căn cứ vào báo cáo tổng hợp quyết toán tài chính, kết quả kinh doanh năm 2000. Tổng doanh thu tăng từ 2 .086.855 triệu VNĐ năm 1999 lên 2.562.437 triệu VNĐ năm 2000.
Lợi nhuận tr-ớc thuế giảm từ lỗ 26.114 triệu VNĐ năm 1999 còn lỗ 138.156 triệu năm 2000. Nh- vậy tổng công ty làm ăn thua lỗ mà nguyên nhân chủ yếu là do giá cafe trên thị tr-ờng giảm mạnh
Nộp ngân sách nhà n-ớc tăng từ 56.569 triệu VNĐ năm 1999 lên 87.161 VNĐ năm 2000.