V. PHƯƠNG ÁN ĐẦU TƯ VÀ CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP SAU CỔ PHẦN
4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
(Nguồn:Công ty TNHH MTV Nội Thất Xuân Hòa) 4.1 Cơ cấu tổ chức, bộ máy:
- Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty cổ phần, hoạt động theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và theo Điều lệ Công ty.
- Hội đồng quản trị gồm 05 thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu. Hội đồng quản trị bổ nhiệm cơ quan Tổng Giám đốc để điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty:
+ Tổng Giám đốc Công ty: 01 người + Phó Tổng Giám đốc Công ty: 02 người + Kế toán trưởng: 01 người
- Ban kiểm soát gồm 03 thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu: Giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và điều hành của Ban Tổng Giám đốc trong việc quản lý, điều hành Công ty.
- Cơ quan Tổng giám đốc đề xuất tới Hội đồng quản trị tổ chức bộ máy và bổ nhiệm các chức danh Giám đốc, phó giám đốc, đốc công, trưởng nhóm các phòng, phân xưởng, Chi nhánh Công ty bao gồm:
40 + Giám đốc Chi nhánh: 02 người
+ Giám đốc các phân xưởng: 08 phân xưởng 4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Phòng Tổ chức – Tổng hợp (16 nhân sự)
- Quản lý hệ thống, áp dụng hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn Quốc tế.
- Quản trị nhân sự: hoạch định nguồn nhân sự; tuyển chọn, bố trí, sử dụng nhân sự; đào tạo, đánh giá, phát triển nhân sự; áp dụng các đòn bẩy kinh tế, cải tiến phương pháp làm việc,
- Công tác thi đua, khen thưởng theo Luật thi đua khen thưởng.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với người lao động và tuân thủ pháp luật lao động.
- Thực hiện xây dựng định mức lao động cho các sản phẩm sản xuất tại công ty. - Thực hiện theo dõi quỹ lương và thanh toán lương trong toàn công ty.
- Duy trì hoạt động về hành chính và phục vụ nhu cầu về mọi mặt cho bộ máy hoạt động, phục vụ đời sống vật chất của CBCNV và các quan hệ đối ngoại.
- Phục vụ nhu cầu về ăn uống cho CBCNV và khách giao dịch công tác. Chăm lo sức khoẻ cho CBCNV, môi trường vệ sinh lao động, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, môi trường xung quanh khu vực nhà văn phòng.
- Quản lý luồng thông tin từ bên ngoài vào thông qua công tác văn thư, lưu trữ. Phòng Kế toán (05 nhân sự, chưa bao gồm Kế toán trưởng và Kiểm soát viên thuộc Ban
Giám đốc)
- Tổ chức hệ thống hạch toán kế toán và thông tin kinh tế trong toàn bộ công ty phục vụ yêu cầu báo cáo tài chính và thông tin kinh tế theo quy định của các cơ quan quản lý nhà nước.
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính, kế toán trong nội bộ công ty.
- Tổ chức nguồn vốn tài chính phục vụ nhu cầu vốn cho hoạt động SXKD của công ty. - Tổ chức thu thập thông tin liên quan các hoạt động mua - bán tài sản, vật tư, hàng hoá của công ty. Thu thập và tiếp nhận thông tin từ các đơn vị nội bộ, tham gia xây dựng chính sách bán hàng và giá cả sản phẩm, hàng hoá của công ty.
Phòng Vật tư – Xuất nhập khẩu (22 nhân sự)
- Xây dựng và tổ chức thực hiện và kiểm soát kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị phụ tùng thay thế trong nước.
- Quản lý vật tư sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Quản lý hàng gia công cho khách hàng nội địa.
- Quản lý cơ sở hạ tầng, công tác xây dựng cơ bản và quản lý chất thải trong toàn công ty.
41
- Thực hiện công tác xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hóa và xuất khẩu tại chỗ (Xuất vào khu chế xuất).
- Thực hiện công tác xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị phụ tùng.
- Thực hiện công tác Xúc tiến thương mại và các hoạt động Marketing Quốc tế.
- Thực hiện quản lý hàng gia công (xuất khẩu gián tiếp) trong phạm vi được phân công.
Phòng Kỹ thuật (24 nhân sự) - Quản lý kỹ thuật công nghệ.
- Cải tiến sản phẩm, phát triển sản phẩm mới, sáng kiến cải tiến. - Quản lý thiết bị.
- Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị trong toàn Công ty. Quản lý lưới điện và hệ thống cấp điện toàn Công ty
- Thực hiện công tác kỹ thuật an toàn trong sản xuất và vệ sinh môi trường. - Quản lý và thực hiện công tác sở hữu trí tuệ.
- Công tác Quản trị mạng. Phòng QC (12 nhân sự)
- Kiểm tra: sản phẩm đầu vào, trong quá trình, sản phẩm cuối cùng và sản phẩm bảo hành.
- Quản lý thiết bị- dụng cụ sử dụng để đo lường sản phẩm. - Thực hiện thủ tục công bố tiêu chuẩn chất lượng.
- Theo dõi xử lý sản phẩm không phù hợp. - Quản lý- phân phối tem chất lượng sản phẩm. Phòng Marketing (34 nhân sự)
- Thực hiện các hoạt động liên quan đến nghiên cứu, phân tích thị trường và xúc tiến bán hàng trong nước.
- Triển khai hoạt động bán hàng qua kênh phân phối
- Thực hiện vận chuyển, lắp đặt, bảo hành sản phẩm và các dịch vụ khác.
- Quản lý hàng hóa, kho thành phẩm của Công ty tại 2 địa điểm Xuân Hòa và Cầu Diễn.
- Quản lý và điều chuyển phương tiện vận chuyển đúng mục đích, an toàn và hiệu quả.
- Thực hiện các sách marketing của Công ty bao gồm:
+ Chính sách sản phẩm: Định vị sản phẩm, phát triển sản phẩm mới + Chính sách và chiến lược giá (Bao gồm: Giá đại lý, giá trần, giá sàn)
42
+ Thiết lập và phát triển kênh phân phối sản phẩm nội địa
- Tổ chức thực hiện các chính sách khuyếch trương, xúc tiến, hỗ trợ bán hàng - Hỗ trợ đại lý trong việc triển khai các dự án.
- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản cố định, được giao đúng mục đích sử dụng đảm bảo hiệu quả.
Phòng Kế hoạch (23 nhân sự)
- Lập mục tiêu, đôn đốc thực hiện mục tiêu, chương trình hoạt động liên quan đến sản xuất.
- Thực hiện công tác kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Tổ chức lực lượng bảo vệ thực hiện nhiệm vụ tuần tra canh gác, bảo vệ an toàn các mặt trong công ty. Huấn luyện dân quân tự vệ, hướng dẫn theo dõi việc chấp hành luật nghĩa vụ quân sự trong công ty.
- Phối hợp với công an xã, phường để xây dựng khu an toàn về an ninh - trật tự trong khu vực.
- Quản lý trung tâm xử lý nước thải công nghiệp của Công ty.
- Phối hợp với các đơn vị, tổ chức đoàn thể thực hiện công tác phòng chống cháy nổ. Chi nhánh Hà Nội (09 nhân sự)
Thực hiện hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty thông qua bán hàng hợp đồng, trực tiếp, các dự án, phòng trưng bày gồm:
- Thực hiện mở rộng thị trường bán hàng trực tiếp
- Thực hiện hoạt động tiêu thụ sản phẩm qua bán hàng hợp đồng, bán trực tiếp tại cửa hàng, phòng trưng bày
- Lập kế hoạch bán hàng trực tiếp hàng tháng, quý, năm đảm bảo các mục tiêu đề ra.
- Tiếp nhận và thu thập thông tin khách hàng, thông tin về sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, thị trường, nhà cung cấp.
- Lập cơ sở dữ liệu về khách hàng và lưu trữ các thông tin liên quan đến khách hàng. - Tiếp xúc, tư vấn, đàm phán với khách hàng về sản phẩm, giá cả và các dịch vụ khác của Công ty.
- Thiết kế các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, các sản phẩm mới thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và thực hiện đơn hàng khách đặt.
- Báo cáo hoạt động kinh doanh chung của toàn chi nhánh. Chi nhánh Hồ Chí Minh (01 nhân sự)
- Quản lý phần nhà xưởng dư thừa cho đối tác thuê
- Quản lý dự án liên doanh, liên kết đầu tư để mở rộng và phát triển thị trường khu vực phía Nam.
43