7. Bố cục của đề tài
3.2. Bố trí hợp lý khu vực bảoquản tài liệu nghe nhìn
Khu vực bảo quản tài liệu nghe nhìn tại TTLTQG III hiện nay chưa đáp ứng được u cầu an tồn theo Thơng tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Bao quanh nhà kho là khu dân cư, cửa hàng, trung tâm thương mại nên nguy cơ xảy ra rủi ro đối với tài liệu rất cao, đặc biệt là hỏa hoạn. Việc thay đổi địa điểm nhà kho sang một nơi hoàn toàn mới để phù hợpyêu cầu bảo quản là không khả thi và rất tốn kém khi thực hiện. Căn cứ vào tình hình thực tế, Trung tâm cần bố trí các biện pháp an ninh, an toàn quanh khu vực trụ sở và trong khu vực kho để hạn chế tối đa rủi ro cho tài liệu.
- Quanh trụ sở làm việc:
Trung tâm cần thiết kế các tường rào kiên cố có lắp đặt camera quan sát và thiết bị cảnh báo tự động để hạn chế bụi và chống đột nhập. Duy trì khoảng cách an toàn giữa trụ sở của Trung tâm với các khu vực xung quanh, đặc biệt là các khu chợ và khu dân cư nhằm hạn chế các tác động ngoại cảnh. Điều tiết giao thông quanh khu vực trụ sở để tránh tình trạng tắc nghẽn và tạo sự thơng thống cần thiết cho đội cứu hộ dễ dàng tiếp cận khi có sự cố xảy ra. Hệ thống cống thốt nước quanh trụ sở phải được khơi thơng thường xun để giúp tiêu thốt nước dễ dàng, đặc biệt trong mùa mưa lũ, tránh trường hợp gây ngập, ẩm cho khu vực bảo quản tài liệu.
- Trong khu vực kho:
Mỗi loại hình tài liệu nghe nhìn có một chế độ bảo quản khác nhau nên cần bố trí thành từng khu riêng trong kho, việc bố trí nhiều phịng kho trong một khu vực bảo quản khiến cho khơng khí khó lưu thơng và gây khó khăn khi thực hiện các nghiệp vụ cũng như sử dụng các trang thiết bị. Kho lưu trữ tài liệu nghe nhìn của
TTLTQG III bố trí khá hợp lý giữa phòng bảo quản tài liệu phim điện ảnh với phòng bảo quản tài liệu ảnh và tài liệu ghi âm: Kho ảnh ở trong cùng và kho ghi âm ở ngoài cùng, kho phim điện ảnh được bố trí ở giữa trong phịng lạnh sâu có nhiệt độ và độ ẩm thấp hơn. Các phịng được bố trí liền kề nhau mà khơng có sự xen kẽ làm cho khơng khí khó lưu thơng, do đó cần bố trí hợp lý giữa các phịng kho để khơng khí dễ lưu thơng. Mỗi phịng kho bên cạnh trang bị hệ thống điều hòa và các thiết bị thơng gió cần bố trí lối đi thơng thống và có sự kết nối với các khu vực khác để thuận lợi trong việc vận chuyển, vệ sinh tài liệu, thực hiện các biện pháp kỹ thuật và xử lý các tình huống khẩn cấp.
Trang bị đầy đủ các hệ thống, thiết bị như hệ thống điều hòa, hệ thống an ninh, thiết bị báo cháy và chữa cháy tự động, máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm, thiết bị thơng gió, quạt điện...và thường xuyên kiểm tra, duy tu, bảo dưỡng. Hệ thống các trang thiết bị cần phải được lắp đặt và kiểm sốt thơng qua khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật bao gồm các phòng lắp đặt hệ thống như thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm tra tình trạng bảo vệ và xử lý trong trường hợp khẩn cấp như cháy, nổ. Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và ngoài kho cần được lắp đặt riêng và có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho tồn kho và riêng cho khu vực kho tài liệu nghe nhìn. Đường điện trong kho phải đảm bảo an toàn bằng cách sử dụng hệ thống cáp ngầm và đảm bảo hoạt động ổn định để cung cấp đủ công suất cho các thiết bị, hệ thống bảo quản, cần trang bị máy phát điện đề phòng trường hợp cắt điện. Hạn chế ánh sáng trong kho bằng các thiết bị chiếu sáng phù hợp, có thể tắt đèn chiếu sáng trong kho khi khơng có nhu cầu sử dụng.
- Quanh khu vực kho:
Khu vực kho bảo quản tài liệu nghe nhìn cần bố trí kết nối với các khu vực khác của trụ sở nhằm tạo sự thuận tiện khi thực hiện các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản và hạn chế tối đa sự tiếp xúc trực tiếp của tài liệu với khu vực bên ngồi. Kho bảo quản được bố trí để đảm bảo sự kết nối giữa kho và các khu vực khác như khu vực xử lý nghiệp vụ, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công
chúng. Tiếp giáp giữa khu vực kho với các khu vực lân cận cần bố trí thang máychuyên dụng và thang bộ để vận chuyển tài liệu và các thiết bị bảo quản, thang máy cần được thiết kế phù hợp về kích thước, tải trọng trong khoảng 500-800 kg và có tường chịu lửa để đảm bảo an toàn cho người vận chuyển và tài liệu. Ngồi ra, cần bố trí độc lập đường đi của độc giả và khu vực làm việc của cán bộ, nhân viên với khu vực bảo quản để hạn chế sự tiếp xúc của con người với tài liệu.
3.3. Cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất và tăng cƣờng mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn
Muốn cải tạo, mua sắm cơ sở vật chất, trang thiết bị cần có nguồn kinh phí đủ lớn và đa dạng hóa các nguồn thu. Trung tâm bên cạnh thực hiện chức năng lưu trữ cũng cần quan tâm hơn tới việc xây dựng và cung cấp các dịch vụ lưu trữ chất lượng cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong hoạt động lưu trữ. Có thể kết hợp hoạt động lưu trữ với các dịch vụ như: Dịch vụ chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan; dịch vụ bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; dịch vụ cung cấp bản quyền khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn cho các cơ quan truyền thơng và thơng tấn báo chí... Đặc biệt, cần đầu tư hơn trong các dịch vụ cung cấp cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu, cụ thể: Cần đa dạng hóa các hình thức cung cấp thơng qua các kênh thơng tin bên cạnh việc phục vụ tại chỗ, các kênh thơng tin này có thể là website, mạng xã hội hoặc tài khoản online để khai thác kho lưu trữ điện tử. Song song với đa dạng hóa các hình thức phục vụ cũng cần tích cực quảng bá giá trị tài liệu lưu trữ và nâng cao thái độ phục vụ của các các bộ, nhân viên với người sử dụng thông qua việc đào tạo cách tiếp cận, giải đáp thắc mắc và giải quyết thỏa đáng những yêu cầu của độc giả để giữ chân và thu hút ngày càng nhiều độc giả khai thác và sử dụng. Nguồn thu tự chủ sẽ giúp Trung tâm có khả năng cung cấp kinh phí đầy đủ cho hoạt động đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị của mình.
Khu vực nhà kho bảo quản tài liệu nghe nhìn hiện có nhiều dấu hiệu của việc xuống cấp, vì vậy thời gian sắp tới Trung tâm cần thực hiện việc nghiên cứu, lập thêm phương án nâng cấp, sửa chữa nhà kho để đảm bảo an toàn cho tài liệu và các
trang thiết bị bên trong. Qua khảo sát thực tế, tường kho đã xuất hiện các vết nứt nên khơng cịn đảm bảo tính kiên cố trước các tác động mạnh, sơn tường cũng đã bị bong tróc khơng cịn khả năng chống bụi và chống do đó cần gia cố lại và phủ các lớp sơn chống bụi lên bề mặt. Hệ thống cửa ra vào kho ít nhiều có sự biến dạng và xuất hiện các khe hở làm cho khơng khí, nhiệt độ bên ngồi mơi trường dễ xâm nhập vào bên trong gây hư hại tài liệu vì vậy Trung tâm cũng cần cân nhắc đưa việc sửa chữa hoặc thay mới hệ thống cửa kho vào kế hoạch cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ đảm bảo các điều kiện cơ bản để lưu trữ tài liệu nghe nhìn. Bên cạnh đó, lên phương án để vận chuyển một phần tài liệu sang nhà kho mới nhằm giảm sự quá tải cho kho cũ.
Với trang thiết bị, Trung tâm cần thường xuyên cử các nhân viên kỹ thuật kiểm tra, sửa chữa và bảo dưỡng. Có kế hoạch mua mới các trang thiết bị đã cũ, bị hư hỏng hoặc đầu tư mua thêm các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản. Cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ đang được Trung tâm đẩy mạnh vì vậy cần trang bị thêm các thiết bị số hóa tài liệu nghe nhìn với các kích cỡ khác nhau phù hợp với sự đa dạng về kích thước của tài liệu nghe nhìn. Các cơng cụ tu bổ, phục chế tài liệu và thiết bị vệ sinh tài liệu cịn đơn giản, thủ cơng khơng đáp ứng được yêu cầu của các biện pháp kỹ thuật trong bảo quản do đó cần chú trọng mua sắm các trang thiết bị áp dụng công nghệ hiện đại nhằm giảm thiểu những rủi ro cho tài liệu nghe nhìn cũng như nâng cao năng suất, chất lượng công việc. Đặc biệt, cần chú trọng hơn tới việc mua sắm thiết bị bảo hộ lao động cho các viên chức, nhân viên khi làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt là việc vệ sinh tài liệu. Khi vệ sinh tài liệu, người thực hiện có nguy cơ nhiễm các bệnh liên quan đến hô hấp hay bệnh về da khi phải tiếp xúc với những bụi bẩn, chất hóa học bảo quản tài liệu gây ảnh hưởng xấu tới sức khỏe. Vì vậy, việc trang bị đầy đủ đồ bảo hộ đảm bảo chất lượng và phù hợp với đặc thù nghề nghiệp như mũ, áo, găng tay, khẩu trang là việc làm cần thiết để Trung tâm bảo vệ sức khỏe của đội ngũ lao động.
3.4. Đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho cơng tác bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn
Trong cơng tác đào tạo nhân sự, Trung tâm cần khuyến khích các cán bộ tham gia các lớp học, khóa học về cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn để nâng cao chun mơn. Một trong những cách làm hiệu quả là liên kết với các trường Đại học đào tạo về lưu trữ như trường Đại học Nội vụ Hà Nội hay trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn tạo điều kiện để các cán bộ, nhân viên học tập nâng cao trình độ, bằng cấp, từ đó quay trở lại phục vụ cho cơng tác lưu trữ tại Trung tâm. Thường xuyên cử các đoàn tham quan, tập huấn nghiệp vụ sang các nước có nền lưu trữ phát triển để học hỏi kinh nghiệm bảo quản tài liệu nghe nhìn. Ngồi ra, Trung tâm cần phối hợp với các cơ quan, tổ chức công nghệ tổ chức các lớp học, chương trình huấn luyện việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác lưu trữ. Áp dụng quy định chuẩn ngoại ngữ cho tất cả các cán bộ, nhân viên đang làm việc nhằm tạo động lực để họ tự nâng cao trình độ ngoại ngữ, qua đó góp phần mở rộng cơ hội học tập, phát triển của cá nhân và tăng cường các mối quan hệ hợp tác nước ngồi cho Trung tâm. Có các chương trình hợp tác quốc tế để chia sẻ kinh nghiệm và chuyển giao công nghệ với các nước trong cơng tác bảo quản tài liệu nghe nhìn. Cùng với chun mơn, đạo đức nghề nghiệp của các cán bộ, nhân viên tại TTLTQG III cũng cần được quan tâm bồi dưỡng: Các nội dung mang tính định hướng, tuyên truyền những phẩm chất cần có của người làm lưu trữ được lồng ghép vào các hoạt động tập thể, các buổi họp, hội nghị sẽ là cách làm hiệu quả giúp các cán bộ, nhân viên của Trung tâm thường xuyên tự nhắc nhở, soi chiếu bản thân và nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm nghề nghiệp để cống hiến hết mình cho cơng việc của bản thân cũng như sự nghiệp chung của ngành lưu trữ. Ngoài cách làm kể trên, có thể tổ chức các đợt phát động thi đua giữa các cá nhân hoặc tập thể với nhau nhân các ngày lễ kỷ niệm hay ngày lễ lớn của đất nước thông qua các hoạt động như viết sách, viết báo, thuyết trình, hùng biện hay kể chuyện, biểu diễn nghệ thuật...về phẩm chất của người làm lưu trữ. Hoặc tổ chức các buổi tọa đàm, nói
chuyện chuyên đề kết nối giữa các cán bộ, nhân viên trong Trung tâm với những chuyên gia đầu ngành hoặc sinh viên của các trường đại học nhằm truyền lửa và tiếp nối truyền thống tốt đẹp của ngành lưu trữ.
Trong tuyển dụng nhân sự, Trung tâm cần lên kế hoạch tuyển dụng những nhân sự trẻ bên cạnh chun mơn về lưu trữ cịn có khả năng sử dụng thành thạo công nghệ và ngoại ngữ. Muốn vậy, Trung tâm phải tổ chức truyền thông một cách hiệu quả trên các kênh thông tin, đặc biệt là mạng xã hội bằng cách đăng bài trên fanpage các trường đại học, các hội nhóm, tổ chức có lĩnh vực hoạt động trong ngành lưu trữ hoặc gần với lưu trữ với nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ, hấp dẫn kết hợp các biểu tượng, ký tự hay hình ảnh nổi bật để thu hút sự tương tác. Song song đó, dựa vào các mối quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức, với độc giả để mở rộng mạng lưới truyền thông. Lựa chọn và khoanh vùng các khu vực tiềm năng như các trường đại học đào tạo về lưu trữ hoặc công nghệ thông tin để tổ chức hoạt động truyền thơng một cách có hiệu quả. Có chế độ đãi ngộ hấp dẫn và cải thiện môi trường làm việc theo hướng năng động, hiện đại để thu hút sự chú ý và giữ chân người lao động. Trong hoạt động phỏng vấn, khi xây dựng các bài kiểm tra và tổ chức đánh giá cần dựa trên nguyên tắc khách quan, đa chiều để xem xét đồng thời nhiều tiêu chí, bên cạnh các tiêu chí như khả năng chun mơn, kỹ năng sử dụng tin học, trình độ ngoại ngữ, đạo đức, thái độ cơng việc cũng cần xem xét đến các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, lãnh đạo, giải quyết vấn đề, lắng nghe...Có những chính sách ưu tiên đối với người có kinh nghiệm nghề nghiệp, sử dụng thành thạo cơng nghệ thơng tin và có trình độ ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh) và sắp xếp vị trí làm việc phù hợp với năng lực, nhu cầu làm việc của người lao động đồng thời là yêu cầu tuyển dụng của Trung tâm. Tạo điều kiện trong hoạt động đào tạo, phát triển bản thân và nâng cao cơ hội nghề nghiệp cho các nhân sự mới sau khi tuyển dụng. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, tự kiểm tra đánh giá, tự đánh giá năng lực làm việc, từ đó có các chế độ khen thưởng, kỷ luật phù hợp, tạo động lực phấn đấu cho các nhân sự trong công việc.
3.5. Tăng cƣờng hoạt động xây dựng và ban hành văn bản về cơng tác số hóa tài liệu nghe nhìn.
Là nơi bảo quản phần lớn tài liệu lưu trữ nghe nhìn của Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, TTLTQG III có được nhiều kinh nghiệm trong thực tiễn bảo quản và nắm bắt được các vấn đề phát sinh trong công tác số hóa một cách nhanh nhất. Trong thực tế, Trung tâm đã gặp khơng ít khó khăn trong q trình số hóa tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe nhìn nói riêng do các quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa cụ thể hoặc chưa được quy định trong văn bản. Tính khơng ổn định của cơng nghệ số hóa u cầu sự kết nối mạnh mẽ giữacơ quan quản lý và đơn vị thực thi trong việc triển khai hệ thống văn bản vào thực tiễn và ngược lại. Vì vậy, để đón đầu và thích nghi với những thay đổi của cơng nghệ số, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cùng các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần kết nối nhiều hơn nữa trong xây dựng hệ thống pháp lý cho cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ. Cụ thể, Trung tâm nên đẩy mạnh hoạt động tham mưu cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong việc xây dựng các văn bản quy định về công tác số hóa tài liệu. Một trong những vấn đề cần tham mưu là việc lựa chọn tài liệu lưu trữ