7. Bố cục của đề tài
1.4.2. Về mặt khó khăn
Cơ sở lý luận về bảo quản tài liệu nghe nhìn hiện nay vẫn còn khá sơ khai trong vấn đề vệ sinh tài liệu, hầu hết các biện pháp được thực hiện một cách truyền
thống mà chưa có quy trình khoa học bằng phương tiện hiện đại như tài liệu giấy. Ngoài ra, việc nghiên cứu để tìm ra các biện pháp trong tu bổ, phục chế tài liệu nghe nhìn chưa có nhiều kết quả khả quan trong khi tài liệu nghe nhìn có chiều hướng hư hỏng ngày càng nhiều.
Số lượng các văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ khá đầy đủ nhưng chủ yếu nghiêng về bảo quản tài liệu giấy, văn bản về tài liệu nghe nhìn chỉ chiếm một số lượng khiêm tốn. Các văn bản được ban hành và áp dụng trong khoảng thời gian dài, đến nay ít nhiều không còn sự phù hợp, cần sự điều chỉnh, bổ sung hoặc ban hành các văn bản mới. Nói cách khác, hệ thống pháp lý trong bảo quản tài liệu nghe nhìn tỏ ra thiếu nhạy bén với những thay đổi nhanh chóng của ngành lưu trữ nói riêng và toàn xã hội nói chung. Các vấn đề của thời đại mới dần nảy sinh trong quá trình bảo quản như số hóa, xây dựng kho lưu trữ kỹ thuật số, xây dựng cơ sở dữ liệu cho tài liệu nghe nhìn...chưa có hướng giải quyết phù hợp do thiếu căn cứ pháp lý.
Công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn tại TTLTQG III đang chuyển mình mạnh mẽ theo xu hướng hiện đại, tuy nhiên gặp không ít trở ngại khi áp dụng cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý vào thực tiễn do sự chênh lệch về khoa học công nghệ. Đây là nguyên nhân chính kìm lại sự tiến bộ của Trung tâm trong bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn nói riêng và hoạt động lưu trữ nói chung.
Tiểu kết chƣơng 1
Tóm lại, vấn đề “bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn” không phải là vấn đề mới và đã được đề cập trong rất nhiều nghiên cứu trước đó. Tuy nhiên, sự phát triển của công nghệ đã đặt ra cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại TTLTQG III nhiều nhiệm vụ mới. Do đó, vấn đề này cần được tiếp tục nghiên cứu để đưa ra những định hướng phát triển phù hợp trong tương lai. Chương đầu tiên đã nêu ra 03 cơ sở nền tảng để thực hiện đề tài là cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn về tài liệu nghe nhìn để định hình và triển khai mạch lạc, khoa học nội dung chương tiếp theo.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ NGHE NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III
2.1. Khái quát về Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III
2.1.1. Lịch sử hình thành
Ngày 10 tháng 6 năm 1995, Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/QĐ-TCCP về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại 34, Phan Kế Bính, phường Cống Vị, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội, có nhiệm vụ bảo quản tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm đã từng bước phát triển và đạt được những thành tích đáng tự hào. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ được thay đổi và hoàn thiện qua các thời kỳ để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đất nước. Trải qua hơn 20 năm phát triển, Trung tâm đã và đang từng bước tự làm mới mình và đóng góp ngày càng tích cực vào ngành lưu trữ nói chung, góp phần đưa lưu trữ đến gần hơn với xã hội và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của xã hội.
Tòa nhà 7 tầng hiện đại của TTLTQG III (Phụ lục 01).
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
2.1.2.1. Chức năng
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
TTLTQG III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.
- Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
+ Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức liên khu, khu, đặc khi của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
+ Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình ra phía Bắc;
+ Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
+ Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu;
+ Các tài liệu khác được giao quản lý. - Thực hiện hoạt động lưu trữ:
+ Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: Sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác;
+ Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
- Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
- Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật, của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, bao gồm:
+ Thực hiện chỉnh lý tài liệu thông thường và tham gia giải mật, chỉnh lý tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại các cơ quan, tổ chức.
+ Thực hiện số hóa tất cả các loại tài liệu, kể cả tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước và chịu trách nhiệm bảo mật và bàn giao toàn bộ cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; cung cấp phần mềm chuyên dụng về quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ.
+ Cung cấp dịch vụ cho thuê kho tàng bảo quản, thống kê và khai thác tài liệu lưu trữ;
+ Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng, xuống cấp, khử trùng, khử axit.
+ Sử dụng tài sản công vào mục đích kinh doanh, cho thuê, liên doanh, liên kết.
+ Tư vấn, trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao.
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Tháng 03 năm 2020, TTLTQG III đã tiến hành tổ chức lại bộ máy làm việc theo hướng tinh gọn và hiệu quả, từ 10 phòng ban ban đầu xuống còn 05 phòng ban. Như vậy, cơ cấu tổ chức của Trung tâm hiện nay có Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc cùng với 05 phòng chức năng:
- Phòng Thu thập và Chỉnh lý. - Phòng Bảo quản.
- Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - Phòng Tài liệu nghe nhìn.
- Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Việc thành lập các phòng chức năng được quy định trong Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02 tháng 01 năm 2020 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQG III.
2.2. Tình hình công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III
2.2.1. Tình hình tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
TTLTQG III hiện có 03 kho bảo quản tài liệu nghe nhìn là kho bảo quản tài liệu ảnh, kho bảo quản tài liệu phim điện ảnh và kho bảo quản tài liệu ghi âm.
2.2.1.1. Thành phần, số lượng, chất lượng tài liệu nghe nhìna) Tài liệu ảnh a) Tài liệu ảnh
Trung tâm đang quản lý 100.833 tấm ảnh, trong đó có 21.803 ảnh chưa chỉnh lý và 48.060 tấm phim (âm bản), trong đó có 9.481 phim chưa được chỉnh lý. Khối tài liệu này được chia theo 02 thời kỳ: Trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 và sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 với 03 thể loại chính là ảnh sự kiện, ảnh chân dung và ảnh phòng cảnh. Tài liệu ảnh phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân ta trong Công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Tiêu biểu trong số đó có thể kể đến:
- Tài liệu ảnh trước Cách mạng tháng 8 năm 1945 có 1658 ảnh gốc và 174 phim gốc, toàn bộ đã được chỉnh lý;
- Tài liệu ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và phái đoàn Việt Nam năm 1946 có 353 ảnh gốc và 271 phim gốc;
- Tài liệu ảnh về quá trình xây dựng Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, có 6012 tấm, toàn bộ đã được số hóa;
- Tài liệu ảnh về các kỳ Quốc hội có 3941 ảnh gốc và hơn 43 phim gốc;
- Tài liệu ảnh của nghệ sĩ nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản có 2000 ảnh phản ánh về cuộc kháng chiến của quân, dân ta trong thời kỳ chống thực dân Pháp kể từ năm 1954;
- Tài liệu ảnh về Thủ tướng Nguyễn Khánh có 643 ảnh.
- Ngoài ra, còn có những tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè quốc tế đối với Bác Hồ khi Người từ trần; ảnh về quá trình xây dựng quảng trường Ba Đình; ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, đình, chùa, lễ
hội truyền thống và các phong tục tập quán của nhân dân, sắc phục, các hoạt động văn hóa thể thao; ảnh về một số công trình lớn; những bức ảnh lột tả sự tàn khốc của chiến tranh và góp phần tố cáo tội ác của các đế quốc xâm lược.
Tài liệu ảnh tại TTLTQG III đã được chú thích, xác minh, đánh số, lập mục lục và được scan để chuyển thành dạng dữ liệu số, các ảnh đã xuống cấp và bị hư hỏng được phục chế lại thông qua các phần mềm chỉnh sửa ảnh. Tài liệu ảnh đều được bỏ vào các túi giấy hút ẩm như giấy can hoặc giấy nến theo từng tấm riêng biệt để chống ẩm và tránh va chạm, làm xước lẫn nhau giữa các tấm ảnh. Tuy nhiên, vẫn còn một phần tài liệu ảnh không được chú thích và xác minh rõ ràng do một số cơ quan khi nộp vào đã không chú thích gây cản trở cho các cán bộ khi thực hiện công tác bảo quản trong việc xác minh nội dung.
Do chế độ bảo quản không tốt trước đây và sự xuống cấp theo thời gian, tài liệu ảnh tại Trung tâm đã có hiện tượng bị hư hỏng với nhiều dạng khác nhau như :
- Tài liệu ảnh bị nấm mốc và ố vàng: Dạng hư hỏng này chiếm tỉ lệ lớn nhất ở tài liệu ảnh. Khí hậu nhiệt đới gió mùa của nước ta có độ ẩm cao quanh năm tạo điều kiện cho nấm mốc sinh sôi và phát triển. Các tấm ảnh khi bị nấm mốc tấn công sẽ xuất hiện các chấm trắng nhỏ hình tròn và bong dần lớp thuốc ảnh dẫn đến mất hình ảnh. Đối với hiện tượng ố vàng, tài liệu ảnh có các dấu hiệu như bề mặt ảnh bị phủ một lớp màu vàng nâu, mức độ đậm nhạt của màu vàng phản ánh tình trạng hư hỏng của bức ảnh. Nguyên nhân của hiện tượng này xuất phát từ việc giấy ảnh có nền đế sợi xelulo phản ứng với các tác nhân như nhiệt độ, độ ẩm, cường độ sáng và vật liệu trưng bày/lưu trữ.
- Tài liệu ảnh bị hư hỏng do xước và bong thuốc: Hiện tượng này xảy ra do chế độ bảo quản và sử dụng không đúng cách của con người dẫn đến xước và trầy ảnh, hoặc do điều kiện môi trường không tốt làm cho ảnh bị bong thuốc, bay màu, mất màu.
- Tài liệu ảnh bị quăn, gấp nếp và gãy gập hoặc bị vật nặng đè lên: Dạng hư hỏng này do chế độ bảo quản không tốt trước đây của các cơ quan, tổ chức; khi
xem hoặc khi di chuyển không cẩn thận dẫn đến hiện tượng cọ xát giữa các tấm ảnh, xếp ảnh không cẩn thận làm ảnh bị gấp lại tạo thành các vết hằn lớn gây biến đổi về hình dạng vật lý của ảnh.
- Tài liệu ảnh bị xé rời thành từng mảnh: Ảnh bị xé rời thường xuất phát từ hành động có chủ đích của con người làm cho ảnh bị vụn ra từng mảnh nhỏ rất khó phục hồi lại được như hiện trạng ban đầu.
- Tài liệu ảnh bị côn trùng phá hoại: Các tấm ảnh vừa là môi trường sống, vừa là nguồn thức ăn cho các loại côn trùng. Chúng cắn, phá, ăn mòn gây nên các vết loang lổ trên ảnh và bài tiết ra các chất thải tạo điều kiện cho nấm mốc và các vi sinh vật có hại phát triển. Sức phá hoại của côn trùng đối với tài liệu ảnh là rất lớn.
- Tài liệu ảnh bị thiếu, thừa ánh sáng: Hiện tượng xuất phát từ nguyên nhân góc chụp của người chụp ảnh bị thiếu sáng hoặc thừa sáng khi thể hiện nội dung của bức ảnh.
- Tài liệu ảnh bị mất hình không khôi phục được: Đây là dạng hư hỏng không thể xác định được nội dung, thể loại, địa điểm và thời gian chụp nên bức ảnh hoàn toàn không có giá cần được thống kê bằng văn bản để tiêu hủy theo quy trình.
b) Tài liệu phim điện ảnh: Trung tâm đang bảo quản 362 cuộn phim bao gồm cả phim tài liệu và phim điện ảnh, tất cả đã số hóa sang đĩa DVD. Những bộ phim này phản ánh các sự kiện lịch sử, hoạt động của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam, góp phần tố cáo tội ác của đế quốc Mỹ gây ra với Việt Nam và sự ủng hộ của những người yêu chuộng hòa bình trên thế giới đối với cuộc đấu tranh của nhân dân ta.
Dù được bảo quản trong điều kiện khắt khe và môi trường lý tưởng, một phần tài liệu phim điện ảnh tại TTLTQG III vẫn có biểu hiện xuống cấp như:
- Phim bị loang ố, khô giòn: Hiện tượng này xảy ra do sự không ổn định của độ ẩm không khí, hoặc ở mức quá cao, hoặc ở mức quá thấp. Khi độ ẩm không khí
cao lớp gelatin của phim sẽ hút ẩm và trương phồng lên, tạo thành các vết ố và loang dần ra theo thời gian hoặc sẽ làm cho phim bị bết dính. Trong điều kiện này, nấm mốc có môi trường lý tưởng để phát triển và ngược trở lại phá hủy lớp gelatin của phim. Đối với độ ẩm thấp, lớp gelatin thiếu độ ẩm sẽ trở nên khô giòn và tạo thành các vết chân chim trên phim. Sự không ổn định này có thể làm cho phim bị sai màu, mất màu và thậm chí làm hỏng phim.
- Hiện tượng phân hủy các lớp hữu cơ tạo màu trên phim màu làm cho hình ảnh của các tấm phim bị phai nhạt dần, dẫn đến mất hẳn hình ảnh của phim và làm cho phim mất đi giá trị sử dụng.
- Hiện tượng nấm mốc xuất hiện và phát triển trên các lớp nhũ tương khiến