6. Ý nghĩa nghiên cứu:
3.1.2. Nhóm nhân tố công tác hành chính
Như tác giả đã phân tích ở trên, nhóm nhân tố công tác hành chính bao gồm các nhân tố về công tác hành chính và một số nhân tố liên quan đến chương trình đào tạo.
- Để đảm bảo chất lượng chương trình đào tạo, nhà trường cần thực hiện những giải pháp sau. Thứ nhất, Trường Đại học Ngoại thương cần xây dựng được mô hình quản lý chất lượng chương trình đào tạo phù hợp. Quản lý chương trình đào tạo đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển chương trình đào tạo. Quản lý chương trình đào tạo là quá trình đo lường những tiến bộ đạt được của mục tiêu đào tạo, giúp nâng cao hiệu quả triển khai chương trình đào tạo. Quản lý tốt giúp nhà trường nhận biết được ưu và nhược điểm của chương trình đào tạo. Từ đó, nhà trường có căn cứ để đề xuất các giải pháp triển khai và khắc phục trong giai đoạn tiếp theo.
76
+ Thứ hai, nhà trường duy trì thực hiện việc đánh giá chương trình đào tạo theo quy định theo điểm a), khoản 2, điều 8 Thông tư 07/2015/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo, ít nhất 2 năm một lần. Yêu cầu về kỹ năng nghề nghiệp của thị trường lao động thay đổi nhanh chóng. Để chương trình đào tạo có thể cập nhật nhanh các kiến thức và kỹ năng phù hợp, việc tham vấn và lấy ý kiến của người sử dụng lao động cần phải được thực hiện thường xuyên. Người sử dụng lao động sẽ là những người có đánh giá chính xác và đưa ra được những yêu cầu nghề nghiệp phù hợp nhất. Điều này sẽ giúp chương trình đào tạo của nhà trường cập nhật được kiến thức và kỹ năng cần thiết.
+ Thứ ba, nhà trường cần tiếp tục thực hiện kiểm định chất lượng các chương trình đào tạo đang triển khai. Hiện nay, nhà trường đã có 8 chương trình được kiểm định, bao gồm 4 chương trình theo tiêu chuẩn AUN và 4 chương trình theo tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Kiểm định chất lượng chương trình đào tạo bởi các tổ chức đánh giá ngoài là minh chứng vững rõ ràng nhất về chất lượng chương trình đào tạo Trường Đại học Ngoại thương đang triển khai. Kiểm định giúp nhà trường xác định mức độ thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục đối với nhà trường và cơ sở giáo dục khác. Một trong những hoạt động khi kiểm định là để đánh giá mục tiêu và chuẩn đầu ra của chương trình, có nghĩa là đánh giá việc chương trình đào tạo có cung cấp được cho người học những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm đạt chuẩn đầu ra. Vì vậy nhà trường cần xây dựng kế hoạch kiểm định tất cả các chương trình đào tạo hiện có, làm cơ sở khẳng định và cam kết về chất lượng đào tạo với sinh viên, phụ huynh và xã hội. Chất lượng chương trình đào tạo được coi là một “hành trình” chứ không phải là một “điểm đến”, vì vậy chương trình đào tạo phải được cải tiến liên tục. Việc kết hợp đồng thời giữa quản lý chất lượng nội bộ và kiểm định đánh giá ngoài sẽ giúp Trường Đại học Ngoại thương xây dựng được các chương trình đào tạo phù hợp.
- Về công tác hành chính, nhà trường cần thực hiện các giải pháp sau:
+ Quản lý website của Trường Đại học Ngoại thương và hệ thống website các đơn vị thống nhất. Nhà trường cần có sự thống nhất trong việc quy định những
77
thông tin cần phải cung cấp trên website. Thông tin phải được cung cấp đầy đủ, tránh tình trạng có mục tin nhưng khi truy cập vào thì không có thông tin cụ thể.
+ Tổ chức các lớp đào tạo về kỹ năng ứng xử, tâm lý cho đội ngũ cán bộ hành chính của nhà trường cũng như các khóa nghiệp vụ tin học văn phòng và công tác lưu trữ hành chính. Mọi cán bộ hành chính phải nhận thức được tầm quan trọng của quan điểm sinh viên là khách hàng và trường đại học là đơn vị phục vụ. Đối chiếu với quan điểm của chính phủ về cải cách dịch vụ công, thái độ phục vụ nhân dân phải được đặt lên hàng đầu. Do đó, tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng ứng xử sẽ giúp đội ngũ cán bộ của nhà trường có cách ứng xử chuyên nghiệp, phù hợp với môi trường học đường.
+ Ban hành các quy định, hướng dẫn quy trình thực hiện và thời hạn xử lý các công việc hành chính liên quan đến sinh viên. Các hướng dẫn, quy trình thực hiện được công bố đầy đủ trên website của đơn vị. Khi đó, thay vì việc cán bộ phải mất thời gian hướng dẫn sinh viên quy trình thực hiện, thì thời gian đó cán bộ hành chính đã có thể tận dụng để xử lý những yêu cầu của sinh viên. Thường xuyên rà soát, hoàn thiện các thủ tục hành chính để không ngừng nâng cao chất lượng xử lý công việc.
+ Rà soát và và mở rộng thời gian tiếp sinh tại các đơn vị. Trường Đại học Ngoại thương cần mở rộng thời gian tiếp và phục vụ sinh viên. Để thuận tiện cho việc tiếp sinh, Trường Đại học Ngoại thương có thể xem xét phương án thành lập địa điểm chuyên tiếp sinh viên và hoạt động các ngày trong tuần. Các đơn vị có thể cắt cử cán bộ chuyên tiếp sinh viên hoặc phân lịch trực lần lượt để đảm bảo công việc.
+ Công tác lập kế hoạch phải được thực hiện tốt hơn để sinh viên nắm được thông tin và lên kế hoạch học tập phù hợp nhất cho bản thân. Hiện nay, mỗi sinh viên đã cáo tài khoản riêng khi sử dụng hệ thống tín chỉ tương tự như đội ngũ cán bộ, giảng viên có tài khoảng riêng trong phần mềm quản lý hành chính, nên việc thông báo đến từng cá nhân không còn là việc khó khăn. Trong thời gian tới, phần
78
mềm quản lý tổng thể phải được vận hành tốt, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của nhà trường.
Tóm lại, hoạt động hành chính là một phần quan trọng đóng góp vào thành công chung của một trường đại học bên cạnh hoạt động giảng dạy. Trường Đại học Ngoại thương cần đẩy mạnh hơn nữa công tác cải cách hành chính, ban hình quy trình cụ thể và phân chia theo từng nhánh công việc lớn, giúp cho việc truy xuất thông tin thuận tiện. Các thông tin phải được công bố đầy đủ trên website, tránh tình trạng có tiêu đề nhưng không có nội dung. Thời gian tiếp sinh phải mở rộng thêm, tiến tới mục tiêu làm việc tất cả các ngày trong tuần. Các cán bộ hành chính cần được đào tạo, trau dồi kỹ năng giao tiếp cũng như kỹ năng văn phòng để xử lý công việc hiệu quả hơn.