- Yêu cầu về trình độ
3.2.2.2. Mô tả công việc
Như đã trình bày nêu trên, bản mô tả công việc là bản một văn bản mô tả công việc và những nhiệm vụ của công việc đó. Vì không có một chuẩn nhất định cho vấn đề mô tả công việc, mô tả công việc thường thay đổi về hình thức và nội dung tuỳ theo hoạt động của từng tổ chức. Tuy nhiên, đa phần các bản mô tả công việc sẽ gồm ba phần chính : tên công việc, phần nhận diện công việc và phần nhiệm vụ cụ thể. Nếu bản tiêu chuẩn thực hiện công việc không được thiết lập riêng thì có thể
đưa vào bản mô tả công việc. Một số đề xuất của tác giả trong việc viết bản mô tả công việc như sau :
• Tên công việc
Việc lựa chọn tên công việc rất quan trọng vì nhiều lý do. Thứ nhất, tên công việc rất quan trọng về mặt tâm lý. Nó có thể ảnh hưởng đến thái độ làm việc của
nhân viên. Ví dụ : “công nhân vệ sinh” nghe vẫn hay hơn là “người thu gom rác”. Thứ hai, nếu có thể, tên công việc nên hàm ý những nhiệm vụ mà người đảm nhiệm công việc sẽ thực hiện. Ví dụ : người kiểm tra thực phẩm, nhân viên bán hàng, công nhân lắp ráp điện tử, kỹ sư… Những tên gọi như thế gần như đã gián tiếp nêu lên tính chất tự nhiên của các nhiệm vụ của công việc. Tên công việc cũng nên chỉ ra được cấp bậc tương đối của người đảm nhiệm công việc trong hệ thống cấp bậc của tổ chức. Ví dụ : chức danh Kỹ sư bậc 4, Kỹ sư bậc 6, v…v…
• Phần nhận diện công việc : mối quan hệ vàđiều kiện làm việc
Phần này bao gồm các nội dung sau : Vị trí công việc đó thuộc Phòng, Ban nào? Tên nhóm hoặc người phân tích công việc ? Ngày tháng phân tích công việc ? Người đảm trách công việc sẽ báo cáo cho ai ? Mã công việc ? Ngày tháng bản mô tả công việc đã được hiệu chỉnh lại. Đôi khi, ở phần nội dung này, cần nêu cả số nhân viên làm công việc này, số nhân viên làm trong Phòng, Ban và mã chức danh công việc theo qui định của Ngành.
Phần mô tả ngắn gọn những nhiệm vụ trọng tâm của công việc thường đặt ở cuối phần nội dung này và dùng để phân biệt giữa công việc này với công việc khác trong trường hợp tên công việc không thể hiện được điều đó.
• Chức năng chính, nhiệm vụ cụ thể
Phần mô tả những chức năng chính, nhiệm vụ cụ thể của công việc thường được sắp xếp theo thứ tự quan trọng. Mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ được thể hiện qua tỉ lệ phần trăm thời gian dành cho công việc đó. Nhóm chuyên trách cần nhấn mạnh trách nhiệm và kết quả phải đạt được của mỗi nhiệm vụ. Nhóm chuyên trách phân tích công việc cần đề cập đến những công cụ và thiết bị cần có để giúp nhân viên đảm trách công việc hoàn thành tốt công việc được giao.
Như đã trình bày nêu trên, những đặc tính cá nhân cần có để thực hiện các
nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc sẽ được đưa vào bản tiêu chuẩn thực hiện
công việc. Thông thường bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ có hai phần chính :
(1) những kỹ năng cần có để thực hiện công việc và (2) những yêu cầu về thể chất đối với nhân viên thực hiện công việc.
Những kỹ năng liên quan đến thực hiện công việc bao gồm trình độ văn hoá, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, đặc điểm cá tính hoặc kỹ năng cá nhân. Ví dụ : những khả năng mang tính hành vi có thể là khả năng ra quyết định trong điều kiện thiếu thông tin, thông tin không hoàn hảo, sự quyết đoán, khả năng xử lý nhiều công việc hoặc kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xung đột.