Thông báo bằng văn bản kịp thời cho các bên liên quan tới lô hang nhập khẩu: Người mua trong nước, cơ quan giám định, thời gian tàu cập cảng, các chi tiết về tàu như tên tàu, cờ tàu, số hiệu tàu, có bao nhiêu cẩu tàu, cẩu bờ để người ở trạm hoa tiêu ở cảng xác định được cầu cảng đỗ của tàu...
Ngay sau khi tàu cập cảng cán bộ giao nhận kiểm tra tình hình chung của hàng hoá, hầm tàu, nắm ... Báo cáo bằng văn bản kết quả, tình hình hàng hoá sau mỗi ngày làm việc. Trường hợp phát sinh tổn thất phải báo cáo diễn biến tình hình và xin chỉ đạo của công ty.
Trường hợp có tổn thấ, thiếu hàng... cần xác định nguyên nhân và bên chụi trách nhiệm để thông báo kịp thời cho các cơ quan liên quan và có các tác nghiệp cần thiết cũng như có cơ sở khiếu nại sau này.
Trình tự nhận hàng với cảng bao gồm các thủ tục và nghiệp vụ sau - Xuất trình hồ sơ đã hoàn thành thủ tục tờ khai
- Nộp lệnh giao hàng của hãng tàu để nhận lệnh giao hàng của kho hàng cho chủ hàng.
- Ký hợp đồng bốc xếp với cảng và thanh toán tiền bốc xếp, giao nhận cho cảng.
- Đăng ký phương tiện bốc dỡ hang hoá với xí nghiệp xếp dỡ của cảng - Tiến hành nhận hàng theo số lượng tuỳ theo tưng mặt hàng cụ thể như: các sản phẩm của Toni&Guy là dầu gội, xâ và tạo kiểu đều là các chai được xếp từng thùng. Đây là mặt hàng dễ vỡ cho nên cần kiểm tra về số lượng, trọng lượng thực tế, chất lượng có đúng như trong hợp đồng đã quy định hay không. Nếu trong quá trình kiểm tra thấy hàng hoá có dấu hiệu
không thoả mãn yêu cầu thì phải thông báo ngay cho lãnh đạo công ty để xem xét và đưa ra phương án giải quyết.
- Ký biên bản bàn giao nhận hàng với cảng
- Nhận các chứng từ liên quan: Biên bản lược khai hàng hoá của thuyền trưởng, biên bản quyết toán nhận hàng với tàu( ROROC), biênn bản hàng đổ vỡ, hư hỏng (COR),hoá đơn bốc xếp giao nhận, quyết toán chi phí liên quan đến giao nhận trong vòng 15 ngày kể từ ngày hoàn thành việc giao nhận hàng hoá, nếu để chậm cán bộ giao nhận hoàn toàn chụi trách nhiệm.
Nhập kho
Hầu hết hàng hoá khi đi qua các kho đều lần lượt qua 4 khâu: Nhập kho, lưư trữ, chọn lọc, phân loại và xuất kho. Hiện nay công ty chỉ có một kho là ở đường giải phóng. Đây là nơi chứa chung tất cả các loại mặt hàng của công ty do vậy mà việc phân loại cũng như bảo quản từng loại mặt hàng cụ thể còn chưa được công ty chú ý. Một vẫn đề nữa là các phương tiện phục vụ cho việc xếp dỡ vận chuyển hàng hoá còn hạn chế .
Khiếu nại.
- Khiếu nại người bảo hiểm:
Căn cứ quy định tại hợp đồng bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm công ty có thể khiếu nại người bảo hiểm trong trường hợp hàng hoá gặp tổn thất trong quá trình vận chuyển từ cảng xếp hàng đến cảng đích, trong phạm vi các rủi ro được bảo hiểm theo các điều kiện bảo hiểm tương ứng
Khi phát hiện tổn thất thuộc trách nhiệm người bảo hiểm thì phải thông báo ngay cho Petrolimex và yêu cầu Petrolimex cử cán bộ có trách nhiệm để cùng giải quyết các công việc liên quan nhưng không chậm quá 60 ngày kể từ khi hàng được dỡ khỏi tàu tại cảng có ghi trên đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Lập bộ hồ sơ khiếu nại người bảo hiểm theo quy định tại hợp động bảo hiểm . Hồ sơ khiếu nại phải được gửi trực tiếp cho Petrolimex trong thời gian sớm nhất xong không được chậm quá 9 tháng kể từ khi hàng được dỡ khỏi tàu.
-. Khiếu nại người bán.
Cơ sở để khiếu nại người bán là các quy định trong hợp đồng nhập khẩu, bao gồm khiếu nại phí tàu già và khiếu nại hàng thiếu, hàng sai chất lượng
Công việc khiếu nại yêu cầu phải kịp thời, quá hạn quy định theo từng hợp đồng việc khiếu nại sẽ bị từ chối, bù đắp được tổn thất và chi phí và cũng đòi hỏi có cơ sở hợp lý và các lý lẽ thuyết phục.
Các phát sinh khiếu nại đối với người bán của công ty chủ yếu là về thiếu số lượng và hư hỏng hàng hoá. Cụ thể trong năm 2009 công ty có 5 hợp đồng sai sót 3 hợp đồng vi phạm về số lượng về mặt hàng Collage, hàng này thiếu so với hợp đồng. và 2 hợp đồng vi phạm về hàng hư hỏng trong đó có một lô hàng không đúng yêu cầu về hàng hoá.
- Khiếu nại cảng
Làm văn bản khiếu nại cảng trong các trường hợp sau:
+ Thiếu nguyên kiện so với ROROC tức là có số lượng chênh lệch giữa số hàng nhân với số lượng thực giao của cảng cho chủ hàng nhập khẩu. + Những tổn thất liên quan đến cảng như việc bốc dỡ hàng hoá chậm... Bởi vì nó ảnh hưởng đến việc giao - nhận hàng hoá đúng thời hạn mà còn liên quan đến tiền phạt bốc dỡ chậm. Mức phạt bốc xếp chậm trong vận tải biển rất cao, thường là vài nghìn USD cho một ngày bốc dỡ chậm. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến công ty về cả thời gian và tiền của.
- Khiếu nại người vận tải
+ Thiếu nguyên kiện với số lượng lớn hoặc có thể bị thất lạc trong quá trình vận chuyển.
+ Hàng không đúng theo khai báo hoặc khai báo nhưng không có hàng giao.
+ Hàng hoá bị vỡ bao bì hàng loạt do lỗi của tàu trong quá trình xếp dỡ hoặc vận chuyển.
Với Tony&Guy thì vấn đề thiếu nguyên kiện với số lượng lớn xảy ra chủ yếu, tiếp theo là việc bao bì hàng hoá bị vỡ hàng loạt do quá trình xếp dỡ, vận chuyển vì đây là những mặt hàng mỹ phẩm đựng bằng chai nên dễ vỡ.
2.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến quy trình tiếp nhận mặt hàng Tony&Guy tại công ty TNHH Thị Trường Quốc Tế Việt Nam. hàng Tony&Guy tại công ty TNHH Thị Trường Quốc Tế Việt Nam. 2.2.2.1. Nhân tố bên ngoài.
a. Tình hình thế giới.
Như chúng ta đã biết trong mấy năm gần đây các quốc gia trên thế giới phải đối mặt với cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, người dân thắt chặt chi tiêu chỉ tiêu dùng những mặt hàng thiết yếu như phục vụ cho nhu cầu ăn, ở. Mà mặt hàng Tony&Guy nói chung và tất cả các sản phẩm của công ty nói riêng là sản phẩm phục vụ cho nhu cầu chăm sóc sắc đẹp nên cũng chịu ảnh
hưởng trực tiếp từ cuộc khủng hoảng này.
b. Thời tiết khí hậu.
Như chúng ta đã biết việc tiếp nhận hàng hóa chịu ảnh hưởng rất lớn từ nhân tố thời tiết khí hậu. Nếu thời tiết khí hậu khô ráo, thoáng mát thì quá trình tiếp nhận hàng hóa của công ty sẽ diễn ra thuận lợi đúng như lịch trình của công ty. Tuy nhiên, nếu điều kiện thời tiết có sự thay đổi như mưa, bão, thiên tai, động đất… thì chắc chắn quá trình nhận hàng của công ty cũng bị gián đoạn về thời gian nhận hàng, số lượng và chất lượng hàng cũng bị giảm xút…
2.2.2.2. Nhân tố bên trong.
a. Về nhân sự.
Con người bao giờ cũng là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của DN. Chính vì vậy có một đội ngũ nhân viên tiếp nhận hàng chuyên nghiệp, nắm vững kiến thức chuyên môn, nhiệt tình và đầy trách nhiệm với công việc thì chắc chắn công ty đó sẽ hoạt động hiệu quả.
b. Về tài chính.
Ngoài nhân tố con người ra thì tài chính cũng đóng vai trò rất quan trọng. Để nhân viên tiếp nhận có thể hoàn thành tốt công việc của mình thì DN cũng cần hỗ trợ cho họ về tiền xăng xe, đi lại… Ngoài ra nếu không có nguồn tài chính vững mạnh thì có thể làm bỏ lỡ cơ hội kinh doanh của công ty.
c. Cơ sở vật chất kỹ thuật.
Trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc bao giờ cũng đem lại hiệu quả công việc cao hơn, rút ngắn được thời gian hoàn thành công việc đó, tăng năng suất công việc cho nhân viên và trong quá trình tiếp nhận hàng hóa cũng vậy nếu thiếu về cơ sở vật chất cũng làm giảm đi hiệu quả của công tác nhận hàng.
2.3. Kết quả phân tích thực trạng hoàn thiện quy trình nhận mặt hàng Tony&Guy nhập khẩu tại công ty TNHH Thị Trường Quốc Tế Việt Tony&Guy nhập khẩu tại công ty TNHH Thị Trường Quốc Tế Việt Nam.
PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM
Trường ĐH Thương Mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Bộ môn Quản Trị Tác Nghiệp độc lập- tự do- hạnh phúc Phiếu điều tra trắc nghiệm
Đề tài : “ Hoàn thiện quy trình tiếp nhận mặt hàng Tony&Guy tại công ty TNHH Thị Trường Quốc Tế Việt Nam”
Sinh viên: Hoàng Thị Kim Thuỷ Lớp: K4HMQ1 Khoa: Thương Mại quốc tế
Đơn vị thưc tập:..Công ty TNHH Thị Trường Quốc Tế Việt Nam Kính gửi ông( bà ): Nguyễn Mai Bình
Chức vụ: Trưởng Phòng Xuất Nhập Khẩu.
Xin trân trọng cảm ơn Quý công ty đã tiếp nhận và tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi được thực tập tại quý công ty. để giúp cho quá trình nghiên cứu chuyên đề bám sát tình hình và đáp ứng các yêu cầu thực tế tại quý công ty, kính đề nghị ông (bà) vui lòng cho biết các thông tin sau.