Khi khách hàng tới khách sạn, cảm nhận đầu tiên của họ về sự sang trọng của khách sạn là thông qua cơ sở vật chất, trang thiết bị tiện nghi và sự bài trí tại bộ phận đón tiếp. Đây là yếu tố quan trọng, yếu tố hữu hình thể hiện mức chất lượng dịch vụ, tạ o nên sự tin tưởng cho khách hàng khi tới sử dụng các sản phẩm dịch vụ tại khách sạn.
Theo xu hướng phát triển chung của toàn xã hội, cũng như khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển đòi hỏi khách sạn Sông Nhuệ phải thường xuyên tiến hành sửa chữa, thay thế, đổi mới các trang thiệt bị của mình cho kịp thời dại và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ có chất lượng dịch vụ tốt hơn, đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú của khách.
Các trang thiết bị cũ lỗi thời, lạc hậu cần phải được thay thế bởi các trang thiết bị mới và hiện đại hơn. Đối với bộ phận lễ tân, cần phải có những thay thế, sửa chữa các trang thiết bị phục vụ cho quá trình tác nghiệp của nhân viên như hệ thống máy tính, điện thoại, máy fax... có tốc độ xử lý nhanh hơn, đảm bảo cho quá trình tác nghiệp của nhân viên diễn ra nhanh chóng và liên tục, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên, đồng thời tạo ấn tượng cho khách về một khách sạn sang trọng, hiện đại.
Ứng dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào quá trình làm việc của nhân viên, sử dụng các thành tựu của công nghệ truyền thông vao việc cập nhật, cung cấp thông tin về khách sạn cho khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc tìm hiểu các thông tin về khách sạn như tham gia vào các diễn đàn về du lịch, cập nhật thông tin lên mạng internet... giúp cho khách hàng thuận tiện hơn trong việc tiếp cận với các thông tin về khách sạn.
Tại sảnh lễ tân, khách sạn cũng cần kiểm tra thay thế các loại bàn ghế đã xuống cấp; thay thế thảm lót lối đi đã cũ và đổi màu, và đặc biệt chú ý tới khâu vệ sinh tại khu vực này.
Các loại đèn chùm, đèn trang trí tại bộ phận lễ tân cần phải đưuọc kiểm tra thường xuyên, thay thế các bóng đã bị cháy, thay thế các chao đèn đã cũ.
Trang bị hệ thống camera tại quầy lễ tân, tong thang máy, hành lang và nối với phòng xử lý trung tâm để có thể quan sát toàn bộ hoạt động trong khách sạn, kịp thời xử lý những sai sót xảy ra.
Việc đầu tư đổi mới, thay thế các trang thiết bị tại bộ phận lễ tân là rất quan trọng, tuy nhiên quá trình này cần phải được tiến hành từng bước cho phù hợp với mục tiêu và phương hướng kinh doanh, khả năng tài chính của khách sạn. Khách sạn nên tập trung đổi mới những trang thiết bị thực sự cần thiết, tránh việc đầu tư tràn lan, mất phương hướng, mất cân bằng giữa các bộ phận, tránh việc đầu tư không hiệu quả gây lãng phí.