II. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh
1.3. Đảm bảo an toàn về vốn kinh doanh
Trong kinh doanh rủi ro là điều không tránh khỏi, nhất là đối với các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thì những rủi ro bất thường, mang tính bất khả kháng như thiên tai, hoả hoạn … gây tổn thất thiệt hại về tài sản là rất cao. Do đó trong quá trình kinh doanh công ty cần phải tiến hành mua bảo hiểm tài sản để khi có rủi ro thì vốn bị mất sẽ được bồi thường bởi các công ty bảo hiểm.
Đối với các trường hợp bị mất tài sản vì các nguyên nhân khác, phải xác định rõ nguyên nhân, qui trách nhiệm cá nhân, tập thể và xử lý theo qui định.
Đối với các trường hợp công nợ khó đòi không thu hồi được, giảm giá các khoản đầu tư ngắn hạn (cổ phiếu, trái phiếu ngắn hạn mà doanh nghiệp đã mua), giảm giá hàng tồn kho, công ty phải hạch toán vào chi phí kinh doanh bằng cách trích dự phòng.
Đối với rủi ro tỷ giá, được coi như bất khả kháng đối với doanh nghiệp vì nó nằm ngoài khả năng điều hành kiểm soát của doanh nghiệp, do đó cần có một cơ chế để đối phó với những thay đổi này.
Những rủi ro mất vốn do nguyên nhân chủ quan, phần thiệt hại sau khi bắt buộc bồi thường, thu hồi phế liệu… phần còn lại phải lấy từ lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp để bù đắp. Để tránh những rủi ro mất vốn loại này, công ty cần thực hiện nghiêm chỉnh qui chế quản lý tài chính của doanh nghiệp đã ban hành. Tăng cường công tác kiểm tra các nội dung cốt lõi của công tác quản lý, hạch toán tiền hàng ở các cơ sở trực thuộc, phát hiện, ngăn
chặn sớm không để xảy ra tiêu cực thất thoát tài sản doanh nghiệp. Đồng thời tăng cường áp dụng các biện pháp trách nhiệm vật chất đối với người lao động để ràng buộc hơn trách nhiệm của cá nhân với lợi ích của nhà nước và tập thể.
1.4. Tăng cường áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh.
Hiện nay, do sự bùng nổ của cuộc cách mạng khoa học công nghệ nên việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào kinh doanh là điều tất yếu, góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của công ty.
Đây là biện pháp vừa đáp ứng nhu cầu công nghiệp hoá - hiện đại hoá vừa mang tính chiến lược trong kinh doanh. Việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh sẽ mang lại khả năng cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần mạnh dạn đầu tư những phương tiện kỹ thuật, trang thiết bị hiện đại, tiên tiến để đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ mới. Đặc biệt, cần khẩn trương đưa chương trình tin học áp dụng triệt để trong công tác quản lý, nhất là chương trình hạch toán kế toán, hạch toán vật tư, hạch toán tài sản cố định… nhằm cung cấp thông tin kịp thời, phân tích tình hình tài chính tham mưu giúp lãnh đạo doanh nghiệp chỉ đạo sát với thực tế để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng có hiệu quả.
1.5. Hoàn thiện công tác kế toán, thống kê và bộ máy tổ chức quản lý tài chính.
Công tác kế toán, thống kê của doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng vốn, tài sản nói riêng. Thông qua các hoạt động lập kế hoạch tài chính trong kỳ kinh doanh, đảm bảo nguồn vốn cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, theo dõi và phản ánh tình hình luân chuyển vốn kinh doanh… Công tác kế toán, thống kê đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời chính xác, phục vụ công
tác phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh, kịp thời phát hiện các sai sót để chỉ đạo khắc phục.
Do vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh, công tác kế toán thống kê của công ty cần phải được hoàn thiện trên các mặt sau: theo dõi chính xác toàn bộ tài sản và vốn hiện có theo đúng chế độ hạch toán kế toán, thống kê hiện hành, phản ánh trung thực, kịp thời tình hình sử dụng, biến động của tài sản và vốn trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Chấp hành nghiêm chế độ quản lý vốn kinh doanh như: quản lý công nợ ở doanh nghiệp, quản lý vốn đầu tư ra ngoài doanh nghiệp… để giảm mức độ thiệt hại về vốn. Thiết lập chế độ thông tin, báo cáo thường xuyên, định kỳ dòng tiền lưu chuyển, nâng cao khả năng kiểm soát tình hình tài chính. Kết hợp tổ chức công tác kiểm tra thực tế và nâng cao vai trò đánh giá, phát hiện của công tác kiểm toán.
Ngoài ra, công ty cần xem xét kiện toàn bộ máy tài chính – kế toán nhằm đảm bảo đội ngũ cán bộ tài chính kế toán ngày càng được nâng cao về phẩm chất đạo đức cách mạng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tiễn và phương pháp quản lý đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh đòi hỏi. Đồng thời, cần chú trọng công tác đào tạo, tuyển dụng phù hợp với đặc thù nghề nghiệp và yêu cầu phát triển của doanh nghiệp.
2. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định.
2.1. Đánh giá lại giá trị thực của tài sản cố định.
Trong nền kinh tế thị trường luôn biến động, thì sự thay đổi giá cả (hiện tượng hao mòn vô hình) thường xuyên xảy ra. Điều đó làm cho nguyên giá của tài sản và giá trị còn lại của nó bị phản ánh sai lệch so với mặt giá trị thực tế của nó. Do vậy, hàng năm doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá, xác định giá trị thực của toàn bộ và của từng loại tài sản cố định dùng trong kinh doanh. Nhà nước nên cho phép doanh nghiệp được tự xác định lại giá trị tài
sản cố định của mình, đồng thời có sự kiểm soát của cơ quan tài chính. Việc thường xuyên đánh giá lại giá trị của tài sản cố định giúp cho doanh nghiệp có thể tính toán chính xác khấu hao của tài sản cố định để hạch toán vào chi phí kinh doanh và kịp thời sử lý tài sản cố định bị hư hỏng, mất mát tránh tổn thất trong quá trình sử dụng, đồng thời đây cũng là căn cứ lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
2.2. Hoàn thiện chế độ khấu hao tài sản cố định.
Hiện nay các doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng, cụ thể theo Quyết định 166/1999/QĐ - BTC của Bộ Tài Chính: Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá của tài sản cố định thay đổi, doanh nghiệp phải xác định lại mức trích khấu hao trung bình của tài sản cố định. Để đảm bảo sự thống nhất về thời gian sử dụng của những tài sản cố định đã áp dụng theo các qui định trước đây (QĐ 507 và 1062), doanh nghiệp phải chuyển đổi lại cho phù hợp với quyết định mới, có như vậy mới phản ánh đúng mức độ hao mòn của tài sản cố định và đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí khấu hao vào giá thành sản phẩm.
Mặt khác, với mỗi loại tài sản cố định, công ty phải tính toán đưa ra mức khấu hao hợp lý dựa trên công dụng, giá cả và thời gian hoạt động của tài sản đó. Có như vậy, công ty mới khai thác, phát huy hết công dụng của tài sản, phục vụ cho hoạt động kinh doanh, đảm bảo hoàn vốn trong thời gian nhất định, giảm lượng chi phí không cần thiết.
2.3. Đổi mới công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản.
Để xây dựng cơ cấu hợp lý, doanh nghiệp nên tiến hành đầu tư vào các công trình đảm bảo giá thành rẻ, tạo lợi nhuận lớn, giúp cho việc trả nợ vay được tốt hơn, vốn sẽ được bảo toàn và phát triển. Khi đầu tư mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh cần lựa chọn công nghệ sản xuất hiện đại. Sự dụng tốt các đòn bẩy kinh tế có ý nghĩa rất quan trọng trong công việc nâng cao năng
suất lao động, hiệu suất sử dụng máy móc thiết bị, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định.
Doanh nghiệp có thể huy động vốn thông qua nguồn vốn đi vay của các tổ chức tín dụng hoặc tham gia thị trường chứng khoán, để xây dựng các công trình phục vụ sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao nhất. Đối với việc đầu tư các dự án xây dựng công trình bằng nguồn vốn vay cần phải làm tốt tất cả các khâu: Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật phải chuẩn xác, chuẩn bị các thủ tục hồ sơ phải đầy đủ và giải ngân kịp thời, khi lập kế hoạch tài chính cần cân đối vốn có thể trả nợ trước thời gian để giảm số tiền phải trả lãi suất vay vốn, rút ngắn thời gian chuẩn bị và thực hiện đầu tư, chống thất thoát ngay từ khâu thủ tục ban đầu.
Hiện nay, một khó khăn đối với công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên là hệ thống kho bãi của công ty đã quá lạc hậu, dung tích thấp, tỷ lệ hao hụt cao do được xây dựng từ những năm 80, trong khi đó do đặc thù của ngành kinh doanh xăng dầu đòi hỏi lượng dự trữ là rất lớn. Trong thời gian tới công ty cần có kế hoạch đầu tư xây dựng hệ thống kho bãi rộng, trang thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu dự trữ, vận tải, nhập xuất hàng hoá an toàn và thuận tiện.
Bên cạnh việc đầu tư xây dựng mới, công ty cần chủ động và có trách nhiệm duy trì tình trạng cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị, chống xuống cấp và nâng cao yếu tố đảm bảo kỹ thuật cho sản xuất kinh doanh.
2.4. Tiến hành nhượng bán, thanh lý tài sản thu hồi vốn kinh doanh.
Đối với số tài sản cố định không cần dùng, tài sản cố định hư hỏng chờ thanh lý, vật tư không cần dùng, vật tư ứ đọng kém mất phẩm chất, doanh nghiệp cần đưa ra những biện pháp cụ thể để đẩy nhanh công tác thanh, xử lý để thu hồi vốn tránh ứ đọng, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả hơn.
Khi nhượng bán, thanh lý doanh nghiệp lập hội đồng đánh giá thực trạng về mặt kỹ thuật, thẩm định giá trị tài sản. Tài sản đem nhượng bán phải tổ chức bán đấu giá, thông báo công khai.
Chênh lệch giữa số tiền thu được do thanh lý, nhượng bán tài sản với giá trị còn lại trên sổ kế toán và chi phí nhượng bán, thanh lý được hạch toán vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
3.1. Đổi mới cơ chế quản lý công nợ.
Sớm xây dựng qui định về công tác quản lý công nợ để đảm bảo công tác thu hồi công nợ ngày càng tốt hơn. Đẩy nhanh tiến độ thu hồi công nợ từ khách hàng, bạn hàng. Doanh nghiệp cần có các biện pháp quản lý và đẩy nhanh tốc độ thu hồi công nợ, giảm khoản vốn bị chiếm dụng. Ngoài ra, để đề phòng tổn thất về các khoản nợ khó đòi hoặc không đòi được, đơn vị cần có nguồn bù đắp, nguồn này được lấy từ quỹ dự phòng nợ khó đòi.
Để giảm công nợ doanh nghiệp cần gắn công tác bán hàng với thu hồi tiền hàng. Các phòng chức năng có trách nhiệm mở sổ theo dõi chi tiết tất cả các khoản công nợ phải thu trong và ngoài doanh nghiệp, thường xuyên kiểm tra đối chiếu tiền hàng ở các cửa hàng, đôn đốc thu hồi công nợ chuyển tiền về tài khoản của công ty. Định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, doanh nghiệp phải đối chiếu tổng hợp phân tích tình hình công nợ phải thu, đặc biệt là những khoản nợ đến hạn, quá hạn và các khoản nợ khó đòi .
Đối với những khoản nợ không thu hồi được cần xác định rõ mức độ, nguyên nhân, trách nhiệm và biện pháp sử lý. Nếu do chủ quan gây ra thì người phạm lỗi phải bồi thường. Mức độ bồi thường không đủ bù đắp mức thiệt hại thì được bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính của doanh nghiệp. Trường hợp quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp thì phần thiếu được hạch toán vào chi phí bất thường trong kỳ.
Các khoản nợ thực sự không đòi được, doanh nghiệp hạch toán vào chi phí kinh doanh, đồng thời phải tiếp tục theo dõi trên sổ kế toán và đôn đốc thường xuyên để thu hồi. Số tiền thu được sau khi trừ chi phí thu nợ, hạch toán vào thu nhập bất thường của doanh nghiệp.
3.2. Xác định nhu cầu và huy động vốn hợp lý.
Để khắc phục tình trạng thừa, thiếu vốn và để chủ động trong huy động vốn ngắn hạn, đảm bảo đủ vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả của vốn lưu động, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu vốn lưu động một cách đúng đắn hợp lý. Tuy nhiên, đây mới chỉ là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên của quản trị tài chính, nhiệm vụ tiếp theo là tìm mọi cách để huy động các nguồn vốn đưa vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong những năm qua, cùng với việc phát triển sản xuất kinh doanh nhu cầu vốn ngày một lớn, trong khi đó, khoản tích luỹ từ lợi nhuận hầu như không có, nhà nước bù lỗ giá vốn chậm. Mặc dù công ty đã huy động sử dụng tối đa các quỹ xí nghiệp, tranh thủ tận dụng các khoản nợ chưa đến hạn, nhưng vẫn không đáp ứng đủ nhu cầu về vốn cho kinh doanh. Do đó trong thời gian tới công ty có thể áp dụng một số biện pháp nhằm huy động vốn đưa vào kinh doanh:
Đối với khoản vốn dài hạn, bên cạnh các nguồn vốn có thể huy động trong nội bộ doanh nghiệp như phần vốn khấu hao cơ bản để lại doanh nghiệp, phần lợi nhuận không chia, tiền nhượng bán tài sản cố định… công ty còn có thể áp dụng các hình thức huy động sau:
- Vay vốn dài hạn và trung hạn của ngân hàng. Trong những năm gần đây, hệ thống ngân hàng đã được kiện toàn và cải tổ mạnh mẽ, chính sách tín dụng có nhiều đổi mới, lãi suất cho vay đã có biến đổi tích cực. Việc huy động vốn từ nguồn tín dụng ngân hàng cần phải được tính toán cân nhắc kỹ
lưỡng về tỷ giá lãi suất, phí cam kết tín dụng, rủi ro… để vừa có thể phát huy hết tác dụng của nguồn vốn vay, vừa có thể hoàn trả các khoản vay đúng hạn.
- Sử dụng thiết bị máy móc hiện đại theo hình thức tín dụng thuê mua. Đối với công ty, chi phí vận tải hiện nay còn cao do đó hình thức tín dụng thuê mua có thể áp dụng là thực hiện đấu thầu vận tải. Với biện pháp này công ty có thể tận dụng được thế mạnh về phương tiện vận tải của các đối tác trên địa bàn.
- Ngoài ra công ty còn có thể liên kết đầu tư dài hạn với các doanh nghiệp khác để phát triển công ty.
Đối với các khoản vốn vay ngắn hạn, tuỳ vào từng điều kiện, thời điểm cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọn biện pháp huy động vốn cho phù hợp như:
- Vay ngắn hạn của ngân hàng và các tổ chức tín dụng, vay của đơn vị bạn, vay của cán bộ công nhân viên. Đối với việc vay vốn ngắn hạn của ngân hàng công ty có thể đề nghị tổng công ty có chỉ đạo cụ thể trong việc lựa chọn vay bằng ngoại tệ hay đồng Việt Nam, tuỳ theo yêu cầu thanh toán, lãi suất tiền đồng Việt Nam và sự biến động tỷ giá sao cho có lợi nhất.
- Hưởng tín dụng của nhà cung ứng, đối với công ty đó là khoản chiếm dụng từ vốn tạo nguồn hàng của tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Đây là khoản vốn chiếm dụng hợp lý và giữ vai trò quan trọng để bù dắp số vốn còn thiếu và tài trợ công nợ khách hàng. Tuy nhiên, yếu tố này chịu nhiều rủi ro nếu không đẩy mạnh hoạt động bán hàng, nhanh chóng thu hồi tiền hàng thì